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Arbeiten mit einem Raum

Was ist ein "Raum" und welche Raum-Typen gibt es?

Raum Beispiel
Beispiel für einen Raum des Marketing-Teams

Alle Aktivitäten auf Stackfield finden in abgetrennten Arbeitsbereichen statt. In einem Raum wird die Arbeit zu einem bestimmten Thema (z. B. Projekt, Funktion, Abteilung) organisiert. Jede Aktion, Information und Kommunikation hierzu ist an diesem zentralen Ort gesammelt. Lediglich die Mitglieder des Raumes haben Zugriff darauf. Räume werden in der Raum-Liste durch Kreise dargestellt. Räume sind durch die verschiedenen Raum-Typen – Geschlossener Raum (Symbol: ausgefüllter Kreis), Globaler Raum (Symbol: Kreisring) und Projektraum (Symbol: farbiger Kreis, abhängig vom Status) – vielseitig einsetzbar.

Gemeinsamkeiten

  • Die Mitglieder eines Raumes sehen sich immer gegenseitig (unabhängig davon welche Rolle Sie haben).
  • Nur Raum-Mitgliedern wird ein Raum in der Seitenleiste angezeigt.
  • In der globalen Suche findet jeder Nutzer nur die Inhalte auf die er Zugriff hat. Zugriff hat eine Person als Mitglied des Raumes mit entsprechenden Rechten.
  • Es können Standard- und individuelle Bearbeitungsrechte für die Inhalte des Raumes vergeben werden.
  • Die Verschlüsselung kann durch die Organisation Einstellungen vorgegeben oder beim Erstellen des Raumes gewählt werden.
  • Räume können aus Vorlagen erstellt werden.
  • Der Raum-Admin kann den Raum archivieren/löschen/verschieben und alle Raum Einstellungen verändern.
  • Der Raum kann mit individuellen Modulen, die ineinandergreifen und miteinander vernetzt sind und Integrationen ausgestattet werden.
  • Nutzer der Organisation können über die Raum Einstellungen manuell hinzugefügt/entfernt werden.

Unterschiede

Funktionen Geschlossener
Raum
Globaler
Raum
Projekt-
raum
Nur explizit eingeladene Nutzer können beitreten x x
Alle Mitglieder* der Organisation können selbstständig beitreten (ggf. Teilnahme-Bestätigung oder Übertragung des Raum Passworts) x
Raum Name + Beschreibung ist für alle Mitglieder* der Organisation in der globalen Suche sichtbar x
Start- und Enddatum + Graphische Darstellung für den verbleibenden Aufwand x

Siehe hierzu auch die Raum Einstellungen beim Punkt Allgemeines an.

*Hinweis Globaler Raum: Zu Mitgliedern der Organisation zählen Nutzer mit der Rolle Admin oder Mitglied. Als Sicherheitsschranke kann für den Eintritt eine Teilnahme-Bestätigung durch den Admin gefordert sein. Bei verschlüsselten Räumen muss zudem das Passwort des Raumes übertragen werden, wofür gegebenenfalls eine Aktivierung notwendig ist. Gäste und Externe können über die globale Suche nichts von der Existenz eines globalen Raumes erfahren, sie können vom Raum-Admin aber manuell hinzugefügt werden.

Wie erstelle ich einen Raum?

Hinweis: Die Möglichkeit einen neuen Raum zu erstellen kann aufgrund Deiner zugeordneten Rolle (Stichwort: Organisation Einstellungen) nicht verfügbar/eingeschränkt sein!

Ein Raum kann über einen Klick auf die "Plus"-Schaltfläche (z.B. oben rechts) in der Seitenleiste und der anschließenden Auswahl von "Neuer Raum..." hinzugefügt werden. Der Raum kann dann nachträglich per Drag and Drop in eine Raumgruppe verschoben werden.

Plus-Schaltfläche zum neu Hinzufügen
"Plus"-Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Raumes

Wenn der Raum direkt zu einer Raumgruppe hinzugefügt werden soll, kann ein neuer Raum auch über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: 3 Punkte, sichtbar durch Mouseover) bei der jeweiligen Raumgruppe erstellt werden.

Raum zur Raumgruppe hinzufügen
Raum (Symbol: Kreis) direkt zu einer Raumgruppe (Symbol: Ordner) hinzufügen

Optionen beim Erstellen eines neuen Raums

Nach einem Klick auf "Neuer Raum..." öffnet sich ein Dialog, in welchem in wenigen Schritten die grundlegenden Einstellungen des Raums bestimmt werden können:

  1. Schritt: Name*, Verschlüsselung (Symbol: Schloss) und Verwendung einer Raumvorlage
  2. Raum: 1. Schritt
    Bei Bedarf eine zusätzliche Ende-zu-Ende Verschlüsselung aktivieren und Vorlage nutzen
  3. Schritt: Zum Verwendungszweck passender Raum-Typ (Geschlossener Raum / Globaler Raum / Projektraum) + spezifische Einstellungen*
  4. Geschlossener Raum: 2. Schritt
    Geschlossener Raum: Keine weiteren Einstellungen
    GlobalerRaum: 2. Schritt
    Globaler Raum: Standard Rechtegruppe, Bestätigung durch Admin und Beschreibung
    Projektraum: 2. Schritt
    Projektraum: Start-Status und Zeitraum
  5. Schritt: Ausstattung – Module aktivieren/deaktivieren*
  6. Schritt: Zugriff – Mitglieder hinzufügen*

*Hinweis: Nachträglich kann ein Raum-Admin den Namen, spezifische Einstellungen eines Raum-Typs und Module verändern, sowie Mitglieder hinzufügen (Vorgehen).

Worauf sollte ich beim Erstellen eines Raumes achten?

Einige Aspekte können, sobald der Raum erstellt wurde, nicht mehr nachträglich geändert werden.* Daher ist es sinnvoll sich vorher Gedanken zu den folgenden Themen zu machen:

  • Verschlüsselung: Welche Art von Daten werden innerhalb des Raumes ausgetauscht (Stichwort: Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung, berufsrechtlicher Pflichten und Compliance Richtlinien) und werden Integrationen / WebHooks zur Automatisierung von Prozessen benötigt? Es ist ratsam sensible Daten in einem verschlüsselten Raum auszutauschen. Integrationen / Weblooks sind nur in unverschlüsselten Räumen verfügbar.
  • Vorlagen: Gibt es wiederkehrende Strukturen, die durch das Verwenden von Vorlagen automatisch einen Standard einhalten sollen?
  • Raum-Typ: Für welchen Zweck wird der Arbeitsbereich benötigt und was für eine Umgebung ist dafür notwendig?
Passwort-Management: Bei verschlüsselten Räumen das Raum Passwort (zu finden in den Raum Einstellungen -> Reiter Allgemeines -> Anzeigen) sicher und jederzeit zugänglich, d.h. außerhalb des verschlüsselten Raumes, aufbewahren!
Raum Passwort bei verschlüsselten Räumen
Raum Passwort bei verschlüsselten Räumen speichern

*Hinweis: Es können nur einzelne Einträge in einen anderen Raum verschoben werden.

Optionen eines existierenden Raumes

Nutzer zu einem Raum hinzufügen / entfernen

Basis: Damit ein Nutzer zu einem Raum hinzugefügt werden kann muss dieser in der Organisation enthalten sein (Artikel: "Nutzer zu einer Organisation hinzufügen").

Ein Nutzer oder Team kann durch einen Raum-Admin über die Raum Einstellungen hinzugefügt / entfernt werden. Die Raum Einstellungen können z. B. über die Mitgliederansicht oder "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: 3 Punkte) in der oberen rechten Ecke eines Raumes aufgerufen werden.

Mitgliederverwaltung des Raumes
Mitgliederverwaltung des Raumes

Im Reiter Mitglieder werden alle bisherigen Nutzer des Raumes angezeigt. Die Suche ermöglicht das schnelle Auffinden von Personen, die als Mitglieder in dem Raum enthalten sind. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn eine Vielzahl an Nutzern enthalten ist und gezielt nach einer Person gesucht werden muss. Mit der Schaltfläche "Entfernen" neben dem jeweiligen Mitglied wird der Nutzer aus dem Raum entfernt. Ein Nutzer kann so auch den Raum selbst verlassen. Über die Schaltfläche "Mitglied hinzufügen" öffnet sich eine Liste mit allen verfügbaren Nutzern / Teams der Organisation, die mit einem Klick zum Raum hinzugefügt werden können. Die zugeordnete Rechtegruppe ist standardmäßig Beitragender, kann aber nachträglich noch geändert werden.

Nutzer zu Raum hinzufügen
Nur Nutzer der Organisation können zu einem Raum hinzugefügt werden

Eigenschaften des Raumes (z. B. Name, Beschreibung und Farbe)

Die Eigenschaften eines Raumes werden in den Raum Einstellungen abgebildet. Die Raum Einstellungen können z. B. über die Mitgliederansicht / "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: 3 Punkte) in der oberen rechten Ecke eines Raumes oder mit einem Rechtsklick auf den Raum Namen in der Seitenleiste aufgerufen werden.

Allgemeines

Im Reiter Allgemeines befinden sich immer der Raum Name, Beschreibung und die Raum Farbe. Bei den Raum-Typen Globaler Raum und Projektraum gibt es noch weitere Eigenschaften. Ein Raum-Admin kann Änderungen daran vornehmen, wohingegen die anderen Mitglieder des Raumes nur eine Einsicht erhalten.

Globaler Raum, Allgemeines
Globaler Raum
Projektraum, Allgemeines
Projektraum
Module

Im Reiter Module werden die in der Organisation verfügbaren Module angezeigt – im Raum aktivierte Module werden mit einem grünen Haken gekennzeichnet – und können durch einen Raum-Admin bearbeitet werden (Vorgehen).

Integrationen
Hinweis: Einzelne Funktionen können aufgrund von den getroffenen Einstellungen der Organisation nicht verfügbar sein!

Im Reiter Integrationen ist eine Übersicht über alle E-Mail Teilnehmer an Terminen und eingehende WebHooks des Raumes enthalten. Dort kann ein Admin des Raumes auch neue WebHooks, die Informationen von anderen Tools direkt an Stackfield weiterleiten, anlegen (Vorgehen).

Rechtegruppen

Im Reiter Rechtegruppen können über den Button Anzeigen die Einstellungen zur zugewiesenen Rechtegruppe betrachtet werden. Ein Admin des Raumes kann zusätzlich neue Rechtegruppen anlegen und darin bestimmen, ob und welche (alle oder nur die eigenen erstellten) Inhalte von Nutzern bearbeitet/gelöscht werden dürfen (Vorgehen).

Raum archivieren / löschen + weitere Optionen

Durch einen Rechtsklick in der Seitenleiste auf den jeweiligen Raum öffnet sich eine Liste mit den verschiedenen Optionen.

Optionen eines Raumes
Optionen eines Raumes

Ein Raum-Admin kann einen nicht mehr benötigten Raum entweder unwiderruflich löschen oder archivieren. Zudem kann ein Raum innerhalb einer Organisation (alternativ auch per Drag und Drop) in eine (andere) Raumgruppe verschoben werden. Auch das Verschieben in eine andere Organisation ist möglich.

Bei Bedarf kann ein Nutzer (nur für sich selbst!) einen wichtigen Raum zu seinen Favoriten in der Seitenleiste hinzufügen und/oder einen unwichtigen Raum bei den Benachrichtigungen nach "Außen" (Desktop / Mobile App / E-Mail) stummschalten.

Handlungsmöglichkeiten für Admins der Organisation

Hinweis: Einstellungen auf Organisationsebene haben Vorrang vor den Einstellungen auf Raumebene!

Über die Organisation Einstellungen kann ein Admin der Organisation generelle Einstellungen für die gesamte Organisation verankern. Beispielsweise beim Thema Verschlüsselung, "Wer" (bzw. welche Rolle) Räume erstellen darf / Vorlagen nutzen muss und welche Module und Integrationen erlaubt sind.

Ein Admin kann zudem einen Raum in eine (andere) Raumgruppe oder Organisation verschieben und Standard Räume festlegen, zu denen alle neuen Mitglieder (Rollen: Admin und Mitglied) der Organisation automatisch hinzugefügt werden.

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