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Arbeiten mit Terminen und der Kalenderansicht

Hinweis: Einzelne Funktionen / Module können aufgrund von Einstellungen der Organisation, des Raumes und / oder Deiner zugeordneten Rechtegruppe nicht verfügbar / umbenannt sein (siehe: Handlungsmöglichkeiten für Admins)!

Erstellen eines Termins

Im Modul "Kommunikation"

Klicke einfach auf das "Plus"-Icon links neben dem Texteingabefeld im Kommunikationsmodul und wähle anschließend die Option Termin aus.

Neuer Termin
Neuen Termin über das "Plus"-Symbol neben dem Texteingabefeld erstellen

Im Modul "Kalender"

Auch im Kalendermodul kann ein Termin erstellt werden. Klicke hierzu auf die blaue "Plus"-Schaltfläche oben rechts. Alternativ kann ein Termin direkt innerhalb des Kalenders, mit einem Linksklick oder Rechtsklick auf den betroffenen Tag, angelegt werden. (Hinweis: Bei Aufgaben wäre dies nur über einen Rechtsklick möglich.) Eingetragene Einträge können in der Übersicht per Drag and Drop verschoben werden.

Termin im Kalender
Mit einem Rechtsklick auf einen Tag einen Termin / eine Aufgabe erstellen

Einstellungen eines Termins

Basis

Für das Erstellen eines neuen Termins muss lediglich ein Titel und ein Zeitraum (Start und Ende mit Datum und Uhrzeit / Ganztägig) angegeben werden. Alle weiteren Einstellungen, wie Agenda (= Beschreibung), Teilnehmer* oder Standort, können optional vorgenommen werden. Wir empfehlen allerdings möglichst viele Felder auszufüllen, da dies zu einem übersichtlicheren und effizienteren Arbeiten führt.

*Hinweis: Der Ersteller des Termins wird automatisch zu einem Teilnehmer.

Felder
Fülle alle Felder für ein effizientes Arbeiten aus
Empfehlung:
  • Verfügbarkeit überprüfen bevor ein Termin vereinbart wird.
  • Relevante Informationen strukturiert und auf das Wesentliche beschränkt hinterlegen.
  • Wer soll dazu informiert werden? Teilnehmer des Termins und gegebenenfalls Abonnenten hinzufügen.
  • Verknüpfungen zu relevanten Inhalten herstellen.
  • Agenda und Ziel des Termins vorab den Teilnehmern über den Termin mitteilen.

Wiederkehrender Termin

Handelt es sich um einen sich regelmäßig wiederholenden Termin, so kann eine Wiederholung sowie Rhythmus über das Feld Wiederkehrend eingestellt werden.

Wiederkehrend
"Wiederkehrend" + Auswahl des Rhythmus

Im Kalender werden alle einzelnen Termine des wiederkehrenden Termins nach ihrer Fälligkeit eingetragen und mit einem Wiederholungszeichen gekennzeichnet.

Wiederkehrend im Kalender
Wiederkehrende Termine im Modul "Kalender"

Erinnerung

Eine Standarderinnerung sowie eine Standardtermindauer kann im Benutzerkonto festgelegt werden. Bei Bedarf kannst Du diese allerdings im Termin noch individuell anpassen. Das "Glocken"-Symbol kennzeichnet eine bestehende Erinnerung.

Terminerinnerung
Erinnerung aktivieren

Wird das Datum des Termins geändert werden auch die Einstellungen zu den Optionen Erinnerung und Wiederkehrend auf das neue Datum angepasst.

Teilnehmerverwaltung

Nutzer zu einem Termin einladen / aus einem Termin entfernen:

Basis: Damit ein Nutzer zu einem Termin eingeladen werden kann muss dieser Mitglied im selben Raum sein.

Um einen Teilnehmer einzuladen bzw. aus dem Termin zu entfernen klicke auf das "Plus"-Icon unter Teilnehmer. Über das Texteingabefeld "Nach Name suchen…" (mit "Lupen"-Icon versehen) kann nach bestimmten Personen gesucht werden. Mit einem Klick auf die gewünschte Person wird ein Häkchen hinzugefügt und die Person wird zum Teilnehmer des Termins. Eingeladene Mitglieder erhalten eine Benachrichtigung und können innerhalb des Termins zu- oder absagen. Alternativ können Teilnehmer auch über die Sektion "E-Mail Teilnehmer" per E-Mail eingeladen werden.

Um einen Teilnehmer wieder zu entfernen klicke in der geöffneten Liste auf das grüne Häkchen neben dem gewünschten Teilnehmer und der Haken verschwindet wieder.

Teilnehmer Termin
Teilnehmer über "Plus"-Icon einladen / entfernen

Wo sehe ich die Antworten / den Einladungszustand ein?

Mit einem Klick auf Zugesagt, Ausstehend oder Abgelehnt wird eine Liste mit den jeweiligen Personen angezeigt.

Nutzer im Termin
Unterteilung der Mitglieder in "Zugesagt", "Ausstehend" und "Abgelehnt"

Weitere Funktionen

Telefonfunktion

Ab dem Premium-Plan bietet Stackfield innerhalb eines Termins außerdem eine Telefonfunktion um Konferenzen virtuell zu ermöglichen. Die Rollen Admin, Mitglied und Gast (vorausgesetzt diese sind Teilnehmer des Termins) können einen Anruf (Audio/Video/Screensharing) starten. Klicke hierzu auf das "Telefonhörer"-Symbol und wähle in dem Dropdown-Menü die gewünschte Option.

Telefonie bei Terminen
Klicke auf das "Telefonhörer"-Symbol, um eine Telefonkonferenz mit allen Terminteilnehmern zu starten

Standort

Um einen Standort, z. B. Abteilung, Raum oder Standort des Unternehmens, zu einem Termin hinzuzufügen klicke einfach auf das "Ortsmarker"-Symbol oben rechts. Jetzt kannst Du den Standort manuell in das Texteingabefeld unter Standort eingeben. Aus Datenschutzgründen ist dieser in keinem Kartendienst verzeichnet.

Standort
Standort zu einem Termin über "Ortsmarker"-Symbol hinzufügen

Verfügbarkeit überprüfen

Ob alle Mitglieder eines Termins zum geplanten Zeitpunkt verfügbar sind kann durch Klick auf den "Verfügbarkeit überprüfen"-Button kontrolliert werden. Nun ist die Agenda aller Teilnehmer einsehbar, so weit Zugriff darauf gewährt ist.

Hinweis: Es werden nur Inhalte aus Räumen, in denen du selbst Mitglied bist und die Inhalte sehen darfst, angezeigt.

Verfügbarkeit
Die Agenda der Teilnehmer kann über den "Verfügbarkeit überprüfen"-Button eingesehen werden

Kommentarbereich

Über das Texteingabefeld "Dein Kommentar…" und die "Enter"-Taste (Alternativ: Senden-Schaltfläche) ist ein Kommentieren des Termins möglich. Der Kommentarverlauf lässt sich aus- und einklappen. Mithilfe von @-Erwähnungen können Teilnehmer hier direkt angesprochen werden.

Es ist außerdem möglich bestimmte Teilnehmergruppen zu adressieren:
  • @all (Alle Nutzer in dem Raum)
  • @pending (Alle ausstehenden Nutzer)
  • @going (Alle zugesagten Nutzer)
  • @declined (Alle abgelehnten Nutzer)
Terminerwähnungen
Mit einer @-Erwähnung kannst du alle oder nur bestimmte Teilnehmergruppen adressieren

Extra Artikel

  • Dateien ("Büroklammer"-Symbol oben rechts in einem geöffneten Termin)
  • Labels ("Label"-Symbol oben rechts in einem geöffneten Termin)
  • Löschen
  • Archivieren
  • Verschieben / Kopieren / Duplizieren
  • Export / Kalender von Stackfield abonnieren
  • Abonnieren (-> "Folgen") ("Mehr"-Schaltfläche)
  • Berichte-Funktion
  • Erinnerung an einen Termin in "Meine Woche"*
  • E-Mail Teilnehmer

*Hinweis: Um eine Erinnerung angezeigt zu kriegen, muss zu dem Termin zugesagt worden sein und es muss eine Uhrzeit angegeben worden sein.

Kalender: Darstellung und Filter/Ansichten

Symbole und Farben

Im Kalender werden in der Darstellung des Termins der Zeitraum und der Titel angezeigt, sowie gegebenenfalls ein Hinweis für Wiederholungen und / oder eine aktivierte Erinnerung. Um Termine und Aufgaben im Kalender voneinander unterscheiden zu können sind Termine mit einem Kreis und leuchtender Farbe gekennzeichnet. Die Farbe richtet sich hierbei nach der Raum-Farbe bzw. der Raumgruppe. Aufgaben werden mit einem Haken und in einer dunkleren Farbe, erledigte Aufgaben ausgegraut, angezeigt.

Termin Symbole und Farben

Darstellung der Termine im Kalendermodul

  • Termin: "Kreis"-Symbol
  • Aufgaben: "Haken"-Symbol
  • Wiederkehrender Termin / Aufgabe: "Wiederholungs"-Symbol
  • Erinnerung: "Glocken"-Symbol

Wochen- und Monatsansicht

Im Kalender steht eine Wochenansicht (Schaltfläche: Woche) und Monatsansicht (Schaltfläche: Monat) mit Datum und Kalenderwoche zur Verfügung. Über das "Kalender"-Symbol können anstehende und vergangene Einträge in einer Listen eingesehen werden.

Wird für einen besseren Überblick ein Stundenraster benötigt so kann die Darstellung von der klassischen Monatsansicht zur Wochenansicht gewechselt werden.

Kalender Wochenansicht
Wochenansicht im Kalendermodul öffnen

Bereits eingetragene Termine und das Fälligkeitsdatum von Aufgaben können einfach per Drag and Drop bearbeitet werden.

Filter/Ansichten

Die gewählte Kalenderansicht kann nach eigenen Anforderungen mithilfe eines Filters entsprechend abgeändert und gespeichert werden. Um die Ansicht zu filtern klicke auf den Filter-Button oben in der Mitte und wähle über das Dropdown-Menü die gewünschten Optionen aus.

Kalenderfilter
Klicke auf den "Filter"-Button um den Inhalt des Kalenders zu filtern

Über den Filter lässt sich außerdem statt der Kalenderansicht eine Mitgliederansicht öffnen. Klicke hierzu im Dropdown-Menü bei der Darstellung auf den Mitglieder-Button.

Mitgliederansicht
Mitgliederansicht über den Filter öffnen

Wenn Einträge währenddessen hinzukommen kann eine Aktualisierung der Ansicht notwendig sein.

Handlungsmöglichkeiten für Admins

Extra Artikel

Freigabe von Daten an Kalenderabonnements

Nutzer haben die Möglichkeit den Kalender zu abonnieren. In den Organisationseinstellungen im Reiter Einstellungen kann der Admin der Organisation zentral für alle Nutzer festlegen, ob Daten von Terminen aus unverschlüsselten Räumen an Kalenderabonnements weitergegeben werden.*

Einstellungen Kalenderabonnement

Richtlinien für Kalenderabonnements festlegen

*Hinweis: Inhalte aus verschlüsselten Räumen werden generell nicht außerhalb von Stackfield freigegeben. (Weitere Informationen: Verschlüsselung)

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