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Arbeiten mit Externen

Über die Rolle Externer kann auf Stackfield mit Kunden, Klienten, Freelancern etc. zusammengearbeitet werden, ohne dass für diese ein eigener Raum erstellt werden muss. Externe sehen innerhalb der Räume jeweils nur die Elemente, die für sie explizit freigegeben wurden. Alle weiteren Elemente und Inhalte bleiben "versteckt".

Grundlage: Benutzerrollen und deren Rechte in einer Organisation

Hinzufügen von Externen zur Organisation und zu Räumen

Das Hinzufügen von Externen zur Organisation erfolgt ähnlich wie bei Nutzern mit anderen Rollen. Bei der Auswahl "Neues Mitglied einladen" muss stattdessen lediglich die Option "Externer" ausgewählt werden.

Externen in
Hinzufügen von Externen zur Organisation

Anschließend können die externen Nutzer zu den gewünschten Räumen hinzugefügt werden.

Hinweise: Mitgliedern mit der Rolle Externer wird automatisch die Rechtegruppe "Manuelle Freigabe" zugeordnet. Über die Raum Einstellungen kann die Rechtegruppe eingesehen werden und überprüft werden welche Module und Funktionen für Externe verfügbar sind (siehe: Benutzerrechte im Raum). Externe Nutzer werden außerdem mit einem gelben "E" im Profil gekennzeichnet.

Was wird Externen im Raum angezeigt?

Externe können in einem Raum nur diejenigen Elemente sehen, welche für sie freigegeben wurden. D. h. jedes Element, wie beispielsweise eine Aufgabe, welches für Externe in einem Raum sichtbar sein soll, muss zuvor durch eine berechtigte Person freigegeben werden. Für Externe freigegebene Elemente sind mit einem gelben Label mit der Aufschrift "EXTERN" gekennzeichnet.

Um eine Übersicht über die für Externe freigegebenen Inhalte eines Raumes zu erhalten, klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) rechts oben und wähle die Option "Was sehen die Externen?" aus.

Was sehen Externe?
Öffnen einer Übersicht von für Externe freigegebene Elemente

Hinweise:

  • Die Option "Was sehen die Externen?" wird Dir nur dann angezeigt, wenn sich Nutzer mit der Rolle Externer in dem Raum befinden.
  • Das Kommunikationsmodul ist für Externe zwar sichtbar, kann von ihnen aber nicht genutzt werden. Sie können lediglich für sie freigegebene Elemente über den Thread abrufen.
  • Externe können in Elementen nur dann von anderen Nutzern mit @ erwähnt werden, wenn sie autorisiert sind diese zu sehen. (Klicke hier um mehr über @-Erwähnungen zu erfahren.)
  • Freigegebene Aufgaben mit Fälligkeit werden Externen (bei aktiviertem Modul) im Kalender und Zeitplan angezeigt.

Wie gebe ich Elemente für Externe frei bzw. nehme eine Freigabe zurück?

Sobald ein Externer zu einem Raum hinzugefügt wurde, erscheint bei den Elementen, die freigegeben werden können, eine Schaltfläche, über die der aktuelle Status des Elements angezeigt wird. Standardmäßig sind Elemente "Nur im Team" sichtbar, d. h. Externe haben hierauf keinen Zugriff. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche kann das Element "Für Externe Freigegeben" werden. Das Element wird anschließend automatisch mit einem Label mit der Aufschrift "EXTERN" markiert.

Bei Aufgaben und Diskussionen befindet sich diese Schaltfläche links oben im geöffneten Element:

Aufgabe für Externe freigeben
Freigeben einer Aufgabe für Externe

Bei Seiten und Dateien befindet sich die Schaltfläche rechts oben im geöffneten Element:

Seite nur für das Team freigeben
Schaltfläche, um eine Seite für Externe freizugeben
Seite für Externe freigeben
Freigeben einer Seite für Externe

Tipp: Wenn Du mehrere Dateien für Nutzer mit der Rolle Externer zugänglich machen willst, hänge diese an eine Aufgabe an und gebe die Aufgabe frei. Alle Anhänge werden dann automatisch mit freigegeben.

Soll das Element nicht mehr für Externe verfügbar sein, kann die gleiche Schaltfläche genutzt werden, um das Element wieder vor diesen zu verbergen (Auswahl: "Nur im Team").

Hinweis: Auch wenn keine externen Nutzer mehr in einem Raum existieren, bleiben freigegebene Elemente für mögliche zukünftige Externe freigegeben. Bei Bedarf kannst Du diese ganz normal wieder verbergen.

Welche Aktionen stehen externen Nutzern bei freigegebenen Elementen (nicht) zur Verfügung?

Externe können

  • freigegebene Elemente kommentieren,
  • Dateien an freigegebene Elemente anhängen und
  • den Status* von an sie zugewiesenen Aufgaben ändern.

Alle zusätzlichen Änderungen an Elementen, wie beispielsweise das Ändern von Titel oder Beschreibung und das Vergeben von Labels, können von Externen nicht durchgeführt werden und sind für sie ausgegraut abgebildet. Ein Hinweis erscheint sobald eine nicht verfügbare Funktion angeklickt wird.

*alle Standard-Status: "Zu erledigen", "In Bearbeitung", "Zur Abnahme" und bei Zurückziehen in "Wiedereröffnet"

Tipp: Falls eine intensivere Zusammenarbeit mit den Personen gewünscht ist, verwende die Rolle Gast (Änderung der Rolle über die Organisationseinstellungen im Reiter Mitglieder), so dass Du die Rechtegruppen im Raum selbst bestimmen kannst und damit wer was sehen und machen darf.

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