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Projektmanagement on fire - Cool down, diese Tipps helfen

Lena WimmerLena Wimmer Gepostet am 6 August, 2019

Es wird behauptet, Projektmanagement sei einfach, im Grunde genommen wie Fahrradfahren. Womöglich ist das so – mit einer Ausnahme: das Fahrrad steht in Flammen, du stehst in Flammen ebenso wie alles um dich herum, weil du geradewegs durch die Hölle fährst.

Das Leben eines Projektmanagers ist eigentlich alles andere als einfach. Er muss die interne und externe Kommunikation regeln, sich mit bestehenden Problemen auseinandersetzen und immerzu potentielle Risiken im Auge behalten um das Projekt nicht gegen die Wand zu fahren. Ein Projekt zu managen bringt viel Verantwortung und Stress mit sich. Wird das Projekt erfolgreich abgeschlossen, bringt es jedoch auch Freude und Stolz. Damit deine Projekte nicht zu Burn-Out-Pipelines werden, haben wir einige Tipps bereitgestellt, mit denen du ganz sicher einen kühlen Kopf behältst.

Onboarding für das Projekt? Ja!

Nach Angaben von Gallup setzen nur 2,5 Prozent der Unternehmen 100 Prozent ihrer Projekte erfolgreich um. Dies kann durch eine schlechte Ausführung des Projektplans bzw. ineffektive Prozesse im Projektmanagement verursacht werden, aber auch dadurch, dass kein Workflow eingerichtet oder das Ziel des Projekts nicht ausreichend definiert wurde.

Jeder, der an dem Projekt beteiligt ist, unabhängig von seiner Rolle, muss sich mit dem Umfang, den Zielen, den Aufgaben sowie den Fristen und Regeln vertraut machen. Es hört sich womöglich ein wenig nach Onboarding-Praxis für das Projekt an und das ist es in der Tat. Viele Projekte erfordern aufgrund wechselnder Bedingungen schnelle Anpassungsbereitschaft und eine Vielzahl an unterschiedlichen Aufgaben bringt immer neue Herausforderungen mit sich. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass jedes Teammitglied weiß, wie Aufgaben zu erledigen sind und wie der gesamte Workflow innerhalb des Projektes funktioniert.

Für die Verwaltung von Projekten empfehle ich, erläuternde Dokumente und Checklisten zu erstellen. Noch besser ist es, auch „How-to-Videos” hinzuzufügen, die den Hilfetext visuell unterstützen und dem Leser eine verbildlichte Anleitung zur Bearbeitung spezieller Aufgaben geben.

Aazar Ali Shad, Head of Growth @ Userpilot.com

Kommuniziere mit dem Team und allen Stakeholdern

Communication is key - nicht nur in sensiblen Branchen. Verläuft die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten nicht reibungslos, ist das gesamte Projekt gefährdet und das Team verliert nicht nur viel Zeit, sondern zudem auch sehr viel Geld. Egal ob es sich um kleine Teams in einem Büro oder Remote Teams mit großen Distanzen handelt – die Kommunikation kann sowohl online als auch offline, schriftlich wie auch verbal eine große Hürde darstellen. Wie vermeidet man Probleme in der Kommunikation und gestaltet sie so reibungslos wie möglich?

Keep it simple!

Das Team hat bei großen Projekten mit genug Aufgaben zu kämpfen. Die Mitarbeiter jetzt also mit einem Übermaß an strikten Kommunikationsregeln zu überhäufen wäre wohl der falsche Ansatz. Der richtige wäre, die Kommunikationsprozesse einfach, klar und verständlich zu halten. Je verworrener sie diese allerdings gestalten, desto unsicherer und zurückhaltender werden die Teammitglieder – und genauso wird letztlich auch die Kommunikation stattfinden. Werden neue Kommunikationswege implementiert, sollte auch im Hinterkopf behalten werden, dass jeder Mitarbeiter anders auf Veränderungen reagiert. Während sich die einen schnell an neue Begebenheiten anpassen, benötigen andere womöglich mehr Zeit. In diesem Fall gilt: bloß nicht zu sehr drängen.

Meet up and talk!

Auch das Potential regulärer Meetings und Besprechungen sollte nicht unter den Teppich gekehrt werden. Zwar kann es in der Tat etwas knifflig werden, da manche Leute dazu neigen, Besprechungen unnötig in die Länge zu ziehen und eigentlich triviale Themen wiederholt aufzugreifen, die Vorteile sollte man jedoch nicht missachten. Eine persönliche oder virtuelle Unterredung bei einer Kaffee Tasse (oder Tee) stärkt das Miteinander und minimiert die Gefahr von Missverständnissen und Informationslücken.

Unser Tipp: Viele Projektmanager setzen auf abgekürzte Formen des Informationsaustausches, regelmäßige Stand-ups etwa, in denen sich die Projektbeteiligten kurz und knapp über die aktuellen Aufgaben und Herausforderungen der letzten Tage/Woche berichten. Für Mitarbeiter, die sich nicht gern mit Besprechungen aufhalten und lieber handeln anstatt zu sprechen, kann dies die passende Option sein. Es dauert nur wenige Minuten, bringt alle auf den neuesten Stand – seien es Fortschritte und eventuelle Probleme – und jeder hat seinen Kopf frei, was auch den gegenseitigen Support und das Brainstormen von Lösungsansätzen erleichtert. Kein Fan vom klassischen Stand-up? Ein kurzer und regelmäßiger Austausch ist durch Collaboration Tools auch online gut realisierbar.

Work with Feedback!

Wo wir gerade noch bei Missverständnissen waren: Wenn alle Kollegen über den Fortschritt eines bestimmten Teilbereichs des Projekts auf dem Laufenden gehalten werden und Feedback erhalten, sinkt auch die Gefahr von Missverständnissen und alle sparen sich eine Menge Zeit und Arbeit. Wichtig ist hierbei: Feedback muss ehrlich sein. Sympathien haben hier nichts zu suchen, denn man sollte sich lediglich darauf konzentrieren, was gut funktioniert und was verbessert werden kann. Das richtige Feedback kann ein wahrer Game Changer für das gesamte Projekt sein. Hier macht auch die Collaborative Leadership Sinn – in der Konfliktlösung und wenn es darum geht, die Ziele und Werte des Projekts und des Teams im Fokus zu behalten.

Ein unmissverständlich klarer Workflow

Einer der ersten Schritte im Projektmanagement – nachdem das Team zusammengestellt und das Projektziel festgelegt wurde natürlich – ist die Erarbeitung eines effizienten Workflows und klarer Projektstrukturen. So sollen Arbeitsabläufe und letztlich auch die Ergebnisse optimiert werden. Doch das funktioniert nur, wenn auch jeder diesen Workflow verfolgt.

Kick it in a Kick-off-Meeting!

Ein Kick-off-Meeting dient dazu, die Mitglieder des Teams über das Projekt zu informieren, sie zu motivieren und auf den Einstieg in die erste Phase vorzubereiten. Hier werden alle wichtigen Details des Projektplans und der Workflow, der im Projekt angewendet werden soll vorgestellt. Der Input aus dem Kick-off-Meeting ist natürlich immens und sollte nicht damit enden, dass Mitarbeiter erschlagen von der Masse an Informationen in das Projekt starten. Follow-ups und ein klar strukturiertes Aufgabenmanagement dienen daher als Unterstützung. Jeder Beteiligte sollte zu Beginn genau wissen, wofür er zuständig ist und womit gestartet werden sollte. Die Verwendung von Projektmanagement Tools ermöglicht die zentrale Bereitstellung der wichtigsten Information und vereinfacht das Tracking des Projekts.

Unser Tipp: Die Aufgabenverwaltung wird übersichtlicher und nachvollziehbarer, wenn die Benennung der einzelnen Tasks klar strukturiert wird, sie also inhaltlich unmissverständlich bleiben. Auch verschiedene Labels helfen dabei, Kanban-board und Listen leicht lesbar zu halten.

Remain on track!

Wenn wir gerade von Tracking sprechen: Auch wenn Mikromanagement in den meisten Fällen nicht die beste Herangehensweise ist, ist es dennoch gut, einen regelmäßigen Blick auf den Projektfortschritt und den Workflow zu werfen, um eventuelle Beeinträchtigungen aufzuspüren. Wird jedoch nicht in Echtzeit getrackt, der Fortschritt nicht analysiert und die Produktivität und Qualität der Leistungen nicht geprüft und optimiert, endet dies womöglich mit einem unvollendeten und fehlerhaften Endergebnis.

Wrap it up!

Wenn das Projekt erfolgreich beendet ist, ist es höchste Zeit, eine Flasche Champagner zu öffnen – und ein Abschlussgespräch vorzubereiten! In einem Wrap-up-Meeting werden Zusammenfassungen der Abläufe, Analysen und finale Schlussfolgerungen diskutiert. Warum? Nach Projektende stehen komplexe Daten zur Verfügung, mit denen Team und Projektmanager arbeiten und die Effizienz und das Endergebnis kommender Projekte verbessern können.

Mach das Beste aus dem Planungsprozess. Es ist wichtig, klare und messbare Meilensteine und Fristen in regelmäßigen Abständen und eine klar definierte Rollenverteilung innerhalb des Teams festzulegen. Sobald das Projekt gestartet ist, lässt sich die Strategie bei Bedarf anpassen. Sei aber nicht zu verbissen, denn akribisches Mikromanagement wird dich nicht sehr weit bringen.

Adam Hempenstall, CEO @ BetterProposals.io

Vernachlässige nicht das Risikomanagement

Jedes einzelne Projekt ist mit Risiken verbunden. In vielen Fällen stellt eine Verzögerung das größte Risiko dar. In einigen Fällen ist es jedoch weit größer: immense finanzielle Verluste oder Reputationsschäden, welche die Marke nachhaltig schwächen oder zerstören. Das Erkennen, Priorisieren und Einschätzen der Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken und potentiellen Problemen ist deshalb unumgänglich. Das ist es selbst dann, wenn sich nichts davon bewahrheitet. Besser, wir sind auf Nummer sicher gegangen, oder?

Hilfreich ist es, vorab ein Risikoreaktionsteam aufzustellen, welches die Verantwortung übernimmt sobald Risiken eintreten und sofort handelt. Auch klare Strukturen und Handlungsempfehlungen für diese Notfälle sind wichtig. Jede Verzögerung kostet Zeit und Geld und ohne klare Verfahren sind Verzögerungen vorprogrammiert.

Unser Tipp: Die Priorisierung von Risiken hilft im Notfall zu differenzieren, ob sich Probleme leicht lösen lassen oder ob es sich um schwerwiegendere Situationen handelt, bei denen auch großer Handlungsbedarf besteht. Eine einfache Möglichkeit zur Priorisierung ist die schlichte Anordnung auf einer Skala von 0-5 (-10).

Achte auf Sicherheit

Der Punkt, den viele Projektmanager und Teams vergessen: Sicherheit. Während des Projektverlaufs tauschen die Beteiligten viele projektrelevante Informationen – darunter sensible Betriebsinterna, teilweise auch Logins und Passwörter sowie personenbezogene und andere vertrauliche Daten – aus. All diese Daten müssen geschützt werden! Jede Sicherheitslücke stellt eine massive Gefahr dar – nicht nur für das Projekt selbst, sondern auch für die Organisation, die das Projekt leitet, involvierte Kunden und Marken. Der Faktor Sicherheit wird immer wieder unterschätzt, wenngleich es viele Tools gibt, die für Sicherheit und zugleich auch für mehr Flexibilität und Produktivität sorgen. Wer sich aber nicht weiter um Datenschutz und Informationssicherheit sorgen muss, kann sich besser auf das eigentliche Projekt konzentrieren.

Nicht in den Bereich Datenschutz vor Dritten fallend aber dennoch wesentlich ist auch, Daten festzuhalten und vor Verlust zu schützen. So stellt man nicht nur sicher, alle nötigen Informationen für den erfolgreichen Abschluss des Projektes zu haben. Sollte das Projekt tatsächlich scheitern, sind alle nötigen Daten vorhanden um herauszufinden woran es lag. Massive Fehler geschehen nicht zweimal.

Viele Projekte scheitern an fehlenden Daten- und Fortschrittsmessungen. Projektmanager müssen Meilensteine festlegen und die Arbeitsergebnisse an jedem dieser Meilensteine überprüfen. Die Ergebnisse, die sie daraus erhalten, werden ihnen genau aufzeigen, was funktioniert und was nicht, wie effektiv ihre Strategie ist und wie wahrscheinlich es ist, dass die Fristen optimal eingehalten werden können.

Nick Jordan, Executive Editor @ ContentDistribution.com

Verwende das richtige Projektmanagement Tool

Laut Wrike verwenden 87% der leistungsstarken Unternehmen Projektmanagementsoftware. Kein Wunder: Unternehmen suchen unentwegt nach Lösungen, um das Projektmanagement zu vereinfachen.

Bei der Bandbreite an Tools auf dem Markt mit teilweise immensem Funktionsumfang, ist es nicht falsch, sich durchzuprobieren. Bei der Auswahl sollte jedoch auf folgendes geachtet werden:

  • möglichst hohe Sicherheitsstandards
  • Benutzerfreundlichkeit – zum Wohle des Teams und zur Vereinfachung von Onboardingprozessen
  • Funktionsumfang und Anpassungsfähigkeit – zur Unterstützung individueller Workflows

Stackfield bietet sich als Projektmanagement Tool für Teams an, die auf Sicherheit achten und den strengen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung entsprechen müssen, Flexibilität fordern und gleichzeitig Wert auf eine anwenderfreundliche Lösung legen. Neugierig, was wir zu bieten haben?

Es gibt zwar keinen Geheimtipp für problemloses Projektmanagement, es gibt aber viele kleine Kniffe, die das Projektmanagement erleichtern und dabei helfen, das Projekt sicher und erfolgreich in Ziel zu führen. Wichtig ist aber: Bewahre immer einen kühlen Kopf!

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Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
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