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Arbeiten mit Teams (Arbeitsgruppen)

Um die Nutzerverwaltung in der Organisation zu vereinfachen und Arbeitsgruppen zusammenzufassen, erstelle Teams und füge diese zu den entsprechenden Räumen und/oder Gruppenchats hinzu.

Hinweis: Einzelne Funktionen können aufgrund Deiner zugeordneten Rolle nicht verfügbar sein. Nur Admins der Organisation können Teams anlegen und verwalten! Nutzer mit der Rolle Mitglied können die angelegten Teams einsehen, Externe und Gäste nicht.

Übersicht der Teams aufrufen

Alle wichtigen Informationen sowie die gesamte Verwaltung der Teams Deiner Organisation findest Du in der Team-Übersicht. Um zu dieser Übersicht zu gelangen, öffne zunächst die Einstellungen Deiner Organisation. Im Reiter Mitglieder findest Du einige Schaltflächen unter der Suchleiste. Die Schaltfläche "Teams" führt dich direkt zur Team-Übersicht.

Übersicht der Teams
Übersicht der Teams in den "Organisation Einstellungen"

Über die Übersicht kannst Du folgende Aktionen durchführen bzw. Informationen aufrufen:

Ein Team erstellen

Um ein neues Team zu erstellen, klicke in der Team-Übersicht auf die Schaltfläche "Neues Team hinzufügen".

Team erstellen
Erstelle ein Team in der Übersicht

Jetzt öffnet sich ein Popup-Fenster, in welches Du den Name des Teams eintragen kannst. Klicke auf "Weiter", um Deine Auswahl zu bestätigen. Du kannst den Namen nachträglich jederzeit ändern (siehe: Name des Teams ändern).

Name des Teams festlegen
Denke Dir einen Namen für das Team aus

Zum Schluss können Nutzer mit der Rolle Admin, Mitglied und Gast zu dem Team hinzugefügt werden. Wenn Du fertig bist, klicke auf "Neues Team erstellen". Das Team erscheint nun in der Übersicht.

Mitglieder hinzufügen
Füge Nutzer zu Deinem Team hinzu

Verwaltung der Teams: Mitglieder / Name / Löschen

Über die Team-Übersicht lässt sich die Verwaltung der einzelnen Teams aufrufen. Klicke hierfür rechts neben dem entsprechenden Team auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) und wähle anschließend die gewünschte Option aus:

Verwaltung Teams
Die Verwaltung der Teams ist über die Mehr-Schaltfläche aufrufbar

Mitglieder einsehen / hinzufügen / entfernen

Mit einem Klick auf die Option "Mitglieder verwalten" in der Teams-Verwaltung lässt sich ein Popup-Fenster mit einer Liste aller Mitglieder des Teams öffnen. Alternativ kannst Du die Liste auch über die blaue Schaltfläche "Mitglieder" direkt unter dem Namen des Teams aufrufen.

Um einen neuen Nutzer zu dem Team hinzuzufügen, klicke auf die Schaltfläche "Mitglied zum Team hinzufügen" und wähle die entsprechende Person aus. Ist die Person bereits im Team erhalten oder kann nicht zum Team hinzugefügt werden (z. B. Rolle Externer), erscheint ein Hinweis. Sobald ein Nutzer neu zu einem Team hinzugefügt wird, wird er automatisch auch Mitglied aller Räume und Gruppenchats, in denen sich dieses Team bereits befindet.

Mitgliederverwaltung Teams
Hier werden alle Mitglieder des Teams aufgelistet

Tipp: Über die Suche kannst Du bestimmte Mitglieder schneller ausfindig machen. Im Popup-Fenster der Mitgliederverwaltung wird innerhalb des Teams nach Nutzern gesucht, im Popup-Fenster für das Hinzufügen von Mitgliedern wird innerhalb der Organisation gesucht.

Hinweis: Die Rechte der Teams werden in den jeweiligen Räumen festgelegt. Klicke hier, um mehr zu erfahren.

Um ein Mitglied aus dem Team zu entfernen, klicke auf die Schaltfläche "Entfernen" neben dem entsprechenden Nutzer. Sobald ein Nutzer aus einem Team entfernt wird, wird er automatisch auch aus allen Räumen und Gruppenchats entfernt, in denen sich dieses Team befindet.

Name des Teams ändern

Über die Option "Umbenennen" in der Teams-Verwaltung kannst Du den Namen des Teams ändern. Mit einem Klick auf "Speichern" bestätigst Du Deine Eingabe.

Neuen Name eingeben
Gebe den neuen Namen Deines Teams ein

Team löschen

Um ein Team zu löschen, wähle die Option "Entfernen" in der Teams-Verwaltung aus. Um ein versehentliches Löschen zu vermeiden, erscheint nun eine Sicherheitsabfrage. Mit einem Klick auf "Löschen" bestätigst Du die Aktion. Dabei werden keine Nutzer des Teams aus der Organisation entfernt, es wird nur das Team selber gelöscht.

Team löschen Sicherheitsabfrage
Bestätige die Sicherheitsabfrage, um das Team endgültig zu löschen

Wird ein Team gelöscht, wird dieses auch aus allen Räumen und Gruppenchats, in denen es enthalten ist, entfernt. Achte darauf, ob auch ohne das Team noch Nutzer im Raum / Gruppenchat enthalten sind. Ansonsten kann durch das Entfernen des Teams der Zugriff auf diesen verloren gehen.

In welchen Teams sind die Nutzer meiner Organisation enthalten?

Hinweis: Nur Admins der Organisation können die Teams der einzelnen Nutzer über diesen Weg einsehen.

Im Reiter Mitglieder der "Organisation Einstellungen" werden alle Nutzer der Organisation aufgelistet. Unter jedem Nutzer wird die Anzahl der Teams angezeigt, sofern der Nutzer in mindestens einem Team enthalten ist. Um alle Teams eines Nutzers einzusehen, klicke auf die blaue Schrift oder klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) rechts neben dem entsprechenden Team und wähle die Option "Teams verwalten" aus.

Teams eines Nutzers einsehen
Verwaltung der Teams eines Nutzers öffnen

Jetzt werden alle einem Nutzer zugeordneten Teams aufgelistet. Mit einem Klick auf "Mitglied(er)" öffnet sich die Mitgliederverwaltung des Teams. Mit einem Klick auf "Raum / Räume" werden alle Räume, in denen das Team enthalten ist, abgebildet.

Teams zu Räumen / Gruppenchats hinzufügen

Hinweis: Nur Raum- bzw. Gruppenchat-Admins können Nutzer bzw. Teams zu diesem hinzufügen.

Durch das Hinzufügen von Teams zu Räumen / Gruppenchats werden alle Mitglieder des Teams automatisch zum ausgewählten Ort hinzugefügt. So lässt sich eine schnelle und einfache Zuordnung der Nutzer auf Stackfield realisieren.

Team beim Erstellen hinzufügen:

Team nachträglich hinzufügen:

Welche Rechte haben Teams im Raum?

Die Rechtegruppe eines Teams gilt auch für alle Mitglieder des Teams. Standardmäßig wird Teams die Rechtegruppe "Beitragender" zugeteilt. Du kannst die Zuteilung allerdings jederzeit in den "Raum Einstellungen" im Reiter Mitglieder ändern und die Rechtegruppen im Reiter Rechtegruppen bearbeiten.

Rechtegruppe Team
Du kannst die Rechtegruppe Deines Teams jederzeit ändern

Soll eine Person aus dem Team weitere (Raum-Admin) bzw. andere Rechte (z. B. eine individuelle Rechtegruppe oder "Leser") erhalten, kann diese nochmals gesondert zum Raum hinzugefügt werden, so dass ihr eine andere Rechtegruppe zugeordnet werden kann. Vorrangig berücksichtigt wird immer die "stärkere" Rechtegruppe, also die, die dem Nutzer mehr Rechte verleiht als die andere.

Beispiel: Laura ist Teil des Teams "Marketing". Das Team "Marketing" hat die Rechtegruppe "Leser". Laura wurde auch separat zum Raum hinzugefügt und ihr wurde dabei die Rechtegruppe "Beitragender" zugeordnet. Die Rechtegruppe "Beitragender" teilt ihr mehr Rechte zu als die Rechtegruppe "Leser", weswegen nur die Rechtegruppe "Beitragender" berücksichtigt wird.

Rechtegruppe Team vs. einzelne Person
Die Rechtegruppe "Beitragender" ist stärker gewichtet als die Rechtegruppe "Leser"

Hinweis: In Gruppenchats können die Rechte der Mitglieder in den Einstellungen des Chats bearbeitet werden (siehe: Gruppenchats Einstellungen).

In welchen Räumen sind die Teams der Organisation enthalten?

Hinweis: Nur Admins der Organisation können die Räume der Teams einsehen.

In der Team-Übersicht kann für jedes Team eine Liste aller Räume, in denen dieses Team enthalten ist, eingesehen werden. Klicke hierfür einfach auf die Schaltfläche "Raum / Räume" direkt unter dem Namen des entsprechenden Teams. Jetzt öffnet sich ein Popup-Fenster mit einer Liste der Räume inklusive Datum und Uhrzeit der letzten Aktivität in jedem Raum.

Raumliste aufrufen
Aufrufen einer Raumliste des Marketing-Teams

Tipp: Über die Schaltfläche "Einstellungen" gelangst Du zu den "Raum Einstellungen" des jeweiligen Raumes. Wieso der Zugang für Admins der Organisation nützlich sein kann und wo er für alle Räume der Organisation erhalten werden kann, erfährst Du hier.

Mit Teams im Raum / Gruppenchat arbeiten

Möchtest Du im Chatbereich (Kommunikationsmodul / Kommentarbereich) nicht nur einen Nutzer sondern gleich ein ganzes Team ansprechen, kannst Du dieses mithilfe einer @-Erwähnung markieren.

@-Erwähnung Teams
Nutze die @-Erwähnung, um Teams direkt anzusprechen

Deine Ansicht im Raum kannst Du mit vielen verschiedenen Funktionen nach Deinen persönlichen Kriterien filtern. Einige Filter liefern Dir dabei die Möglichkeit auf Teams zu zielen:

  • Zugewiesen: Filtere nach Aufgaben, die Mitgliedern eines bestimmten Teams zugewiesen sind, in den Modulen Aufgaben und Zeitplan.
  • Mitglieder: Filtere nach Terminen, die Mitglieder eines bestimmten Teams als Teilnehmer tragen, im Modul Kalender.
  • Erstellt von: Filtere nach Einträgen, die von Mitgliedern eines bestimmten Teams erstellt wurden, in den Modulen Diskussionen, Aufgaben, Seiten, Dateien und Snippets.
  • Geändert von: Filtere nach Einträgen, die von Mitgliedern eines bestimmten Teams geändert wurden, in den Modulen Diskussionen, Aufgaben, Seiten, Dateien und Snippets.
Filter Teams
Filter, wie der "Zugewiesen"-Filter, können nach Mitgliedern eines bestimmten Teams suchen

Teams aus Räumen / Gruppenchats entfernen

Hinweis: Nur Raum- bzw. Gruppenchat-Admins können Nutzer bzw. Teams aus diesem entfernen. (Ausnahme: Admins der Organisation können Teams über die Organisation Einstellungen aus der Organisation oder aus einzelnen Räumen entfernen.)

Um ein Team aus einem Raum / Gruppenchat zu entfernen, öffne die Einstellungen des Raumes / Einstellungen des Gruppenchats und wechsle in den Reiter Mitglieder. Klicke jetzt auf die Schaltfläche "Entfernen" rechts neben dem entsprechenden Team. Daraufhin öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem das Entfernen des Teams bestätigt werden muss. Klicke auf "Löschen", um das Team endgültig aus dem Raum / Gruppenchat zu löschen. Das Team wird dabei nicht aus der Organisation gelöscht, d. h. es kann an anderen Stellen immer noch verwendet werden.

Team aus Raum entfernen
Über die Schaltfläche "Entfernen" kannst Du ein Team aus dem Raum entfernen

Hinweise:

  • Befindet sich ein Nutzer noch außerhalb des entfernten Teams im Raum / Gruppenchat, z. B. eigenständig oder durch ein anderes Team, so hat dieser immer noch Zugriff auf den Raum / Gruppenchat.
  • Nutzer, die einem Team im Raum / Gruppenchat angehören, können diesen nicht verlassen. Somit bleiben sie bei wichtigen Themen jederzeit informiert.
  • Team-Mitglied Raum verlassen
    Team-Mitglieder im Raum können diesen nicht verlassen
  • Wird ein Team aus einem Raum / Gruppenchat entfernt und befindet sich kein weiterer Nutzer bzw. Team in dem Raum / Gruppenchat, so geht der Zugriff auf diesen verloren. Achte in dem Fall darauf, jemanden vor dem Entfernen hinzuzufügen.

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