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DRAFT

Archiv: Archivierte Räume / Einträge

Wird ein Raum oder ein einzelner Eintrag (z.B. Aufgabe / Termin / Datei) und dessen Inhalt(e) nicht mehr aktiv bei der Arbeit benötigt, aber soll dennoch bei Bedarf eingesehen werden können, so kann der Raum / Eintrag archiviert werden.

Hinweis: Einzelne Funktionen sowie Elemente des Archivs können aufgrund Deiner zugeordneten Rolle (auf Raum- oder Organisation-Ebene) nicht verfügbar sein!

Raum

Archivieren eines Raumes

Das Archivieren eines Raumes kann entweder über einen Rechtsklick auf den jeweiligen Raum in der Seitenleiste vorgenommen werden oder alternativ über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "Drei Punkte") rechts oben innerhalb des Raumes.

Archivieren des Raumes mittels eines Rechtsklicks auf den Raum in der Raumliste
Archivieren des Raumes über die "Mehr"-Schaltfläche im Raum

Einsehen / Wiederherstellen / Löschen eines archivierten Raumes

Archivierte Räume können zu jedem Zeitpunkt über die "Alles"-Funktion in der Seitenleiste und der Auswahl des Punktes "Archiv" + "Archivierte Räume" aufgerufen werden.

Archiv
"Alles"-Funktion: Archiv

Im Arbeitsbereich öffnet sich dann eine Ansicht aller für Dich zugänglichen archivierten Räume (inkl. Datum und Uhrzeit der letzten Aktivität).

Ansicht: Archivierte Räume
Übersicht / Liste archivierter Räume

Ein archivierter Raum kann über die integrierte "Suche" gefunden und mit einem Klick auf den Raum Namen eingesehen werden. Eine Wiederherstellung des Raumes ist mit der Schaltfläche "Wieder öffnen" möglich.

Archivierter Raum: Marketing
Archivierter Raum einsehen / wiederherstellen

Der Raum muss nicht erst wieder aktiviert werden, sondern kann bereits im Archiv gelöscht werden. Über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "Drei Punkte") kann "Raum löschen" ausgewählt werden.

Archivierten Raum löschen
Archivierten Raum löschen

Einzelner Eintrag in einem Raum

Archivieren eines Eintrags

Das Archivieren eines Eintrags kann entweder in der Übersicht vom jeweiligen Modul (d.h. beim Archivieren einer Aufgabe im Modul "Aufgaben") über einen Rechtsklick auf den jeweiligen Eintrag vorgenommen werden. Alternativ kann im Modul "Kommunikation" neben dem jeweiligen Eintrag oder im geöffneten Zustand oben rechts über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "Drei Punkte") ein Eintrag archiviert werden.

Archivieren eines Eintrags in der Übersicht
Archivieren eines Eintrags (hier: Aufgabe) in der Übersicht
Archivieren eines Eintrags im geöffneten Zustand
Archivieren eines Eintrags (hier: Aufgabe) im geöffneten Zustand
Tipp: Mehrere Einträge markieren und auf einmal archivieren, siehe hierzu den Artikel "Mehrfachauswahl bei den Elementen in einem Modul".

Einsehen / Wiederherstellen / Löschen eines archivierten Eintrags

Archivierte Einträge können über die "Alles"-Funktion in der Seitenleiste und der Auswahl der Punkte "Archiv" + "Archivierte Einträge" aufgerufen werden.

Archiv
"Alles"-Funktion: Archiv

Im Arbeitsbereich öffnet sich dann eine Übersicht über alle Dir zugänglichen archivierten Einträge (z.B. Aufgaben und Diskussionen). Durch die "Suche" kann ein Eintrag schnell gefunden werden. Mit den Filter-Optionen rechts oben kann die Darstellung der Ergebnisse auf bestimmte Nutzer und / oder Module beschränkt werden.

Ansicht Archivierte Einträge
Ansicht "Archivierte Einträge", bzw. "Archivierte Aufgaben" (aktiver Filter)

Durch das Anklicken des gewünschten Eintrags kann dieser eingesehen und bei Bedarf wieder hergestellt (Button: "Wiederherstellen") werden.

Gewünschter archivierter Eintrag
Archivierter Eintrag einsehen / wiederherstellen

In der Übersicht kann der Eintrag direkt gelöscht werden oder im geöffneten Eintrag über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "Drei Punkte") oben rechts.

Archivierter Eintrag löschen1
Archivierter Eintrag in der Übersicht löschen
Archivierter Eintrag löschen2
Geöffneter archivierter Eintrag löschen

Weiterführende Informationen

Warum kann ich die Funktionen nicht nutzen?

Aufgrund Deiner Rechte, d.h. durch die zugeordnete Rolle auf Raum-Ebene oder Organisation-Ebene, können die Funktionen nicht verfügbar sein.

Beispiele:
  • Nur ein Raum-Admin verfügt über die Einstellungen des Raumes und kann daher den kompletten Raum archivieren / wiederherstellen / löschen.
  • Ein Eintrag kann von Dir archiviert / eingesehen / wiederhergestellt / gelöscht werden, wenn die notwendigen Rechte im Raum vorliegen (Stichwort: zugeteilte Rechtegruppe "Anzeigen").
  • Ein Nutzer mit der Rolle "Externer" in einer Organisation kann das Archiv nicht einsehen und auch keine Räume / Einträge dorthin verschieben.

Tipp: Falls Du die Optionen nicht siehst, bzw. diese nicht anklicken kannst, wende Dich an einen zuständigen Admin auf der jeweiligen Ebene Deiner Organisation.

Warum finde ich einen bestimmten Raum / Eintrag nicht im Archiv?

Im Archiv werden Dir nur Räume angezeigt in denen Du Mitglied bist. Die Inhalte eines Raumes sind nur sichtbar, wenn Du das Recht hast diese zu sehen (Stichwort: zugeteilte Rechtegruppe "Anzeigen").

Tipp: Falls Du einen Raum / Eintrag im Archiv nicht finden kannst, wende Dich an einen zuständigen Raum-Admin in Deiner Organisation.

Unterschied zwischen löschen und archivieren

Beim Löschen wird der Inhalt unwiderruflich gelöscht und ist nicht mehr zugänglich, bzw. kann nicht mehr nachträglich hergestellt werden. Beim Archivieren werden die Inhalte nur aus dem aktuellen Arbeitsbereich gelöscht und in ein Archiv verschoben. Die Inhalte können daher bei Bedarf wieder eingesehen und zurückgeholt werden.

Können einzelne Kommentare archiviert werden?

Kommentare können nicht ohne das dazugehörige Element archiviert werden, da sonst der Zusammenhang verloren geht. Der Inhalt der Kommentare kann aber bei Bedarf bearbeitet / gelöscht werden.

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