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LEITFADEN Vor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen 2022
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Myra Security: Sicherheit und Compliance als gemeinsame DNA

5 Min. Lesedauer

Highlights

  • Höchste Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit: Stackfield erfüllt die strengen Anforderungen des Marketing-Teams von Myra Security
  • Das smarte Aufgabenmanagement sorgt dafür, dass große Marketing-Projekte schneller bearbeitet werden
  • Verantwortliche werden früher in Projekte involviert und Aufgaben klarer kommuniziert – dadurch bleibt mehr Zeit und Raum für die tatsächliche Umsetzung
  • Inhalte werden zentral abgelegt, sind sofort auffindbar und lassen sich in der Projektdokumentation leichter nachvollziehen
  • Der persönliche Support von Stackfield geht individuell auf Fragen ein und ermöglicht, dass die tägliche Zusammenarbeit zu keiner Zeit ausgebremst wird

Über Myra Security

Myra Security ist ein deutscher Technologiehersteller und schützt mit seiner „Security-as-a-Service-Plattform“ digitale Prozesse von Unternehmen, kritischen Infrastrukturen und öffentlichen Auftraggebern – dazu zählen u.a. Banken, Regierungen, E-Commerce und das Gesundheitswesen. Die Myra-Technologie wehrt virtuelle Angriffe ab, noch bevor sie einen realen Schaden anrichten können und schützt damit das digitale Fundament unseres modernen Lebens. Das Unternehmen ist BSI-zertifiziert, qualifizierter Sicherheitsdienstleister für kritische Infrastrukturen (KRITIS) und erfüllt strengste Anforderungen an Sicherheit und Compliance.

Die Ausgangslage

Die Marketingabteilung von Myra Security besteht aus mehreren Teams: Offline-Marketing, Online-Marketing, Redaktion und Design. Die Fachbereiche hatten im Arbeitsalltag viele verschiedene Einzeltools im Einsatz, die sie nach ihren jeweiligen Anforderungen nutzten. Aufgaben wurden beispielsweise per Mail oder im internen Chat kommuniziert. Die Zusammenarbeit der Teams war dezentral organisiert, fand also über verschiedene Systeme hinweg statt. Das führte zwangsläufig dazu, dass Informationen über mehrere Orte verteilt und damit nur schwer auffindbar waren. Durch diesen Flickenteppich entstanden gleichzeitig auch Herausforderungen beim Projekt- und Aufgabenmanagement. „Es war beispielsweise schwierig, den jeweiligen Teams in den einzelnen Projekten Zuständigkeiten zuzuordnen“, berichtet Laura Frankl, Marketing Manager bei Myra. „Außerdem war es in Nachgang oft mühsam, ein abgeschlossenes Projekt nachzuvollziehen, da es zwar eine zentrale Ablage für finale Dokumente gab, es aber vorkommen konnte, dass der Prozess nicht vollständig dokumentiert war.“ Das Marketing-Team um Philipp Herrmann, Head of Marketing bei Myra, entschied sich dazu, ein Kollaborationstool als Pilotprojekt bei Myra einzuführen, um damit die Probleme möglichst vollumfänglich zu lösen.


Philipp Herrmann – Head of Marketing bei Myra

Warum Stackfield?

Sicherheit und Compliance sind die DNA von Myra Security. Das neue Tool für die Zusammenarbeit musste also nicht nur DSGVO-konform sein, sondern auch höchste Sicherheitsanforderungen erfüllen. Der Anspruch von Stackfield an die eigenen Sicherheitsstandards passte aus diesem Grund perfekt zum Selbstverständnis von Myra – ebenso wie die gemeinsame Leitidee von „Made in Germany“.

Hinzu kam, dass das zukünftige Tool möglichst viele Funktionen vereinen sollte, um die eigene Software-Landschaft zu vereinfachen.

„Wir wollten in erster Linie ein Projektmanagement-Tool – eine Mischung aus Ticketsystem und Kanban Board. Weil wir möglichst viele Services ersetzen wollten, war es für uns außerdem wichtig, dass wir die Möglichkeit haben, im neuen Tool gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und Meetings abzuhalten.“

Nachdem das Marketing-Team in einem Podcast mehrfach von Stackfield gehört hatte, entscheid es sich kurzerhand für eine Testphase. Die Teammitglieder innerhalb der Marketingabteilung wurden in das Tool eingeladen und konnten sich ihre individuellen Räume anlegen. Offene Fragen sammelte das Team zentral in einer gemeinsamen Aufgabenkarte in Stackfield, die anschließend persönlich vom Support beantwortet wurde.

„Wir haben den Großteil unserer Marketingaufgaben und -prozesse in Stackfield übertragen und das Tool auf Herz und Nieren geprüft.“

Nach einer intensiven Testphase stand fest: Die zukünftige Zusammenarbeit soll mit Stackfield organisiert werden. Da sich das Team in dieser Zeit bereits vollständig eingerichtet hatte, verlief der Übergang von der Testphase in den tatsächlichen Arbeitsalltag nahezu nahtlos.

Große Projekte werden schneller umgesetzt

„Die Hauptfunktion, die wir in Stackfield nutzen, ist die Aufgabenverwaltung.“ In allen Teams ist das Aufgabenmodul fester Bestandteil des Arbeitsalltags und die Fachbereiche haben in ihren Räumen den Aufbau des Kanban Boards nach den eigenen Vorstellungen angepasst. So untergliedert die Redaktion die Aufgabenkarten beispielsweise nach unterschiedlichen Themenbereichen, um die Content-Produktion entsprechend ihrer Bedürfnisse zu strukturieren und zu steuern.

Für übergreifende Themen, die alle Kollegen im Marketing betreffen, hat sich das Team einen Marketing-Raum angelegt. „Wir haben einen zusätzlichen Raum für große Projekte, also beispielsweise Kampagnen, bei denen alle an Bord geholt werden müssen. Die Redaktion für die Textproduktion, die Grafik für das Design und Online- bzw. Offline-Marketing für die Ausspielung und die spätere Kampagnenbetreuung.“ Vor allem in diesen interdisziplinären Projekten zahlt sich das Aufgabenmanagement laut Frankl aus.


Laura Frankl – Marketing Manager bei Myra

„Die Bearbeitung von großen Projekten ist sehr viel effektiver geworden.“

Das liegt zum einen daran, dass in den Aufgabenkarten klare Zuständigkeiten und Deadlines vergeben werden. Zum anderen unterteilt das Team umfangreiche Projekte mithilfe der Unteraufgabe in einzelne Arbeitsschritte – sie sind damit greifbarer und schneller umsetzbar. Gleichzeitig können alle Teammitglieder den Fortschritt eines Projekts jederzeit über die Aufgabenkarten nachverfolgen.

„Ownership“ schafft mehr Zeit und Raum für Aufgaben

Seitdem es klare Verantwortlichkeiten gibt, ist im Team mehr „Ownership“ entstanden. Was bedeutet das bei Myra? Damals wurden Aufgaben per E-Mail kommuniziert, meist mit einem „Shared Link“ zu dem Dokument, das bearbeitet werden sollte. Auf diesem Weg sind Informationen teilweise verloren gegangen oder einzelne Teammitglieder wurden erst sehr spät in Projekte involviert. Die Folge: Man musste sich kurzfristig in ein neues Thema einarbeiten und für die eigentliche Umsetzung der Aufgabe blieb weniger Zeit. Das hat sich seit der Einführung von Stackfield spürbar verbessert.

„Jetzt werden die Verantwortlichen rechtzeitig kontaktiert. Weil in den Aufgaben alle wichtigen Informationen zusammengefasst sind, werden die Owner dadurch auch wesentlich ausführlicher gebrieft.“

Heute nutzt das Marketing-Team kaum noch E-Mails für die Marketing-interne Kommunikation, stattdessen werden Kommentare direkt in der Aufgabe hinterlassen. Alle beteiligten Personen bekommen automatisch eine Benachrichtigung bei Neuigkeiten.

Alle sind immer auf dem neuesten Stand

„Das Wichtigste ist, dass jeder jederzeit den gleichen Wissenstand hat“, ergänzt Laura Frankl. Die einzelnen Teams im Marketing bekommen durch Stackfield direkt und indirekt mehr voneinander mit. „Jeder hat die Möglichkeit, sich einen Überblick über die Aufgaben der anderen Teams zu verschaffen und bekommt so ein Gefühl dafür, an was sie gerade arbeiten.“ Einen weiteren Vorteil sieht Myra in der Projektdokumentation: „Wir nutzen die einzelne Aufgabenkarte in einem Projekt auch als Ablage. Hier werden alle Dokumentenversionen hochgeladen, Kommentare gepostet, Feedback gegeben und die finalen Versionen abgelegt.“ Inhalte lassen sich im Nachgang schneller finden, Learnings leichter nachvollziehen und Prozesse für die Zukunft verbessern.

„Wenn wir eine Kampagne umgesetzt haben, können wir am Ende genau nachvollziehen, wann welcher Schritt erledigt worden ist, wer wann an Bord geholt wurde und wie viele Iterationen es gab. Man kann also das ganze Projekt noch einmal einsehen.“

Das Seitenmodul als smartes Notizbuch

Regelmäßig zum Einsatz kommen bei Myra auch die Dokumentseiten. Hier bündelt Laura Frankl beispielsweise Notizen zu Projekten mit anderen Dienstleistern oder Mediapartnern.

„Ich bin großer Notizbuch-Fan und mag es handschriftlich Dinge festzuhalten. Seit Stackfield verstaubt es aber langsam, weil ich jetzt meine Aufgaben und Notizen im Seitenmodul festhalte.“

Auch wiederkehrende Briefings, wie Grafik- oder Textanforderungen für Social Media, legt sie im Seitenmodul an und kann sie so unkompliziert mit ihren Kollegen oder externen Partnern teilen – ganz ohne „Shared Links“ und immer richtig zugeordnet zu Aufgaben oder Themen.

Herausragender Support von Anfang an

Wenn eine neue Software im Unternehmen eingeführt wird, tauchen in fast allen Teams Fragen zu Funktionen und Prozessen auf. Jeder muss sich schließlich erst einmal mit den neuen Möglichkeiten vertraut machen. Für Myra war der Support deshalb ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl des Tools.

„Es gibt Anwendungen, bei denen man ein Ticket schreibt und erst drei Wochen später eine rudimentäre Antwort bekommt, bei der nicht einmal individuell auf die Fragen eingegangen wird. Schon in der Testphase ist uns aufgefallen, dass der Support bei Stackfield extrem gut und schnell ist – egal, ob per Telefon, Mail oder Chat. Kurzum: der Support macht einen wirklich guten Job.“

„Zu viele Tools, keine einheitliche Ablage, zu wenig Transparenz auf Marketing-Projekten mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten“, fasst Philipp Herrmann abschließend zusammen. „Mit Stackfield haben wir auf Teamfeedback dieser Art reagiert und sehen eine signifikante Verbesserung auf allen genannten Painpoints.“

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Cristian Mudure
Über den Autor:
Cristian Mudure ist der Gründer und CEO von Stackfield. Er liebt digitale Geschäftsmodelle und verbringt seine Freizeit gerne auf dem Tennisplatz.
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