Nutzer einer Organisation können ganz einfach zentral aus einer Organisation entfernt bzw. (für einen bestimmten Zeitraum) deaktiviert werden und haben auf die Organisation und ihre Räume somit keinerlei Zugriff mehr. Die Daten der Organisation bleiben davon unberührt.
Alternative: Die Benutzerrolle des Nutzers ändern, um diesem mehr bzw. weniger Rechte zuzusprechen.
Was ist der Unterschied zwischen entfernen und deaktivieren?
Anwendungsfälle
Entferne einen Nutzer, wenn dieser nicht länger Teil des Unternehmens ist und voraussichtlich auch nicht zurückkehren wird (er hat z. B. gekündigt oder den Job gewechselt).
Deaktiviere einen Nutzer z. B., wenn dieser
- in Elternzeit ist,
- ein Sabbatical macht oder
- wegen eines Projekts als Gast / Externer eingeladen wurde und das Projekt pausiert.
Was passiert nach dem Entfernen / Deaktivieren?
Wird ein Nutzer aus einer Organisation entfernt / deaktiviert, bleiben alle von dieser Person erstellten Inhalte (z. B. Aufgaben) inklusive Zuweisungen erhalten. Der Name der Person wird im Raum (z. B. im Kommentarbereich) allerdings nur noch durchgestrichen angezeigt.
Entfernte Nutzer werden automatisch aus allen Räumen entfernt. Sie sind damit nicht mehr in der Mitgliederverwaltung der Organisation und des Raumes enthalten.
Deaktivierte Nutzer bleiben weiterhin Teil der Organisation und der Räume, haben allerdings während der Pausierung keinen Zugriff auf die Inhalte der Organisation und der darin enthaltenen Räume. Du erkennst sie an einem grauen "D" im Profil.
Deaktivierte Nutzer werden mit einem "D" gekennzeichnet
Tipp: Für Nutzer mit der Rolle Gast kann in den Organisationseinstellungen ein bestimmter Zeitraum festgelegt werden, in dem diese im Falle einer Inaktivität automatisch deaktiviert werden (siehe: Handlungsmöglichkeiten für Admins).
Löscht ein Nutzer seinen Account (siehe: Benutzerkonto löschen), wird sein Name nicht mehr im Kommunikationsstream hinterlegt. Der Nutzer wird stattdessen als "UNBEKANNTER Benutzer" beschrieben. Alle Zuweisungen werden entfernt und müssen neu vorgenommen werden.
Nutzer mit gelöschtem Account im Kommunikationsstream
Nutzerverwaltung / Vorgehen
Um einen Nutzer zu entfernen bzw. zu deaktivieren, öffne die "Organisation Einstellungen" und klicke im Reiter Mitglieder auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) neben dem gewünschten Nutzer, um diesen zu entfernen (Auswahl: "Entfernen") bzw. zu deaktivieren (Auswahl: "Deaktivieren").
Entferne / Deaktiviere einen Nutzer in den Organisationseinstellungen
Tipps:
- Bevor Du einen Nutzer entfernst / deaktivierst überprüfe, ob alle Räume auch ohne diesen Nutzer einen aktiven Raum-Admin haben. Ist dies nicht der Fall, teile einem anderen aktiven Nutzer die Rolle des Admins zu.
- Bei Bedarf kannst Du alle der Person zugewiesenen Aufgaben bzw. Termine an einen anderen aktiven Nutzer übergeben. Mithilfe der Filterfunktion und der Option "Zugewiesen / Mitglieder" können betroffene Aufgaben bzw. Termine schnell gefunden werden.
Was geschieht wenn ein entfernter / deaktivierter Nutzer wieder zur Organisation hinzugefügt wird?
Falls ein Nutzer nach dem Entfernen wieder zur Organisation hinzugefügt werden muss (ist z. B. zu seinem Job zurückgekehrt), muss dieser abermals zu allen Räumen eingeladen werden.
Besitzt dieser noch das selbe Benutzerkonto wie zuvor (die selbe E-Mail-Adresse), können ihm alle alten Inhalte wieder zugeordnet werden.
Achtung: Wurde das Nutzerkonto jedoch gelöscht, ändert sich die ID und selbst bei Verwendung der selben E-Mail-Adresse können dem Nutzer die alten Daten der Organisation nicht mehr zugeordnet werden.
Besitzt ein deaktivierter Nutzer noch das selbe Benutzerkonto wie zuvor und wird reaktiviert (= Rücknahme der Deaktivierung), so stehen ihm alle vorherigen Funktionen wieder zur Verfügung. Der Zugriff zu allen alten Räumen bleibt bestehen, der Nutzer muss also nicht erneut hinzugefügt werden.
Handlungsmöglichkeiten für Admins
Nur Admins der Organisation können Nutzer aus dieser entfernen bzw. deaktivieren.
In den "Organisation Einstellungen" kann im Reiter Berechtigungen unter "Hinzufügen von Personen" festgelegt werden nach welchem Zeitraum inaktive Nutzer mit der Rolle Gast automatisch deaktiviert werden sollen. Standardmäßig ist diese auf "Nie" eingestellt.
Inaktive Nutzer automatisch deaktivieren
Die Reaktivierung kann unabhängig von den Einstellungen (manuelle oder automatische Deaktivierung) nur manuell von einem Admin der Organisation (beim Enterprise-Plan "Unterorganisation") vorgenommen werden.