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Wie benutze ich die Benutzerrechte innerhalb eines Raumes?

Grundlagen:

Die Rechte innerhalb eines Raumes werden mittels Rechtegruppen an die Mitglieder des Raumes vergeben. Ein Raum Admin kann in den "Raum Einstellungen" die Rechtegruppen gestalten und zuweisen, wohingegen die anderen Raum-Teilnehmer die Einstellungen nur einsehen können.

Standard Rechtegruppen

Standard Rechtegruppe
Standard Rechtegruppen im Raum

Folgende Rechtegruppen sind in einem Raum standardmäßig verfügbar und können nicht bearbeitet werden:

  • Raum Admin
  • Beitragender
  • Leser
  • Manuelle Freigabe

Raum Admins verwalten sämtliche Einstellungen und Nutzer des jeweiligen Raumes.*

Nutzer mit der Rolle Beitragender können Inhalte zum Raum hinzufügen, alle Inhalte lesen, bearbeiten (inkl. Durchführung von Statuswechsel) und mindestens ihre eigenen Inhalte löschen. Neue Raum-Teilnehmer (mit Ausnahme von externen Personen) erhalten automatisch die Rechte der Gruppe Beitragender.

Leser haben zwar Zugriff auf die Inhalte des Raumes, können allerdings keinerlei Änderungen vornehmen.

Bei der Rechtegruppe "Manuelle Freigabe" werden Funktionen sowie die Sichtbarkeit der Einträge eingeschränkt (siehe: Arbeiten mit Externen).

Die genauen Eigenschaften einer jeweiligen Rechtegruppe können über den Reiter Rechtegruppen und die Schaltfläche "Anzeigen" eingesehen werden.

*Hinweis: Raum-Admins (Raumebene) mit der Rolle Gast (Organisationsebene) haben keinen Zugriff auf die Mitgliederverwaltung der Organisation, d. h. sie können keine Nutzer zum Raum hinzufügen, sondern nur die restlichen Raum Einstellungen abändern (siehe: Rollen und Berechtigungen in Stackfield verstehen).

Individuelle Rechtegruppen

Erstellen einer individuellen Rechtegruppe

Das Erstellen / Bearbeiten einer Rechtegruppe (z. B. für Kunden) kann in den Einstellungen des Raumes über den Reiter Rechtegruppen vorgenommen werden. Über die Schaltfläche "Rechtegruppe hinzufügen" können hier individuelle Rechtegruppen erstellt werden. Bereits angelegte Rechtegruppen können über die Schaltfläche "Bearbeiten" eingesehen und verändert werden.

Für jede individuelle Rechtegruppe können feingranulare Einstellungen zu den einzelnen Modulen (Anzeigen, Aktualisieren*, Hinzufügen und Löschen**) vorgenommen werden. Jedes Modul kann für eine Rechtegruppe deaktiviert oder aktiviert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Inhalte / Status aus Modulen zu verbergen oder Lese- und Schreibrechte zu gewähren.

Anmerkung: Die Einstellungen des Moduls werden gleichermaßen auf die Anhänge (z. B. Zeiterfassung, Dateien und Kommentare) der dortigen Einträge angewendet.

Einstellungen der individuellen Rechtegruppe
Einstellungen der individuellen Rechtegruppe

Für das Aufgaben-Modul steht eine weitere Funktion zur Verfügung: Mit Hilfe von Workflows kann definiert werden, welche Rechtegruppe Aufgaben mit einem bestimmten Status bearbeiten oder gewissen Personen zuweisen muss, nachdem die Aufgabe bearbeitet*** wurde. Die Option Finaler Status (= kein Status ist ausgewählt bei der Einstellung "Nächster erlaubte Zustand") bedeutet, dass kein Wechsel mehr beim Status vorgenommen werden kann.

Workflow
Workflow Verwaltung für Status

Hinweise: *Aktualisieren bedeutet, der Nutzer kann die bereits erstellten Inhalte bearbeiten, also nachträglich verändern. **Um ein Element verschieben zu können wird das Recht Löschen benötigt, weil es dadurch aus dem aktuellen Raum verschwindet. ***Mit dem Wechsel des Status (Bearbeitungszustandes) ist die Bearbeitung abgeschlossen.

Vergabe von Rechten

Die Vergabe von Rechten erfolgt im Reiter Mitglieder und kann entweder für Teams oder einzelne Nutzer vorgenommen werden. Über einen Klick auf "Rechtegruppe ändern" stehen alle verfügbaren Rechtegruppen zur Auswahl. Jeder Person können mehrere Rechtegruppen zugeordnet werden (z. B. Admin und Beitragender), wobei die Rechte bei mehreren Rechtegruppen addiert werden, d.h. es werden durch das Hinzufügen einer Rechtegruppe keine Rechte entfernt, sondern lediglich weitere gegeben.

Vergabe von Rechten
Vergabe von Rechten

Parallel zur Vergabe von Rechten an einzelne Teilnehmer können auch die Rechtegruppen von Teams geändert werden. Alle im Team enthaltenen Personen erhalten hierdurch die gleichen Rechte. Soll eine Person aus dem Team weitere oder andere Rechte erhalten, kann diese nochmals gesondert / außerhalb vom Team zum Raum hinzugefügt werden. Hierdurch kann dieser einzelnen Person eine eigene Rechtegruppe zugeordnet werden.

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