Über die Rolle Externe kann auf Stackfield mit Kunden, Klienten, Freelancern etc. zusammengearbeitet werden, ohne dass für diese ein eigener Raum erstellt werden muss. Externe sehen innerhalb der Räume jeweils nur die Elemente, die für sie explizit freigegeben wurden. Alle weiteren Elemente und Inhalte sind für diese nicht sichtbar. Nachfolgend erfährst Du mehr die Arbeit mit Externen und die dahingehenden Möglichkeiten:
Hinzufügen von Externen zur Organisation
Das Hinzufügen von Externen zur Organisation erfolgt
ähnlich wie bei Nutzern mit anderen Rollen. Bei der Auswahl "Neues Mitglied einladen" wird lediglich die Option "Externer" ausgewählt und anschließend die gewünschten Nutzer per Eingabe der E-Mail-Adresse eingeladen.
Hinzufügen von Externen zur Organisation
Für jeden Externen wird hierbei ein halber Nutzer vom Kontingent abgezogen / berechnet.
Hinzufügen von Externen zu Räumen
Ebenso wie das Hinzufügen zur Organisation, folgt das Hinzufügen der Externen zu Räumen dem gleichen Ablauf wie das Hinzufügen von Admins, Mitgliedern oder Gästen.
Was sehen Externe in einem Raum?
Externe können in einem Raum nur die Elemente sehen, die für diese freigegeben wurden. D.h. jedes Element, wie beispielsweise eine Aufgabe, welches für Externe in einem Raum sichtbar sein soll, muss zuvor durch eine berechtigte Person freigegeben werden. Wurde ein Element freigegeben, ist dieses für alle Externen des Raumes sichtbar und kann durch diese kommentiert werden. Zusätzlich ist es für Externe auch mögliche Dateien an diese freigegebenen Elemente anzuhängen. Das Kommunikations-Modul ist für Externe nicht sichtbar.
Um eine Übersicht über die für Externe freigegebenen Inhalte eines Raumes zu erhalten, kann auf die "Mehr"-Schaltfläche ganz oben neben den Modules des Raums und anschließend auf die Option "Was sehen die Externen?" geklickt werden.
Dialog zum Öffnen der für Externe freigegebenen Elemente
Wie gebe ich ein Element für Externe frei?
Sobald ein Externer zur einem Raum hinzugefügt wurde, erscheint bei den Elementen, die freigegeben werden können, eine Schaltfläche, über die der aktuelle Status des Elements angezeigt wird. Standardmäßig sind Elemente "Nur im Team" sichtbar, d.h. Externe haben hierauf keinen Zugriff. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche kann das Element "Für Externe Freigegeben" werden.
Freigeben eines Elements für Externe
Soll das Element nicht mehr für Externe verfügbar sein, kann die gleiche Schaltfläche genutzt werden, um das Element wieder vor diesen zu verbergen.