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Wie der BRK Rettungsdienst seine Arbeit mit Stackfield organisiert

5 Min. Lesedauer

Highlights

  • Erfolgreiche Umstellung von einem Flickenteppich aus Softwarelösungen zu einem umfassenden Tool
  • Beschleunigte Arbeitsprozesse durch effizientes Aufgabenmanagement
  • Zentralisierung von wichtigen Informationen schafft einen besseren Überblick über alle Projekte und Aufgaben – auch von unterwegs
  • Zusammenarbeit zwischen internen und externen Beteiligten wird spürbar vereinfacht
  • Hohe Datenschutzstandards von Stackfield sorgen für Vertrauen im Team und im Verband

Über den BRK Rettungsdienst und die Landesgeschäftsstelle

Das Bayerische Rote Kreuz (BRK) gehört zu den größten Rettungsdienstbetreibern in Bayern und Deutschland. Rund 6.300 angestellte und 15.000 ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind jeden Tag im Einsatz, um in Notlagen zu helfen und Menschen zu retten. Die Rettungsdienst-Einsätze vor Ort werden von den BRK-Kreisverbänden koordiniert. Die zentrale Abteilung für den Rettungsdienst in Bayern gehört wiederum zur Landesgeschäftsstelle des BRK und kümmert sich um übergreifende Themen – dazu gehört die Finanzierung, das Qualitätsmanagement, die Beschaffung und vieles mehr.

Die Ausgangslage

Die zentrale Abteilung des Rettungsdienstes in Bayern hat einen intensiven Arbeitsalltag. Acht Leitstellen an unterschiedlichen Standorten wickeln unter anderem IT-Projekte, Finanzangelegenheiten oder auch die Beschaffung von Fahrzeugen, Ausrüstung und Bekleidung ab. Für die digitale Zusammenarbeit nutzte das BRK mehrere Softwarelösungen – darunter Microsoft Teams. Dieser Flickenteppich an Einzellösungen sollte durch ein umfassendes Tool ersetzt werden.


Michael Höhnel – Team Luft- und Landrettung, Abteilung Rettungsdienst

„Wir brauchten ein digitales System, mit dem wir teamübergreifend arbeiten können, das die Grundvoraussetzung des Datenschutzes in Deutschland erfüllt und uns bei der Übersicht und Fülle an Aufgaben hilft“, sagt Michael Höhnel, Team Luft- und Landrettung, Abteilung Rettungsdienst. Außerdem sollte die Zusammenarbeit mit externen Personen vereinfacht werden, denn bisher mussten für sie einzelne Nutzerprofile aufwändig angelegt und Rechte über viele verschiedene Plattformen vergeben werden.

Umstellung auf Stackfield bewährt sich von Anfang an

Seit 2016 ist Stackfield für die Leitstelle im täglichen Einsatz. Anfangs wurde das Tool nur von Michael Höhnels Team genutzt, bewährte sich aber schnell im Arbeitsalltag, sodass nach und nach auch andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus anderen Abteilungen dazukamen. So wurde auch das Team von Thomas Groß, Team Luft- und Landrettung, Fachliche Assistenz RD, Geschäftsstelle Beirat RD und ARGE RD, Abteilung Rettungsdienst, über seinen Kollegen und langjährigen Stackfield-Nutzer Höhnel darauf aufmerksam. „Das war einfach und super, direkt von Michael alle Tipps und Tricks sowie Möglichkeiten zu erfahren – wir nennen ihn auch gerne mal intern den ‚Vater von Stackfield‘“, gibt Groß Einblicke in den Start mit Stackfield.

Alle wichtigen Funktionen an einem Ort

Für den Rettungsdienst des BRK war bei der Entscheidung ein großer Pluspunkt, wie viele wesentliche Funktionen durch das Tool abgedeckt werden.

„Wir verfügen in Stackfield über mehrere Funktionen, die uns gut gefallen und in der täglichen Arbeit unterstützen. Meine persönlichen Favoriten: die allgemeine Übersichtlichkeit und die Suchfunktion. Dass ich in Räumen und Gesprächsverläufen konkret nach Schlagwörtern suchen kann. In einem Protokoll oder einer Notiz kann schnell und einfach nach der Information gesucht werden. Ein ganz großer Mehrwert.“

Ein weiteres Beispiel kommt von einem Kollegen, der Stackfield vor allem für die Dokumentation nutzt und somit immer alle wichtigen Informationen ganz einfach an einem Ort abrufen kann. Eine entscheidende Funktion ist dabei im Dauereinsatz: die Einstellung für wiederkehrende Aufgaben. So werden wichtige Fristen und Anträge nicht zum Zeitproblem oder zur bösen Überraschung. Täglich findet sich im Dashboard und auch per Mail die wichtigste Erinnerung. „Das ist absolut Gold wert. Etwas ähnliches haben wir nirgendwo sonst gefunden. So einfach wie es sein mag, so wichtig ist es für uns im Alltag.“ Höhnel ergänzt: „Das funktioniert teamübergreifend so gut, dass jeder Berechtigte die entsprechende Erinnerung bekommt.“ Außerdem schätzen die Teams, dass es innerhalb der Software regelmäßige Updates gibt und neue Funktionen eingeführt werden. „Stackfield entwickelt sich permanent weiter.“

Immer auf dem aktuellen Stand – auch von unterwegs

Der Großteil des Teams ist normalerweise viel auf Dienstreisen in ganz Deutschland unterwegs – was aufgrund der Corona-Pandemie aktuell natürlich nur eingeschränkt möglich ist. Also treffen sich alle nur einmal die Woche zur Teambesprechung und tauschen alle relevanten Informationen direkt aus. Eine digitale Lösung, die im Laufe der Woche alle auf dem neusten Stand hält, ist unabdingbar.

„Wir reden dann von den gleichen Inhalten und dokumentieren im gleichen Tool. Eine Erleichterung für alle.“

Aufgabenmanagement kann so einfach sein

Je mehr Aufgaben anstehen, desto größer ist das Risiko, dass wichtige Informationen verloren gehen oder nicht mehr gefunden werden – anders ist das mit Stackfield. Die Software ermöglicht dem Team um Thomas Groß, alle anfallenden Aufgaben optimal zu verwalten. „Ich kann jede Aufgabe mit Unteraufgaben versehen und diese noch einmal individuell zuweisen, wodurch sich einzelne Arbeitsschritte gezielt im Team delegieren lassen.“ Außerdem bekommen alle einen Echtzeit-Einblick in den aktuellen Stand einer Aufgabe.


Thomas Groß – Team Luft- und Landrettung, Fachliche Assistenz RD

Groß behält die Kontrolle über die Projekte aber auch über sein individuelles Dashboard in Stackfield. Indem er die für ihn wichtigsten Filter als Favoriten speichert, bekommt er mit nur einem Klick einen personalisierten Überblick über alle anstehenden Ereignisse und Aufgaben.

Beim initialen Wechsel von Microsoft Teams zu Stackfield musste das Team einige Aufgaben in die neue Software übertragen. Der Aufwand war minimal, es gab keine Probleme beim Umzug ins neue Tool – und die Arbeit hat sich innerhalb kürzester Zeit ausgezahlt.

Effizient und einfach mit externen Personen zusammenarbeiten

Nicht nur innerhalb des BRK-Teams wird Stackfield genutzt, auch mit Externen hat der Verband viele Berührungspunkte. Bevor die Software eingeführt wurde, mussten einzelne Nutzerprofile angelegt, Informationen über mehrere Plattformen eingeholt und Rechte separat vergeben werden. Was früher sehr umständlich und zeitintensiv war, passiert jetzt in Stackfield innerhalb von wenigen Minuten. Externe Personen werden nun bequem in das Tool eingeladen und profitieren direkt von den Vorteilen des Tools.

Ein Beispiel: Die zentrale Abteilung des Rettungsdienstes in Bayern ist in Projekten immer wieder dafür verantwortlich, dass alle Beteiligten Zugriff auf die jeweilige IT-Lösung haben. „Für eine große Arbeitsgemeinschaft für das Ministerium haben wir ergänzend zu unserem Team die kommunalen Vertreter mit in der Plattform angelegt. Die Zusammenarbeit konnte nicht nur sofort starten, sondern verlief auch reibungslos“, berichtet Höhnel.

Vom Support bis zum Datenschutz: Das Rundum-sorglos-Paket

Auf die Frage, was für Höhnel und Groß außergewöhnlich bei Stackfield ist, sind sich beide schnell einig: der Support. „Immer zufriedenstellend, immer individuell, immer hilfsbereit“, lobt Höhnel. „Ich lande nicht bei irgendeiner Support-Hotline und muss ewig auf eine Antwort warten. Mir wird sehr schnell weitergeholfen“, betont Groß. Dabei schätzen und nutzen beide vor allem den Live-Chat innerhalb des Tools.

Und letztendlich bildet Stackfield nicht nur alles rund um die Zusammenarbeit im Team ab, sondern gibt dem Rettungsdienst des BRK auch beim Thema Datenschutz ein sicheres Gefühl. „Da ist ein Haken dran. Wir müssen uns um nichts weiter kümmern, als einmal im Jahr mit unserem Datenschutzbeauftragten alle wichtigen Vereinbarungen durchzugehen – natürlich rechtzeitig, da wir ja die Erinnerungsfunktion aktiviert haben.“

Thomas Groß spricht noch eine Empfehlung aus:

„Oftmals kommt die Frage ,Wie macht ihr das eigentlich mit euren Aufgaben?‘. Ich würde Stackfield anderen Hilfsorganisationen immer empfehlen – denn wenn man eine Software nutzt und überzeugt ist, empfiehlt man sie automatisch!“

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Cristian Mudure
Über den Autor:
Cristian Mudure ist der Gründer und CEO von Stackfield. Er liebt digitale Geschäftsmodelle und verbringt seine Freizeit gerne auf dem Tennisplatz.
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