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Direkte Nachrichten: Privatchat + Gruppenchat

Kommunikationskanäle und deren Verfügbarkeit

Der Bereich "Direkte Nachrichten" dient der Kommunikation abseits der Räume. Unterhaltungen, die keinem der raumspezifischen Team-Chats zugeordnet werden können und jene, die nicht zwischen allen Mitgliedern eines Raums geführt werden sollen, finden hier einen entsprechenden Kanal.

Tipp: Organisationen sollten klar festlegen, in welchen Fällen über den raumspezifischen Team-Chat kommuniziert werden sollte und wann der Austausch über die direkten Nachrichten stattfinden kann.

Kommunikationskanäle und deren Funktionen

  • Chat (inkl. Dateiaustausch): Privatnachrichten und Gruppenchats
  • Audioanrufe (zu zweit oder in Gruppen) = sprechen
  • Videoanrufe (zu zweit oder in Gruppen) = sprechen + Person sehen
  • Bildschirmübertragung (zu zweit oder in Gruppen) = sprechen + Bildschirm zeigen

Hinweis: Die direkten Nachrichten können aufgrund Deiner zugeordneten Rolle oder aufgrund von Einstellungen der Organisation nicht verfügbar sein (siehe: Handlungsmöglichkeiten für Administratoren)!

Darstellung der direkten Nachrichten in der Seitenleiste

Der Bereich "Direkte Nachrichten" in der Seitenleiste

In der linken Seitenleiste befindet sich eine separate Auflistung für die direkten Nachrichten mit aktuellen Privatchats und Gruppenchats. Diese werden durch ein Kreissymbol oder durch das Profilbild des jeweiligen Nutzers (sofern vorhanden) dargestellt.

Direkte Nachrichten
Darstellung der direkten Nachrichten in der Seitenleiste

Das Hinzufügen neuer Chats erfolgt analog zu den Räumen über die "Plus"-Schaltfläche oder automatisch sobald eine neue Nachricht eingeht. Befindet sich der Chat bereits in der Seitenleiste, lässt er sich fortan mit einem einzigen Klick auf den Namen aufrufen.

Die Anzahl der angezeigten Chats kann manuell eingeschränkt werden. Bei einem Mouseover über einzelne Chats erscheint außerdem ein kleines "x"-Symbol, mit dem sich Chats einfach wieder aus der Ansicht ausblenden lassen.

Chat Verbergen
Chat aus der Seitenleiste ausblenden

Voreinstellung: Anzahl der abgebildeten Chats in der Seitenleiste

Damit die Ansicht der direkten Nachrichten in der Seitenleiste nicht zu ausladend wird, kann sie in den Benutzereinstellungen individuell auf die Anzahl von 3, 5, 10 oder 20 Chats eingeschränkt werden. Gehe hierfür in den Bereich "Mein Benutzerkonto" und triff im Reiter Profil unter "Maximale Anzahl an dargestellten Direkte Nachrichten" die gewünschte Auswahl. Neue Nachrichten verpasst Du hierdurch nicht, denn die Auflistung beinhaltet immer die aktuellen Chats.

Anzahl der direkten Nachrichten in der Seitenleiste
Anzahl der Direkten Nachrichten in der Seitenleiste

Chats favorisieren

Chats, die häufiger aufgerufen werden, lassen sich mit einem Klick auf das "Stern"-Symbol im Kopfbereich des Chats favorisieren. Sie verschwinden aus der Liste "Direkte Nachrichten" und wandern als Konstante nach oben in den Bereich Favoriten.

Favoriten in der Seitenleiste
Favorisiere einen Chat mit einem Klick auf das "Stern"-Symbol, um ihn in der Seitenleiste im entsprechenden Bereich zu fixieren.

Privatchat oder Gruppenchat starten

Einen neuen Privatchat beginnen

  1. Klicke auf das "Plus"-Symbol rechts neben "Direkte Nachrichten" in der Seitenleiste.
  2. Direktnachricht erstellen
    Über das "Plus"-Symbol kannst Du eine neue Direktnachricht erstellen
  3. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Du einen Kommunikationsteilnehmer aus einer Auflistung auswählen kannst. Verwende die Such-Funktion um den gewünschten Nutzer schneller zu finden.
  4. Auswahlmaske
    Wähle den gewünschten Teilnehmer aus der Liste aus oder suche ganz einfach nach dem Namen.
  5. Ein neuer Chat wird erstellt. Starte die Konversation durch "anschreiben". Gib eine Nachricht in das Textfeld am unteren Ende der Ansicht ein und klicke auf Enter (bzw. auf die Senden-Schaltfläche).

Einen neuen Gruppenchat starten

Sofern der Austausch zwischen mehreren Teilnehmern stattfinden soll, erstellst Du einfach einen Gruppenchat anstatt eines Privatchats.

  1. Klicke auf das "Plus"-Symbol rechts neben "Direkte Nachrichten" in der Seitenleiste.
  2. Direktnachricht erstellen
    Über das "Plus"-Symbol kannst Du eine neue Direktnachricht erstellen
  3. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Du einen Kommunikationsteilnehmer oder einen bereits bestehenden Gruppenchat aus einer Auflistung auswählen kannst. Für Dich relevant ist in diesem Fall jedoch die Option ganz oben in der Liste: "Neuer Gruppenchat".
  4. Neuer Gruppenchat
    Starte einen neuen Gruppenchat mit einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche
  5. Es erscheint die Maske "Neuen Gruppenchat erstellen". Wähle einen Namen für Deinen Gruppenchat und klicke auf "Weiter".
  6. Gruppenname
    Wähle einen Namen für den neuen Gruppenchat
  7. Wähle nun die gewünschten Teilnehmer aus – durch Eingabe (Name / E-Mail-Adresse) oder über "Durchsuchen".
  8. Teilnehmerwahl
    Füge Teilnehmer zum Gruppenchat hinzu
  9. Klicke auf "Neuen Gruppenchat erstellen".
  10. Ein neuer Gruppenchat wird erstellt. Starte die Konversation durch "anschreiben". Gib eine Nachricht in das Textfeld am unteren Ende der Ansicht ein und klicke auf Enter (bzw. die Senden-Schaltfläche).

Chat-Funktionen

Die folgenden grundlegende Chat-Funktionen lassen sich natürlich sowohl im Gruppenchat als auch im Privatchat nutzen.

Telefonie

Um Dich direkt mit allen Kommunikationspartnern, die im Chat enthalten sind, austauschen zu können, können Audio- und Videoanrufe sowie eine Bildschirmübertragung gestartet werden. Hierfür befinden sich drei Symbole (Telefon, Kamera, und Bildschirm) in der oberen rechten Ecke der Ansicht).

Direktanrufe (+ Bildschirmübertragung) zwischen nur zwei Kommunikationspartnern findet im Privatchat mit der entsprechenden Person statt, Konferenzschaltungen über die Gruppenchats (alternativ auch über Termine in den entsprechenden Räumen.

Alle Informationen zur Nutzung der Telefonie-Funktionen findest Du hier.

Auf Nachrichten reagieren

Wie in den Team Chats der einzelnen Räume, kannst Du auch in den Chats auf Nachrichten antworten. Verwende hierfür den "Antwort-Pfeil"-Button, der bei Mouseover am rechten Ende der Nachricht eingeblendet wird. Rechts daneben werden zwei weitere Symbole angezeigt, mit denen Du die Nachricht "liken" ("Pfeil-nach-oben"-Button), zu den Favoriten hinzufügen ("Mehr"-Schaltfläche, Symbol: Drei Punkte), oder mit einer Erinnerung versehen ("Mehr"-Schaltfläche, Symbol: Drei Punkte) kannst.

Reagieren
Über das Mouseover kannst du auf Nachrichten antworten, sie mit gefällt mir markieren oder die "Mehr"-Schaltfläche öffnen.

@-Erwähnung

Markiere Kommunikationspartner mithilfe der @-Erwähnung in Nachrichten um sie direkt anzusprechen, oder alle im Chat enthaltenen Mitglieder (@all). Erwähnte Mitglieder werden entsprechend benachrichtigt. Dies funktioniert über einen Klick auf das @-Symbol im Texteingabefeld sowie durch einfache Tastatureingabe des @-Symbols.

Erwähnung
Markiere Mitglieder mithilfe der @-Erwähnung.

Emojis

Zahlreiche Emojis, Sticker und Gifs geben Deinen Nachrichten Ausdruck. Der Emoji-Picker öffnet sich über einen Klick auf das "Emoji"-Symbol in der Texteingabezeile.

Emoji
Wähle Emojis, Sticker oder Gifs mit einem Klick auf das "Emoji"-Symbol.

Dateien austauschen

Natürlich können im Chat auch Dateien weitergeleitet werden. Dies funktioniert ganz einfach per Drag & Drop oder über die "Plus"-Schaltfläche am linken Ende des Texteingabefeldes. Alle Dateien werden gesammelt im Modul-Reiter Dateien im Chat selbst abgelegt. Die Funktionalität des Datei-Moduls im Chat entspricht dem Umfang, der auch im Datei-Modul der Räume enthalten ist (Verwaltung in Ordnern, Marker-Funktion etc.).

Dateien versenden
Über die "Plus"-Schaltfläche kannst Du Dateien im Chat versenden.

Hinweis: Sofern das Datei-Modul auf Organisationsebene deaktiviert wurde, ist das Modul auch in den direkten Nachrichten nicht mehr verfügbar (siehe hierzu: Handlungsmöglichkeiten für Administratoren).

Einen Chat verlassen, löschen oder stummschalten

Einen Privatchat verlassen, löschen oder stummschalten

Über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: Drei Punkte) oder einen Klick auf den Namen des Konversationspartners lassen sich weitere Optionen für den Privatchat aufrufen:

Chat Optionen
Öffne die Optionen über die Mehrschaltfläche
  • Konversation verlassen / löschen: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü können die Teilnehmer die "Konversation verlassen…". Sobald der zweite (und somit auch der letzte) Teilnehmer die Konversation verlässt, öffnet sich ein Dialogfeld. Dieses informiert den Teilnehmer, dass die Konversation durch diese Aktion unwiderruflich gelöscht wird. Dies muss durch Eingabe des Wortes "OK" bestätigt werden.
  • Konversation stummschalten: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü kann ein Teilnehmer die "Konversation stummschalten". Es werden keine Push-Benachrichtigungen nach "Außen" mehr gesendet. Lediglich die rote Meldung in der Seitenleiste bleibt bestehen.

Einen Gruppenchat verlassen, löschen oder stummschalten

Beachte: Nur ein Gruppenadmin kann einen Gruppenchat löschen!

Über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: Drei Punkte) oder den Gruppennamen noch weitere Optionen für den Gruppenchat aufrufen:

Gruppenchat Optionen
Öffne die Optionen über die Mehrschaltfläche
  • Gruppenchat verlassen: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü können die Teilnehmer den "Gruppenchat verlassen…". Ein Gruppenadmin kann einen bestehenden Gruppenchat nur dann verlassen, wenn sich mindestens ein weiterer Gruppenadmin im Gruppenchat befindet.
  • Gruppenchat löschen: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü kann ein Gruppenadmin den "Gruppenchat löschen…". Die Aktion muss durch Eingabe des Wortes "OK" bestätigt werden. Gruppenchat-Mitgliedern in der Rolle Teilnehmer steht diese Option nicht zur Verfügung.
  • Gruppenchat stummschalten: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü kann ein Teilnehmer die "Gruppenchat stummschalten". Es werden keine Push-Benachrichtigungen mehr nach "Außen" gesendet. Lediglich die rote Meldung in der Seitenleiste bleibt bestehen.

Erweiterte Einstellungen für Gruppenchats

Beachte: Nur ein Gruppenadmin kann die Einstellungen des Gruppenchats ändern!

Gruppenchat Einstellungen
Öffne die Einstellungen über die Mehrschaltfläche

Gruppenchats verfügen, ähnlich wie die Räume, über erweiterte Einstellungen, die sich mit einem Klick auf den Gruppennamen oder über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: Drei Punkte) aufrufen lassen. In den Einstellungen befinden sich zwei Reiter: Allgemeines und Mitglieder.

    Allgemeines: Hier kann der Gruppenchat Namen geändert, eine optionale Beschreibung hinzugefügt und das Gruppenchat Passwort eingesehen werden. Letzteres existiert ausschließlich, sofern der Gruppenchat verschlüsselt erstellt wurde und erfüllt denselben Zweck, den auch das Raumpasswort der verschlüsselten Räume erfüllt. Allgemeines
    Allgemeines: Ändere den Gruppennamen und füge eine Beschreibung hinzu
    Mitglieder: Hier findet die Verwaltung der Gruppenchat-Teilnehmer statt. Über den entsprechenden Button kann man ein neues "Mitglied hinzufügen", einzelne Mitglieder "Entfernen" oder mit einer anderen Rolle (Teilnehmer, Admin) versehen. Mitglieder
    Mitglieder: Füge neue Mitglieder hinzu und verwalte bestehende Mitglieder

Hinweis: Du kannst neue Mitglieder auch direkt im Gruppenchat hinzufügen: Klicke auf die Teilnehmerauflistung in der rechten oberen Ecke der Ansicht und wähle "+ Benutzer hinzufügen".

Handlungsmöglichkeiten für Administratoren

Auf Organisationsebene

Basis:

Aktivieren/Deaktivieren der Direkten Nachrichten: Der komplette Bereich "Direkte Nachrichten" lässt sich auf Organisationsebene für alle Organisationsmitglieder deaktivieren. Dies kann nötig sein, sofern unternehmensweit bereits ein anderes Chat-Tool vorgegeben wird. Die Option befindet sich in den Organisationseinstellungen, im Reiter Berechtigungen, unter dem Punkt "Wer darf Direkte Nachrichten nutzen?". Zum Deaktivieren wähle "Niemand". Soll der Bereich wieder aktiviert werden, ist die Auswahl "Admins & Mitglieder" zu treffen.

(De-)Aktivieren der Direkten Nachrichten
Öffne die Organisationseinstellungen und den Reiter Berechtigungen, um festzulegen wer Direkte Nachrichten Nutzen darf.

Aktivieren/Deaktivieren des Datei-Moduls: Das Datei-Modul in den direkten Nachrichten kann ausschließlich zusammen mit dem Datei-Modul aller anderen Räume auf globaler Ebene deaktiviert und wieder aktiviert werden. Ein Organisationsadministrator kann diese Option in den Organisationseinstellungen im Reiter Module treffen. Hier lassen sich alle Module durch einen Regler aus- und anschalten.

Datei Modul
Öffne die Organisationseinstellungen und den Reiter Module, um das Dateimodul zu (de-)aktivieren.

Verfügbarkeit nach Rollen: Die Verfügbarkeit der direkten Nachrichten kann je nach Benutzerrolle innerhalb der Organisation eingeschränkt sein. Einem Nutzer mit der Rolle Externer steht die Funktion "Direkte Nachrichten" nicht zur Verfügung. Mit der Rolle Gast können die direkten Nachrichten genutzt werden, wenn diese durch ein Mitglied gestartet werden. Die Rolle eines Mitglieds lässt sich in der Mitgliederverwaltung abändern.

Optionale Verschlüsselung der Direkten Nachrichten: Ob ein Chat verschlüsselt oder unverschlüsselt erstellt wird, wird durch den Organisationsadministrator vorgegeben. Die Option hierfür befindet sich in den Organisationseinstellungen im Reiter Berechtigungen unter dem Punkt "Sollen Direkte Nachrichten verschlüsselt werden?". Standardmäßig ist hier die Option "Immer unverschlüsselt" hinterlegt. Sofern Chats also verschlüsselt werden sollen, ist die Auswahl "Immer verschlüsselt" zu treffen.

Verschluesselung
Öffne die Organisationseinstellungen und den Reiter Berechtigungen, um festzulegen, wann direkte Nachrichten verschlüsselt werden sollen.

Im Chat

Nur ein Gruppenadmin kann die Einstellungen des Gruppenchats ändern oder ihn löschen!

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