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Alles über: Projektmanagement

Das Thema Projektmanagement hat viele Facetten - auf dieser Seite erfährst Du mehr über die Geschichte, Begriffe und Methoden zur Zusammenarbeit.

Was ist ein Projekt?

Wir alle kennen Projekte. Wir alle haben schon an Projekten mitgewirkt. Doch was genau macht ein Projekt eigentlich zu einem Projekt? Und weshalb wird für seine Umsetzung oftmals ein umfassendes Projektmanagement benötigt?

Während die Wartung eines Software-Produktes und das kontinuierliche Bugfixing für die IT-Firma kein Projekt darstellen, ist die Entwicklung eines Tools sehr wohl als eines zu betrachten. Klingt irgendwie logisch. Warum?

Sehen wir uns an, wie das Deutsche Institut für Normung e.V. (DIN) und das Projektmanagement Institute (PMI) den Term „Projekt“ definieren, stechen einige Dinge ins Auge.

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation. DIN 69901
Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer einmaligen Dienstleistung oder eines einmaligen Ergebnisses. Project Management Insititute (PMI)

Folgendes lässt sich ableiten:

  • Einmaligkeit: Das Projekt wird sich in dieser Form nicht wiederholen.
  • Zeitrahmen: Es gibt einen vorgegebenen Anfang und ein vorgegebenes Ende.

Kommen wir zurück zu unserem Softwareprodukt-Beispiel. Das Projekt zur Entwicklung des Tools ist einmalig, denn es wird kein zweites Mal in dieser Form entwickelt werden. Es wird keinen zweiten Prozess wie diesen geben. Außerdem gibt es einen zeitlichen Rahmen – also einen Anfang und ein Ende – in dem das Projekt mit dem marktfähigen Produkt abschließt. Die Wartung ist hingegen fortlaufend, denn hierfür wurde kein Ende definiert.

Ein Projekt kann nach allgemeinem Maßstab in fünf Phasen aufgegliedert werden (dazu jedoch später mehr). Da Projekte häufig komplexer sind, als es zunächst den Anschein haben mag und häufig in Zusammenarbeit mit mehreren Personen umgesetzt werden, bedarf es einiges an Organisationsgeschick und nicht zuletzt: einem guten Management!

Was ist Projektmanagement?

Wir halten fest: um ein komplexes Projekt gut durchführen zu können, ist Projektmanagement gefordert. Dieses umfasst – einfach ausgedrückt – alle Tätigkeiten, die nötig sind, um das Team zur Erfüllung des Projektzieles zu führen. Projektmanagement umfasst im Wesentlichen:

  • eine systematische Planung und Zielsetzung im Vorfeld
  • die Koordination der Arbeitsprozesse während der Umsetzung (nach Plan)
  • die Koordination des Projektmanagement-Teams
  • die Abstimmung mit Stakeholdern und Teammitgliedern
  • eine durchdachte Aufgabenverwaltung
  • die Steuerung und Überwachung wichtiger Einflussfaktoren (Umfang (Scope), Budget und Kosten, Zeitrahmen)

Wie später näher erläutert wird, lassen sich neun Wissensfelder, die für einen erfolgreichen Abschluss essenziell sind, ableiten.

Wie entstand Projektmanagement?
Geschichte und Entwicklung.

Was denkst Du? Wie alt ist das Projektmanagement? 50 Jahre? 100 vielleicht? Nun ja, wir werden sehen...

Heute ist das Projektmanagement jedenfalls nicht mehr aus den Unternehmen wegzudenken. Wie bereits festgestellt, geht es dabei um Einmaligkeit. Es geht um Entwicklungen und darum, Neues zu schaffen. Wenig verwunderlich, dass auch das Projektmanagement ständig dabei ist, sich zu verändern. Gehen wir doch mal ein paar Jahrzehnte zurück...

Die Vorreiter des Projektmanagements

Wir befinden uns im Jahr 1945. Am 16. Juli wird in Los Alamos, in der Wüste New Mexikos, die weltweit erste Atombombe erfolgreich gezündet. Was dieses Ereignis mit Projektmanagement zu tun hat? Eine ganze Menge. Die Testexplosion (Trinity-Test) wurde im Rahmen des Manhattan Projekt durchgeführt. Das Manhattan Project, so der Tarnname des Projekts, wurde vor dem Hintergrund des World War II unter extremem Zeitdruck durchgeführt. Unter ähnlichen Bedingungen wurde auch das Apollo Programm der NSA zwischen 1961 und 1972 umgesetzt, als sich die USA und die Sowjetunion buchstäblich in einem Wettlauf ins All befanden.

Interdisziplinare Verfahren wie Forschung, Entwicklung und Herstellung wurden in diesen Fällen zum Teil zeitgleich durchgeführt. Diese Projekte waren unter den ersten, die strategische Projektmanagementprozesse und Dokumentation beinhalteten und gelten somit als Vorreiter des modernen Projektmanagements.

In den 1950er- und 60er-Jahren entstanden diverse Projektmanagement Methoden, wie die Netzplantechnik PERT (Program Evaluation und Review Technique) oder die Methode des kritischen Pfades. Mit Beginn der 1960er Jahre erfreute sich die Waterfall-Methode immer größerer Beliebtheit. Insbesondere beim Apollo Projekt fanden diverse Methoden Anwendung.

Wegbereiter: Entwicklungen, die das Projektmanagement prägten

Erste wissenschaftliche Ansätze zum Projektmanagement gab es jedoch bereits Ende des 19. Anfang des 20. Jahrhunderts. Unter denjenigen, die einen prägenden Einfluss übten, war der amerikanische Ingenieur Frederick Winslow Taylor (1856-1915), der – einfach ausgedrückt – einen Weg suchte, lange und schwere Arbeit durch effiziente Arbeit zu ersetzen. Ein Grundgedanke, der auch jetzt noch das 21. Jahrhundert prägt. Taylor forderte zu diesem Zwecke die Trennung von körperlicher und geistiger Arbeit und die Zerlegung von Aufgaben in kleine Teile um „den einen besten Weg“ (engl. ‚the one best way‘) zu finden.

Werfen wir einen Blick in das Jahr 1917, als Henry Gantt ein Diagramm entwickelte, mit dessen Hilfe sich Aufgaben unter Berücksichtigung ihrer Abhängigkeit zu anderen Aufgaben/Events abbilden lassen. Auch Gantt hatte eine Effizienzsteigerung mithilfe einer genauen Strukturierung aller Arbeitsabläufe im Sinn. Das Diagramm – heute bekannt unter dem Namen Gantt Chart – ist noch immer eines der beliebtesten Hilfsmittel zur Projektplanung. Das Modell hat sich im Laufe der letzten Jahrzehnte einige Male bewährt. Das Resultat eines enormen Bauvorhabens unter Verwendung des Charts lässt sich heute beispielsweise auf einer Reise entlang des Colorado River begutachten – der in den 1930ern errichtete Hoover Damm.

Insgesamt lässt sich also sagen, dass dem Projektmanagement nach heutigem Verständnis in etwa eine Entstehungsgeschichte von einem Jahrhundert zugrunde liegt und dass sich erst innerhalb der letzten 50 Jahre moderne Techniken und Methoden, wie sie heute noch Anwendung finden, entwickelten.

Projektmanagement lang vergangener Zeiten

Wo aber finden sich die Ursprünge des Projektmanagements? Ehrlich gesagt, müssen wir noch viel weiter in der Vergangenheit zurückgehen, um diese Frage zu beantworten.

Projektmanagement in seiner ursprünglichsten Form ist älter, als vielen bewusst sein dürfte. Dies wird deutlich, wenn man sich die Errichtung mächtiger Bauwerke vor einigen Jahrhunderten oder gar Jahrtausenden vor Augen führt. Wie entstanden die prächtigen Kirchen im Mittelalter, oder massive Aquädukte im alten Rom und Griechenland um Wasser zu transportieren?

Projektmanagement im alten Ägypten

Projektmanagement, wenngleich nicht mit modernster Technik, gab es bereits zu Zeiten der alten Ägypter. Ein häufig aufgeführtes Beispiel sind die Pyramiden, für deren Bau es einen strikten Zeitplan zu befolgen gab. Schließlich musste dieser vor dem Tod des Pharaos abgeschlossen sein. Die Organisation richtete sich, wie heute auch, nach Umfang, Zeit und Budget. Mit Gantts Balkendiagram hätte man wohl schon damals gerne gearbeitet, denn auch Abhängigkeiten mussten beachtet werden – man bedenke die Planung und Errichtung der Grabkammer inklusive aller Gänge die zu ihr führten. Selbst Krisenmanagement war ein wichtiger Bestandteil des Projektes, denn für den Fall eines verfrühten Ablebens des Pharaos musste man vorbereitet sein.

Das bedeutet, das Projektmanagement hat weit mehr als 4.000 Jahre auf dem Buckel. Ziemlich alt, was?

Projektmanagement heute

Vor nicht allzu langer Zeit jedoch, hat das Projektmanagement noch einmal einen großen Sprung gemacht: Wie vieles wurde es deutlich von der Digitalisierung beeinflusst. Gängige Praktiken sind auf digitale Projektmanagement-Lösungen ausgelegt und kaum ein Unternehmen schafft es aufgrund des immensen Informationsüberflusses noch ohne eigens zugeschnittene Software auszukommen.

Grundbegriffe des Projektmanagements

Wer sich weiter mit der Thematik beschäftigt, dem werden einige wichtige Projektmanagement Begriffe noch häufiger über den Weg laufen. Diese sollten in dem Fall geläufig sein:

Ressourcen: alle Mittel, die zur Durchführung des Prozesses benötigt werden. Dabei kann es sich grundsätzlich um alles handeln; um monetäre Mittel, Gebrauchsgegenstände, Software und Hardware aber auch um immaterielle Ressourcen wie Arbeitskräfte oder Zeit.

Anforderungen: alle Ansprüche die Stakeholder an das Projekt stellen und die somit in den Prozess miteinfließen.

Abhängigkeiten: Verknüpfungen zwischen einzelnen Aufgaben, mit deren Hilfe sich ein Arbeitsablauf konstruieren lässt: „Die Erledigung von Aufgabe B ist abhängig vom Abschluss der Aufgabe A.“ Mit der korrekten Reihenfolge lässt sich die kürzest mögliche Projektdauer bestimmen. Achtung: die kürzest mögliche Dauer entspricht der längsten Aneinanderreihung von Aufgaben/Aktivitäten (der sog. Kritische Pfad) und kann sich während der Projektumsetzung verändern.

Kick-off: sozusagen der Startschuss für jedes neue Projekt. In einem Kick-off Meeting werden alle wichtigen Informationen, Daten und Verantwortungen kommuniziert.

Meilensteine: bedeutende Ereignisse/Zwischenziele bzw. wichtige Stichtage/Abgabetermine, die das Projekt in diverse Abschnitte unterteilen.

Rollen im Projektmanagement

Rollen Projektmanagement

Auftraggeber: Beim Auftraggeber handelt es sich um die Person, die das Projekt ins Leben gerufen hat. Sie trägt die wesentliche Entscheidungsgewalt und somit auch den Großteil der Verantwortung.

Projektmanager: Wäre der Auftraggeber der Motor des Fahrzeugs, so wäre der Projektmanager wohl das Lenkrad. Er koordiniert das Team sowie alle Aufgaben und Prozesse und lenkt das Projekt in die gewünschte Richtung - vom Start bis hin zum Ziel (oder natürlich, wenn es blöd läuft, zum Abbruch).

Das Team: Die dritte wesentliche Komponente für die Umsetzung ist das Projektteam. Es obliegt dem Projektleiter, das bestmögliche Team zusammenzustellen und für jede Aufgabe die passende Person zu finden. Zusammenarbeit ist essenziell und von der Fachkenntnis einzelner Teammitglieder profitiert letztlich das gesamte Projekt.

Stakeholder: Alle Personen, die in irgendeiner Weise Ansprüche an das Projekt stellen und somit Einfluss auf den Projektierungsprozess ausüben, werden Stakeholder genannt.

Die 9 Wissensfelder des Projektmanagements nach PMI

Wie sich feststellen lässt, ist das Projektmanagement nicht nur ein wesentlicher Bereich in Unternehmen, dessen Erfolg oder Misserfolg auch den wirtschaftlichen Erfolg des gesamten Unternehmens beeinflusst. Überdies ist es auch ein umfangreicher Bereich der diverse Teildisziplinen eint. Das Project Management Insititute (PMI) unterscheidet neun Wissensfelder im Projektmanagement:

Wissensfelder im Projektmanagement

1. Integrationsmanagement:

Das Integrationsmanagement ist eines der anspruchsvollsten Aufgabengebiete, denn dieses umfasst die durchdachte Gliederung, Integrierung und Koordination aller Aktionen sowie aller Beteiligter im Zuge der Projektdurchführung. Projektmanager werden vor die Herausforderung gestellt, alle Disziplinen in Einklang zu bringen und mit den unterschiedlichen Ansprüchen und Wünschen der Stakeholder konfrontiert. Sie entwickeln einen detaillierten Projektplan.

2. Projektumfangsmanagement:

Verantwortliche liefern die Antwort auf die Frage „Was ist und was ist nicht Teil des Projektes?“ und überwachen den Fortschritt des Projektes in diesem Zusammenhang.

3. Zeitmanagement:

Wie sich vermuten lässt, beschäftigt sich der Bereich mit der Einhaltung des zeitlichen Rahmens und aller Deadlines. Es werden also alle Vorgänge aufgelistet, hinsichtlich ihres Aufwandes abgeschätzt, Abhängigkeiten eingeplant, Termine festgelegt und überwacht.

4. Kostenmanagement:

Natürlich ist auch die Einhaltung des finanziellen Rahmens wichtig. Daher beschäftigt sich das Kostenmanagement mit der Aufgabe, die geplanten Kosten zu ermitteln und darauf zu achten, dass der Rahmen nicht überschritten wird.

5. Qualitätsmanagement:

Hierbei liegt der Fokus darauf, dass alle wichtigen Anforderungen und Ansprüche an das Produkt eingehalten werden (mindestens!). Welche Qualitätsanforderungen bestehen und wie kann man ihnen gerecht werden?

6. Personalmanagement:

Das Projektteam soll das Projekt bestmöglich abschließen. Soviel ist klar. Um das zu gewährleisten, muss sich das Personalmanagement darum bemühen, das Team bestmöglich zusammenzustellen. Wer wird benötigt? Welche Rollen werden vergeben? Welche Aufgaben haben die Mitglieder zu erfüllen? Über welche Qualifikationen sollten die Personen somit im Idealfall verfügen?

7. Kommunikationsmanagement:

Kommunikation ist einer der wichtigsten Parameter, der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Daher gilt es, alle nötigen Informationen bereitzustellen, die das Team benötigt um gut und effizient arbeiten zu können.

8. Risikomanagement

Projekte sind immer mit Risiken und Gefahren verbunden. Das größte ist wohl, dass das Projekt abgebrochen werden muss. Diese Risiken sollten im Vorfeld erkannt werden um schnell reagieren zu können, sollten sie tatsächlich eintreten.

9. Beschaffungsmanagement

Alles, was für das Projekt benötigt wird – dabei kann es sich um Hardware, Software, Räumlichkeiten oder auch Lizenzen handeln – muss herangeschafft werden. Und dies obliegt dem Beschaffungsmanagement.

Projektmanagement Phasen

Liegt einem Projekt ein gewisser Umfang und eine gewisse Komplexität zugrunde, ist es wichtig eine gewisse Grundstruktur für den gesamten Verlauf festzulegen. Ein Projekt wird deshalb in gewisse Phasen unterteilt, die von den Projektteilnehmern sukzessiv – also nacheinander – durchgeführt werden. Je nach Art des Projektes kann diese Gliederung etwas variieren. Das Project Management Insititute (PMI) unterscheidet jedoch fünf Prozessphasen: Initiierung/Start, Planung, Ausführung, Steuerung, Abschluss.

Phasen im Projektmanagement

1. Start/Initiierung:

Zu Beginn eines jeden Projektes steht die Projektidee. Diese gilt es nun als Gesamtbild zu erfassen und hinsichtlich ihrer Durchführbarkeit zu überprüfen.

In dieser Phase werden noch keine Details festgelegt. Es findet jedoch eine gewisse Planung auf grundlegender Ebene statt: Soll das Projekt in Angriff genommen werden (bzw. bietet das Projekt einen Mehrwert für das Unternehmen) und kann es überhaupt durchgeführt werden (bzw. sind die nötigen Ressourcen vorhanden)?

Für gewöhnlich werden im Anschluss die wichtigsten Komponenten des Projekts in einer sogenannten Projektleitdokumentation (engl. Project Initiation Documentation, PID) festgelegt. Hier wird also beispielsweise ein Business Case skizziert und erläutert, welchen Ansatz das Projekt verfolgen soll, wie das Projektteam aufgebaut ist usw.

2. Planung

In der nächsten Phase werden spezifische Ziele und Anforderungen festgelegt, der Projektumfang bestimmt, Kosten und Ressourcen eingeschätzt.

Zur Festlegung der Ziele wird häufig das SMART- oder CLEAR-Akronym verwendet. Beide Ansätze sind sinnvoll. Mit steigender Popularität agiler Prozesse gewinnt letzterer jedoch an Beliebtheit.

SMART

  • S = Specific: Spezifische Ziele durch klare Formulierung und Beantwortung aller relevanten W-Fragen.
  • M = Measurable: Das Ziel sollte messbar sein – also einen messbaren Erfolg liefern.
  • A = Attainable: Ziele sollten immer realistisch bleiben. Insbesondere, was die wichtigen Ziele anbelangt, sollte dies genau überprüft werden. Welche Ressourcen sind vorhanden und welche Ressourcen sind zum Erreichen des Ziels notwendig?
  • R = Relevant: Was ist der Sinn, hinter den Zielen? Welches Ergebnis wird für das Unternehmen erwartet, sobald diese Ziele erreicht werden?
  • T = Time: Ziele stehen immer in Beziehung mit zeitlichen Vorgaben, sprich: Start- und Enddaten.

CLEAR

  • C = Collaborative: Ziele fördern die Zusammenarbeit im Team
  • L = Limited: Ziele sind in ihrem Umfang und in ihrer Dauer klar begrenzt.
  • E = Emotional: Mitarbeiter fühlen sich mit den Zielen verbunden und arbeiten leidenschaftlich an der Umsetzung.
  • A = Appreciable: An größeren Aufgaben/Zielen wird Stück für Stück gearbeitet, um die Umsetzung zu erleichtern.
  • R = Refinable: Ziele werden flexibel gehalten und können angepasst werden.

Gegen Ende der zweiten Phase sollte ein genauer Projektplan definiert sein, der alle Verantwortlichkeiten und Aufgaben aufschlüsselt und einen konkreten Zeitplan vorgibt.

3. Ausführung

In der dritten Phase, nach einem kurzen Kick-off Meeting wird der Plan in die Tat umgesetzt. Anforderungen werden in Ergebnisse umgewandelt.

4. Steuerung/Kontrolle

Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, dass alles nach Plan läuft und behält wichtige KPI’s, Risikofaktoren, das Budget, Firsten und weitere Kennzahlen im Auge. Läuft das Projekt nach Plan? Wird der zeitliche und finanzielle Rahmen eingehalten? Müssten eventuell Maßnahmen getroffen werden, um das Projekt umzulenken?

5. Abschluss

In der letzten Phase angekommen, wird das Projektergebnis allen Stakeholder vorgestellt. In einem Abschlussmeeting wird für Gewöhnlich auch ein Resümee zum gesamten Prozess gezogen, in dem (auch zugunsten kommender Projekte) eruiert wird, was gut und was schlecht lief.

Beachte: Da die Phasen 3 und 4 häufig parallel ablaufen, werden sie oftmals auch in eine Phase zusammengeführt. Beide Phasen gehen zu einem gewissen Grad Hand in Hand, verfolgen im Kern jedoch unterschiedliche Ziele.

Projektmanagement-Methoden

Nicht jede Art von Projekt verfolgt demselben Ansatz. Vielmehr haben sich im Laufe der Zeit verschiedene Projektmanagement-Methoden bei verschiedenen Projekttypen und in verschiedenen Branchen etabliert. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Richtlinien zum Vorgehen im Projektmanagement, wobei jede Methodik unterschiedliche Strategien und Ziele verfolgen kann.

Waterfall

Die Wasserfall-Methode wird im modernen Projektmanagement als traditionell angesehen und häufig als direktes Gegenstück zu agilen Methoden, zu deren Flexibilität sie einen starken Kontrast bildet, genannt.

Prozesse lassen sich hier mit dem Abwärtsfluss einer Kaskade (stufenartiger Wasserfall) vergleichen, woher natürlich auch der Name rührt. Was allerdings bedeutet das? Die grafische Darstellung gibt Aufschluss darüber. Prozesse nach Waterfall verlaufen stetig und sequentiell in eine Richtung und dabei hängt der Beginn eines jeden Schrittes von der Fertigstellung des vorherigen ab. Waterfall gibt also einen starren Ablauf von Phasen vor und setzt voraus, dass die aktuelle Phase gänzlich abgeschlossen sein muss, bevor zu der nächsten übergegangen wird.

Klar strukturiertes Projektmanagement mit Waterfall

Gehen wir von der Erstellung einer Software aus, sieht die Gliederung der Phasen mit großer Wahrscheinlichkeit so aus:

  • Softwareanforderungen
  • Analyse
  • Design
  • Coding
  • Testing
  • Operations

Es ist offensichtlich, dass eine Methode wie diese eine genaue Planung und regelmäßige Kontrollen erfordert – denn eine Stufe zurückspringen? Das ist nicht vorgesehen. Wichtig ist also, immer wieder zu überprüfen, ob alle nötigen Anforderungen berücksichtigt und auch umgesetzt wurden? Wir stellen fest: Aufgrund der expliziten Planung direkt zu Beginn des Projektes, sollte zumindest die Art des Projektes vertraut sein.

Lean

optimale Prozessabläufe mit Lean

Wer Lean verwendet, setzt sein Projektmanagement sprichwörtlich auf Diät, denn hier geht es in erster Linie um Waste-Reduction (Reduzierung von Abfall). Die Methodik, welche ursprünglich aus der Fertigungsindustrie stammt, kennt drei Arten von Abfall:

Muda= Verschwendung: Alle Prozesse, aus denen das Produkt keinen direkten Nutzen zieht, werden als Verschwendung angesehen.

Mura= Unausgeglichenheit: Unausgeglichene Prozessabläufe (z.B. Maschinen, deren Produktionsprozesse nicht ideal ineinandergreifen) sorgen für Produktivitätsminderung und höhere Kosten.

Muri= Überlastung: Maschinelle Überlastungen oder eine Überarbeitung der Mitarbeiter sorgt für langsame Prozesse.

Eine bestmögliche Auslastung wird dementsprechend erwartet, sobald keines der sogenannten 3M’s der Lean Produktion mehr vorhanden ist. Der Wertstrom soll dann von den nicht wertschöpfenden Aktivitäten bereinigt sein. Lean kommt insbesondere dann zum Einsatz, wenn Unternehmen daran interessiert sind, ihre Prozesse zu perfektionieren um langfristig die Kosteneffizienz zu steigern.

Agile Methoden

Hohe Flexibilität agiler Methoden

Wer bei dem starren Konstrukt der Wasserfall-Methode auf Probleme gestoßen ist, findet seine Antwort in Agile. Agiles Projektmanagement fordert die Flexibilität, die benötigt wird, um schnell auf Anforderungsänderungen und Feedback reagieren zu können und somit auch die Projektrisiken zu senken. Aus diesem Grund eignet sich eine agile Vorgehensweise bei allen komplexen Projekten, bei denen es zu Änderungen in der Planung kommen kann.

Das Agile Manifest aus dem Jahr 2001 gibt eine Richtlinie hierzu vor. Kennzeichnend für diese Methode ist – so lässt es sich auch dem Manifest entnehmen – das Umfeld, in dem das Projekt umgesetzt wird. Das Projektteam zeichnet sich durch flache Hierarchien, autonomes Handeln und enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten aus.

Agile ist jedoch nicht als einzelne Methode abzugrenzen. Vielmehr kann sie als Rahmengerüst betrachtet werden, in dem sich einige spezielle Methode nach agilem Ansatz ansiedeln. So beispielsweise die folgenden:

Scrum

Scrum Board mit Product Backlog

Eine Methode, die den meisten zuerst in den Sinn kommt, wenn es um agile Methoden geht, ist Scrum. Wie andere agile Methoden, geht Scrum also davon aus, dass insbesondere komplexe Projekte durch nahezu unvorhersehbare Entwicklungen gekennzeichnet sind – ein Umstand der Flexibilität erfordert. Aus diesem Grund gehen Scrum Teams iterativ, inkrementell vor. Sie erarbeiten also in kürzeren, vorab festgelegten Zeiträumen (iterativ) ein funktionstüchtiges Zwischenprodukt (Inkrement). Diese Vorgehensweise bietet auch Raum für Experimente ohne größere Risiken, um schließlich auch das bestmögliche Ergebnis liefern zu können. Sollte sich herausstellen, dass das Experiment ein Misserfolg war, ist lediglich das Inkrement des aktuellen Sprints verloren.

In Scrum bilden sich autonome Teams mit fester Rollenvergabe:

  • Scrum Master (zuständig für die Einhaltung der Scrum Richtlinien)
  • Product Owner (zuständig für die Einplanung der Anforderungen an das Produkt)
  • Development Team (zuständig für die Umsetzung der Anforderungen).

Daneben sind 3 Scrum Artefakte (Product Backlog, Sprint Backlog, Inkrement) und 5 Events (festgelegte, regelmäßige Meetings) festgelegt. Hier findest Du eine detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise in Scrum.

Kanban

Kanban Board mit WIP-Limit

Auch bei Kanban handelt es sich um ein agiles Vorgehen. Vergleicht man Kanban und Scrum jedoch, treten einige Unterschiede zutage. Im Gegensatz zu Scrum Workflows ist der Workflow in Kanban fließend – also ohne Unterbrechung und Zwischenergebnis. Im Vordergrund steht für Kanban die Effizienzsteigerung, indem Multitasking weitestgehend vermieden wird.

Um dies zu erreichen gibt die Methode ein Limit für die Aufgaben in Bearbeitung vor und visualisiert die Aufgabenprozesse in Form eines Kanban Boards (dt. „Visualisierte Karte“). Ziel ist es also, eine Aufgabe zu vollenden bevor eine andere angefangen wird, um nicht durch eine Aufgabe von der anderen abgelenkt zu werden. Bei kurzfristigen Änderungen (z.B. neue Priorisierung und Hinzufügen neuer Anforderungen) bleibt Kanban agil, denn es gibt kein Inkrement, das durch diese Änderungen beeinflusst werden könnte.

In unserem Blog findest Du eine genaue Beschreibung aller Projektmanagement-Methoden.

Einfache Umsetzung durch Projektmanagement Software

Wie sich bereits herausgestellt haben dürfte: Projekte können durchaus sehr komplex und unübersichtlich werden. Die Anforderungen der Stakeholder ändern sich laufend. Unter Umständen muss sich ein Projekt an eine sich verändernde Marktsituation anpassen. Kosten müssen im Blick behalten werden ebenso wie Prioritäten, Deadlines, Aufgaben und deren Abhängigkeiten. An Projekten wird außerdem im Team gearbeitet und Teamwork fordert in erster Linie einen funktionierenden Informationsaustausch. Wie hilft hierbei ein Projektmanagement-Tool?

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Gesamtübersicht inkl. visueller Darstellung des Projektes
  • orts- und zeitunabhängige Kommunikation
  • einfache Zuordnung von Aufgaben
  • alle Deadlines und Meilensteine auf einem Blick
  • jederzeit einsehbarer Projektfortschritt
  • offene Darstellung von Engpässen und Rückständen
  • transparente Bereitstellung aller wichtigen Informationen an einem zentralen Ort

Auf dem Markt werden einige kostenlose Varianten angeboten. Tatsächlich macht es bei einem Projektmanagement-Tool jedoch Sinn, zu investieren, denn Nutzer kostenloser Projektmanagement-Software zahlen an anderer Stelle meist einen weitaus höheren Preis - nicht zuletzt auch in Punkto Sicherheit und Funktionalität.


Was sollte ein Projektmanagement-Tool beinhalten?

Projekte sind verschieden und es gibt kein Tool, das die Bandbreite an Funktionen komplett abdeckt. Daher gibt es bei der Auswahl eines geeigneten Projektmanagement-Tools keine allgemeingültige Richtlinie. Empfehlenswert ist es, sich im Vorfeld darüber Gedanken zu machen, welche Anforderungen abgedeckt werden müssen und dann über verschiedene Angebote zu informieren. Im Folgenden sind die Komponenten aufgeführt, die für jedes Projekt benötigt werden bzw. relevant sind:

Collaboration:

Der Sinn hinter einer Projektmanagement-Software ist, die Zusammenarbeit mehrerer Projektbeteiligter zu erleichtern. Sie ist der Ort, an dem alle Projektdaten, Anforderungen, Kontakte verantwortlicher Personen und Richtlinien bereitgestellt und Fortschritte wie auch Probleme geteilt werden. Für die Nutzer muss es einfach sein, auf alle aktuell relevanten Informationen zuzugreifen bzw. sie mit anderen Teammitgliedern zu teilen. Gibt es ein gewisses Rechtesystem, schließt dies auch Kunden und externe Partner ein.

Visuelles Aufgabenmanagement:

Die gezielte Aufgabenverwaltung ist die Basis guter Projektmanagement-Software und der Grundstein für die Umsetzung des Projekts. Da Aufgaben nicht immer nur eine einzelne Person betreffen, ist es wichtig darauf zu achten, dass sie mehreren Nutzern zugewiesen werden können. Hilfreich ist in diesem Hinblick insbesondere eine Funktion zur Unterteilung in Unteraufgaben.

Essenziell ist auch hier die Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Man sollte sich also die folgenden Fragen unbedingt stellen: Können Aufgaben kommentiert werden? Lassen sich Hintergrundinformationen direkt in der Aufgabe hinterlegen? Besteht die Option, Dateianhänge direkt an Aufgaben anzuhängen? Alle Daten mit einem Klick griffbereit zu haben, erleichtert die Arbeit enorm.

Aufgabenprozesse in Projekten sind natürlich wesentlich komplexer, als der Prozess, eine erledigte Aufgabe auf einer simplen To-do-Liste abzuhaken. Spezielle Aufgabenworkflows schaffen Ordnung. Können Status individuell hinzugefügt werden, um eigene Workflows zu erstellen? Gibt es Abnahmeworkflows für Aufgaben, die die Prüfung durch eine andere Person erfordern?

Zur Visualisierung von Task-Workflows gibt es für gewöhnlich mehrere Optionen. Aufgaben-Listen und Boards (Kanban) sollten Standard sein. Letztere liefert mit seiner Unterteilung in einzelne Statusspalten einen guten Gesamtüberblick über den aktuellen Stand des Projektes.

Einige Tools bieten zudem die Möglichkeit, Meilensteine und Abhängigkeiten abzubilden.

Reibungslose Kommunikation in Echtzeit

Wie eben erwähnt: Communication is key. Eine integrierte Kommunikationsoption bieten die wenigsten Projektmanagement-Lösungen. Dabei ist es wichtig, die Kommunikation mit Elementen verknüpfen zu können um Gespräche jederzeit nachvollziehen zu können.

Team-Chat und Direkt-Nachrichten sollten übersichtlich und strukturiert gestaltet sein, beispielsweise mit einer Funktion zum Kommentieren einzelner Nachrichten, direkten Erwähnungen und Dateianhängen.

Geordnetes/übersichtliches Dateimanagement

Dateien und Dokumente werden in jedem Projekt benötigt. Die Versionierung von Dateien und Dokumenten gestaltet die Ablage mehrfach aktualisierter Ausführungen übersichtlich, ebenso wie die Gliederung in verschiedene Ordner.

Zeitmanagement

Das Team muss stets im Bilde über anstehende Termine und Deadlines sein um den Zeitplan des Gesamten Projektes nicht zu gefährden. Hierbei helfen verschiedene Darstellungen des Kalenders, in dem die Termine aller Teammitglieder dargestellt und gefiltert werden können. Benachrichtigungen sollten individuell eingestellt werden können.

Datenschutz/Informationssicherheit konform laut DSGVO

Ein besonders wichtiges Auswahlkriterium sollten für jedes Unternehmen die Vorkehrungen zum Schutz der Daten sein – insbesondere für jene Teams, die sensible Daten kommunizieren (seien es personenbezogene Daten oder wettbewerbsgefährdende Daten).

Zeiterfassung

Durch diese Funktion hält ein Nutzer genau fest, wie lange an einer gewissen Aufgabe gearbeitet wurde. Diese Informationen wird beispielsweise als Grundlage für Abrechnungen genutzt oder als Anhaltspunkt an welcher Stelle für zukünftige Projekte noch Verbesserungsbedarf besteht.

Projektverfolgung

Um das Projekt erfolgreich abschließen zu können, sollte der Fortschritt laufend überprüft und Prozesse (soweit erforderlich) angepasst werden. Zu diesem Zweck sollten gewisse Daten und Übersichten gegeben sein.

Welche Darstellungsformen, die den Bearbeitungsstand des Projektes wiedergeben, sind vorhanden? (Board-Ansicht, Gantt Chart, Dashboard)

Sind überfällige Aufgaben hervorgehoben und personenspezifisch darstellbar, wird ersichtlich, an welcher Stelle womöglich Hilfe benötigt wird oder eingegriffen werden muss. Verzögern sich einzelne Aufgaben oder verschieben sich Termine nach hinten, könnte dies den Zeitplan des ganzen Projektes beeinflussen. Womöglich sind in diesen Situationen gesonderte Maßnahmen erforderlich.

Nutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit sollte nicht hintenangestellt werden. Denn Probleme in der Anwendung können zu ernsten Problemen für das Projekt werden. Neue Teammitglieder sollten in der Lage sein, sich schnell zurechtzufinden.

Mobile Apps

Für die Projektmanagement-Lösung sollten zumindest eine Android- und eine IOS-Applikation zur Verfügung stehen. Um auch bei der mobilen Verwendung den Schutz der Daten zu garantieren, ist bei der Auswahl auf eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zu achten. So kann im Notfall zeit- und ortsunabhängig reagiert werden. Auch hier spielt die Gestaltung natürlich eine entsprechende Rolle.

Weil es etwas zeitaufwendig sein kann, sich über alle verschiedenen Angebote zu informieren, haben wir 5 Anbieter beliebter Projektmanagement-Software gegenübergestellt.

Erfolg oder Misserfolg: Warum scheitern Projekte?

Eine der schwersten Entscheidungen eines Projektleiters ist es, ein Projekt für gescheitert zu erklären und abzubrechen. Tatsächlich besagen Statistiken des Chaos Reports der Standish Group, dass rund ein Fünftel aller Projekte scheitern, während bei rund der Hälfte die Vorgaben in Bezug auf Zeit, Budget und Umfang aufgrund massiver Schwierigkeiten nicht eingehalten werden konnte. Es ist also ganz besonders wichtig, sich darüber bewusst zu sein, welche Faktoren den Erfolg von Projekten beeinflussen und weshalb manche Projekte, die Zielvorgaben nicht treffen oder gar scheitern. Dies sind die häufigsten Gründe:

Probleme hinsichtlich der Anforderungen und Ziele

Eine klare Anforderungs- und Zielformulierung ist das Fundament eines jeden Projektes und einer der Hauptfaktoren, wenn es darum geht, ob das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll oder nicht. Erstaunlicherweise wird jedoch gerade dieser Punkt immer wieder als Hauptgrund dafür genannt, dass Projekte scheitern. Die Zielsetzung sollte immer in Abstimmung mit Zeit, Budget und Umfang stattfinden und auch im weiteren Projektverlauf niemals außer Acht gelassen werden.

In diesem Zusammenhang gilt es auch, auf die richtige Priorisierung der Anforderungen zu achten und Anforderungsänderungen immer mit den gesetzten Zielen und dem geplanten Umfang abzustimmen. Eine Statistische Auswertung des PMI im Zuge der PULSE OF THE PROFESSION Umfrage verdeutlicht, wie wichtig dies ist. Demnach hatten ganze 45 % mit massiven Veränderungen des Projektumfangs oder gar Scope Creeps zu kämpfen. Die Liste der Hauptgründe für das Scheitern der Projekte führten ganz klar „Änderungen der Prioritäten“ (41%) und „Änderungen der Ziele“ (38%) an. Wichtig ist in diesem Zusammenhang ein gutes Sakeholder-Management und ausreichende Unterstützung durch die Management-Ebene.

Unzureichende Kommunikation und fehlende Transparenz

Es wurde in diesem Beitrag schon etliche Male erwähnt – und zwar bewusst. Das PMI listet „mangelnde Kommunikation“ mit 30% als eine der Hauptursachen für scheiternde Projekte. Diese hat somit einen ebenso großen Einfluss wie „zu ungenaue Kosteneinschätzungen“. Die falschen Kommunikationsmittel, persönliche Diskrepanzen, mangelhafte Transparenz vonseiten der Führungskräfte oder gar sprachliche Barrieren – das Defizit im Informationsaustausch kann viele Gründe haben.

Die Wahl einer geeigneten Software bringt jedoch eine deutliche Verbesserung der Kommunikationsabwicklung und löst auch das Problem, mit dem sich dezentrale Teams konfrontiert sehen. Leider wird in vielen Projekten noch mit E-Mails kommuniziert, was das Team jedoch vor ungeahnte Probleme stellen kann und wahrscheinlich auch wird. Gerade bei komplexen Projekten, werden E-Mails zu wahren Produktivitätskillern. Hier kann man es jedoch absolut nicht brauchen, dass Informationen verloren gehen, aktuelle Bearbeitungsstände undurchsichtig bleiben und Fluktuationen Prozesse verlangsamen. Die richtige Projektmanagement-Software als zentraler Ort für alle wichtigen Informationen und Daten schafft Übersicht und Transparenz.

Management ohne Methode

Inwiefern Methoden die Projektdurchführung unterstützen haben wir weiter oben ja bereits erläutert. Verwendet ein Team keine oder falsche Methoden, wird es schnell vor massive organisatorische Probleme gestellt. Wenngleich es sich leicht mit Agilität und Flexibilität verwechseln lässt, aber: Projektmanagement ist kein Ort für Spontanität. Wird die falsche Methode verwendet, kann die Produktivität darunter leiden oder einfache Experimente werden zu Risiken für das gesamte Projekt.

Die wichtigsten Faktoren für erfolgreiche Projekte

Das sind die Projektmanagement-Erfolgsfaktoren nach einer Studie der Volkswagen Coaching GmbH der Universität Bremen:

  • Hinreichende Unterstützung bei der Erreichung der Ziele durch das Top-Management
  • Auswahl und Einsatz der auf das Projekt am besten zugeschnittenen Methode
  • Qualifizierung der Beteiligten hinsichtlich der gewählten Methoden, Prozesse und Tools
  • Eine durchdachte Organisationsstruktur
  • Auswahl und Einsatz der richtigen Projektmanagement-Software
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