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Effizienz in sensiblen Branchen? Kommunikation ist der Schlüssel!

Lena WimmerLena Wimmer Gepostet am 14 Juni, 2019

Stell Dir ein Unternehmen als Fahrzeug vor. In diesem Fall wäre die interne Kommunikation der Motor. Neue Ideen entstehen, werden diskutiert und in Zusammenarbeit umgesetzt um das Unternehmen zu stärken und anzutreiben. Wenn der Motor nicht funktioniert, tut es auch das Fahrzeug nicht.

Wir wissen, dass es wichtig ist, zu kommunizieren. Im ständigen Wettlauf um neue Kunden und neue Projekte rückt die interne Kommunikation jedoch oft in den Hintergrund. Viele Unternehmen verlassen sich noch immer auf Notizbücher, Flash-USB-Laufwerke und traditionelle Meetings, die im digitalen Zeitalter allerdings nicht mehr so recht funktionieren wollen. Es ist eine Zeit angebrochen, in der wir alle immer und überall erreichbar sind. Die Sicherheitsstandards wurden an diesen Umstand aber noch nicht vollends angepasst.

So steht die interne Kommunikation der Unternehmen zahlreichen Problemen und Herausforderungen gegenüber. Wie können wir mit diesen Problemen umgehen, insbesondere in jenen Bereichen, in denen sensible Inhalte kommuniziert werden müssen?

Die Kommunikation muss wieder in den Fokus rücken - das sehen nicht nur Arbeitgeber so.

  • 74% der Mitarbeiter sind überzeugt davon, wichtige firmenrelevante Informationen und Nachrichten zu versäumen. (Gallup)
  • 30% der Mitarbeiter tendieren dazu, die E-Mails ihres Arbeitgebers zu ignorieren. (Apprise)
  • 53% der Mitarbeiter denken, dass eine einzige Plattform, die alle Informationen vereint, den Empfang und die Weitergabe von Inhalten erleichtern würde. (Mindshare)
  • 50% der Mitarbeiter glauben, dass mangelnde Transparenz ihr Unternehmen zurückhält. (Towers Watson)
  • Die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter motiviert und engagiert sind, ist in gut kommunizierenden Unternehmen höher. (Towers Watson)

Auch die Mitarbeiter fordern Veränderung, denn durch die Verwendung veralteter Tools (oder gar keiner) und die Teilnahme an endlosen Meetings verlieren Mitarbeiter häufig den Fokus und damit auch die nötige Motivation. Dies spiegelt sich nicht zuletzt auch in ihrer Effizienz wieder. In den meisten Fällen sind die Angestellten daher bereit mitzuziehen, wenn es um Veränderung geht - wenn davon auszugehen ist, dass eben diese Veränderung ihre Arbeit erleichtern wird.

Der moderne Arbeitsplatz in sensiblen Branchen

Communication Tools sind nicht neu, aber nicht alle sind darauf ausgelegt, perfekt im Geschäftsalltag zu funktionieren. Effektive Kommunikationswege am Arbeitsplatz zu schaffen, kann dem Unternhmen letztlich viel Zeit, Ärger und Frustration ersparen. Wichtig ist auch die Sicherheit, die Tools mit sich bringen können und auch sollten - insbesondere in Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten.

"Sensible Branchen" wie Banken, Versicherungen oder Anwaltskanzleien müssen besonders vorsichtig sein, wenn sie den Spuren der digitalen Transformation folgen, denn der Einsatz moderner Kommunikationslösungen darf nicht mit einem Verlust von Zeit, Geld und Sicherheit einhergehen.

Die genannten Branchen (und viele mehr: Gesundheitswesen, Forschung oder Verwaltung, um nur einige zu nennen) stehen vor diversen Herausforderungen. Durch eine funktionierende interne Kommunikation werden sie vielleicht nicht beseitigt. Sie kann jedoch dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen.

Die vier Säulen der internen Kommunikation

Sicherheit

In sensiblen Branchen muss alles genau überprüft werden, um ausreichend Datenschutz und Informationssicherheit zu bieten. Andernfalls können wichtige Daten die falschen Personen erreichen. Bestenfalls handelt es sich dann nur um einen Mitarbeiter, der einfach nicht an dem Projekt beteiligt ist. Schlimmstenfalls jedoch dringen sensible Inhalte nach außen, seien es personenbezogene Daten oder neue Funktionen und Preise, die den Mitbewerber erreichen. Doch egal um welchen Fall es sich handelt - die Daten müssen geschützt und sicher übertragen werden.

Verschlüsselte Datenräume können einen sicheren Austausch vertraulicher Daten garantieren. Auf keinen Fall sollten diese per E-Mail oder über unsichere Messaging-Apps kommuniziert werden.

Sicherheit spielt in sensiblen Branchen eine große Rolle. Einen Fokus darauf zu setzen muss keine Verlangsamung von Prozessen nach sich ziehen. Im Gegenteil: moderne Kommunikationslösungen ermöglichen es, die Sicherheit zu erhöhen und gleichzeitig die Arbeitsprozesse zu beschleunigen.

Besonders personenbezogene Daten - Kundenadressen beispielsweise - erfordern ein Höchstmaß an Schutz. Werden derartige Informationen gespeichert und verarbeitet, müssen datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden.

Tipp: Finde eine Lösung mit End-to-End-Verschlüsselung. Diese garantiert, dass Daten bereits im Browser verschlüsselt werden, verschlüsselt auf dem Server liegen und erst im Browser wieder entschlüsselt werden, sodass nur Dein Team darauf zugreifen kann. Bei der Auswahl des Tools sollte auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung in Betracht gezogen werden.

Projektmanagement

Ein effektives, relativ schnelles und zuverlässiges Projektmanagement scheint für Unternehmen in sensiblen Branchen häufig unrealisierbar. In der Vergangenheit haben einfache E-Mails möglicherweise gut funktioniert. Auch traditionelle Team-Meetings waren unter Umständen effektiv. Mit der Digitalisierung geht jedoch eine Informationsüberflutung und eine erhöhte Komplexität der Arbeitsprozesse einher. Die Folge? E-Mails werden leichter übersehen und Meetings entwickeln sich zu wahren Zeitfressern.

Es ist wichtig, einen funktionierenden Arbeitsablauf zu finden und ihn dann mit den richtigen Lösungsansätzen und unterstützenden Tools umzusetzen. Dies gilt jedoch nicht nur für sensible Branchen.

Arbeiten Teams systemübergreifend auf mehreren Plattformen, ist das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung, denn Teamarbeit ist auch mit Abhängigkeiten verbunden. Ist es nur einer Person nicht möglich zu liefern, wird der Arbeitsfortschritt von vielen anderen solange stillgelegt, bis die nötige Information bereitgestellt wird. Werden Aufgaben, Termine und Deadlines transparent gehalten, kann dem entgegengewirkt werden.

Das Projektmanagement ist auch ein wichtiger Teilbereich des Agenturalltages, da hier die Anforderungen und Fristen der Kunden von großer Wichtigkeit sind. Der auf Aufgaben und Zielsetzungen basierende Workflow sollte für jedes Teammitglied leicht zugänglich sein, um transparent zu halten, wie das Team zusammenarbeitet und was noch zu erledigen ist. Solange alle Eckdaten zentral bereitgestellt werden, sind hierfür weder Massen an E-Mails erforderlich, noch müssen Informationen regelmäßig persönlich erfragt werden.

Moderne Tools helfen bei der Umsetzung eines funktionierenden Projektmanagements – von der Konzeption bis zur Fertigstellung. Wenngleich der Notizzettel gut als kleiner Reminder funktioniert, für große Projekte ist er nicht geeignet.

Tipp: Lege fest, wie Projekte strukturiert und beschrieben werden sollen und wer für das Delegieren und die Prüfung von Aufgaben verantwortlich ist. Workflows und Richtlinien erleichtern das Projektmanagement enorm.

Dateiverwaltung

Die Weiterleitung wichtiger, sensibler Daten via E-Mail oder über Flash-Laufwerke ist nicht immer die beste Idee, da unzureichend gesicherte Informationen schnell in falsche Hände gelangen können. Nicht selten entstehen daraus massive Imageschäden und finanzielle Verluste für das Unternehmen. Die Einführung einer Lösung zur Verwaltung digitaler Dateien stärkt die Sicherheit und erspart dem Team viel Zeit, da jeder Berechtigte auf alle wichtigen Inhalte zugreifen kann. Das bedeutet vor allem eines: Keine überfüllten Postfächer, und keine zeitraubenden Telefonanfragen oder Besuche am Schreibtisch mehr.

Sensible Branchen müssen sich den digitalen Veränderungen anpassen und gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards einhalten. Ein modernes Dateiverwaltungssystem ist daher ein Muss und keine Option. Versicherungsunternehmen beispielsweise verwalten tausende von Kundendaten, die ordnungsgemäß geschützt werden müssen, denn undichte Stellen führen zu Datenschutzverstößen, nach denen mit Geldbußen und Reputationsschäden gerechnet werden muss. Mit einer clientseitigen Verschlüsselung werden Dateien während des Upload-Vorgangs verschlüsselt und erst während des Herunterladens wieder entschlüsselt. Ein Zugriff von außen wird mit dieser Art von Verschlüsselung bestmöglich verhindert.

Tipp: Wähle eine Lösung, die über die gewöhnlichen Sicherheitsstandards hinausgeht, wenn sensible Daten geschützt werden müssen. Die Einhaltung der DSGVO ist ein Muss, aber zusätzlicher Schutz ist immer von Vorteil.

Flexibilität

Remote-Arbeit ist lange keine Seltenheit mehr ist. Mitarbeiter schätzen solche Arbeitsmöglichkeiten nicht nur, sondern fordern sie auch immer häufiger ein. Selbst sensible Branchen sind hier keine Ausnahme: standortübergreifend zu kommunizieren ist einfacher als je zuvor. Wenn Mitarbeiter über mobile Lösungen auf Unternehmensinformationen zugreifen und mit Kollegen in Kontakt treten können, wird eine Flexibilität geschaffen, von der die Mitarbeiter und der Arbeitgeber gleichermaßen profitieren können.

In sensiblen Branchen gibt es häufig Vertreter, die viel Zeit auf Geschäftsreisen oder Besprechungen außerhalb des Büros verbringen. Währenddessen mit dem Team verbunden zu bleiben und keine Informationen zu verpassen, kann ein großer Faktor in Bezug auf die Effizienz der Teamarbeit sein.

Um flexibel arbeiten zu können, muss natürlich auf Informationssicherheit geachtet werden. Schließlich entstehen mit der Möglichkeit, durch WLAN-Hotspots auf wichtige Daten zugreifen zu können, auch einige Gefahren. Sicher verschlüsselte Plattformen machen Remote-Work also erst zur Option für Unternehmen.

Tipp: Wähle ein System, das dem Arbeitsmodell des Unternehmens gerecht wird und flexibles Arbeiten ermöglicht, denn Remote Work wird immer wichtiger. Hohe Sicherheitsstandards werden gerade in dieser Hinsicht zu einem Kriterium, das es zu beachten gilt.

Sollten sensible Branchen auf neue Technologien zur internen Kommunikation verzichten, weil sie sich ständig um Sicherheit sorgen müssen? Ganz im Gegenteil. Die digitale Transformation und die Veränderung interner Prozesse kann viele Vorteile bringen. Wir haben bereits einige Tipps für die Kommunikation mit Collaboration Tools bereitgestellt: Werden diese Ansätze kombiniert, entwickelt sich die interne Kommunikation auch in sensiblen Branchen zu einem funktionierenden und beständigen Motor, der das Unternehmen vorantreib

Stackfield kombiniert all diese Ansätze in einem Collaboration Tool, dass Flexibilität ohne Sicherheitslücken bietet. Hier kannst du Stackfield kostenlos testen.

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Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
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