Über das Medizentrum Eckert
Mit über 80 Standorten in ganz Deutschland und vereinzelt in der Schweiz ist das Medizentrum Eckert seit über 50 Jahren ein erfolgreicher Zusammenschluss zahlreicher Augenzentren, Kieferorthopäden, Anästhesisten und HNO-Praxen. Niklas Steege, seit knapp eineinhalb Jahren im Augenzentrum Eckert tätig, ist dort zuständig für das Personal- und Praxismanagement und kümmert sich um die Aufrechterhaltung des KVPs.
Von Stift und Papier zur sicheren, digitalen Lösung
Vor der Einführung Stackfields erfolgte die gesamte Kommunikation im Medizentrum Eckert über Papier, E-Mail, Fax und Telefon. Das war nicht nur unpraktisch, sondern es fehlte auch eine konkrete, zentrale Übersicht über Patienten und Co. Niklas Steege erklärt: „Wir wollten sicherstellen, dass kein Patient vergessen wird oder irgendwie untergeht. Bisher ist uns das Gott sei Dank nicht passiert, aber aufgrund unserer Größe haben wir erkannt, dass wir eine Lösung benötigen, auf die wir jederzeit zugreifen können, egal wo wir uns befinden.“
Da Niklas Steege bereits mit Trello vertraut war, kam er auf die Idee, ein ähnliches Tool im Medizentrum einzuführen. Aufgrund der Datenschutzbestimmungen kam Trello jedoch nicht infrage: „Als Datenschutzbeauftragter im Augenzentrum Eckert weiß ich, dass Trello nicht mit personenbezogenen Daten verwendet werden darf. Die Server stehen alle in Amerika und somit ist Trello nicht datenschutzkonform.“
Niklas Steege machte sich also auf die Suche nach einer deutschen Alternative, mit der Patientendaten sicher und datenschutzkonform digital abgelegt werden können und stieß dabei schnell auf Stackfield. Noch am selben Tag kontaktierte er den Support, informierte sich über das Tool und erstellte einen Testaccount „und dann wurde es recht schnell sehr groß“.
Der Support unterstützt bei den ersten Schritten
Da Niklas Steege bereits Erfahrungen hatte und wusste, wie ein Programm wie Stackfield im Hintergrund am Besten aufgebaut wird, konzentrierte er sich zunächst alleine darauf, eine Struktur zu erstellen und Aufgaben anzulegen. „Ich habe alles im stillen Kämmerchen vorbereitet. […] An einem Samstag konnte ich dann geschlossen eine Schulung für die Standorte machen.“ Der Support unterstützte ihn dabei mit hilfreichen Tipps und Tricks.
„Wenn man Räume in der Dimension erstellen möchte, in der wir es getan haben, dann ist es sinnvoll, bei Stackfield anzurufen und zu sagen, was benötigt wird. […] Der Support ist wirklich freundlich und nett und hilft einem aus der Patsche.“
Patientenmanagement nach dem Kanban-Prinzip
Muss ein Patient operiert werden, so bekommt dieser von seiner Arztpraxis im Normalfall eine Überweisung an die entsprechende Klinik in die Hand gedrückt. Da das Medizentrum Eckert jedoch an seine eigenen OP-Standorte überweist, kann das Patientenmanagement intern über alternative Wege erfolgen und hier kommt Stackfield ins Spiel.
Im Modul Aufgaben wird für jeden Patienten eine eigene Aufgabenkarte angelegt. Der Titel enthält die Suchkriterien, die auch in den anderen Programmen vor Ort verwendet werden, so dass nicht groß umgedacht werden muss: Name, ID und Geburtsdatum. Mithilfe von benutzerdefinierten Feldern, die Niklas Steege im Voraus angelegt hat, können die Daten an der richtigen Stelle in der Karte abgelegt werden. Die Aufgabenkarte enthält zum Schluss alle Informationen, die normalerweise auf dem Überweisungsschein stehen und später für den entsprechenden OP-Standort relevant sind, wie Adresse, Telefonnummer, Beschwerden, Art der OP, Art des Implantats und mehr.
Mithilfe von Labels werden die Karten strukturiert, kategorisiert und hervorgehoben, sodass die Ansicht mithilfe der Filterfunktion weiter eingeschränkt werden kann. Über benutzerdefinierte Status wie „Neue OPs“ oder „Nachkontrolltermine“ entsteht eine zusätzliche Gruppierung. Niklas Steege lobt, wie reibungslos das Patientenmanagement jetzt mit Stackfield funktioniert.
„Man weiß immer, welchen Stand ein Patient aktuell hat. Habe ich angerufen? Hat die Person schon einen Termin? Hat sie die Unterlagen erhalten? Wurde sie operiert? […] Ich muss nicht mehr nachfragen. Alles ist transparent.“
Stackfield als Schnittstelle zwischen Praxen und OP-Standorten
Sobald die Aufgabenkarte für den entsprechenden Patienten erstellt ist, kann dieser einem OP-Standort zugewiesen werden. Die OP-Standorte können dann auf die Patienteninformationen in der Aufgabenkarte zugreifen, sehen von welchem Standort der Patient kommt, können ihn kontaktieren und die Informationen in ihrem eigenen System ablegen. „Alles läuft automatisch, ohne viel Papierkrieg, ohne großen Aufwand“, so Niklas Steege. Beide Parteien können gemeinsam eine Aufgabe betrachten, was zu weniger Missverständnissen zwischen den Standorten führt.
„Die Kommunikation bezüglich der Patienten läuft tatsächlich nur noch über Stackfield.“
Die globale Suche in Stackfield
Dass der Zugriff auf Patienteninformationen und Dokumente schnell und einfach erfolgt, war für Niklas Steege von großer Bedeutung. Stackfield hat ihm dabei viel Arbeit abgenommen. Über die globale Suche können Schlüsselbegriffe über Räume und Module hinweg gesucht werden. Dokumente können so problemlos gefunden, bearbeitet und ausgedruckt werden. Und das scheint sich zu lohnen: „So hab ich tatsächlich eine Zeitersparnis von knapp zehn Minuten.“
„Wir haben den Startschuss für die Digitalisierung geschafft“
Derzeit nutzen rund 65% der knapp 500 Mitarbeiter des Medizentrum Eckert Stackfield effektiv, und der Prozentsatz steigt stetig. Insbesondere die simple Benutzeroberfläche hat es den Mitarbeitern leicht gemacht, erfolgreich mit Stackfield umgehen zu können. „Stackfield ist sehr einfach aufgebaut“, lobt Niklas Steege. Er ist zuversichtlich, noch mehr Mitarbeiter für die Nutzung zu gewinnen. „Wir sind mit Stackfield sehr zufrieden.“
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