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Archivieren von Einträgen / Räumen

Wenn ein Raum oder einzelne Inhalte nicht mehr aktiv bei der Arbeit benötigt werden, aber dennoch nicht endgültig gelöscht werden sollen, kannst Du diese archivieren. Bei Bedarf kannst Du archivierte Inhalte wieder einsehen und wiederherstellen. Involvierte Nutzer (also Abonnenten, Ersteller und zugewiesene Personen bei Einträgen bzw. Mitglieder bei Räumen) werden in ihren Benachrichtigungen in Meine Woche über diese Aktivitäten informiert.

Hinweis: Einzelne Funktionen können aufgrund Deiner zugeordneten Rolle / Rechtegruppe nicht verfügbar sein (siehe: Handlungsmöglichkeiten für Admins)!

Einträge archivieren

Das Archivieren eines Eintrags kann in der Übersicht vom jeweiligen Modul (z. B. das Archivieren einer Aufgabe im Modul Aufgaben) über einen Rechtsklick auf den Eintrag vernommen werden oder im geöffneten Zustand über die "Mehr" Schaltfläche oben rechts.

Tipp: In der Übersicht des Moduls mehrere Einträge mittels gedrückter Steuerungs- (Windows) oder Control-Taste (Mac) bzw. gehaltener Shift-Taste markieren und auf einmal archivieren.

Archivieren in der Übersicht
Möglichkeit 1: Eintrag (hier: Aufgabe) in der Übersicht archivieren
Archivieren im geöffneten Zustand
Möglichkeit 2: Geöffneten Eintrag (hier: Aufgabe) über "Mehr"-Schaltfläche archivieren

Alternativ kann ein Eintrag auch im Modul Kommunikation im Aktivitätsstream über die durch Mouseover sichtbare "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "Drei Punkte") oder mit Rechtsklick archiviert werden.

Wird ein Element archiviert, werden damit auch alle Anhänge, wie Kommentare und Dateien archiviert. Angehängte Dateien sind somit nicht mehr im Modul Dateien auffindbar. Werden die Dateien weiter im Raum benötigt, können diese aber vor dem Archivieren noch "abgehängt" werden. Kommentare können ausschließlich mit dem dazugehörigen Element archiviert werden, da sonst der Zusammenhang verloren geht. Der Inhalt der Kommentare kann allerdings bearbeitet / gelöscht werden, wenn dies erlaubt ist.

Archivierungen werden grundsätzlich immer in den letzten Aktivitäten und im Kommunikationsmodul dokumentiert, d. h. welcher Eintrag von wem wann archiviert wurde.

Archivieren Verlauf
Archivierungen werden im Verlauf abgebildet

Archivierte Einträge aufrufen und wiederherstellen

Archivierte Einträge lassen sich über die Berichte-Funktion und die Auswahl der Option Archivierte Einträge aufrufen.

Anschließend öffnet sich im Arbeitsbereich eine Übersicht über alle Dir zugänglichen archivierten Einträge (z. B. Aufgaben und Diskussionen). Über die "Suche" kann ein Eintrag schnell gefunden werden. Mit den Filter-Optionen rechts oben kann die Darstellung der Ergebnisse auf bestimmte Nutzer und / oder Module beschränkt werden.

Ansicht Archivierte Einträge
Ansicht "Archivierte Einträge", bzw. "Archivierte Aufgaben" (aktiver Filter)

Mit einem Klick auf den gewünschten Eintrag kann dieser eingesehen und bei Bedarf mit der Schaltfläche Wiederherstellen zurück in den Raum geholt werden.

Archivierten Eintrag wiederherstellen
Archivierten Eintrag einsehen / wiederherstellen

Räume archivieren

Ein Raum kann durch Rechtsklick auf den Raumnamen in der Raum-Liste der Seitenleiste oder im Raum selbst über den Raumnamen / die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "Drei Punkte") in der Navigationsleiste archiviert werden. Nur Raum-Admins können Räume archivieren. Es erfolgt außerdem eine Abfrage mit einem Hinweis auf das Archiv als Ablageort.

Archivieren des Raumes 1
Möglichkeit 1: Raum mittels Rechtsklick auf den Raumnamen in der Seitenleiste archivieren
Archivieren des Raumes 2
Möglichkeit 2: Raum über die "Mehr"-Schaltfläche im Raum archivieren

Archivierte Räume aufrufen und wiederherstellen

Archivierte Räume können zu jedem Zeitpunkt in der Raum-Liste der Seitenleiste über die "Pfeil-nach-unten"-Schaltfläche und der Auswahl des Punktes Archivierte Räume aufgerufen werden.

Archivierte Räume aufrufen
Archivierte Räume aufrufen

Im Arbeitsbereich öffnet sich dann eine Ansicht aller für Dich zugänglichen (Stichwort: Mitglied des Raumes) archivierten Räume (inkl. Datum und Uhrzeit der letzten Aktivität). Um einen bestimmten archivierten Raum zu finden, nutze die integrierte "Suche" und klicke auf den Raumnamen, um ihn einzusehen. Die Inhalte eines Raumes sind nur sichtbar, wenn Du das Recht hast diese zu sehen (Stichwort: Zugeteilte Rechtegruppe).

Ansicht Archivierte Räume
Ansicht Archivierte Räume

Eine Wiederherstellung des Raumes ist mit der Schaltfläche Wieder öffnen möglich. Die Berechtigung zum Wiederherstellen des Raumes haben jedoch nur Raum-Admins.

Archivierten Raum wiederherstellen
Archivierten Raum wiederherstellen

Zum Löschen muss ein Raum nicht erst wieder aktiviert werden, sondern kann bereits im Archiv gelöscht werden.

Handlungsmöglichkeiten für Admins

Auf Organisationsebene

Die Verfügbarkeit des Archivs kann je nach Benutzerrolle innerhalb der Organisation eingeschränkt sein. Nur für die Rollen Admin und Mitglied ist das Archiv verfügbar. Für die anderen beiden Rollen Gast und Externer ist das Archiv nicht zugänglich.

Auf Raumebene

Nur ein Raum-Admin hat Zugriff auf die Einstellungen des Raumes und kann daher den kompletten Raum archivieren und wiederherstellen.

Im Archiv werden Dir nur Räume angezeigt in denen Du Mitglied bist.

Zusätzlich kann über eine Rechtegruppe zum Bearbeiten der Inhalte unter anderem festgelegt werden, wer welche Inhalte sehen, archivieren und wiederherstellen darf. Das Archivieren und Wiederherstellen von Einträgen wird mit der Option Löschen abgebildet, da die Inhalte aus dem aktuellen Raum entfernt und in das Archiv verschoben bzw. daraus wieder zurückgeholt werden. Mit der Option Anzeigen wird die Sichtbarkeit der Inhalte sowohl im Raum als auch im Archiv geregelt.

Rechtegruppen Archivieren
Beim Erstellen einer neuen Rechtegruppe im Raum deckt die Option "Löschen" das "Archivieren" und "Wiederherstellen ab"
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