Stell Dir vor, Du entwirfst ein Produkt für einen Kunden. Natürlich möchtest Du, dass der Kunde vor Begeisterung aus den Latschen kippt, also arbeitest Du mit Deinem Team unentwegt an einer Reihe von Features, die das Produkt einzigartig machen. Leider läuft nicht alles wie geplant und das Projekt verzögert sich. Die Arbeitskräfte sind überlastet. Das Budget wird überschritten. Der Kunde wollte eine simple Lösung und alles, was Du mit Deinem Team ausgearbeitet hast, macht das Produkt komplexer. Denkst Du der Kunde ist zufrieden? Nein?
Natürlich nicht, denn Du hast hast den Projektumfang weit überschritten, mehr Zeit beansprucht, zusätzliche Kosten verursacht und zu allem Überfluss die Anforderungen der Zielgruppe missachtet.
Die Moral von der Geschicht: die Definition des Projektumfangs übergeht man im Projektmanagement nicht!
Hier erfährst Du, wie man einen Projektumfang definiert:
Was ist der Projektumfang? Was ist der Projektumfang nicht?
Am häufigsten kommt es im Projektmanagement zu Problemen, wenn das Projekt nicht oder nur ungenau definiert wurde. Dann entstehen Unklarheiten und Missverständnisse. Dann leidet die Kommunikation. Wer den Projektumfang im Vorfeld genau bestimmt, der weiß, welche Anforderungen das Projekt beinhaltet und welche es nicht beinhaltet. Das mag recht stupide klingen, ist aber absolut wichtig.
Bedenke zunächst einmal, dass Du auf zwei ähnlich anmutende, aber dennoch völlig unterschiedliche Konzepte stoßen könntest: Produktumfang und Projektumfang.
Der Produktumfang bezieht sich auf alle Anforderungen, die das Produkt ergeben. Er stellt die Frage nach dem Was: "Was gilt es im Zuge des Projekts umzusetzen? Was beinhaltet das Endprodukt?”.
Der Projektumfang beschäftigt sich vorrangig mit dem Wie: "Wie und mit welchen Mitteln können alle Anforderungen umgesetzt werden?”
Beide Konzepte, Produkt- und Projektumfang, gehen natürlich Hand in Hand: der Projektumfang lässt sich nicht ohne eine genaue Evaluierung des Produktumfangs beschreiben. Der Produktumfang ist also auch Teil des Projektumfangs.
In der Regel werden all diese Informationen in der “Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs” (engl. Project Scope Statement) festgehalten.
So ist das Project Scope Statement aufgebaut
Das Project Scope Statement dient dazu, alle Anforderungen an das Projekt einheitlich und allgemeingültig für alle Beteiligten festzuhalten. Hierzu zählen:
Rechtfertigung (Justification)
Soll ein Projekt durchgeführt werden, gibt es in aller Regel auch einen Grund hierfür. Ein Projekt braucht seine Daseinsberechtigung und diese sollte explizit in der Beschreibung festgehalten werden. Welchen Bedarf spricht das Projekt also an und welches Problem soll es lösen?
Beschreibung des Produktumfangs (Product Scope Description)
Der Produktanforderungskatalog ist das zentrale Regelwerk eines jeden Projekts, aus dem für alle Projektbeteiligten eindeutig hervorgeht, was umzusetzen ist und was definitiv nicht umzusetzen ist. Die Beschreibung bildet einen Rahmen für das Projekt, der nicht durchbrochen werden sollte. Sie setzt dem Team Grenzen bei der (kreativen) Umsetzung der Anforderungen und verhindert so, dass das Projekt durch einen Scope Creep gefährdet wird.
Annahme- bzw. Akzeptanzkriterien (Acceptance Criteria)
Wie definiert sich “Done”? Um den Prozess später besser verfolgen und interpretieren zu können, müssen gewisse Kriterien festgelegt werden, nach denen sich beurteilen lässt, ob Ziele erreicht wurden oder nicht, beziehungsweise ob Anforderungen als erledigt gelten oder nicht.
Hierbei werden insbesondere die Wünsche und Erwartungen der Zielgruppe herangezogen, weshalb sich in den Akzeptanzkriterien auch Faktoren in Bezug auf Preis, Qualität und Nutzen ansiedeln.
Projektziele (Deliverables bzw. Objectives)
Die Zielsetzung bei Projekten wird häufig auf Basis von Richtlinien durchgeführt, wobei zumeist Richtlinien nach dem SMART oder CLEAR Prinzip herangezogen werden.
SMART-Goals müssen spezifisch (Specific), messbar (Measurable), erreichbar und realistisch (Attainable), relevant (Relevant) und zeitgebunden (Time-bound) sein.
CLEAR-Goals müssen die Zusammenarbeit unterstützen (Collaborative), zeitlich und im Umfang begrenzt sein (Limited), das Team mitreißen und motivieren (Emotional), umsetzbar sein bzw. auch in kleinen Schritten erreichbar sein (Appreciable) und sie müssen anpassbar sein (Refinable).
Abgrenzung (Exclusions)
Der Großteil der Planung beschäftigt sich mit der Auflistung von Zielen und Anforderungen, die das Projekt umfassen soll. Fast ebenso wichtig ist es, zu erfassen, was das Projekt definitiv nicht umfassen soll. Ein klassisches Beispiel aus unserem Alltag als Software-Anbieter: Unsere Projekte haben die Einführung neuer Funktionen zum Ziel. Spätere Updates sind zunächst nicht Teil unseres zeitlich begrenzten Projekts.
Einschränkungen (Constraints)
Das magische Dreieck im Projektmanagement - Umfang, Zeit und Budget - zeichnet klare Grenzen für das Projekt. Durch diese drei Komponenten definiert sich das Projekt. Verändert sich eine Variable, werden sich auch die anderen beiden unweigerlich verändern. Muss etwa der Umfang des Projekts erweitert werden, wird mehr Zeit benötigt und/oder es entstehen Mehrkosten aufgrund eines erhöhten Ressourcenbedarfs.
Annahmen und Risiken (Assumptions)
Der Sinn von Projekten ist es, Neues zu schaffen. Deshalb stößt ein Projektteam auch immer in unbekanntes Terrain vor und kann gewisse Begebenheiten und Entwicklungen nur erahnen. Im Projektmanagement geht man mit Ungewissheiten um, indem man Annahmen festhält - also Aussagen, die als richtig oder wahrscheinlich erachtet werden. Annahmen festzuhalten ist insbesondere wichtig, weil sie auch Aufschluss über die Risiken des Projekts geben. Werden diese schnell erkannt, kann auch schnell reagiert werden.
Die Grundbausteine zum Definieren des Projektumfangs lassen sich leicht verinnerlichen. Das ist jedoch erst der Anfang. Es ist eine Sache, den Projektumfang zu Beginn zu definieren. Ihn während des Projekts beizubehalten ist eine ganz andere Herausforderung. Wo liegen die Stolpersteine?
Die größten Herausforderungen in Zusammenhang mit dem Projektumfang
Scope Creeps
Wie sieht es in Deiner Küchenspüle eigentlich so aus? Nicht mehr als Spüle zu verwenden, weil sich die Teller und Tassen und Schüsseln türmen? “Ach, was soll's? Das kann da auch noch rein!” Ein klassischer Fall von “Kitchen Sink Syndrome”, welches leider auch im Projektmanagement vorzufinden ist. Während der Umsetzung steigt der Projektumfang weiter und weiter, unkontrolliert und scheinbar unaufhaltsam. Ein sogenannter Scope Creep - und ja, er wird tatsächlich auch als Kitchen Sink Syndrome bezeichnet - entsteht und wird zur massiven Gefahr für den Erfolg des Projekts. Wer beim Erfassen der Anforderungen geschlampt hat, hat ihn fast schon sicher. Wie aber lässt er sich verhindern?
Auf Klarheit aufbauen: Womöglich erscheint diese Aufgabe einfach nur zeitaufwendig und langatmig. Du solltest allerdings darauf vertrauen, wenn wir Dir sagen: tu es einfach. Halte die Anforderungen und Ziele so detailliert und klar wie möglich fest.
Auf Prozesse stützen: Einfache Prozesse können eine große Hilfe sein. Anstatt Anforderungen einfach im Vorbeigehen hinzuzufügen, sollten klare Schritte für das Änderungsmanagement festgelegt werden - Stichwort: Autorisierung und Freigabe.
Upgrade-Fallen überspringen: Viele Deiner Ideen sind sinnvoll, keine Frage. Werden aber zu viele neue Anforderungen aufgenommen, kann es leicht passieren, das Hauptziel aus den Augen zu verlieren. Ein Gedanke, der sich für Projektteams lohnt, die erneuerte Produktvariationen schaffen: Vielleicht ist die ein oder andere Anforderung im nächsten Upgrade bzw. der nächsten Version besser aufgehoben?
Kommunikation am Laufen halten: Der Faktor Kommunikation ist ausschlaggebend in so vielerlei Hinsicht: Wichtige Informationen zum Projektumfang sollten im Team klar kommuniziert werden. Das Team sollte immer auf sie zugreifen können und die Möglichkeit haben, sofort über Probleme zu berichten, sobald diese auftreten. Eine digitale Kommunikationslösung vereinfacht vieles.
Ich möchte mehr darüber erfahren, was Scope Creeps sind und wie sie sich verhindern lassen.
Fehlende Tools
Womöglich hast Du hilfreiche Prozesse im Kopf und wahrscheinlich bist Du Dir auch aller Gefahren bewusst, die Dich auf der Reise erwarten können. Wenn Du nicht das richtige Tool hast, wirst Du allerdings nicht dazu in der Lage sein, zu reagieren. Vergleiche Projektmanagement Software und wähle die Variante, die Dich am besten dabei unterstützt.
So unterstützt Dich Stackfield bei der Planung des Projektumfangs und bei der Durchführung des Projekts:
Den Projektumfang auf Wiki Seiten festhalten
Sorge dafür, dass alle wichtigen Informationen rund um das Projekt - insbesondere der Projektumfang - klar definiert und für jeden zentral abrufbar bleiben. Wiki-Seiten bieten hierfür den optimalen Ort. Sie lassen sich kommentieren und mit Dateien und Links versehen. Die Versionierung hilft dabei, Änderungen an der Planung nachvollziehbar zu halten.
Anforderungen übersichtlich festhalten und im Team umsetzen
Alle Anforderungen lassen sich auf funktionalen Aufgabenkarten festhalten, terminieren, einem oder mehreren Mitgliedern zuweisen und mit allen nötigen Informationen versehen. In der Karte können Unteraufgaben erstellt, Dateien und Dokumente angehängt und Einträge zur Zeiterfassung erstellt werden.
Listen bieten einen einfachen Überblick über alle Aufgaben. Das flexibel anpassbare Kanban Board unterstützt die individuellen Workflows Deines Teams.
Den Fortschritt mit Leichtigkeit verfolgen
Das Gantt Diagramm sorgt für einen möglichst reibungslosen Ablauf. Hier werden alle Aufgaben in ihrem zeitlichen Ablauf dargestellt. Du siehst genau, an welchem Punkt sich das Projekt nach Plan befinden sollte und an welchem Punkt es sich tatsächlich befindet. Wichtige Zwischenziele lassen sich als Meilensteine hervorheben und Abhängigkeiten geben Auskunft darüber, inwiefern sich Änderungen an einzelnen Aufgaben auf das gesamte Projekt auswirken werden. So reagierst Du immer schnellstmöglich.
Projekträume beinhalten alle Eckdaten zum Projekt und diverse Grafiken, die Dich beim Projekttracking unterstützen. Die projektspezifische Übersicht zeigt Dir den aktuellsten Status des Projekts. Anhand der Start- und Enddaten und unter Berücksichtigung des Projektfortschritts lässt sich mit einem kurzen Blick ablesen, ob sich das Team im Zeitplan befindet.
Klar kommunizieren und direktes Feedback geben
Über den Echtzeit-Chat bleibt das Projektteam über alle Aktivitäten und Neuigkeiten auf dem Laufenden.
Alle Elemente lassen sich einzeln kommentieren. Zusammen mit der sinnvollen Verknüpfung der verschiedenen Funktionsmodule sorgt dies dafür, dass Informationen schnell auffindbar sind und der Austausch stets themenbezogen stattfindet. Dies erleichtert nicht nur die Projektkommunikation im Allgemeinen, sondern auch die Zusammenarbeit auf Basis von Homeoffice oder Remote Work.
Dateien zentral bereitstellen und gemeinsam bearbeiten
Dateien können an jede Art von Element angehängt werden, doch sie werden gleichzeitig im Dateimodul des Raumes gemeinsam mit allen anderen Dateien gespeichert. Die Marker-Funktion ermöglicht es den Mitarbeitern, Bildinhalte gezielt zu besprechen.
Wurden Dateien an Aufgaben angehängt, werden Marker-Kommentare direkt in den Aufgabenkarten aufgelistet, wo sie nach Klärung abgehakt werden können.
Ein Mangel an personellen Arbeitsressourcen
Eine weitere Komponente, die schon zu Beginn berücksichtigt werden sollte: das Projektteam selbst.
Im Laufe des Projekts kann sich herausstellen, dass es dem Team an einigen Fachkompetenzen fehlt. Das ist völlig natürlich, denn nicht jeder kann alles können. Aus diesem Grund ist es allerdings besonders wichtig, die erforderlichen Kompetenzfelder schon in der Projektplanungsphase zu definieren.
Was absolut nicht geschehen darf ist, dass die Teammitglieder Aufgaben entsprechend ihrer Verfügbarkeit zugewiesen bekommen und nicht auf Grund ihrer persönlichen Fähigkeiten.
Diese Situation verhinderst Du am besten, wenn das Projektteam im Vorfeld mit Bedacht zusammengesetzt wird. Finde für jeden Kompetenzbereich die perfekte Besetzung. Sollten Lücken bestehen bleiben, muss die Kompetenz der Mitarbeiter erweitert werden, weshalb an Schulungen und Weiterbildungsangeboten nicht gegeizt werden sollte. Mitarbeiter freuen sich über die Möglichkeit und das Unternehmen profitiert bei zukünftigen Projekten nachhaltig davon.
Die wichtigsten Erkenntnisse zum Thema Projektumfang
Eine wichtige Erkenntnis lässt sich hieraus ableiten: Wer zu Beginn mehr Zeit für die Planung aufwendet, kann im weiteren Verlauf des Projekts aller Wahrscheinlichkeit nach viel Zeit sparen. Ein gut definierter Umfang erhöht die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass sich das Projekt am Ende als erfolgreich erweist. Und um noch einmal zur Küchenspüle zurückzukommen: Bereite dem Tellerstapeln ein Ende!