In Stackfield bilden Aufgaben die grundlegende Arbeitseinheit. Sie zerteilen das Arbeitspensum in einzelne umsetzbare Schritte und unterstützen dabei, den Workload im Auge zu behalten. Wenn Nutzer ihren Tag in Aufgaben planen, werden To-Dos, Ideen, Erinnerungen und mehr an einer zentralen Stelle abgebildet.
Erstellen einer Aufgabe
Im Modul Aufgaben kann mit einem Klick auf die blaue Plus-Schaltfläche oben rechts eine Aufgabe erstellt werden.
Neue Aufgaben werden Du über das blaue Plus-Symbol oben rechts erstellt
Mithilfe der Modulsuche (Symbol: Lupe, links oben) werden Duplikate vermieden. Die gefundene Aufgabe kann bearbeitet oder, falls noch nicht vorhanden, automatisch mithilfe der Enter-Taste erstellt werden.
Du kannst eine Aufgabe mit der Enter-Taste über die Modulsuche erstellen
Am Ende jeder Spalte / Status kann durch die Eingabe des Titels im Textfeld "Aufgabe hinzufügen..." und Enter eine Aufgabe hinzugefügt werden. Optional ist es zudem möglich, direkt eine Zuweisung (durch @-Erwähnung) und eine Fälligkeit (beispielsweise im Format TT.MM.JJJJ) hinzuzufügen.
Das Ende der Spalte erlaubt verschiedene Shortcuts
Alternativ ist die Erstellung von Aufgabenn auch über die folgenden Module bzw. Bereiche möglich:
- Modul Kommunikation: Hier sind alle Aktivitäten des Raumes, z. B. Änderungen an Aufgaben, sowie die Kommunikation zu finden
- Modul Zeitplan: Alle datierten Aufgaben werden hier in ihrem zeitlichen Verlauf in einem Gantt-Diagramm abgebildet
- Modul Kalender: Der Kalender bildet alle Termine und datierten Aufgaben ab
- Seitenleiste: Über die Schaltfläche "+ Neu hinzufügen" oben in der Seitenleiste können per Schnellzugriff Modul-Einträge angelegt werden ("Neue Aufgabe")*
- Globale Suche: Das Controlcenter der globalen Suche erlaubt die Navigation durch Stackfield, das Erstellen von Moduleinträgen und vieles mehr
- E-Mail-Integration: Die E-Mail-Integration wandelt E-Mail-Inhalte in Modul-Einträge um
- API / WebHook: Mithilfe der Stackfield API ist es möglich, Informationen an Stackfield zu senden und als Modul-Einträge anzulegen
*Über die Schaltfläche "+ Neu hinzufügen" oben in der Seitenleiste und die Option "Neue Aufgabe" lässt sich eine Aufgabe zentral zu jedem Zeitpunkt erstellen. Achtung: Hierbei erscheint ein weiteres Feld in der Aufgabenkarte, in welchem der Raum zur Ablage der Aufgabe angegeben werden kann.
In der Seitenleiste können Aufgaben über die Schaltfläche "+ Neu hinzufügen" erstellt werden
Aufbau der Aufgabenkarte
Jede Aufgabe besteht aus verschiedenen Elementen und kann um weitere Merkmale erweitert werden. Ein Pflichtfeld ist allerdings nur der Titel der Aufgabe. Die restlichen Felder können freigelassen und später ausgefüllt werden. Wir empfehlen dennoch, direkt alle verfügbaren Informationen in der Aufgabenkarte zu hinterlegen.
Klare Verantwortlichkeiten werden geschaffen, indem die Aufgabe direkt dem Nutzer selbst oder einer anderen Person zugewiesen und mit einer Fälligkeit versehen wird. Links oben ist der Status der Aufgabe zu finden, rechts oben lassen sich weitere Anpassungen vornehmen, wie zum Beispiel das Erstellen von Unteraufgaben, Zeiteinträgen oder Labels. Über die Raum Einstellungen können für alle Aufgaben des Raumes zusätzliche Felder ("Benutzerdefinierte Felder") erstellt werden, z. B. um Themengebiete, Auftragsnummern oder Prioritäten zu hinterlegen.
Der Titel jeder Aufgabe ist ein Pflichtfeld
Fälligkeit / Wiederholung / Erinnerung
Um zu vermeiden, dass eine Aufgabe übersehen wird, vereinbare stets einen Zeitpunkt, bis zu welchem die Aufgabe erledigt sein soll. Falls keine feste Frist existiert, kannst Du auch eine Schätzung eintragen. Die Fälligkeit kann für einen bestimmten Zeitpunkt ("Datum & Uhrzeit") oder einen Zeitraum ("Von - Bis") festgelegt werden, sowie einmalig oder als Wiederholung eingetragen werden. Außerdem kannst Du eine Erinnerung an die Aufgabe und deren Frist hinterlegen.
Sobald Du ein Fälligkeitsdatum an eine Aufgabe vergibst und diese abspeicherst bzw. erstellst, wird sie den Modulen Zeitplan und Kalender (soweit aktiviert) hinzugefügt. Die Sichtbarkeit kann nur durch einen Filter und / oder Rechtegruppen eingeschränkt werden.
Am Tag der Fälligkeit erscheint die Aufgabe im Dashboard Meine Woche aller zugewiesenen Nutzer. Falls ein Zeitraum hinterlegt ist, bleibt die Aufgabe von Beginn des Zeitraums an so lange offen in Meine Woche stehen bis sie als "Erledigt" markiert wird.
Wiederkehrende Aufgabe
Über die folgenden nacheinander ausgewählten Schaltflächen kann eine Wiederholung, sowie der Rhythmus eingestellt werden:
- "Fällig bis"
- "Datum & Uhrzeit" oder "Von - Bis"
- "Wiederkehrend"
1. Schritt: "Fällig bis" + "Datum & Uhrzeit" / "Von - Bis"
2. Schritt: "Wiederkehrend" + Auswahl des Rhythmus
Bei wiederkehrenden Aufgaben wird im ersten Bearbeitungsstatus (Standardmäßig "Zu erledigen") immer nur die nächst fällige Aufgabe angelegt. Sobald diese als erledigt markiert wurde (Status "Erledigt"), wird automatisch die nächste Aufgabe erzeugt.
Wiederkehrende Aufgaben im Modul "Aufgaben"
Im Kalender werden alle einzelnen Aufgaben der wiederkehrenden Aufgabe nach ihrer Fälligkeit eingetragen und mit einem Wiederholungszeichen gekennzeichnet.
Wiederkehrende Aufgaben im Modul "Kalender"
Erinnerung
In der Aufgabenkarte kannst Du über die Felder "Von-Bis" bzw. "Datum & Uhrzeit" eine Erinnerung an die Aufgabe bzw. den Beginn der Fälligkeit aktivieren. Alle der Aufgabe zugewiesenen Personen erhalten anschließend eine Benachrichtigung in Meine Woche.
Achtung: Sobald der Status der Aufgabe auf "Erledigt" gesetzt wird, werden keine Benachrichtigungen und Erinnerungen an die Aufgabe mehr versendet.
Umplanung / Änderung der Fälligkeit
Bei reiner Änderung der Fälligkeit wird diese direkt übernommen. Bei aktivierter Erinnerung und / oder wiederkehrenden Aufgaben erscheint eine Abfrage, sobald das Fälligkeitsdatum geändert wird (über "Fällig bis" in der Aufgabe oder über "Umplanen" bei abgelaufenen Aufgaben in Meine Woche). Du kannst nun festlegen, ob die Einstellungen an das neue Datum angepasst oder ganz zurückgesetzt werden sollen.
Entscheide, ob die Einstellungen angepasst oder zurückgesetzt werden sollen
Fälligkeit: Sonderfall: Listen-Ansicht
In der Listen-Ansicht des Moduls Aufgaben wird das Fälligkeitsdatum der einzelnen Aufgaben als Spalte angezeigt. Für Aufgaben mit einem Zeitraum als Fälligkeit bildet die Spalte "Fällig bis" dabei den Anfang des Zeitraums ab. Um auch das Enddatum einzublenden, klicke auf "MEHR" oben rechts und wähle die Option "Fällig bis Ende" aus. Über den Filter kannst Du Dir die Ansicht bei Bedarf abspeichern. Per Drag & Drop kannst Du in der DropDown-Liste zusätzlich die Reihenfolge der einzelnen Kriterien bzw. Spalten abändern.
Inkludiere das Ende des Zeitraums in Deine Ansicht
Wird das Start-Datum bzw. die -Uhrzeit einer Aufgabe abgeändert, so wird das Enddatum um das gleiche Intervall verschoben, da der "Aufgabenumfang" im Normalfall dennoch gleich bleibt. Wird dagegen das End-Datum bearbeitet, so bleibt das Start-Datum gleich und der Umfang der Aufgabe wird als dementsprechend kürzer bzw. länger angenommen als ursprünglich geplant. Um eine Spalte zu bearbeiten, klicke mit einem Linksklick auf das entsprechende Feld. Mit einem Rechtsklick kannst Du per Schnellzugriff einige ausgewählte Kriterien bearbeiten.
Per Rechtsklick lässt sich ein Dropdown-Menü mit eigenen Funktionen öffnen
Bearbeitungsstatus
In der oberen linken Ecke der geöffneten Aufgabenkarte lässt sich der Status einer Aufgabe jederzeit einsehen und bearbeiten (unabhängig von den sonst getroffenen Einstellungen). Damit alle Teammitglieder wissen, wie der aktuelle Stand ist, sollte dieser regelmäßig angepasst werden.
Status der Aufgabe
In der Übersicht kann der Status einer Aufgabe per Rechtsklick auf die Aufgabe und Mouseover auf die Option "Status" abgeändert werden. (Tipp: Innerhalb des Raumes kann der Status auch von mehreren Aufgaben gleichzeitig abgeändert werden.)
Status in der Übersicht ändern
In der Übersicht hängt die allgemeine Sichtbarkeit der Bearbeitungsstatus von den Filtereinstellungen ab. Standardmäßig wird die Ansicht der Aufgabe nach dem Status gruppiert. Der Status ist damit direkt im Titel der Gruppe einsehbar. In der Karten-Ansicht werden die Status in Form von Spalten visualisiert.Der Status kann hier per Drag & Drop geändert werden.
Status per Drag & Drop ändern
Hinweise: Der Bearbeitungsstatus kann durch Raum-Admins individuell gestaltet worden sein. Das Wechseln des Status kann aufgrund Deiner zugeordneten Rechtegruppe eingeschränkt oder mit einer Abnahme verbunden sein.
Sonderfall: Abnahme
Der Sender schickt die fertig bearbeitete Aufgabe (durch einen Statuswechsel) an die für die Abnahme zuständige Person weiter. Der Empfänger (zur Abnahme eingetragene Person) erhält eine Benachrichtigung in Meine Woche und kann die Abnahme zentral verwalten. Eine Aufgabe, die zur Abnahme steht, kann bis zur Annahme / Zurückweisung nicht mehr vom Sender (oder anderen Nutzern) bearbeitet werden. Sollten noch Änderungen an der Aufgabe notwendig sein, muss die Aufgabe vom Sender "zurückgezogen" und, sobald die Änderungen abgeschlossen sind, erneut in Auftrag gegeben werden.
Darstellungsoptionen
Aufgaben können als Liste oder Kanban-Board sowie im Kalender oder einer Zeitleiste (Gantt-Diagramm) für alle befugten Mitglieder sichtbar visualisiert werden. Die jeweilige Ansicht kann den eigenen Anforderungen entsprechend über den Filter abgeändert und gespeichert werden. Gegebenenfalls muss die Ansicht aktualisiert werden, um alle Änderungen einsehen zu können (Benachrichtigungen im Raum). Eine raumübergreifende Ansicht der Aufgaben ist in den Berichten zu finden.
Liste
Mit einem Klick oben rechts auf die Schaltfläche "Liste" (unterhalb der Navigationsleiste, zwischen "Filter" und Plus-Symbol) kann in die Listen-Ansicht gewechselt werden. Anschließend werden alle Aufgaben untereinander (eine Aufgabe pro Zeile) aufgelistet und können bei Bedarf über den Filter zusätzlich vertikal nach Status (siehe Screenshot), Fälligkeit, Auswahlliste oder Benutzer gruppiert werden. Eine Gruppe kann über den Pfeil neben dem Gruppentitel aus- bzw. eingeklappt werden. Über den Filter bzw. "MEHR" können weitere Informationen, wie z. B. Unteraufgaben oder Labels, eingeblendet werden.
Darstellung der Aufgaben in einer Liste
Karten (Kanban-Board)
Mit einem Klick oben rechts auf die Schaltfläche "Karten" kann in die Karten-Ansicht gewechselt werden. Das Kanban-Board bildet hier alle Aufgaben (inkl. Titel, Zuweisung, Fälligkeit und mehr) einzeln als Karten ab. Das Board wird standardmäßig in Spalten aufgeteilt und die Aufgaben darin nach Bearbeitungsstatus sortiert. Die Aufgaben durchlaufen die Spalten von links nach rechts, z. B. von "Zu erledigen" (alle noch anstehenden Aufgaben) über "In Bearbeitung" bis "Erledigt" (alle abgearbeiteten Aufgaben).
Bei Bedarf können die Aufgaben nach anderen (Filter: "Gruppieren nach") und / oder zusätzlichen (Filter: "Swimlanes nach") Kriterien wie der Fälligkeit oder benutzerdefinierten Feldern gruppiert werden.
Die Reihenfolge der Aufgaben innerhalb einer Spalte und die damit einhergehende Priorisierung kann über die Filter-Einstellungen ("Sortieren nach") abgeändert werden. Zudem können in Aufgaben-Karte hinterlegte Bild-Dateien als Titelbild hinzugefügt werden (siehe: Weitere Funktionen).
Darstellung der Aufgaben als Karten in einem Board
Swimlanes ("Schwimmbahnen")
Mithilfe der Swimlanes lässt sich im Kanban-Board des Raumes eine zweite Gruppierung auf horizontaler Ebene hinzufügen. Die Aufgaben sind dabei also nicht nur mithilfe der Spalten nach dem ersten Gruppierungskriterium (standardmäßig: Bearbeitungsstatus) sortiert, sondern werden innerhalb der Spalten nach einem zweiten Kriterium gruppiert.
Um einer Ansicht Swimlanes hinzuzufügen, werden zunächst die Filter-Funktionen über die Schaltfläche "Filter" oben rechts geöffnet. Ganz oben unter "Swimlane nach" kann dann eine Dropdown-Liste mit allen verfügbaren Kriterien geöffnet werden. Die Option nach der bereits unter "Gruppieren nach" gruppiert wird, kann hierbei nicht erneut ausgewählt werden und ist deshalb ausgegraut abgebildet.
Die folgenden Optionen stehen hier zur Verfügung:
"Swimlane"-Ansicht des Kanban-Boards
Sobald eine Swimlane-Kategorie ausgewählt wurde, wird die Ansicht automatisch angepasst. (Tipp: Häufig verwendete Filter können als Ansicht gespeichert werden.) Bei Bedarf können einzelne Swimlanes aus- und einkelappt werden, was einen besseren Überblick erlaubt.
Nicht relevante Swimlanes können eingeklappt werden
Kalender
Aufgaben werden im Modul Kalender am Tag ihrer Fälligkeit abgebildet und mit einem Haken gekennzeichnet. Aufgaben ohne Fälligkeit werden nicht in den Kalender inkludiert. Die Darstellung der einzelnen Aufgaben zeigt Titel und Uhrzeit sowie, falls vorhanden, einen Hinweis für wiederkehrende Aufgaben (Symbol: Wiederholungszeichen) und / oder eine aktivierte Erinnerung (Symbol: Glocke). Anstatt des Kalenderblatts ist auch eine Mitgliederansicht möglich. Bei Berdarf kann der Kalender außerdem in externe Kalender integriert werden.
Darstellung der Aufgaben im Kalender
Zeitleiste (Gantt)
Im Modul Zeitplan können Aufgaben unter Berücksichtigung ihrer Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben pro Woche / Monat / Jahr abgebildet werden. Per Drag & Drop ist es möglich, Abhängigkeiten festzulegen und Zeiträume zu verlängern, zu verkürzen oder zu verschieben. Außerdem können Meilensteine angelegt werden, um wichtige Zwischenergebnisse und Fristen bestimmter Projektphasen zu kennzeichnen.
Darstellung der Aufgaben in einer Zeitleiste
Weitere Funktionen
Unteraufgaben
Mithilfe von Listen innerhalb der Aufgabe können Unteraufgaben erstellt und gruppiert werden. So werden einzelne Arbeitsschritte und damit auch der verbleibende Arbeitsaufwand von Aufgaben sichtbar. Die Unteraufgaben können verschiedenen Personen zugewiesen und mit Fälligkeiten versehen werden.
Unteraufgaben in der Aufgabenkarte
Tipp: Auch für Unteraufgaben können Erinnerungen hinterlegt werden. Dabei wird empfohlen, der Unteraufgabe eine Fälligkeit und Zuweisung hinzuzufügen. Es reicht nicht aus, nur die Aufgabe zuzuweisen.
Gantt-Diagramm: Abhängigkeiten, Meilensteine, Automatische Planung und Kritischer Pfad
Sobald das Modul Zeitplan aktiv ist, können Aufgaben mit einer Abhängigkeit versehen und / oder als Meilensteine markiert werden. Die automatische Planung und der kritische Pfad helfen zusätzlich bei der Koordinierung der verschiedenen Aufgaben.
Datei als Titelbild in Aufgaben-Karten
Wird einer Aufgabe im Kanban-Board eine Datei im Bildformat angehängt, so erscheint das entsprechende Bild* automatisch als Titelbild in der Aufgabenkarte. Die Einstellungen hierzu lassen sich jederzeit abändern: Mölich ist das mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Aufgabe und der Auwswahl der Option "Titelbild wählen" per Mouseover.
*Die Dropdown-Liste bietet verschiedene Möglichkeiten:
- "Neuestes Bild" (Standard-Einstellung): Sobald eine neue Bilddatei an die Aufgabe angehängt wird, wird diese als Titelbild in der Aufgabenkarte abgebildet.
- "Kein Bild": Das bestehende Titelbild, falls vorhanden, wird aus der Aufgabenkarte entfernt und zukünftige Anhänge werden nicht mehr automatisch als Titelbild angezeigt.
- Datei-Titel: Mit einem Klick auf den entsprechenden Datei-Titel kann ein bestimmtes Bild als Titelbild ausgewählt werden.
Aufgabenkarten können Titelbilder hinzugefügt werden
Marker in Bildern
Auf Stackfield hochgeladene Bilder können mithilfe von Markern mit Anmerkungen versehen werden. So kann sichergestellt werden, dass jegliches Feedback auch ersichtlich bleibt. Bei an Aufgaben angehängten Bildern werden alle Marker in der Aufgabe zudem als Unteraufgaben in einer separaten Liste hinterlegt.
Labels
Labels bei Aufgaben sind in der Kanban- und Listen-Ansicht sowie in Meine Woche direkt sichtbar. Sie können innerhalb der geöffneten Aufgabe mit Klick auf das Label-Symbol oder in der Übersicht über einen Rechtsklick per Schnellauswahl hinzugefügt werden.
Labels in der Kanban-Ansicht
Weiterführende Artikel
*Hinweis: Um eine Erinnerung zu erhalten muss eine Zuweisung und eine Fälligkeit bei den (Unter-)Aufgaben hinterlegt sein.
Handlungsmöglichkeiten für Admins
Weiterführende Artikel
Erweiterte Einstellungen: Status und benutzerdefinierte Felder
In den "Raum Einstellungen" können Raum-Admins gesonderte Einstellungen für die Aufgaben des Raumes vornehmen. Dazu wird im Reiter Module das Modul Aufgaben ausgewählt und dort die Auswahl "Einstellungen" geöffnet. Alternativ lassen sich die Einstellungen auch direkt über die Aufgabenübersicht aufrufen. Hierfür wird über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts die Option "Felder anpassen" ausgewählt.
Bearbeitungsstatus
Die einzelnen Bearbeitungsstatus des Raumes können hier bearbeitet und gelöscht werden. Die Reihenfolge der Parameter wird per Drag & Drop über die kleinen Punkte angepasst. Mit einem Klick auf den farbigen Punkt kann die Farbe des Status geändert werden. Alle Änderungen werden durch "Speichern" übernommen.
Standardfelder bzw. Status anpassen
Einige Einstellungen lassen sich direkt im Kanban-Board vornehmen. Die Reihenfolge der Status in den Spalten kann dort ebenfalls per Drag & Drop angepasst werden. Über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) einer Spalte lassen sich die Farbe ändern, die Spalte umbenennen oder löschen. Neue Spalten können ganz rechts in der Übersicht über "Neue Liste..." erstellt werden.
Benutzerdefinierte Felder
Zur Strukturierung der Aufgaben stehen verschiedene Arten von benutzerdefinierten Feldern wie Checkboxen, Dropdown-Listen oder Textboxen zur Verfügung. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Nutzer im Raum einen passenden Ablageort für ihre Informationen finden. Änderungen an Reihenfolge, Name und Farbe erfolgen analog zu den Status-Feldern.
Verschiedene Arten von benutzerdefinierten Feldern stehen zur Verfügung
Titelbilder im Kanban-Board deaktivieren
Cover-Bilder in Aufgabenkarten können bei Bedarf deaktiviert werden. Hierzu werden zunächst die Einstellungen des Raumes geöffnet. Im Reiter Allgemeines befindet sich unter Anzeigeoptionen der Punkt "Cover-Bilder der Aufgaben in der Karten-Ansicht anzeigen?". Die Deaktivierung erfolgt über den Schalter (grün: aktiviert, grau: deaktiviert) und wird mit "Änderungen speichern" übernommen.
Die Funktion kann jederzeit wieder aktiviert werden, indem der Schalter erneut betätigt und die Änderung gespeichert wird.
Cover-Bilder im Kanban-Board lassen sich deaktivieren