Arbeiten mit Projekträumen

Inhalt des Artikels:
• Projektdetails
• Aufrufen der Projektdetails
• Welche Personen können ein Projekt verfolgen und was sehen diese? (Beobachter / Teilnehmer / Manager)
• Projektstatus
• Priorität
• Start- und Enddatum / Projekt Timeline inkl. Meilensteine
• Zeitbudget
• Bearbeitungszustand der Aufgaben / Zeiterfassung
• Wie werde ich über kritische Abweichungen informiert?
• Projektportfolios
• Aufrufen und Übersicht der Projektportfolios
• Wie kann ich meine Ansicht individuell gestalten und welche Optionen stehen mir zur Verfügung?
• Projektdetails über Projektportfolios aufrufen
• Weitere Funktionen (Export, Erstellen & Suche)

Projekträume sind speziell für Dein Projektmanagement ausgelegte Räume und sollen Dir helfen Deine Arbeitsprozesse zu optimieren. Mithilfe einer Reihe an Zusatzfunktionen, wie die Visualisierung bestimmter Projektdetails und die Nutzung eines Projektportfolios, gelingt Dir die Planung und Durchführung Deiner Projekte ohne Probleme.

Mit nur einem Blick liefern Dir die Projektdetails (Ansicht eines Projekts) sowie Dein Projektportfolio (Ansicht aller Projekte) eine Übersicht zum jeweiligen Projektfortschritt. Wenn Du Dich für einzelne Tätigkeiten aus dem Projekt (z. B. die Aufgaben) interessierst, kannst Du im Raum / im Bericht einfach auf das jeweilige Modul klicken und die gewünschten Einträge öffnen. Projekträume, in denen Du enthalten bist, werden Dir in der Seitenleiste mit einem farbigen Kreis (Farbe variiert je nach Projekt-Status) angezeigt.

Projektdetails

Bei den Projektdetails handelt es sich um eine projektbezogene Planungsübersicht, in der alle relevanten Informationen zum Fortschritt des jeweiligen Projekts dargestellt werden.

Aufrufen der Projektdetails

Um die Projektdetails Deines Projektraumes zu öffnen, klicke im geöffneten Raum auf den Raumnamen oben links und wähle die Option "Raum Einstellungen" aus. Jetzt kannst Du im Reiter Allgemeines ganz unten über die Schaltfläche "Projektdetails" Deine Planungsübersicht aufrufen.

Alternativ kannst Du die Projektdetails auch mit einem Klick auf den Projektstatus oben links in der Raumleiste direkt neben dem Raum-Namen öffnen.

Ab dem Premium-Plan können die Projektdetails von allen Teilnehmern des Projektraumes inkl. Beobachtern über die Portfolios eingesehen werden.

Welche Personen können ein Projekt verfolgen und was sehen diese?

Der Raum Admin hat Zugriff auf alle Einstellungen des Raumes und besitzt das Recht die Projektdetails zu bearbeiten. Der/die Raum Admin/s eines Projekts wird/werden automatisch als Projektmanager in den Projektdetails hinterlegt. Fehlen in der Auflistung weitere Projektmanager, können diese berechtigt werden, indem ihnen innerhalb des Projektraumes die Rolle des Raum Admins zugewiesen wird.

Nutzer, die lediglich zu den Projektdetails, nicht aber zu dem gesamten Projektraum Zugriff bekommen sollen, kannst Du in den Projektdetails (direkt neben dem Projektmanager) als Beobachter hinzufügen. Folgende Informationen bleiben Beobachtern verwehrt:

• Inhalte von Einträgen (wie z. B. von Aufgaben)
• Alle Mitglieder des Raumes
• Module im Raum
• Raum-Einstellungen

Über die Projektportfolios können Beobachter auf die Projektdetails der einzelnen Räume zugreifen und somit den Verlauf des Projekts im Blick behalten.

Wer Beobachter / Manager eines Projekts ist, kannst Du in den Projektdetails (oder über die Spalten in den Projektportfolios) einsehen. Mit einem Klick auf das jeweilige Profilbild können Details zu der Person aufgerufen werden.

Personen, die zu einem Raum hinzugefügt werden, sind Mitglieder des Raumes und können die Einträge je nach Rechtegruppe einsehen und bearbeiten. Die Projektdetails dagegen können lediglich eingesehen, nicht bearbeitet, werden. Mitgliedern können zusätzliche Admin-Rechte erteilt werden, so dass der Zugriff auf die Einstellungen des Raumes und das Bearbeiten der Projektdetails möglich ist.

Projektstatus

Der Projektmanager kann dem Projekt einen von fünf Status zuweisen. So lässt sich der Fortschritt des Projekts mit einem Blick einordnen.

Sobald der Status des Projekts abgeändert wird, öffnet sich darunter ein Beschreibungsfeld, welches verpflichtend auszufüllen ist. Hier können Informationen zum Projektfortschritt hinterlegt werden, um zu verdeutlichen, wieso der Status abgeändert wurde. Die Status-Beschreibung wird (sobald erstellt) neben dem aktuellen Status angezeigt.

Unterhalb des Status wird vermerkt, von wem der Status zu welchem Zeitpunkt geändert wurde. Mit einem Klick auf "Historie anzeigen", erhältst Du als Projektmanager einen Überblick über alle Statusupdates. Die Statushistorie kann nur von Projektmanagern eingesehen werden, für alle anderen Personen ist nur der aktuelle Status einsehbar.

Sichtbarkeit des Projektstatus: Nicht nur in den Projektdetails kann der Status eingesehen werden, er ist auch in den Projektportfolios sowie in der Seitenleiste ersichtlich.
Dein Projektraum wird in der Seitenleiste und der Navigationsleiste im geöffneten Raum mit einem farbig ausgefüllten Kreis / Label abgebildet. Je nach Status des Projekts variiert die Farbe, z. B. grün für Planmäßig.

Priorität

Werden zeitgleich mehrere Projekte durchgeführt, kann es hilfreich sein Projekte zu priorisieren. In Stackfield lassen sich daher die folgenden Projekt-Prioritäten vergeben: "Niedrig" (graue Schrift) / "Mittel" (schwarze Schrift) / "Hoch" (rote Schrift). In den Projektportfolios kann die Priorität zusätzlich als eigene Spalte eingeblendet und damit pro Projekt eingesehen werden.

Tipp: Je nach Priorität kannst Du die Projekte in einer Raumgruppe zusammenfassen und/oder mit einem Emoji im Namen des Raumes / der Raumgruppe visualisieren. Spreche mit deinem Team darüber, ob und welche Option bei der Zusammenarbeit hilfreich wäre.

Start- und Enddatum / Projekt Timeline inkl. Meilensteine

Das Start- und Enddatum wird beim Erstellen des Raumes festgelegt, kann aber bei Bedarf im Nachhinein in den Projektdetails abgeändert werden.

Direkt darunter befindet sich eine Projekt Timeline. Auf dieser kannst Du ganz einfach den Projektfortschritt erkennen, d. h. wie viele Tage seit dem Projektstart bereits vergangen sind und wie viele Tage bis zum Projektschluss noch bleiben. Ist das Projekt überfällig, so wird auch dieser Zeitraum tagesgenau festgehalten.

Alle Meilensteine des Projekts werden als Rauten in der Projekt Timeline abgebildet. Per Mouseover kann die genaue Datierung der Meilensteine eingeblendet werden. Die Farbe der Meilensteine wird durch deren Status bestimmt:

• Grün: Abgeschlossen
• Rot: Überfällig
• Pink: Ohne oder mit zukünftigem Fälligkeitsdatum

Der Hinweis "x offen" über dem Punkt Meilensteine liefert Dir Auskunft darüber wie viele Deiner für das Projekt definierten Meilensteine noch nicht abgeschlossen sind (Überfällig bzw. Ohne Fälligkeitsdatum). In unserem Beispiel sind vier Meilensteine ausstehend (pinke + rote Rauten). Um eine Liste aller Meilensteine des Projekts inkl. Status (Farbe) und Fälligkeitsdatum einzublenden, klicke auf den Hinweis. Mit einem Klick auf den entsprechenden Meilenstein in der Liste können berechtigte Mitglieder dessen Aufgabenkarte öffnen.

Zeitbudget

Um den geplanten und tatsächlichen Zeitaufwand besser im Blick zu behalten, kann ein Zeitbudget für das Projekt hinterlegt werden. Darüber kannst Du definieren, wie viele Stunden für das Projekt eingeplant werden sollen. Mit einem Klick auf das Zeitbudget kann dieses auch im Nachhinein jederzeit angepasst werden.

Hat der Projektmanager ein Zeitbudget eingetragen und die Zeiterfassung im Raum aktiviert, erscheint daneben ein Kreisring, welcher das Zeitbudget in Relation zur aufgebrauchten Zeit anzeigt*. Per Mouse-Over können die genauen Zahlen, absolut und prozentual, aufgerufen werden. Das festgelegte Zeitbudget beträgt 100%, wird z. B. doppelt so viel Zeit für das Projekt aufgebracht, so wird das verbrauchte Zeitbudget mit 200% angezeigt.

Bearbeitungszustand der Aufgaben / Zeiterfassung

Meine Aufgaben / Alle Aufgaben

Das Kreisdiagramm in der Sektion "Meine Aufgaben" gibt Dir Auskunft über den Bearbeitungsstand aller Dir zugewiesenen Aufgaben innerhalb des Projekts. Alle Aufgaben werden nach ihrem Fälligkeitsdatum prozentual aufgeschlüsselt.

Analog dazu, informiert das Kreisdiagramm in der Sektion "Alle Aufgaben" auf die selbe Weise über den Bearbeitungsstand aller erstellten Aufgaben innerhalb des Projekts.

Offene Aufgaben / Burn Up Chart / Zeiterfassung

Die Diagramme am Ende der Projektdetail-Ansicht helfen dabei, den verbleibenden Arbeitsaufwand besser im Hinblick auf den Projektfortschritt interpretieren zu können. So lässt sich besser sagen, wie gut das Projektteam vorankommt, wie wahrscheinlich es ist, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen werden kann und ob der Projektplan eventuell noch angepasst werden muss.

Das Balkendiagramm zeigt noch "Offene Aufgaben" des Projekts im zeitlichen Verlauf. Es widmet sich also dem Projektfortschritt.

Das "Burn Up Chart" zeigt alle abgeschlossenen Aufgaben in Relation zum Projektbacklog (der Gesamtheit aller Aufgaben innerhalb des Projekts). Im Idealfall sollte der Graph der abgeschlossenen Aufgaben den des Backlogs innerhalb des Projektzeitraumes treffen.

Das letzte Balkendiagramm im Bereich "Zeiterfassung"*, bildet die Zeiteinträge aller Aufgaben tagesgenau ab. Somit lässt sich der tatsächliche Zeitaufwand besser mit dem festgelegten Zeitbudget abgleichen.

Zusätzlich kann die Zeiterfassung im Raum für jede Aufgabe individuell oder in den Berichten im Modul Aufgaben bzw. im Modul Zeiterfassung eingesehen werden.

Wie werde ich über kritische Abweichungen informiert?

Während eines Projekts kann es Herausforderungen geben, die den Erfolg / den Projektfortschritt bzw. -plan verzögern oder auch verhindern können und daher frühzeitig erkannt werden müssen. Aus diesem Grund lösen einige (ausbleibende) Aktionen in Projekträumen auf Stackfield automatisierte Warnhinweise aus.

Stackfield schlägt Alarm, wenn folgende Fälle eintreten:

• Das Projekt wurde manuell mit dem Status "Gefährdet" oder "Problematisch" versehen.
• Der für das Projekt festgelegte Zeitrahmen wurde überschritten.
• Das festgelegte Zeitbudget wurde aufgebraucht.
• Es wurden Meilensteine ohne Fälligkeitsdatum hinterlegt.
• Es existieren Meilensteine, die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben, noch nicht abgeschlossen wurden oder außerhalb des festgelegten Projektzeitrahmens liegen.
• Das Datum für den Projektstart wurde erreicht, doch das Projekt weist noch den Status "Nicht Gestartet" auf.
• Der Projektstatus wurde seit mehr als 7 Tagen nicht aktualisiert.

Anschließend werden folgende automatisierte Warnhinweise aktiviert:

• Ein rotes Ausrufezeichen erscheint im Status-Label oben links im geöffneten Raum.
• Das Raumsymbol (ausgefüllter Kreis) in der Seitenleiste ändert die Farbe zu rot.
• Ein rotes Ausrufezeichen wird neben dem Projekt in den Projektportfolios angezeigt.
• Alle Warnungen werden im Kopfbereich der Projektdetails eingeblendet.

Projektportfolios

Natürlich werden in der Realität häufig mehrere Projekte simultan durchgeführt. Die projektübergreifenden Berichte / Projektportfolios helfen Dir dabei, alle Projekte gut im Blick zu behalten. Sie können von allen Teilnehmern der entsprechenden Projekträume inkl. Beobachtern eingesehen werden, bearbeitet werden können sie allerdings nur von Projektmanagern.

Aufrufen und Übersicht der Projektportfolios

Um die Projektportfolios aufzurufen, klicke auf die Schaltfläche Berichte im oberen Bereich der Seitenleiste und wähle anschließend die Option "Projektportfolios" aus.* In der Übersicht werden Dir nun alle Dir zugänglichen Projekte in Grid-Struktur aufgelistet.

*Tipp: Du kannst die Projektportfolios alternativ auch über die globale Suche öffnen.

Besonderheiten in der Ansicht:

• Inaktive Projekte, d. h. bereits abgeschlossene (Status: Erledigt) oder pausierte (Status: Zurückgestellt) Projekte, werden ausgegraut abgebildet und mit dem Hinweis "(nicht aktiv)" versehen.
• Gefährdete Projekte werden mit einem roten Warnsymbol (Ausrufezeichen) vor dem Projekttitel gekennzeichnet. Im Kopfbereich der Projektdetails des entsprechenden Projekts werden alle vorliegenden Warnungen aufgelistet.
• Beobachtete Projekte, also Projekte in denen Du als Beobachter gelistet, aber nicht im entsprechenden Raum enthalten bist, werden mit einem Augen-Symbol markiert.

Wie kann ich meine Ansicht individuell gestalten und welche Optionen stehen mir zur Verfügung?

Über die Filter-Funktion oben rechts lässt sich die Ansicht individuell nach den Kriterien Start, Ende, Status, Priorität, Manager und Beobachter einschränken. Für die angezeigten Inhalte kann zusätzlich eine Sortierung und/oder Gruppierung vorgenommen werden.

Ein kleiner Pfeil neben dem Spaltentitel (hier für den Namen der Projekte) zeigt die im Filter eingestellte Sortierung an. Mit einem Klick auf den Pfeil kann die Reihenfolge (auf-/absteigend) geändert werden. Die Ansichten lassen sich grundsätzlich speichern und können auch nachträglich bearbeitet (deaktiviert, gelöscht oder umbenannt) werden.

Über den Filter oder in der Übersicht über die "MEHR"-Schaltfläche ganz rechts lassen sich zudem folgende Projektdetails über Spalten aus- bzw. einblenden:

Personen:

• Manager: Welche(r) Nutzer leitet das Projekt und kann die Projektdetails bearbeiten?
• Beobachter: Welche(r) Nutzer haben Zugriff auf die Detailübersicht des Projekts ohne im Raum enthalten zu sein?

Zeitrahmen / Fortschritt / Zeitbudget:

• Start: Wann beginnt das Projekt?
• Ende: Wann endet das Projekt?
• Fortschritt: Bereits verstrichene Zeit in Relation zur geplanten Zeit
• Zeitbudget: Welches Zeitbudget wurde für das Projekt angegeben?
• Erfasste Zeit: Wie viele geleisteten Stunden wurden während des Projekts erfasst?
• Verbrauchte Zeit: Verbrauchte Zeit in Relation zum Zeitbudget

Priorität / Status:

• Priorität: Wie wichtig ist das Projekt?
• Status: Welchen Status besitzt das Projekt?
• Statusmeldung: Welches Status-Update wurde für das Projekt manuell zuletzt hinterlegt?

Aufgaben (Grundlage: Arbeiten mit Aufgaben):

• Abgeschlossen - Aufgaben: Wie viele Aufgaben des Projekts wurden bereits erledigt?
• Überfällig - Aufgaben: Wie viele Aufgaben des Projekts haben ihr Fälligkeitsdatum bereits überschritten?
• Geplant - Aufgaben: Wie viele Aufgaben des Projekts wurden mit einem noch ausstehenden Fälligkeitsdatum versehen?
• Ohne Fälligkeitsdatum - Aufgaben: Wie viele Aufgaben des Projekts haben kein Fälligkeitsdatum?
• Übrige Aufgaben: Bereits erledigte Aufgaben in Relation zu den noch zu erledigenden Aufgaben

Projektdetails über Projektportfolios aufrufen

Mit einem Klick auf das jeweilige Projekt, lassen sich die Projektdetails direkt im Portfolio aufrufen. Alle Eckdaten zum Projekt kannst Du so ganz einfach im Schnellzugriff bearbeiten. Die Inhalte der Spalten im Portfolio werden dabei automatisch an die Änderungen angepasst.

Hinweis: Alle Mitglieder des Projektraumes sowie nicht im Raum enthaltene Beobachter können die Projektdetails über diesen Weg aufrufen.

Weitere Funktionen

Export und Druck:
Portfolios können exportiert und ausgedruckt werden. Klicke hierfür in der Übersicht des Projektportfolios auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts und anschließend auf "Druck und Export". Achte darauf zuvor alle unwichtigen Details über die Filter-Funktion auszublenden.

Neuer Projektraum:
Über die blaue Plus-Schaltfläche können neue Projekträume direkt in der Portfolio-Ansicht erstellt werden.

Suche:
Über die Suche (Symbol: Lupe) in den Projektportfolios können Projekte schnell und einfach gefunden werden.

Falls Du direkt im Projektraum nach Stichwörtern suchen möchtest, nutze die Modulsuche. Die raumübergreifende globale Suche ermöglicht Dir ganz Stackfield zu durchsuchen.