Grundlagen:
Die Rechte innerhalb eines Raumes werden mittels Rechtegruppen an die Mitglieder des Raumes vergeben. Ein Raum Admin kann in den "Raum Einstellungen" die Rechtegruppen gestalten und zuweisen, wohingegen die anderen Raum-Teilnehmer die Einstellungen nur einsehen können.
Standard Rechtegruppen
Standard Rechtegruppen im Raum
Folgende Rechtegruppen sind in einem Raum standardmäßig verfügbar und können nicht bearbeitet werden:
- Raum Admin
- Beitragender
- Leser
- Manuelle Freigabe
Raum Admins verwalten sämtliche Einstellungen und Nutzer des jeweiligen Raumes.*
Nutzer mit der Rolle Beitragender können Inhalte zum Raum hinzufügen, alle Inhalte lesen, bearbeiten (inkl. Durchführung von Statuswechsel) und mindestens ihre eigenen Inhalte löschen. Neue Raum-Teilnehmer (mit Ausnahme von externen Personen) erhalten automatisch die Rechte der Gruppe Beitragender.
Leser haben zwar Zugriff auf die Inhalte des Raumes, können allerdings keinerlei Änderungen vornehmen.
Bei der Rechtegruppe "Manuelle Freigabe" werden Funktionen sowie die Sichtbarkeit der Einträge eingeschränkt (siehe: Arbeiten mit Externen).
Die genauen Eigenschaften einer jeweiligen Rechtegruppe können über den Reiter Rechtegruppen und die Schaltfläche "Anzeigen" eingesehen werden.
Individuelle Rechtegruppen
Erstellen einer individuellen Rechtegruppe
Das Erstellen / Bearbeiten einer Rechtegruppe (z. B. für Kunden) kann in den Einstellungen des Raumes über den Reiter Rechtegruppen vorgenommen werden. Über die Schaltfläche "Rechtegruppe hinzufügen" können hier individuelle Rechtegruppen erstellt werden. Bereits angelegte Rechtegruppen können über die Schaltfläche "Bearbeiten" eingesehen und verändert werden.
Für jede individuelle Rechtegruppe können feingranulare Einstellungen zu den einzelnen Modulen (Anzeigen, Aktualisieren*, Hinzufügen und Löschen**) vorgenommen werden. Jedes Modul kann für eine Rechtegruppe deaktiviert oder aktiviert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Inhalte / Status aus Modulen zu verbergen oder Lese- und Schreibrechte zu gewähren.
Anmerkung: Die Einstellungen des Moduls werden gleichermaßen auf die Anhänge (z. B. Zeiterfassung, Dateien und Kommentare) der dortigen Einträge angewendet.
Einstellungen der individuellen Rechtegruppe
Für das Aufgaben-Modul steht eine weitere Funktion zur Verfügung: Mit Hilfe von Workflows kann definiert werden, welche Rechtegruppe Aufgaben mit einem bestimmten Status bearbeiten oder gewissen Personen zuweisen muss, nachdem die Aufgabe bearbeitet*** wurde. Die Option Finaler Status (= kein Status ist ausgewählt bei der Einstellung "Nächster erlaubte Zustand") bedeutet, dass kein Wechsel mehr beim Status vorgenommen werden kann.
Workflow Verwaltung für Status
Hinweise: *Aktualisieren bedeutet, der Nutzer kann die bereits erstellten Inhalte bearbeiten, also nachträglich verändern. **Um ein Element verschieben zu können wird das Recht Löschen benötigt, weil es dadurch aus dem aktuellen Raum verschwindet. ***Mit dem Wechsel des Status (Bearbeitungszustandes) ist die Bearbeitung abgeschlossen.
Vergabe von Rechten
Die Vergabe von Rechten erfolgt im Reiter Mitglieder und kann entweder für Teams oder einzelne Nutzer vorgenommen werden. Über einen Klick auf "Rechtegruppe ändern" stehen alle verfügbaren Rechtegruppen zur Auswahl. Jeder Person können mehrere Rechtegruppen zugeordnet werden (z. B. Admin und Beitragender), wobei die Rechte bei mehreren Rechtegruppen addiert werden, d.h. es werden durch das Hinzufügen einer Rechtegruppe keine Rechte entfernt, sondern lediglich weitere gegeben.
Vergabe von Rechten
Parallel zur Vergabe von Rechten an einzelne Teilnehmer können auch die Rechtegruppen von Teams geändert werden. Alle im Team enthaltenen Personen erhalten hierdurch die gleichen Rechte. Soll eine Person aus dem Team weitere oder andere Rechte erhalten, kann diese nochmals gesondert / außerhalb vom Team zum Raum hinzugefügt werden. Hierdurch kann dieser einzelnen Person eine eigene Rechtegruppe zugeordnet werden.