Our website is also available in English - would you like to switch to this version?Switch to English
MADE & HOSTED
IN GERMANY

Arbeiten mit Projekträumen

Nutze für Dein Projektmanagement speziell designte Projekträume*, um Arbeitsprozesse zu optimieren. Eine Reihe an Zusatzfunktionen, wie die Visualisierung bestimmter Projektdetails und Projektportfolios, helfen Dir hier bei der Planung und Durchführung Deiner Projekte.

*Grundlage: Auf Stackfield stehen Dir verschiedene Raumtypen zur Verfügung. Dieser, sowie bei Projekträumen der aktuelle Status und die Start- und Enddaten des Projekts, werden beim Erstellen des Raumes festgelegt. Der Raumtyp kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden.

Projektdetails

Bei den Projektdetails* handelt es sich um eine projektbezogene Planungsübersicht, in der alle relevanten Informationen zum Fortschritt des jeweiligen Projekts dargestellt werden.

*Hinweis: Änderungen an dem Projektdetails können ausschließlich durch (den) Projektmanager vorgenommen werden.

Wie gelange ich zu den Projektdetails?

Option 1: Klicke auf den Raumnamen oben links in der Raumansicht und öffne die "Raum Einstellungen". Jetzt kannst Du im Reiter Allgemeines ganz unten über die Schaltfläche "Projektdetails" Deine Planungsübersicht aufrufen.

Projektdetails Option 1
Projektdetails über Raum Einstellungen aufrufen

Option 2: Klicke auf den Projektstatus oben links, welcher in der Raumleiste neben dem Titel abgebildet wird.

Projektdetails Option 2
Projektdetails über Projektstatus aufrufen

Projektmanager

Der Raum Admin ist immer Projektmanager des Projekts. Sind mehrere Projektmanager zuständig, können diese berechtigt werden, indem ihnen innerhalb des Projektraums die Rolle des Raum Admins zugewiesen wird.

Projektstatus

Der Projektmanager kann dem Projekt einen von fünf Status zuweisen. So lässt sich der Fortschritt des Projekts mit einem Blick einordnen.

Projektraum Status
Status-Optionen

Sobald der Status des Projekts abgeändert wird, öffnet sich darunter ein Beschreibungsfeld, welches verpflichtend auszufüllen ist. Hier können Informationen zum Projektfortschritt hinterlegt werden und den anderen Projektteilnehmern verdeutlicht werden, wieso der Status abgeändert wurde.

Statusbeschreibung
Statusbeschreibung

Unterhalb des Status wird vermerkt, von wem der Status zuletzt geändert wurde. Mit einem Klick auf "Historie anzeigen", erhältst Du einen Überblick über alle Statusupdates.

Statushistorie
Überblick über alle Statusupdates

Tipp: Dein Projektraum wird in der Seitenleiste mit einem farbig ausgefüllten Kreis abgebildet. Je nach Status des Projekts variiert die Farbe.

Sonderfall: Überfälliges Projekt

Ist das Projekt überfällig bzw. nicht vor Enddatum beendet, erscheint ein rotes Ausrufezeichen im Status-Label in der Raumleiste und das Raumsymbol (ausgefüllter Kreis) in der Seitenleiste ändert die Farbe zu rot, um auf den kritischen Zustand hinzuweisen.

Gefährdetes Projekt
Hinweis auf gefährdetes Projekt im Status-Label

Priorität

Für Teams, die zeitgleich mehrere Projekte durchführen, kann es hilfreich sein, Projekte zu priorisieren. In Stackfield lassen sich daher die folgenden Projekt-Prioritäten vergeben: "Niedrig" / "Mittel" / "Hoch".

Projekt Prioritäten
Projekte priorisieren

Start- und Enddatum / Projekt Timeline

Start- und Enddatum

Das Start- und Enddatum wird beim Erstellen des Raumes festgelegt, kann aber, falls gewünscht, im Nachhinein in den Projektdetails geändert werden.

Start- und Enddaten
Start- und Enddaten

Projekt Timeline

Unterhalb der Eckdaten zum Projekt befindet sich eine Projekt Timeline. Auf dieser kannst Du ganz einfach erkennen, wie viele Tage seit dem Projektstart bereits vergangen sind und wie viele Tage bis zum Projektschluss noch bleiben. Ist das Projekt überfällig, so wird auch dieser Zeitraum tagesgenau festgehalten.

Projekt Timeline
Projektfortschritt in der Timeline ablesen

Zeitbudget

Um den geplanten und tatsächlichen Zeitaufwand besser im Blick zu behalten, kann ein Zeitbudget für das Projekt hinterlegt werden: Wie viele Stunden sind für das Projekt einzuplanen?

Zeitbudget
Hinterlege ein Zeitbudget

Hat der Projektmanager ein Zeitbudget eingetragen, erscheint daneben ein Kreisring, welcher die bereits aufgebrachte Zeit farbig anzeigt*. Per Mouse-Over können die genauen Zahlen, absolut und prozentual, aufgerufen werden. Das festgelegte Zeitbudget ist 100%, wird z. B. doppelt so viel Zeit für das Projekt aufgebracht, so beträgt das Zeitbudget 200%. Um das Zeitbudget in Relation mit der genutzten Zeit zu setzen, aktiviere die Zeiterfassung.

Zeitbudget
Verbrauchtes Zeitbudget

*Es wird zwischen mehreren Farben unterschieden:
  • grauer Kreisring (keine Zeiterfassung)
  • grauer Kreisring mit blauem Anteil (noch im Zeitbudget)
  • grauer Kreisring mit gelbem Anteil (mindestens 90% des Zeitbudgets wurden ausgeschöpft)
  • roter Kreisring (über dem Budget)

Bearbeitungszustand der Aufgaben / Zeiterfassung

Meine Aufgaben / Alle Aufgaben

Das Kreisdiagramm in der Sektion "Meine Aufgaben" gibt Dir Auskunft über den Bearbeitungsstand aller Dir zugewiesenen Aufgaben innerhalb des Projekts. Alle Aufgaben werden nach ihrem Fälligkeitsdatum prozentual aufgeschlüsselt.

Bearbeitungsstand Aufgaben
Grafische Aufgliederung der Aufgaben nach Bearbeitungsstand

Analog dazu, informiert das Kreisdiagramm in der Sektion "Alle Aufgaben" auf die selbe Weise über den Bearbeitungsstand aller erstellten Aufgaben innerhalb des Projekts.

Offene Aufgaben / Burn Up Chart / Zeiterfassung

Die Diagramme am Ende der Projektdetail-Ansicht helfen dabei, den verbleibenden Arbeitsaufwand besser im Hinblick auf den Projektfortschritt interpretieren zu können. So lässt sich besser sagen, wie gut das Projektteam vorankommt, wie wahrscheinlich es ist, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen werden kann und ob der Projektplan eventuell noch angepasst werden muss.

Das Balkendiagramm zeigt noch "Offene Aufgaben" des Projekts im zeitlichen Verlauf. Es widmet sich also dem Projektfortschritt.

Offene Aufgaben
Offene Aufgaben im zeitlichen Verlauf

Das "Burn Up Chart" zeigt alle abgeschlossenen Aufgaben in Relation zum Projektbacklog (der Gesamtheit aller Aufgaben innerhalb des Projekts). Im Idealfall sollte der Graph der abgeschlossenen Aufgaben den des Backlogs innerhalb des Projektzeitraums treffen.

Burn Up Chart
Burn Up Chart

Das letzte Balkendiagramm im Bereich "Zeiterfassung"*, bildet die Zeiteinträge aller Aufgaben tagesgenau ab. Somit lässt sich der tatsächliche Zeitaufwand besser mit dem festgelegten Zeitbudget abgleichen.

Zeiterfassung
Zeiterfassung des Projekts

Zusätzlich kann die Zeiterfassung im Raum für jede Aufgabe individuell oder in den Berichten im Modul Aufgaben bzw. im Modul Zeiterfassung eingesehen werden.

*Achtung: Um die Zeiterfassung nutzen zu können, muss diese in den Raumeinstellungen aktiviert sein!

Premiumfunktion: Projektportfolios

Hinweis: Die Projektportfolios stehen Dir im Premium und Enterprise Plan zur Verfügung.

Natürlich werden in der Realität häufig mehrere Projekte simultan durchgeführt. Die projektübergreifenden Berichte / Projektportfolios helfen Dir dabei, alle Projekte gut im Blick zu behalten.

Wie rufe ich Projektportfolios auf und bearbeite diese?

Projektportfolios aufrufen

Um die Projektportfolios aufzurufen, klicke auf die Schaltfläche Berichte im oberen Bereich der Seitenleiste und wähle anschließend die Option "Projektportfolios" aus.

Projektportfolios
Projektportfolios aufrufen

In der Übersicht werden Dir nun alle Dir zugänglichen Projekte in Grid-Struktur aufgelistet.

Ansicht bearbeiten

Über die "MEHR"-Schaltfläche ganz rechts, lassen sich Spalten aus- bzw. einblenden.

Spalten bearbeiten
Spalten aus- bzw- einblenden

Über die Filter-Funktion oben rechts, lässt sich die Ansicht individuell einschränken, ausweiten oder sortieren. Filter-Ansichten lassen sich grundsätzlich speichern und können über die Ansichtsauswahl aufgerufen werden. Klicke hierfür auf den Titel der aktuell angewendeten Ansicht rechts neben der Lupe. Über die Option "Alle Ansichten verwalten", können sie im Anschluss bearbeitet (deaktiviert, gelöscht oder umbenannt) werden.

Ist neben einem Spaltentitel ein kleiner Pfeil abgebildet, so kannst Du über einen Klick auf diesen, die Sortierung Deiner Ansicht schnell und unkompliziert ändern.

Wie greife ich über das Projektportfolio auf Projektdetails zu?

Mit einem Klick auf das jeweilige Projekt, lassen sich die Projektdetails direkt im Portfolio aufrufen. Alle Eckdaten zum Projekt kannst Du so ganz einfach im Schnellzugriff bearbeiten.

Projektdetails im Portfolio aufrufen
Projektdetails im Portfolio aufrufen und bearbeiten

Weitere Funktionen

Wie alle Berichte, können auch Portfolios exportiert und ausgedruckt werden. Klicke hierfür in der Übersicht der Projektportfolios auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts und anschließend auf "Druck und Export".

Portfolios exportieren und drucken
Portfolios exportieren und drucken

Über die blaue Plus-Schaltfläche können neue Projekträume direkt in der Portfolio-Ansicht erstellt werden.

Neuen Projektraum erstellen
Neuen Projektraum erstellen

Über die Suche (Symbol: Lupe) können Projekte schnell und einfach gefunden werden.

Portfolios durchsuchen
Projektportfolios durchsuchen / favorisieren

Über das Stern-Symbol kannst Du für dich relevante Ansichten zu Deinen Favoriten hinzufügen.

War dieser Artikel hilfreich?
Diese Seite nutzt Cookies, um Dir das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Mit dem Weitersurfen auf unserer Seite stimmst Du der Nutzung von Cookies zu. Erfahre mehr
OK