Über die IT-Consult Halle GmbH
Mit einer Bevölkerung von über 240.000 Einwohnern ist Halle an der Saale die größte Stadt Sachsen-Anhalts. Die IT-Consult Halle (ITC Halle) GmbH wurde im Jahr 2000 als Tochter der Stadtwerke Halle GmbH gegründet und ist zuverlässiger IT-Dienstleister insbesondere für die Stadt Halle, ihre Schwesterunternehmen und andere Institutionen wie Kommunalverwaltungen, Landesbehörden und Bundesbehörden. Als öffentliche Einrichtung bietet die ITC Halle zahlreiche Beratungsangebote und IT-Services. Die ITC Halle ist Wegbereiter für Innovation und digitale Arbeitsabläufe. Stackfield wird im Konzern der Stadtwerke Halle GmbH heute von 520 Personen genutzt.
Elke Brendgen ist seit mehr als sieben Jahren bei der ITC Halle beschäftigt, davon seit über zwei Jahren als Leiterin des Bereichs „Beratung und Projektentwicklung“ und dort für die Administration Stackfields zuständig.
Elke Brendgen – Leitung des Bereichs für Beratung und Projektentwicklung
Mühsames Hin und Her und zeitraubende Sucharbeit: Excel-Tabellen und E-Mail-Dschungel
Bevor Elke Brendgen auf Stackfield stieß, war bei der ITC Halle von Projektmanagementtools oder Ähnlichem noch keine Rede. Excel-Tabellen, früher als vielseitiges Arbeitsinstrument angepriesen, wurden multifunktional für die Aufgabenzuweisung, Statusberichte und Projektplanungen eingesetzt. Kommuniziert wurde per Mail oder Telefon. Dieses Arrangement war jedoch ineffizient und der Einsatz dieser Mittel erreichte seine Grenzen, je mehr Aufgaben und Themen dazukamen. Was einst im kleinen Rahmen funktionierte, erwies sich für den Umfang, in dem sich die ITC Halle jetzt bewegte, eher als ein Hindernis. „Excel-Tabellen sind nicht für die Aufgabenkoordination gemacht“, betont Elke Brendgen. Man entschloss sich dazu, ein digitales Tool einzuführen, um die verschiedenen Excel-Tabellen abzulösen.
Ein unerwarteter Wendepunkt: Die Begegnung mit Stackfield
Als öffentlicher Auftraggeber war die ITC Halle auf eine Marktrecherche angewiesen, auf Stackfield stießen sie allerdings ganz zufällig über einen Kunden-Kontakt. Als Elke Brendgen sich anschließend mit Stackfield auseinandersetzte, merkte sie schnell, dass ihr ungewollt ein Treffer ins Schwarze gelungen war. Vor allem die verschiedenen Möglichkeiten in Stackfield Aufgaben zu managen, weckten Brendgens Interesse und so entschied sich das Unternehmen schnell für den Einsatz der Plattform.
Von Excel zu Stackfield: Sanfte Überführung dank Stackfields Raumvorlagen
Nachdem die endgültige Entscheidung für Stackfield gefallen war, leitete Elke Brendgen die Testphase ein. In sechs bis neun Monaten wurde ausgelotet, wie Stackfield optimal eingesetzt werden konnte. Elke Brendgen erzählt: „Wir haben einfach ausprobiert und hatten keinen Druck, ein Projekt oder einen Aufgabenstamm unbedingt abbilden zu müssen. […] Die Testphase hat uns sehr geholfen, das Potenzial des Tools zu erkennen.“
Da das Ziel in erster Linie in der Überführung der Excel-Tabellen lag, investierte Brendgen viel Zeit, um sich möglichst detailliert mit den verschiedenen Möglichkeiten der Informationsablage auseinanderzusetzen: Welche Felder gab es schon in Stackfield und welche Felder fehlten noch und sollten über benutzerdefinierte Felder angelegt werden? So fand nach und nach jede Information aus den Tabellen ihren Platz in Stackfield.
„Die Excel-Tabellen existieren mittlerweile nicht mehr. Alle Informationen aus den Tabellen und mehr sind jetzt in Stackfield und für alle auf einen Blick sichtbar.“
Insbesondere Stackfields Raumvorlagen weckten dabei Brendgens Interesse und erinnerten sie ein wenig an die Excel-Tabellen und so baute sie mit deren Hilfe eine wohldurchdachte Struktur in Stackfield auf, die auch für andere Kollegen ersichtlich bleibt. „Meine Kollegen müssen so nicht jedes Mal überlegen, was Schritt 1 und was Schritt 15 ist.“ Die Vorlagen schaffen Klarheit und eliminieren so unnötiges Nachdenken.
Wenn Kollegen hinzukommen, die neu einen Zugang bekommen haben, erhalten diese von Elke Brendgen eine Einführung. „Dort erkläre ich kurz die Grundfunktionen, zum Beispiel, wie man auf das Nutzerprofil kommt, wie man zwischen den Organisationen hin und her wechselt und wie man Aufgaben und Projekte anlegt.“ Brendgen sorgt so dafür, dass sich auch neue Kollegen reibungslos im System einfinden und wissen, wie wo gearbeitet wird.
Durchblick ohne Kompromisse: Arbeitspakete im Fokus
Ob Angebotsvorbereitung, Softwarebeschaffung oder umfangreiche Realisierungsprojekte: Unabhängig von Umfang und Thema bekommt jedes Projekt und jeder Aufgabenbereich bei der ITC Halle seinen eigenen Raum in Stackfield und kann damit ohne Komplikationen gesteuert werden. Der Raum wird dabei stets so an die spezifischen Anforderungen angepasst, dass die Informationen bestmöglich einsortiert und aufgerufen werde können. So variieren nicht nur die Ansichten (Kanban-Board vs. Liste) und Module, auch die Aufgabenspalten werden umbenannt und bei Bedarf werden benutzerdefinierte Felder angelegt, zum Beispiel zur Ablage kaufmännischer Daten.
Der vielfältige und vor allem heterogene Einsatz der Module macht jeden Raum einzigartig und stellt den Teams genau die Funktionen bereit, die für den Aufgabenbereich sinnvoll sind. Das Modul Diskussionen wird zum Beispiel insbesondere für die Gremienarbeit genutzt, um Umfragen im Team durchzuführen und das Modul Snippets ist nur in der Entwicklung aktiviert.
Transparenz und Kollaboration mit Stackfields Funktionalitäten-Vielfalt
Als Dienstleister für ihre Schwestern der Stadtwerke Halle GmbH hatte die ITC Halle Schwierigkeiten, sich ohne ein Projektmanagementtool zu organisieren und ihren Kunden gegenüber transparent zu bleiben. Der aktuelle Stand eines Projekts wurde in Statusberichten festgehalten und war damit nicht immer sofort ersichtlich und relevante Informationen wurden in Excel-Tabellen eingetragen und per E-Mail ausgetauscht. Mit Stackfield gelang es der ITC Halle jedoch ihre Kunden-Kommunikation neu zu formen.
Die Kunden werden jetzt einfach in die Räume eingeladen, der Status wird dort aktuell gehalten und kann so von jeder involvierten Person mit wenigen Klicks aufgerufen werden. Alle Informationen bleiben aktuell und sind jederzeit sichtbar, für die ITC Halle und ihre Kunden. Elke Brendgen lobt: „Das hat uns wirklich geholfen, auch für die gegenseitige Akzeptanz. Überall, wo ein Dienstleistungsverhältnis besteht, gibt es Unstimmigkeiten. Das konnten wir mit Stackfield aushebeln. Wir wollen das Projekt alle zusammen voranbringen und wir sehen, dass es ein ‚wir‘ ist, weil wir alle in der gleichen Plattform arbeiten.“
Elke Brendgen legt besonders viel Wert darauf, dass Stackfield von den Kollegen intensiv genutzt wird und alle Arbeitsschritte dokumentiert werden. Sie spricht dabei von einem „themenbezogenen Aufgabenprotokoll“. Jede Aufgabe bekommt ihre eigene Aufgabenkarte im Kanban Board inklusive Beschreibung, Fälligkeit, Zuweisung etc. Untergeordnete Arbeitsschritte werden als Unteraufgaben in der Karte festgehalten. So sorgt das Team nicht nur für mehr Transparenz, sondern vor allem für mehr Flexibilität.
„Wir tun alle das gleiche und wollen auch, dass das standardisiert ist. Bestimmte Sachen müssen dann einfach dokumentiert sein. Wenn bei mir jemand ausfällt, dann weiß ich, dass ich dessen Arbeit in Stackfield finden und weiter daran arbeiten kann. Das ist zwar trotzdem aufwendig, weil man nicht im Thema steckt, aber es ist einfacher, weil man bestimmte Kommunikation und Arbeitsschritte, die noch geplant waren, einsehen kann. Man weiß, was als nächstes passieren muss und kann das dann weiterführen.“
Um Transparenz auch der Geschäftsführung gegenüber bewahren zu können, legt Elke Brendgen jedes Projekt außerdem, auch wenn es sich nur um ein ‚Pseudoprojekt‘ handelt, als Projektraum an. Über das Projektportfolio kann sie sich anschließend je nach Bedarf benutzerdefinierte Monats- und Statusberichte anlegen und diese an alle Shareholder weiterleiten. So sparen sich beide Seiten, die Geschäftsführung und die Teamleitung, eine Menge Zeit.
Stackfield als Wegbereiter für Kundenorientierung
Gerade als IT-Dienstleister ist für die ITC Halle erstklassiger Kundensupport essenziell. Stackfield übertrifft dabei Elke Brendgens Erwartungen: „Stackfields Hilfeangebote sind der absolute Wahnsinn, vor allem der Support. Wenn ich ein Problem oder eine Frage habe, erreiche ich immer jemanden über den Chat. Da sitzt gefühlt 24 Stunden jemand und antwortet und das in einer hohen Geschwindigkeit und super Qualität. Das hat uns enorm geholfen, die Software zu etablieren und gerne mit ihr zu arbeiten.“ Jeder Mitarbeiter kann so selbstständig mit Stackfield arbeiten und sich bei Problemen einfach selber im Learning Center einlesen.
„Mir gefällt das Produkt sehr gut. Mir gefällt das Geschäftsmodell sehr gut. Der Support tut alles, damit man sich wohl fühlt, damit man das Produkt mag und damit arbeiten kann und das finde ich super. Wenn man einen Wunsch hat, wird man informiert und auf dem Laufenden gehalten, und das auch nicht zu viel – die Dosierung ist perfekt.“
Fazit der ITC Halle GmbH: „Mehr Kommunen sollten Stackfield nutzen“
Arbeitslast erkennen, Arbeit erleichtern, standardisierbare Prozesse vereinheitlichen, Dokumentation vereinfachen und „einen einheitlichen Weg gehen und trotzdem individuell bleiben“: Stackfield tut mehr als seinen Job und Elke Brendgen ist stolz auf die Ziele, die die ITC Halle zusammen mit dem Tool erreichen konnten. Heute ist Stackfield bei über 600 Mitarbeitern der Unternehmensgruppe fest in den Alltag integriert.