Digital Workplace: Das musst Du wissen!

Mit dem Tempo, mit dem sich neue Technologien einen so völlig selbstverständlichen Platz in unserer Arbeitswelt – aber auch in unserem Privatleben – einverleibt haben, wirkt der Begriff „Digitale Transformation“ fast schon altertümlich. Tatsächlich ist der Digital Workplace für viele Unternehmen bereits Realität. Digitale Lösungen werden völlig natürlich in ihre Prozesse integriert und alle Mitspieler, die in der Geschäftswelt interagieren, werden automatisch zu Nutzern neuer Applikationen, Big Data und dem Internet of Things.

Der „Digital Workplace“ – ein Konzept mit großem Einfluss

Der technologische Fortschritt bietet viele neue Möglichkeiten, konfrontiert uns aber auch mit einer ganzen Reihe von Herausforderungen: Kunden möchten schneller und besser bedient werden. Mitarbeiter fordern flexible Arbeitszeiten und andere Zugeständnisse, wie etwa die Option für Home Office. Die Digitalisierung macht all das möglich. Gleichzeitig führt die Vielzahl an digitalen Anwendungen - ebenjene, durch die, all diese neuen Möglichkeiten entstehen - zu Schwierigkeiten in der Koordination und Kommunikation.

Die Digitalisierung nimmt im Denken der Unternehmen heute eine weitaus größere Rolle ein, als noch vor einigen Jahren. Manager stehen immer wieder vor der Herausforderung, neue Anwendungen und Dienste bereitzustellen, um für die Mitarbeiter, Kunden und Partner produktivere Prozesse zu schaffen. Die Lösung ist zweifelsohne die Revolutionierung traditioneller Arbeitsmuster - der Digital Workplace. In diesem Sinne müssen klassische Prozesse zugunsten einer dynamischeren und schnelleren Kommunikationsstrategie weichen - Prozesse, die früher analog ausgeführt wurden befinden sich jetzt online bzw. in der Cloud.

Was ist also ein Digital Workplace?

Tatsächlich hat der Begriff sehr viel mit einem Wandel in der Denkweise von Organisationen zu tun. Das bedeutet, zu verstehen, dass die Art und Weise, wie wir heute arbeiten, sich von der Art und Weise unterscheidet, wie wir gearbeitet haben, als der Begriff Arbeitsplatz konzipiert wurde, und dass dieser Unterschied durch die Entwicklung der (digitalen) Technologien bedingt ist.

Dieses Konzept impliziert, dass Unternehmen die digitale Transformation (DX) nutzen sollten, um Technologie, Mitarbeiter und Geschäftsprozesse aufeinander abzustimmen, die betriebliche Effizienz zu verbessern und die Unternehmensziele zu erreichen. Bei dem digitalen Arbeitsplatz, handelt es sich um einen weit gefassten Begriff, der jede Software oder Plattform und jedes digitale Instrument einschließt, die von den Mitarbeitern zur Erledigung ihrer Arbeit verwendet werden.

Die Einführung dieser komplexen Idee vom virtuellen Äquivalent des physischen Arbeitsplatzes erfordert - aufgrund ihrer entscheidenden Rolle für die Produktivität - das Engagement der Mitarbeiter sowie eine solide Planung und Administration.

Es gibt viele Anwendungen und Anwendungsbereiche, die einen digitalen Arbeitsplatz formen und prägen: Cloud-basierte Lösungen, Kommunikations- und Kollaborationstools, Software zur Erleichterung von Videokonferenzen, Online-Projektmanagement-Tools, E-Mail, Kalender, Software zur Dokumentenspeicherung, Tools zur Verwaltung des Kundensupports und Helpdesk-Lösungen.

Viele Mitarbeiter stellen sich einen digitalen Arbeitsplatz als eine vollständig technologisierte Erfahrung vor, bei der alle "traditionellen" Arbeitsweisen verschwunden sind. Insbesondere die unliebsamen: das Pendeln, starre Arbeitszeiten, überflüssige Aufgaben. Andere wiederum fürchten sich ein wenig, da sie negative Auswirkungen wie die totale Kontrolle durch den Arbeitgeber oder zu komplexe Arbeitsabläufe erwarten.

Die Realität sieht anders aus, vor allem, weil dieses Konzept mehr als das ist. Auf der einen Seite wirkt es deutlich komplexer, doch auf der anderen Seite vereinfacht es einen Großteil der täglichen Aufgaben und Mühen.

Die drei Hauptgründe für eine Umstrukturierung hin zum Digital Workplace

Die Gründe dafür, warum sich viele Unternehmen in Richtung Digital Workplace entwickeln sind divers. Drei stechen jedoch sehr deutlich hervor:

1. Unternehmen möchten motivierte und produktive Arbeitskräfte

Stehen alle nötigen und geforderten Ressourcen zur Verfügung und werden diese optimal eingesetzt, steigt die Produktivität und nicht zuletzt auch die Zufriedenheit – das gilt sowohl auf Unternehmens- als auch auf Kundenseite. Mitarbeiter haben mehr Freiheit und weniger Schwierigkeiten in der Ausübung ihrer Tätigkeit und Kunden erhalten den Service, den sie erwarten.

2. Unternehmen fordern mehr Sicherheit

Mit den gesteigerten Anforderungen dahingehend, jederzeit und allerorts auf wichtige Informationen zugreifen zu können, steigen auch die Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit. Wird ein digitales Netzwerk geschaffen, in dem alle Bereiche optimal verwaltet werden können, kann der Datenfluss besser kontrolliert werden. Rechtevergaben, Zugriffskontrollen und interne Sicherheitssysteme sind die Grundpfeiler eines funktionierenden digitalen Arbeitsplatzes und werden auch erst durch fortschrittliche Technologien ermöglicht: Unternehmen setzen in diesem Zuge auf hohe Verschlüsselungsstandards und definieren genau, wer auf welche Daten zugreifen kann.

3. Unternehmen benötigen anpassungsfähige Lösungen

In einer integrierten digitalen Umgebung lassen sich alle Tools optimal an interne Prozesse und Strukturen anpassen. Wie unter Punkt 2 erläutert, betrifft diese Flexibilität zum einen das Thema Sicherheit, denn einige Tools - so auch Stackfield - ermöglichen eine genaue Steuerung der Zugriffsrechte. In gleichem Maße bieten fortschrittliche Cloud- bzw. SaaS-Lösungen durch die einfache Einbettung ihrer Anwendungen in verschiedenste Workflows Flexibilität in Bezug auf die individuellen Arbeitsprozesse der Unternehmen.

Definiere DEINEN Digital Workplace

Für die Implementierung eines digitalen Arbeitsraumes ist es notwendig, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen und alle Abteilungen der Organisation in die digitale Transformation einzubeziehen. Auf diese Weise werden Teams in der Lage sein, die Vorteile dieses neuen Systems zu verstehen, was die Bereitschaft zur Veränderung begünstigt.

Vorab sollte eine strategische Planung erfolgen. In dieser Phase werden die geeigneten Technologien, die notwendigen Verfahren, die Benutzererfahrung der Mitarbeiter und der Umgang mit den Informationen eines digitalen Arbeitsplatzes detailliert beschrieben. Der Schutz besonders sensibler Daten (z. B. Personenbezogene Daten) und die Einhaltung aller Datenschutzrichtlinien hat für Unternehmen äußerst hohe Priorität, weshalb in der Ausarbeitung all dieser Punkte auch immer die Frage nach den Vorkehrungen für Datenschutz in Informationssicherheit mitschwingen sollte.

Die folgenden Fragen sollte jedes Unternehmen klären, bevor das Konzept des Digital Workplace implementiert wird:

• Welche Tools benötigen die Mitarbeiter?
• Gibt es Lücken zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den verfügbaren Tools?
• Wissen die Mitarbeiter, welche Lösungen sie in jedem Fall anwenden sollen? Sind diese Tools benutzerfreundlich, und reduzieren sie auch tatsächlich den Zeitaufwand für die Ausführung bestimmter Aufgaben?
• Kann jeder Mitarbeiter unabhängig von seinem Gerät oder Standort auf die von ihm benötigten Informationen und Tools zugreifen?
• Verstehen die Mitarbeiter das Unternehmen, seine Ausrichtung und seinen Zweck? Wie tragen sie zur Realisierung der Ziele bei?
• Wie erleben die Mitarbeiter die derzeitigen Arbeitsabläufe?
• Können die Tools auf die Ziele des Unternehmens abgestimmt werden?
• Ist es möglich, alle Tools so zu integrieren, dass eine funktionierende Zusammenarbeit gewährleistet ist?
• Welche Technologien sind bereits vorhanden?
• Wird bereits eine geeignete Digital Workplace-Plattform oder Intranet-Lösung eingesetzt, um den Mitarbeitern einen zentralen Zugangspunkt zum digitalen Arbeitsplatz zu bieten?
• Welche Vorstellungen gibt es für die Zukunft des digitalen Arbeitsplatzes?
• Sind die eingesetzten Lösungen zur Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes sicher und mit den bestehenden Gesetzen (z.B. DSGVO) konform?

Das sind die Vorteile des Digital Workplaces:

Der Übergang zum Digital Workplace bietet das Potential für kosten- und arbeitssparende Automatisierung und eine bessere Work-Life-Balance für Mitarbeiter, die folglich auch remote (von zuhause bzw. außerhalb des Büros) arbeiten können.

Digital Workplace-Initiativen können auch für Business Intelligence-Bemühungen von Nutzen sein, da im Zuge der meisten digitalen Prozesse automatisch ein Aktivitätsprotokoll erstellt wird, das in Datenanalyse- und Visualisierungsmodelle eingespeist werden kann. So lässt sich letztlich die Effektivität der Vorgänge messen.

Digitale Arbeitsplätze ermöglichen es Unternehmen auch, ihren ökologischen Fußabdruck zu verkleinern und im selben Atemzug die eigenen Betriebskosten zu senken, da Prozesse wie die Speicherung von Dokumenten und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter nun in die Cloud verlagert werden.

Darüber hinaus haben Umfragen gezeigt, dass digitalisierte Arbeitsplätze Talente anziehen, die Produktivität des Einzelnen steigern und die Mitarbeiterbindung erhöhen können.

Weitere Vorteile für Mitarbeiter, die an einem Digital Workplace beschäftigt sind:

In "The impact of the digital workforce" hebt Forbes die folgenden Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes für Mitarbeiter hervor:

• Die Entscheidungsfindung beschleunigt sich um 16%.
• Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter erhöht sich um 16%.
• Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sich die persönliche Produktivität der Teammitglieder in einem digitalen Arbeitsbereich verfünffacht.

Doch es gibt noch etliche weitere:

Universeller Zugriff: Digitale Arbeitsräume ermöglichen es, von überall auf der Welt und über eine Vielzahl von Geräten zu arbeiten. Dieser Umstand macht Telearbeit erst möglich.

Zusammenarbeit. Digitale Arbeitsumgebungen fördern die Teamarbeit und ermutigen zur Zusammenarbeit mit anderen Fachleuten. Grund hierfür ist, dass fortschrittliche Lösungen die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern erleichtern, ein gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und Dateien ermöglichen und das Projektmanagement optimal visualisieren.

Benutzerfreundlichkeit. Cloud Collaboration Tools - etwa für ein funktionierendes Projektmanagement, zur Kommunikation, zur Dateiverwaltung etc. - lassen sich beinahe sofort nutzen. Darüber hinaus entfällt aufgrund der hohen Intuitivität dieser Anwendungen in den meisten Fällen auch die sonst häufig notwendige lange Einarbeitung.

Flexibilität. In den meisten Fällen müssen die Fachleute an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. Daher sind digitale Arbeitsumgebungen so konzipiert, dass Ablenkungen vermieden werden. Anpassungsfähige Workflows bieten den Usern die Flexibilität, die sie zur Abwicklung großer Projekte benötigen.

Hat ein Digital Workplace auch Nachteile?

Natürlich bringt ein Digital Workplace auch Nachteile mit sich. So gibt es zwar Plattformen, die darauf spezialisiert sind, die Zusammenarbeit zu erleichtern und effektiver zu gestalten, allerdings fehlt im digitalen Umfeld eine andere wichtige Komponente: die soziale Interaktion. Das Zusammengehörigkeitsgefühl kann unter der Distanz leiden und im schriftlichen Austausch fehlt die emotionale Komponente, Gestik und Mimik. Auch das kann zu Kommunikationsschwierigkeiten führen, weil Missverständnisse begünstigt werden.

Soweit möglich, sollten sich die Mitarbeiter also von Zeit zu Zeit auch persönlich treffen und für wichtige Meetings eine Video-Call Funktion nutzen.

Klar ist natürlich, dass sich in der Arbeitswelt alles in Richtung Digital Workplace entwickelt, dass Unternehmen trotz einiger Nachteile im Allgemeinen von der Digitalisierung ihrer Arbeitsabläufe profitieren und dass im Zuge der rasanten Entwicklung keine andere Option mehr bleibt, als mitzuziehen.

Noch ist der Digital Workplace für viele ein entscheidender Vorteil gegenüber der Konkurrenz: Im Jahr 2018 hatten noch 41% der Unternehmen einen traditionellen Arbeitsplatz, jedoch hatten 22% zu diesem Zeitpunkt bereits an der Integration digitaler Technologien gearbeitet. (Penteo) Die Entwicklung geht schnell voran.