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Einführung in Stackfield für Nutzer mit der Rolle "Gast"

Du wurdest zu einer Organisation in Stackfield hinzugefügt, diese Einführung hilft Dir beim Einstieg.

Für was brauche ich Stackfield?

Stackfield ermöglicht eine insgesamt schnellere, angenehmere, flexible und produktive Kommunikation und Zusammenarbeit unter Berücksichtigung der höchsten Datenschutzanforderungen (Sicherheit: Konformität mit der Datenschutzgrundverordnung und Berufsrecht).

Intelligente Zusammenarbeit z.B. durch:
  • Informationen zusammenhängend, strukturiert und in der aktuellsten Version an einem zentralen Ort
  • Überblick durch automatisierte Tagesabläufe und Reports
  • Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  • Einfache und intuitive Bedienbarkeit, ohne Fach- oder IT-Kenntnisse

Der Kontext und Überblick geht nicht durch zahlreiche E-Mails oder andere Austauschformen verloren.

Stackfield verstehen: Grundlagen

Organisation

In der Organisation werden alle Personen, die für ein Unternehmen zusammenarbeiten, miteinander verbunden. Eine Art virtuelles Büro.

Zusammenarbeit in einem Raum

In einem Raum wird die Arbeit zu einem bestimmten Thema / Projekt organisiert. Jeder Raum ist mit verschiedenen Modulen ausgestattet, die ineinandergreifen und miteinander vernetzt sind. Jede Aktion, Information und Kommunikation hierzu ist an diesem zentralen Ort gesammelt. Um alles abbilden zu können, gibt es in einem Raum verschiedene Module, die ineinandergreifen und miteinander vernetzt sind.

Aufbau von Stackfield
Aufbau von Stackfield
Über die einzelnen Module kannst Du mit anderen Nutzern arbeiten, diese sind z.B.
  • Kommunikation / Verlauf der Aktivitäten
  • Diskussionen für wichtige Themen und längere Absprachen
  • Aufgaben
  • Dateien (hochgeladen z.B. vom Computer)
  • Dokumente (direkt in Stackfield erstellt)
  • Kalender (Termine erstellen)

Kommunikationswege

Es gibt verschiedene Möglichkeiten über Stackfield zu kommunizieren: Wege der Kommunikation in Stackfield
Wege der Kommunikation in Stackfield

Hinweis: Als Nutzer mit der Rolle "Gast" kannst Du die "Direkten Nachrichten" nutzen, aber nicht starten. Erst nachdem Dich ein Mitarbeiter der Organisation angeschrieben hat kannst Du antworten.

Einen Überblick wo Du die einzelnen Funktionen in Stackfield findest gibt es hier: "Bedienen von Stackfield- wo finde ich was?"

Neue Elemente erstellen

Richtlinien und Vorlagen für die Nutzung von Stackfield, die eigens vom Unternehmen erstellt wurden, helfen Dir nachvollziehen zu können wie bestimmte Tätigkeiten auszuführen sind. Frage danach wo diese hinterlegt sind.

Wie Du einen neues Element hinzufügen kannst:
  • Im Kommunikations-Modul neben dem Texteingabefeld über die Schaltfläche mit dem Symbol "Pfeil nach unten"
  • Im jeweiligen Modul oder der Navigationsleiste durch die Schaltfläche „Hinzufügen“

Was sehe ich und was kann ich tun?

Aufgrund Deiner Rolle sind nicht alle Funktionen von Stackfield nutzbar. Daher erhältst Du an der jeweiligen Stelle einen Hinweis oder kannst die Schaltfläche nicht anklicken (Optisch sichtbar durch hellgraue Hinterlegung).

Mit Stackfield arbeiten

Mit "Meine Woche" informiert bleiben

Die Funktion Meine Woche zeigt Dir, was passiert und worauf Du deine Aufmerksamkeit richten solltest. Es ist daher Deine zentrale Anlaufstelle, bei der Du einen individuellen Tagesablauf (mit anstehenden Aufgaben, Terminen und neue Benachrichtigungen) erhältst.

Meine Woche: Deine zentrale Anlaufstelle
Meine Woche: Deine zentrale Anlaufstelle

Benachrichtigungen bei "Mein Benutzerkonto" anpassen

Über "Mein Benutzerkonto" gelangst Du zu den Einstellungen der Benachrichtigungen. Dort kann ausgewählt werden worüber Du informiert werden möchtest, als auch wie (Desktop / Mobile App / E-Mail) und wann (Jederzeit / Wochentage mit Uhrzeiten) Du Benachrichtigungen erhältst. Wird ein Zeitraum vereinbart in dem Benachrichtigungen nur erlaubt sind, dann werden diese außerhalb des festgelegten Zeitraums nicht verschickt, auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt.

Mein Benutzerkonto, Benachrichtigungen
"Mein Benutzerkonto", Benachrichtigungen

Aufgaben

Aufgaben sind die grundlegende Arbeitseinheit in Stackfield, sie zerteilen Projekte in umsetzbare Schritte. Plane Deinen Tag mit Aufgaben. Diese können eine Vielzahl von Dingen repräsentieren, wie z.B. To Dos, Ideen, Erinnerungen für sich und andere. Übertrage Deine alltäglichen Workflows in Stackfield.

Hier findest Du eine ausführliche Beschreibung über das Vorgehen: Arbeiten mit Aufgaben.
  • Aufgabe erstellen (Neu / aus Vorlage)
  • Einstellungen und zusätzliche Optionen auswählen / anpassen
  • Hinzufügen dazugehöriger Dateien, Dokumente etc.
  • Kommentieren: Fragen stellen, Antworten geben oder zusätzliche Informationen hinzufügen
  • Anmerkungen bei angehängten Dateien direkt im Bild machen (Marker in Bildern)
  • Einer Aufgabe folgen (d.h. als Abonnent hinzufügen), um über Kommentare und Änderungen informiert zu bleiben
  • Bearbeitungsstatus (von „zu erledigen“ bis „erledigt“) an Situation anpassen

Weitere Elemente erstellen

Neben Aufgaben kannst Du auch noch viele andere Möglichkeiten nutzen um Informationen mit dem Team zu teilen. Erstelle hierfür z.B.:
  • Eine "Direkte Nachricht", bzw. antworte darauf
  • Einen Termin mit allen relevanten Informationen
  • Eröffne eine Diskussion

Aktives Training

Um die Vorteile von Stackfield voll für sich ausschöpfen zu können und einen Mehrwert für sich selbst zu schaffen ist es wichtig den Umgang mit dem Tool durch aktives Training zu üben.

Dies kannst Du durch folgende Dinge tun:
  • Informationen nutzen, z.B. von Stackfields Learning Center
  • Funktionen in einem Test-Bereich ausprobieren
  • Unterstützung von erfahrenen Nutzern in der Organisation holen

Stackfield für das eigene Unternehmen einsetzen

Mit Deinem bereits angelegten Nutzerkonto kannst Du in mehreren Organisationen sein. Was dies für Vorteile hat und wie dies geht wird Dir hier erklärt. Über die Schaltfläche "Neu hinzufügen" kann eine eigene Organisation erstellt werden.

Neue Organisation erstellen
Neue Organisation erstellen

Stackfield im eigenen Unternehmen: Tipps zur Einführung.

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