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Tipps für Organisation-Admins

Ein Organisations-Admin verwaltet die Einstellungen und Nutzer der Organisation (siehe hierzu: Einstellungen der Organisation anpassen). Nähere Informationen zu den Rollen in Stackfield, insbesondere dem Unterschied zu einem Organisations-Admin, findest Du hier.

Wer sieht was in der Seitenleiste?

Sichtbarkeit in der Seitenleiste Externe Gast Mitglied Admin
Logo / Name der Organisation x x
Globale Suche x x
Organisation Einstellungen* x x
"Meine Woche" - eigene Ansicht x x x x
"Meine Woche" - Team** x x
"Alles"-Funktion (globale Ansicht) x x
Direkte Nachrichten x x x
Raum, wenn Mitglied des Raumes x x x x
Raum, wenn nicht Mitglied des Raumes
Raumgruppe*** x x
Persönliche Einstellungen x x x x
Mitglieder der gesamten Organisation**** x x
Mitglieder eines enthaltenen Raumes x x x x

Hinweise: *Mit der Rolle "Mitglied" ist nur der Reiter "Mitglieder" sichtbar, für Organisation-Admins alle Reiter der Organisation Einstellungen. **Wenn in den "Organisation Einstellungen" aktiviert. ***Egal, ob der Nutzer Mitglied eines Raumes der Raumgruppe ist oder nicht. ****Ein Admin der Organisation sieht in den Organisation Einstellungen z.B. auch noch die verwendete E-Mail Adresse des Nutzers.

Allgemeine Verwaltung der Organisation

  • Vertragsinformationen verwalten: Hier kann das Paket inkl. Zahlungsinformationen eingesehen (welche Konditionen, wie viel gebuchte und verbrauchte Lizenzen) und geändert (d.h. Upgrade/Downgrade, Kündigung, Zahlungsperiode oder anderer Bezahler) werden. Auch die Rechnungen erhältst Du an dieser Stelle.
  • Organisation Einstellungen, Bezahlung
    Vertragsinformationen
  • Bei der Statistik der Organisation (genutztes / freies Datenvolumen, Anzahl Räume und Nachrichten) kann eine Übersicht über alle vorhanden Räume aufgerufen werden.
  • Organisation Einstellungen, Statistik
    Statistik
    Organisation Einstellungen, Übersicht verschlüsselter Räume
    Übersicht verschlüsselter Räume durch Anklicken der Option
  • Welche Funktionen den Nutzern in der Seitenleiste generell zur Verfügung stehen, hängt von der vergebenen Rolle ab. Die Organisation kann zusätzlich noch festlegen, ob bei "Meine Woche" die Mitglieder-Ansicht möglich ist oder nicht.
  • Mitglieder-Ansicht
    "Meine Woche": Mitglieder-Ansicht erlaubt?
  • Einen Raum in eine andere Raumgruppe verschieben (Vorgehen: In der Seitenleiste durch Rechtsklick auf den Raum und "In Raumgruppe verschieben" oder per Drag-and-Drop). Wenn mehrere Organisationen vorhanden sind kann ein Raum auch in eine andere Organisation verschoben werden (Vorgehen: In der Seitenleiste durch Rechtsklick auf den Raum und "In Organisation verschieben"). Es können auch Standard Räume angelegt werden, zu denen alle neuen Mitglieder automatisch hinzugefügt werden.
  • Raum verschieben: Rechtsklick auf den Raum in der Seitenleiste
    Raum verschieben: Rechtsklick auf den Raum in der Seitenleiste
    Standard Räume für alle neuen Mitglieder
    Standard Räume für allen neuen Mitglieder festlegen
  • Änderungen an der Raumgruppe vornehmen (Vorgehen: In der Seitenleiste durch einen Klick auf die "Mehr"-Schaltfläche / "Drei Punkte", neben der Raumgruppe), wie z.B. umbenennen, löschen und Farbe ändern.
  • Seitenleiste,
    Seitenleiste, "Mehr"-Schaltfläche bei der Raumgruppe

    Richtlinien und Sicherheitsmaßnahmen

    Um Haftungsfragen aus Sicherheitslücken zu vermeiden ist es sinnvoll Intern Richtlinien festzulegen. Dies umfasst Antworten auf Fragen wie: Wer darf was einsehen? Wer darf worüber entscheiden? Wie wird mit sensiblen Daten umgegangen?

    Es reicht jedoch nicht aus Richtlinien nur festzulegen, sie müssen auch von allen Mitarbeitern umgesetzt werden. Stackfield unterstützt Dein Unternehmen bei der Einhaltung durch verschiedene zur Verfügung stehende Funktionen.

    Generelle Richtlinien und Sicherheitsmaßnahmen verankern

  • Einstellen wie die Verschlüsselung der Räume / Direkten Nachrichten aussehen soll. Wenn die Option "Auswahl beim Erstellen" ausgewählt wird, dann kann noch festgelegt werden ob "Mitglieder" nur verschlüsselte Räume erstellen dürfen.
  • Organisation Einstellungen, Verschlüsselung
    Organisation Einstellungen, Verschlüsselung
  • Festlegen wie lange Nachrichten bearbeitet oder gelöscht werden dürfen.
  • Nachrichten bearbeiten / löschen erlaubt?
    Nachrichten bearbeiten / löschen erlaubt?
  • Einstellungen zu den E-Mail / Mobile App Benachrichtigungen und zur Freigabe von Daten an externe Dienste (z.B. Kalender). Hinweis: Verschlüsselte Daten werden nicht nach "Außen" preisgegeben.
  • Organisation Einstellungen, E-Mail Benachrichtigungen
    Einstellungen zu E-Mail / Mobile App Benachrichtigungen und externen Diensten
  • Festlegen "Wer" Dateien durch einen öffentlichen Link freigeben darf (Vorgehen: Öffentlicher Link)
  • Organisation Einstellungen, Dateifreigabe
    Organisation Einstellungen, Welche Benutzerrollen dürfen Dateifreigaben erstellen?
  • Welche Module und Integrationen in der Organisation verwendet, bzw. nicht verwendet werden dürfen.
  • Module aktivieren / deaktivieren
    Module an / aus
    Integrationen aktivieren / deaktivieren
    Integrationen an / aus
  • Nur im Enterprise Paket: Wie die Nutzer auf die Organisation zugreifen dürfen: IP Whitelist (Zugriffsbeschränkungen nach IP-Adressen) und Zwei-Faktor-Authentifizierung (als Pflicht)
  • Organisation Zugriff
    Voraussetzungen für eine Zugriff auf die Organisation

    Nutzer und rollenabhängige Rechte verwalten

  • Nutzerverwaltung: Übersicht über Nutzer, für Organisation-Admins sind noch zusätzliche Informationen (z.B. E-Mail Adresse, in welchen Räumen der Nutzer ist, wann er zuletzt eingeloggt war, Rolle auf Organisation-Ebene und Status) sichtbar. Hier können auch Nutzer neu hinzugefügt / deaktiviert / entfernt / blockiert (E-Mail Teilnehmer) und die Rolle abgeändert werden.
  • Nutzer neu hinzufügen, deaktivieren oder entfernen
  • Benutzerrollen vergeben und ändern
  • Übersicht über nicht angenommene Einladungen, d.h. der Nutzer muss sich noch einen Account anlegen / der Organisation beitreten
  • Wer darf Räume / Raumgruppen / Raumvorlagen / Dateifreigaben erstellen
  • Wer darf Personen zur Organisation / E-Mail Teilnehmern hinzufügen
  • Mitgliederverwaltung
    Mitgliederverwaltung
  • E-Mail Teilnehmer neu hinzufügen, blockieren oder entfernen
  • "Wer" (Admins / Mitglieder) E-Mail Teilnehmer hinzufügen darf
  • Welche Inhalte in der E-Mail weitergegeben werden
  • Organisation Einstellungen, E-Mail Teilnehmer
    Verwaltung der E-Mail Teilnehmer
    Organisation Einstellungen, Berechtigungen
    Wer darf E-Mail Teilnehmer einladen?
    Organisation Einstellungen, Einstellungen
    Dürfen unverschlüsselte Daten in der E-Mail versendet werden?
  • Bei einem Raum die Rechtegruppe eines anderen Mitglieds oder Deine eigene ändern, z.B. auf Raum-Admin (Vorgehen: Zugang zu Raum-Einstellungen).
  • Hinweis: Wenn ein Organisations-Admin nicht Mitglied eines Raumes ist, kann er sich aus Datenschutzgründen nicht selbst zum Raum hinzufügen.
  • Einstellen wer (Admins / Mitglieder) Räume erstellen darf und ob Nutzer mit der Rolle "Mitglieder" dafür eine Raumvorlage nutzen müssen.
  • Organisation Einstellungen, Raum erstellen
    Organisation Einstellungen, Raum erstellen
  • Festlegen wer (Admins / Mitglieder) Raumvorlagen erstellen darf.
  • Organisation Einstellungen, Raumvorlage erstellen
    Organisation Einstellungen, Raumvorlage erstellen

    Die produktive Nutzung von Stackfield erleichtern

    • Die Basis bildet eine gut durchdachte Struktur, siehe hierzu: Tipps und Richtlinien für eine durchdachte Struktur.
    • Bei der Einführung hilft zudem eine Checkliste, die sich nach der Rolle ("Admin" / "Mitglied" / "Gast" / "Externer") des neuen Nutzers richtet und das notwendigste Wissen vermittelt.
    • Compliance-Regeln können in den "Organisation Einstellungen" für das gesamte Unternehmen und in den "Raum Einstellungen" für den jeweiligen Arbeitsbereich verankert werden. Daher empfiehlt sich eine Absprache mit den Administratoren des Raumes.
    • Bewusstsein und Akzeptanz bei den Nutzern schaffen - warum und für welche Tätigkeiten Stackfield verwenden
    • Empfehlung aussprechen: Die Desktop App nutzen und bei der Verwendung eines Browsers Chrome oder Firefox.
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