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Gantt Diagramme erstellen, verstehen und nutzen

Lena WimmerLena Wimmer 9 Min. Lesedauer

Für den Erfolg von Projekten spielen - abgesehen von einer geeigneten Projektmanagement-Methode – die richtigen Tools eine erhebliche Rolle. Sich für eine Methode und ein oder zwei Tools entscheiden, kann doch wohl so schwer nicht sein. Nun ja, sollte man zumindest meinen.

Leider klingt diese Aufgabe oftmals einfacher als sie tatsächlich ist, insbesondere wenn es sich um Hilfsmittel für das Task-Management handelt. Optionen gibt es einige: Boards, Listen, Strukturbäume, Zeitleisten. Doch welche Tools benötigst Du für dein Projekt auch tatsächlich? Um ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen, sehen wir uns heute ein sehr beliebtes Tool etwas genauer an: das Gantt Diagramm.

Hinweis: Das Gantt Diagramm ist nur eine der beliebtesten Projektansichten. Der Fokus liegt dabei ganz zentral auf der richtigen Terminierung der Prozesse innerhalb eines Projekts. Um Workflows richtig abzubilden, eignen sich Methoden wie Scrum oder Kanban, die mithilfe eines Aufgabenboards abgebildet werden können. In unserem Blog erklären wir außerdem verschiedene Einsatzmöglichkeiten für das Kanban Board.

Was ist ein Gantt Diagramm?

Bei einem Gantt Diagramm handelt es sich um ein Balkendiagramm, welches sehr häufig im Projektmanagement zum Einsatz kommt, um einen Projektplan – mit allen Aktivitäten und Ereignissen in ihrem zeitlichen Verlauf – grafisch darzustellen. Hierzu zählen auch alle Fristen und Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben.

Das Gantt Diagramm wurde bereits im Jahr 1912 von seinem Namensgeber Henry L. Gantt, einem amerikanischen Ingenieur, entwickelt. Ein kluger Mann mit klaren Visionen, wie sich herausstellt. Die Planung immenser Bauprojekte etwa wurde mithilfe von Gantt Diagramm abgebildet. Beispiel gefällig? Der Hoover-Damm! Ein Instrument, das bei der Konstruktion eines Staudamms dieser Größenordnung zum Einsatz kam, ist sicherlich auch bei anderen Projekten hilfreich…

Was kann man von einem Gantt Diagramm ablesen?

...tatsächlich: Gantt Charts eignen sich für die Illustration unterschiedlichster Projekte und deren Projektverläufe. Mit Hilfe des Diagramms lässt sich etwa die Gesamtdauer eines Projekts bestimmen und Teammitglieder erhalten jederzeit einen klaren Überblick über den aktuellen Stand.

Stackfield Timelines Gantt Diagramm

Im Grunde dreht sich bei Gantt alles um Achsen: die vertikale Achse bildet die Aktivitäten/Aufgaben/Projektschritte ab, während die horizontale Achse den zeitlichen Verlauf beschreibt. In dieses System wird nun die Korrelation der beiden Parameter in Form von Balken eingetragen. Abhängig von der Dauer der Aktivitäten, lässt sich also auch eine unterschiedliche Balkenlänge beobachten.

Neben dieser Einordnung enthalten moderne Gantt-Diagramme zumeist auch eine Funktion, um die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projektschritten, Verantwortlichkeiten und Meilensteine darzustellen.

Können sich Balkenspannen also auch überlappen? Natürlich, denn schließlich werden Aufgaben des Öfteren zeitgleich bearbeitet.

Welche Informationen kann man aus einem Gantt Diagramm ziehen?

  • voraussichtliche Projektdauer: Start und Abschluss des Projektes
  • Aufgaben-/Prozessdauer: Start und Abschluss einzelner Aufgaben/Projektschritte
  • Verantwortlichkeiten einzelner Aufgaben
  • Aufgabenbeschreibungen
  • Abhängigkeiten einzelner Aufgaben/Projektschritte

Woraus besteht ein Gantt Diagramm?

Je nach Projekt oder verwendeter Software können die Bezeichnungen voneinander abweichen.

  • Aufgabenliste: ist an der vertikalen Achse auf der linken Seite des Diagramms angeordnet und listet alle Aktivitäten auf, die zur Ausführung des Projekts nötig sind
  • Zeitleiste: verläuft oben im Diagramm horizontal und bildet eine gewisse Zeitspanne des Projektes ab
  • Dateline: verläuft vertikal und stellt das aktuelle Datum bzw. die aktuelle Uhrzeit im Projektverlauf dar
  • Aufgaben-Balken: verlaufen horizontal innerhalb des Diagramms und repräsentieren die Aufgaben sowie deren Dauer und Deadlines
  • Meilensteine: akzentuiertes Element, welches wichtige Ereignisse und deren Deadlines darstellt (meist als Raute dargestellt)
  • Abhängigkeiten: lineare Verknüpfungselemente zwischen den Aufgaben/Prozessschritten, die eine festgelegte Abfolge vorgeben

Wofür kommen Gantt Charts zum Einsatz? Einsatzzwecke und Vorteile

Gantt Diagramme finden in nahezu allen Branchen und Unternehmensbereichen Verwendung, sofern die zeitliche Planung einzelner Aufgaben häufig von der Fertigstellung anderer Aufgaben abhängt. Hier einige Anwendungsbeispiele:

  • bei komplexen Projekten zur Produkteinführung (z. B. Softwareentwicklung)
  • in der Eventplanung
  • zur Durchführung von PR-/Werbe- oder Rekrutierungskampagnen
  • und, wie bereits erwähnt, bei Bauprojekten

Wer ein Gantt Diagramm verwendet, möchte von gewissen Vorteilen im Planungsprozess profitieren. Das Gantt Diagramm unterstützt Dich definitiv dabei, …

  • den Fortschritt von Projekten im Auge zu behalten,
  • potentielle Engpässe zu identifizieren,
  • den Zeitplan des Projekts zu verbessern,
  • die gesamte Prozessstruktur zu optimieren,
  • Verzögerungen vorherzusehen und
  • alle Projektbeteiligten auf Kurs zu halten.

Worin unterscheiden sich Gantt Diagramme von Kalenderansichten?

Wir möchten an dieser Stelle noch einmal verdeutlichen, dass es sich bei einem Gantt Diagramm nicht um eine Kalenderansicht handelt, da es hier immer wieder zu Verwirrung kommt. In beiden Ansichten steht der zeitliche Kontext im Fokus, doch das Gantt Diagramm beschäftigt sich ganz zentral mit dem Zusammenhang zwischen den einzelnen Arbeitsschritten. Während der Kalender also lediglich einzelne Wochen- oder Monatsansichten zur besseren Übersicht der täglich anfallenden Aufgaben gibt, erhält der Nutzer über das Gantt Diagramm eine aussagekräftige Übersicht dazu, wie sich Änderungen auf andere Aufgaben und den gesamten Projektfortschritt auswirken würden.

Die Nachfolgende Tabelle verdeutlicht die Unterschiede und gibt Hinweise dazu, in welchen Fällen sich Kalender oder Gantt Diagramm besser eignen:

Prozess-Kriterien Gantt Diagramm Kalenderfunktion
Fristsetzung Es handelt sich um ein Projekt nach allgemeiner Definition, d. h. mit Start- und Enddaten. Das Vorhaben ist zeitlich nicht explizit eingegrenzt, d. h. es ist fortlaufend.
Überwachung Ziel ist es, das Gesamtprojekt zeitlich planmäßig durchzuführen. Es soll also der Projektfortschritt überwacht werden. Ziel ist es, den Überblick über anstehende To-do's zu behalten. Es soll also lediglich eine Übersicht über alle aktuell anstehenden Aufgaben abgebildet werden.
Aufgabenprozesse Das Projekt beinhaltet eine Menge an Aufgaben, die häufig von anderen Aufgaben abhängig sind und somit in einer vorgegebenen Reihenfolge erledigt werden müssen. Abweichungen an der Bearbeitung einer Aufgabe hätten unwillkürlich Auswirkungen auf eine Reihe anderer Aufgaben. Aufgaben, die mit dem Vorhaben in Verbindung stehen, sind größtenteils unabhängig von der Fertigstellung anderer Aufgaben. Abweichungen bei der Fertigstellung einer Aufgabe hätten keine Auswirkungen auf andere Aufgaben oder Termine.
Zielgruppe Die Ansicht soll als Instrument für alle Stakeholder des Projekts dienen, um die jeweiligen Personengruppen über den aktuellen Stand zu informieren. Durch die Ansicht soll das Team auf einen Blick darüber Bescheid wissen, welche Aufgaben gerade anstehen.

Natürlich können in gewissen Situationen beide Ansichten hilfreich sein. Wichtig ist allerdings, zu verinnerlichen, dass die Ansichten unterschiedliche Zwecke verfolgen.

Worauf muss man bei der Erstellung eines Gantt Diagramms achten?

Wer sein Projektmanagement durch Gantt Diagramme unterstützen möchte, sollte auf einige Dinge achten. Wie erwähnt, eignet sich die Ansicht, um die zeitliche Komponente des Projektmanagements zu optimieren und fortlaufend zu überwachen. Dies erfordert natürlich Vorarbeit, weshalb insbesondere die Projektplanung vor Beginn der Projektdurchführung entscheidend ist:

Anforderungen sollten im Vorfeld genau festgelegt und priorisiert werden. Nur so lässt sich gewährleisten, dass der Zeitplan richtig aufgesetzt wird.

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Gantt Charts ist immer die Erstellung eines Projektplans. Also eine exakte Auflistung aller Aufgaben/Prozessschritte, mit Prioritäten, Abhängigkeiten, Dauer und Fristen.

Wie hilft eine Gantt Software?

Die Zeiten, in denen der Projektmanagementprozess durch Haftnotizen unterstützt wurde, sind vorbei. Heute geht ein Großteil digital vonstatten. Die ein oder andere Projektmanagement Software bietet eigene Gantt Chart Ansichten, so auch Stackfield. Doch welche Vorteile bietet eine Gantt Software, etwa im Vergleich zur klassischen Erstellung in Excel?

Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf das Gantt Diagramm

Der wohl offensichtlichste Vorteil einer Gantt Software zeigt sich besonders im Hinblick auf die sich wandelnde Arbeitswelt. Was wir nämlich aktuell erleben, ist, dass verteilte Teams immer mehr zum Standard werden, dass Homeoffice in den Unternehmen immer beliebter wird und dass aufgrund der Globalisierung selbst eine Zusammenarbeit zwischen Verantwortlichen in unterschiedlichen Zeitzonen nicht mehr ungewöhnlich ist.

Wird eine Cloud-Lösung verwendet, können Verantwortliche jederzeit auf das Gantt Diagramm zugreifen, ganz gleich, wo sie sich aktuell befinden. Das erleichtert die Arbeit in (global) verteilten Teams extrem und ermöglicht einen unkomplizierten Wechsel ins Homeoffice.

Stackfield ist ein deutscher Anbieter mit einem besonderen Fokus auf den Datenschutz und damit absolut DSGVO-konform.

Die Software verknüpft Gantt Diagramme mit dem Aufgabenmanagement im Team

Das Gantt Diagramm steht in Stackfield nicht einfach für sich – es ist mit anderen Tools innerhalb der Plattform verknüpft. Für den Arbeitsalltag bedeutet dies, dass sämtliche Aktualisierungen innerhalb des Aufgabenmanagements im Team auch direkt auf dem Gantt Diagramm ersichtlich sind. Ergeben sich Änderungen und Verzögerungen bei der Bearbeitung, so muss das Gantt Diagramm nicht separat auf den neuesten Stand gebracht werden. Die Software übernimmt diesen Part automatisch für Dich und hält den Fortschritt und die Auswirkungen von Änderungen für jeden ersichtlich.

Das Gantt Diagramm hält alles zentral verfügbar

Da das Gantt Diagramm aus den Aufgabenkarten zusammengesetzt wird, welche in Stackfield alle Eckdaten, Dateien und Dokumente enthalten, sind die entsprechenden Informationen auch direkt über das Gantt Chart verfügbar. Stackfield verhindert so, dass Team Mitglieder zu oft zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln müssen.

Gantt Software: So kannst Du mit Stackfield ein Gantt Diagramm erstellen

Hinweis: Um das Gantt Diagramm in Stackfield erstellen zu können, muss das entsprechende Modul Zeitplan im jeweiligen Raum aktiviert werden. Du findest diese Option in den Raumeinstellungen, welche mit einem Klick auf den Raumnamen geöffnet werden können, unter dem Reiter "Module".

Absolut unerlässlich für die Erstellung eines Gantt Charts ist ein detaillierter Projektplan. Erstelle einen Anforderungskatalog und überlege genau, welche Aufgaben während des Projekts erledigt werden müssen. Sei Dir bewusst darüber, dass drei wichtige Komponenten des Projekts – der Umfang, die Ressourcen und der Zeitfaktor - miteinander korrelieren. Sobald sich an einer der Komponenten etwas verändert, werden die anderen beiden unweigerlich mitbeeinflusst.

Erstelle eine detaillierte Auflistung von Aufgaben und priorisiere

Im ersten Schritt solltest Du eine möglich exakte Auflistung aller Aufgaben erstellen. Eine Einteilung in größere Prozessabschnitte kann hier sinnvoll sein. Überlege, was zur Fertigstellung eines jeden Prozesses notwendig ist und formuliere dies anschließend in Form von Aufgaben aus.

Du kannst Aufgaben in Stackfield direkt im Modul Zeitplan oder über die Module Kommunikation, Kalender oder Aufgaben erstellen. Die Board-Ansicht im Modul Aufgaben eignet sich hervorragend, um sich selbst einen Überblick zum Gesamtbild zu verschaffen: Du kannst zunächst alle Aufgaben zur Statusspalte "Zu erledigen" hinzufügen und sie dann einfach per drag & drop in die richtige Reihenfolge bringen, um eine möglichst genaue Priorisierung zu erhalten. Dies hilft dir beim Datieren der Aufgaben. Labels können ebenfalls hilfreich sein, sofern du die Aufgaben mit ihnen in grobe Projektabschnitte aufteilst.

Aufgaben für Gantt priorisieren

Lege die Aufgabendauer fest und datiere

Sobald die Reihenfolge feststeht, geht es an die Datierung der Aufgaben. Dabei sollte man sich zunächst eingehend Gedanken zur Dauer der einzelnen Aufgaben machen und auch Puffer-Zeiten berücksichtigen.

Stackfield ermöglicht es Dir zunächst natürlich, Fälligkeitsdaten und -Zeitspannen direkt über die Aufgabenkarte festzulegen. Eine einfachere Möglichkeit findet sich im Zeitplan-Modul. Hier lassen sich Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum ("Ungeplante Aufgaben") über das Kalender-Icon im oberen Bereich der Ansicht einblenden und mit einem Klick zum Gantt Diagramm hinzufügen. In der Gantt Ansicht selbst, kann die Aufgabe nun per drag & drop in ihrer Dauer angepasst und zum richtigen Zeitpunkt verschoben werden.

Aufgaben in Gantt datieren

Lege Meilensteine fest

Wichtige Zwischentermine bzw. Ziele können in den meisten Gantt Charts als Meilensteine erfasst werden. Diese werden in der Ansicht für gewöhnlich mit einem Rauten-Symbol visualisiert.

Klicke auf das Plus-Symbol im Zeitplan-Modul und wähle "Meilenstein hinzufügen", um Deinem Gantt Diagramm in Stackfield einen Meilenstein hinzuzufügen.

Meilenstein hinzufügen

Alternativ kannst Du bestehende Aufgaben in Meilensteine umwandeln. Dies funktioniert über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) in der geöffnete Aufgabenkarte – wähle "Als Meilenstein markieren".

Aufgabe als Meilenstein markieren

Lege Abhängigkeiten fest

Zuletzt folgt der zentrale Part, der das Gantt Diagramm zum Gantt Diagramm macht: die Aufgabenabhängigkeiten. Um den Projektplan optimal zu visualisieren, sollten alle Zusammenhänge zwischen den Aufgaben berücksichtigt werden. Hängen also Aufgaben von der Fertigstellung anderer Aufgaben ab, so gilt es, einen Abhängigkeitsbezug zwischen den entsprechenden Aufgaben herzustellen.

Auch Abhängigkeiten lassen sich in Stackfields Zeitplan-Modul einfach per drag & drop herstellen. Führe die Abhängigkeit von der Vorgängeraufgabe zur Nachfolgeraufgabe.

Zum Verständnis der Abhängigkeitsbeziehung: Die abhängige Aufgabe ist immer jene Aufgabe, zu der der Abhängigkeitspfeil zeigt. Die Aufgabe, von der der Pfeil wegführt, muss also zuerst erledigt werden.

Abhängigkeit via drag & drop in der Timeline erstellen

Alternativ kannst Du die entsprechenden Aufgabenkarten öffnen und die Abhängigkeit manuell über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) eintragen. Klicke hierzu auf "Abhängigkeit hinzufügen" und wähle die entsprechende Aufgabe über die Suchmaske aus.

Zum Verständnis der Abhängigkeitsbeziehung: Die geöffnete Aufgabe ist dann abhängig von der Aufgabe, die über die Suchmaske ausgewählt wurde.

Abhängigkeit in der Aufgabe erstellen

In Stackfield lassen sich auch mehrere Abhängigkeiten von und zur selben Aufgabe legen, sprich, wenn mehrere Aufgaben von der Fertigstellung einer Aufgabe abhängen oder wenn eine Aufgabe von mehreren Vorgängeraufgaben abhängig ist.

Behalte den Fortschritt im Blick

Mit dem fertigen Gantt Diagramm erhältst Du die Gesamtprojektdauer.

Du kannst Dein Projekt in einer Wochen-, Monats-, oder Jahresansicht anzeigen lassen.

Zeitraum der Ansicht im Gantt Diagramm

Verschiedene Filteroptionen helfen Dir dabei, die Gantt Ansicht zu individualisieren. Die Aufgabenliste, welche die Aufgabennamen, Start- und Enddaten sowie die Aufgabendauer abbildet, kann beliebig eingeschränkt und wieder erweitert werden.

Gantt Filter

Weiterhin lassen sich Aufgaben nach Status gruppieren und anhand der verschiedenen Kriterien der Aufgabenliste sortieren.

Aufgaben im Gantt Diagramm sortieren

Zuletzt lässt sich die gesamte Ansicht hinsichtlich ihres Abbildungszeitraums (Jahr-Auswahl), verschiedener Statusoptionen und verantwortlicher Mitglieder einschränken.

Gantt Ansicht einschränken

Das Gantt Diagramm ist eines der hilfreichsten Tools, wenn es darum geht, den Projektverlauf zu tracken. Wer sich bei der Erstellung des Diagramms Zeit lässt und die wichtige Vorarbeit in Form eines Projektplans leistet, kann während der Umsetzung definitiv profitieren.

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Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
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