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Nutzer zu einer Organisation hinzufügen

Hinweis: Einzelne Funktionen können aufgrund von Einstellungen der Organisation und/oder Deiner zugeordneten Rolle nicht verfügbar sein (siehe: Handlungsmöglichkeiten für Admins)!

Neue Nutzer können mittels E-Mail, Link oder Domain zu einer Organisation mit einer Benutzerrolle (Admin/Mitglied/Gast/Externer) hinzugefügt werden. Die zugeordnete Rolle kann nachträglich auch noch geändert werden. Sobald sich der Nutzer registriert hat kann er auf die berechtigten Inhalte zugreifen.

Einladung

  1. Schritt: Organisation Einstellungen + Reiter Mitglieder öffnen
  2. Die Einstellungen der Organisation können z. B. über einen Klick auf das eigene(n) Profilbild / Namen in der untern linken Ecke ausgewählt werden.

  3. Schritt: Schaltfläche "Neues Mitglied einladen" anklicken und gewünschte Rolle auswählen
  4. Jeder Nutzer wird mit einer Benutzerrolle zu einer Organisation hinzugefügt
  5. Schritt: Einladung über automatisierte E-Mail oder Link ausführen
  6. E-Mail (E-Mail Adresse bzw. "Mehrere Leute auf einmal einladen"): Berechtigte Personen können für jede Rolle eine automatisierte Einladung per E-Mail (-> Sprache) an bereits aktive E-Mail Adressen verschicken. Hierfür die gewünschte(n) E-Mail Adresse(n) hinterlegen und optional eine persönliche Nachricht hinzufügen.

    Einladung an eine gültige/aktive E-Mail Adresse verschicken

    Link, wenn Personen noch kein Nutzerkonto bei Stackfield haben ("Erstelle einen Link um Personen darüber einzuladen" bzw. "Zeige einen Link um Personen darüber einzuladen"): Ein Admin der Organisation kann für die Rollen Mitglied/Gast/Externer alternativ einen Link erzeugen und diesen auf dem gewünschten Weg (z. B. E-Mail oder Intranet) dem Empfänger zukommen lassen. Der für die jeweilige Rolle erstellte Link kann zeitlich und/oder in der Anzahl der Verwendungen beschränkt werden. Ein bereits erstellter Link kann über dieses Vorgehen auch wieder aufgerufen und verwendet bzw. deaktiviert werden.

  7. Schritt: Neuer Nutzer legt sich bei Stackfield ein Nutzerkonto an
  8. Schritt: Zugriff auf die gewünschten Inhalte/Räume geben
  9. Bei einer E-Mail Einladung kann dies sofort nach dem Verschicken der Einladung vorgenommen werden. Beim Verwenden eines Links erhält ein Admin der Organisation nach der Registrierung des Nutzers eine Benachrichtigung in "Meine Woche" und kann dann die Rechte vergeben.

Domain

Voraussetzung: In den Organisationseinstellungen im Reiter Einstellungen wird die Registrierung per Domain erlaubt (-> Registrierungsmodus:"Einladung & Domain") und die gewünschte Domain ist hinterlegt.

Sobald sich ein Nutzer mit einer entsprechenden Domain in der E-Mail Adresse ein Nutzerkonto anlegt wird er automatisch zur Organisation mit der Rolle Mitglied hinzugefügt. Das Warten auf eine extra Einladung per E-Mail/Link ist nicht notwendig. Anschließend muss noch der Zugriff auf die gewünschten Inhalte/Räume erteilt werden.

Hinweis: Falls auch eine Einladung per E-Mail/Link erfolgt, dann werden diese Einstellungen für die Rolle übernommen.

Handlungsmöglichkeiten für Admins

Über die Organisationseinstellungen kann ein Admin der Organisation generelle Einstellungen für die gesamte Organisation verankern.

Im Reiter Berechtigungen kann ein Admin der Organisation festlegen, mit welcher "Rolle" (Admin / Mitglied / Gast) ein Nutzer andere Personen zur Organisation / als E-Mail Teilnehmer hinzufügen darf.

Im Reiter Einstellungen kann der Registrierungsmodus hinterlegt werden. Neben der standardmäßigen Einladung per E-Mail/Link kann auch eine Zuordnung zur Organisation über Domains erfolgen.

In welcher Sprache wird die E-Mail Einladung verschickt?

Verfügbare Sprachen: Deutsch / Englisch

Wenn die eingeladene Person noch kein Nutzerkonto bei Stackfield hat, dann wird die Sprache des Versenders (also Ihnen) berücksichtigt. Falls der Nutzer schon ein Konto bei Stackfield hat wird bei der E-Mail Einladung die Sprache des Empfängers ausgewählt.

Was tun wenn die E-Mail Einladung nicht beim Empfänger ankommt?

Sender

  • Vergewissere Dich, dass die richtige (korrekt geschrieben + aktuell) E-Mail Adresse hinterlegt ist (Vorgehen: "Organisation Einstellungen" -> "Mitglieder" -> "Ausstehende Einladungen").
  • Vor dem Verschicken einer automatisierten Einladung zu Deiner Organisation in Stackfield muss die E-Mail Adresse des Empfängers aktiviert sein. Teste daher bei neuen Mitarbeitern im Unternehmen durch einen E-Mail Austausch ob die Einrichtung der E-Mail Adresse abgeschlossen ist. Denn wenn die E-Mail Adresse nicht erreichbar ist wird sie aus Sicherheitsgründen durch unseren Provider blockiert. In diesem Fall kontaktiere unseren Support für die Freigabe der E-Mail Adresse.

Empfänger

  • Schaue in Deinen Spam- und Junk-Ordnern sowie sonstigen Filtern für Deinen Posteingang nach, ob die E-Mail (versehentlich) dort gelandet sind.
  • Kläre mit Deiner IT / Deinem E-Mail-Anbieter ab, ob die E-Mail (notification@stackfield.help) von Deinem E-Mail-System abgefangen, bzw. blockiert wurde.
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