Arbeiten mit Dateien

Inhalt des Artikels:
• Hochladen einer Datei und Ablageort
• Wie kann ich die Darstellung gestalten? (Filter, Ordner und Label)
• Dateien herunterladen und bearbeiten
• Wie funktioniert die Versionierung von Dateien?
• Kommentare zur Datei und Marker im Bild
• Weitere Funktionen
• Handlungsmöglichkeiten für Admins

In Stackfield können auch Dateien von "Außerhalb", d. h. vom eigenen Rechner oder anderen Online-Datenspeicherdiensten, mit einem bestimmten Format/Layout eingebunden werden. Dazu zählen Dateitypen wie z. B. Word, Excel, PDF, Bild (JPG, PNG, etc.) und Links. Durch unsere Suchfunktion (Modulsuche: "Lupen"-Symbol oben links / Globale Suche) kann der Titel/Name einer Datei leicht gefunden werden.

Alternative direkt in Stackfield: Seiten.

Hochladen einer Datei und Ablageort

Eine Datei kann über die "Plus"-Schaltfläche / "Büroklammer"-Symbol (jeweils oben rechts im geöffneten Arbeitsbereich oder neben dem Texteingabefeld) und der anschließenden Auswahl einer Quelle hinzugefügt werden. Auf dem Computer befindliche Dateien können auch einfach per Drag und Drop abgelegt werden. Bei Dateien aus externen Diensten (Kriterium: Erreichbarkeit über http oder https), wie Google Drive und Dropbox, wird durch einen Link eine Verknüpfung hergestellt. Alle Hochgeladene Dateien können standardmäßig im Modul Dateien gefunden und geöffnet werden.

Klicke einfach auf das "Plus"-Icon links neben dem Texteingabefeld im Kommunikationsmodul und wähle anschließend die Option Datei aus.

Auch im Dateien-Modul kann eine Datei hochgeladen werden. Klicke hierzu auf die blaue "Plus"-Schaltfläche oben rechts. Die Datei wird immer in der Übersicht, bzw. dem derzeit geöffneten Ordner abgelegt.

Dateien können auch über das "Büroklammer"-Symbol an andere Einträge (Aufgaben, Termine und Diskussionen), direkt oder über Kommentare, angehängt und damit verbunden werden. Hinweis: Falls z. B. die übergeordnete Aufgabe gelöscht wird, dann werden auch die angehängten Dateien gelöscht und befinden sich damit nicht mehr im Datei-Modul.

Wie kann ich die Darstellung gestalten?

Dateien werden als Liste für alle befugten Mitglieder dargestellt. Standardmäßig werden dabei nur der Titel und Dateityp angezeigt. Es können aber auch noch weitere Informationen (wie z. B. Labels und Größe), über die "Mehr"-Schaltfläche in der Übersicht oder in der "Spalten"-Liste des Filters, eingeblendet werden. Über die "Plus"-Schaltfläche und die Option "Ordner erstellen" können neue Ordner angelegt und die Dateien anschließend per Drag und Drop dorthin gezogen werden.

Im Filter kann die Ansicht nach den eigenen Anforderungen entsprechend abgeändert und gespeichert werden. Gelegentlich muss die Ansicht auch aktualisiert werden (Benachrichtigungen im Raum)

Dateien herunterladen und bearbeiten

Wenn ein konkreter Workflow abgebildet werden soll (d. h. wer soll wann was tun), dann empfiehlt es sich mit Aufgaben zu arbeiten und die entsprechende Datei daran anzuhängen, bzw. zu verlinken.

Vorgehen: Browser / Desktop App

Klicke im Modul Dateien auf die Schaltfläche "Download" (in der Übersicht unter dem Namen der Datei / im geöffneten Zustand oben rechts durch ein Download-Symbol) und speichere die Datei auf Deinem Rechner ab. Es können auch mehrere Dateien gleichzeitig heruntergeladen werden (Vorgehen). Anschließend kann die gewünschte Datei am jeweiligen Speicherort geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden. Zuletzt die neue Version wieder in Stackfield hochladen.

Die gewünschte Datei mit der Schaltfläche "Lokal Bearbeiten" herunterladen.

Die Datei wird dann direkt außerhalb von Stackfield zum Bearbeiten geöffnet. Im Raum und in "Meine Woche" erfolgt automatisch durch die Änderung der Schaltfläche zu "Lokal in Bearbeitung" ein Hinweis auf den Bearbeitungszustand. Dein Team kann dadurch sehen wer gerade an einer neuen Version arbeitet, ohne dafür extra ein Label vergeben zu müssen.

Wenn Du fertig bist mit dem Bearbeiten der Datei, dann speichere diese ab (Hinweis: "Speichern" reicht aus, "Speichern unter" und der damit verbundenen Auswahl eines Speicherorts auf dem Rechner ist nicht notwendig).

Anschließend die neue Version noch in Stackfield hochladen oder die Bearbeitung abrechen. In der Übersicht im Raum / in "Meine Woche" können die Optionen über einen Klick auf die Schaltfläche "Lokal in Bearbeitung" / "Aktionen" ausgewählt werden. Bei einer geöffneten Datei geht dies über die Hochladen-Schaltfläche oben rechts.

Vorgehen: Mobile App

Von der Datei muss zuerst eine komplette Vorschau geöffnet werden. Dafür die gewünschte Datei anklicken und anschließend über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "3 Punkte" oder "3 horizontale Striche") oben rechts die Option "Download" auswählen.

Zum Bearbeiten muss anschließend die Datei im Speicherort des mobilen Endgeräts, der je nach verwendeter Dateimanager-App variiert, aufgerufen werden. Bei Android wird die Datei automatisch im festgelegten Download-Ordner (z. B. App "Eigene Dateien") abgelegt. Bei iOS muss über das "Download"-Symbol oben rechts der gewünschten Speicherort (z.B. App "Dateien" durch die Option "In Dateien sichern") bestimmt werden.

Wie funktioniert die Versionierung von Dateien?

Jede bereits im Raum befindliche Datei kann durch das erneute Hochladen unter gleichem Namen und die Option "Neue Version hochladen" auf den aktuellsten Stand gebracht werden. Im geöffneten Zustand der Datei ist dies auch über eine Schaltfläche oben rechts möglich.

Wenn eine neue Version hochgeladen wurde, wird im Kommentarbereich ein Vermerk dazu hinterlegt. In der linken oberen Ecke ist die Versionsnummer vermerkt. Mit einem Klick darauf öffnet sich eine Liste mit allen Versionen. Die gewünschte Version kann dann ganz einfach ausgewählt und betrachtet werden.

Kommentare zur Datei und Marker im Bild

Die Kommentarfunktion kann in der Vorschau einer Datei über einen Klick auf das "Kommentar"-Symbol in der rechten oberen Ecke angezeigt werden. Auf der rechten Seite öffnet sich anschließend der Kommentarbereich. Über das Texteingabefeld können hier Kommentare hinterlassen werden, durch eine @-Erwähnung können Nutzer direkt angesprochen / etwas gefragt und mittels Link oder #-Erwähnung auf andere Elementen hingewiesen werden.

In einer Datei können Anmerkungen direkt im Bild an der zu klärenden Stelle hinterlassen werden. Bei einer offenen Datei befindet sich oben rechts in der Ecke ein "Stift"-Symbol, mit einem Klick darauf und der anschließenden Auswahl der Position kann eine Anmerkung durch kommentieren + Enter erstellt werden. Dies wird durch einen roten Kreis mit Nummerierung dargestellt. Sobald die Anmerkung geklärt ist / berücksichtigt wurde kann sie abgehakt werden, dann wird sie durch einen grünen Kreis gekennzeichnet.

Alle Aktivitäten können über die Schaltfläche "Verlauf anzeigen" / "Verlauf ausblenden" aus- bzw. eingeklappt werden. Über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "3 Punkte") können zudem geklärte Anmerkungen mit einem Häkchen aus dem Verlauf aus- und eingeblendet werden. Jeder Upload einer neuen Version fügt einen Kommentar als Vermerk der Änderung hinzu. Hierdurch ist stets ersichtlich auf welche Version sich ein Kommentar bezieht.

Weitere Funktionen

Extra Artikel

• Löschen / Archivieren (Archiv)
• Verschieben / Kopieren
• Abonnieren (->"Folgen")
• Label
• Datei an einen Eintrag hinzufügen oder darauf verweisen
• Berichte-Funktion

Zugriffe

In einer geöffneten Datei kann über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "3 Punkte") geschaut werden, wer und wann eine Person auf diese zugegriffen hat.

Handlungsmöglichkeiten für Admins

Extra Artikel

• Module aktivieren / deaktivieren und umbenennen
• Rechtegruppen innerhalb eines Raumes

Dateifreigabe

In den "Organisation Einstellungen" kann festgelegt werden welche Nutzer (bzw. Rollen) Dateien durch einen öffentlichen Link teilen dürfen.