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To Do List oder erweiterte Aufgabenverwaltung

Die Qual der Wahl gibt es seit geraumer Zeit auch bei den Tools zur Aufgabenverwaltung. Von der einfachen To Do List bis zum kompletten Tool zur Aufgabenverwaltung steht man inzwischen vor Vielzahl an Alternative. Doch welche Aspekte sind hier zu beachten? Welche Kriterien sind entscheidend, wenn man für sich persönlich oder für den Einsatz im Unternehmen das richtige Tool sucht? Wir haben einige wichtige Punkte zusammengetragen:
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1) Die Methode von vorgestern: To Do List in Excel

Viele Personen verwenden auch heute noch Excel um eine To Do Liste anzulegen. Allerdings bringt diese Methode viele Nachteile: Beispielsweise muss eine Datei immer aktuell gehalten werden und zwischen Geräten synchronisiert werden. Sendet man nun eine To Do Liste an einen Kollegen per Mail kann davon ausgegangen werden, dass ab diesem Zeitpunkt unterschiedliche Bearbeitungsstände der Liste existieren. Hierdurch entstehen schnell Unklarheiten bezüglich des Bearbeitungsstandes einzelner Aufgaben. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass keine Dateien an einzelne Aufgaben angehängt werden können, wodurch wiederum eine mangelnde Zugehörigkeit von Aufgabe und Datei hervorgerufen wird.

2) Die einfache Lösung: To Do List Apps

Für jedes Smartphone und Betriebssystem gibt es inzwischen viele Lösungen in Form von einfachen To Do Apps. Diese Synchronisieren sich über die Cloud und bieten dadurch bereits einen großen Vorteil gegenüber der Variante mit Excel. Für eine simple Aufgabenverwaltung eignen sich diese Apps hervorragend: Ob Einkaufsliste, Erinnerung an Song-Titel oder kleine Aufgaben – all das lässt sich einfach und schnell festhalten. Ein gemeinsamer Schwachpunkt bleibt aber bestehen: Es lässt sich kein Fälligkeitsdatum eintragen oder es existiert kein Kalender, in welchem die Aufgaben gesammelt werden. Dies führt dazu, dass die Apps für keinen professionellen oder langfristigen Einsatz brauchbar sind. Aufgaben lassen sich zwar mit diesem verwalten, werden hierdurch weder priorisiert noch irgendwann fällig, beziehungsweise erledigt.

3) Umfassende Aufgabenverwaltung: Stackfield

Mit einem umfangreicheren Aufgabenplaner, wie zum Beispiel Stackfield, lassen sich diese Probleme hingegen beheben. Durch die Vergabe von Fälligkeitsdatum, Status, Tags u.ä. wird die Verwaltung von Aufgaben erleichtert. Aufgaben können auch Personen innerhalb des Datenraums zugewiesen werden, wodurch man Aufgaben delegieren kann. Dies schafft weitere Freiräume bei der Gestaltung der To Do Liste. Die globalen Ansichten im Kalender oder nach Aufgabe sortiert erleichtern das Auffinden von Aufgaben und schaffen Überblick über offene Aufgaben. Zusätzlich lassen sich an Aufgaben Dateien und Kommentare anfügen, wodurch diese Aspekte auch nicht länger voneinander getrennt sind. All dies hilft dabei selbst bei einer großen Anzahl an Aufgaben den Überblick zu behalten, und auch nach langer Zeit noch Anmerkungen zu einer Aufgabe zu finden. Hierdurch wird die Teamarbeit deutlich vereinfacht und schlussendlich auch viel Zeit gespart.

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