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Arbeiten mit Aufgaben

Hinweis: Einzelne Funktionen / Module können aufgrund von Einstellungen der Organisation, des Raumes und/oder Deiner zugeordneten Rechtegruppe nicht verfügbar / umbenannt sein (siehe: Handlungsmöglichkeiten für Admins)!

Lesetipp: "So arbeitet Stackfield mit Stackfield".

Erstellen einer Aufgabe

Im Modul "Kommunikation"

Klicke einfach auf das "Plus"-Icon links neben dem Texteingabefeld im Kommunikationsmodul und wähle anschließend die Option Aufgabe aus.

Aufgabe erstellen1
Neue Aufgabe über das "Plus"-Symbol neben dem Texteingabefeld erstellen

Im Modul "Aufgaben"

Auch im Aufgaben-Modul kann eine Aufgabe erstellt werden. Klicke hierzu auf die blaue "Plus"-Schaltfläche oben rechts.

Aufgabe erstellen2
Neue Aufgabe über das blaue "Plus"-Symbol oben rechts erstellen
Tipps
  • Die "Modul-Suche" (Symbol: "Lupe", links oben) nutzen und die gefundene Aufgabe bearbeiten oder falls keine vorhanden ist durch Enter automatisch erstellen.
  • Am Ende jeder Spalte/Status durch die Eingabe des Titels im "Textfeld" und Enter eine Aufgabe hinzufügen. Es kann auch gleich eine Zuweisung (durch @-Erwähnung) und Fälligkeit (Format z. B. TT.MM.JJJJ) mit angegeben werden.

Basis

Lediglich der Titel einer Aufgabe ist ein Pflichtfeld. Bei Bedarf können alle weiteren Felder freigelassen werden. Wir empfehlen allerdings möglichst viele Felder auszufüllen, da dies zu einem übersichtlicheren und effizienteren Arbeiten führt. Um klare Verantwortlichkeiten zu schaffen sollte jede Aufgabe jemandem (sich selbst oder anderen Personen) zugewiesen und mit einer Fälligkeit versehen werden. Zusätzlich können weitere benutzerdefinierte Felder (z. B. Zwischentermine, Auftragsnummer, Kostenstelle und Durchwahl eines Ansprechpartners) für alle Aufgaben eines Raumes hinterlegt sein.

Aufgaben-Felder
Fülle alle Felder für ein effizientes Arbeiten aus
Empfehlung:
  • Relevante Informationen strukturiert und auf das Wesentliche beschränkt hinterlegen.
  • Wer ist verantwortlich? Bei der Aufgabe eine Zuweisung vornehmen und gegebenenfalls Abonnenten hinzufügen, wenn der Fortschritt im Blick behalten werden soll.
  • Eine Fälligkeit für die Erledigung setzen.
  • Den Status an den Bearbeitungszustand anpassen.
  • Verknüpfungen zu relevanten Inhalten herstellen.

Fälligkeit: Zeitpunkt / Zeitraum / Wiederkehrend / Erinnerung

Damit die Aufgaben nicht untergehen empfiehlt es sich immer einen Zeitpunkt zu vereinbaren, bis zu dem die jeweilige Aufgabe erledigt sein soll. Wenn keine Frist vorgegeben wurde, kann auch eine Schätzung eingetragen werden. Die Fälligkeit kann für einen bestimmten Zeitpunkt ("Datum & Uhrzeit") oder einen Zeitraum ("Von - Bis") festgelegt werden, sowie einmalig oder als Wiederholung eingetragen werden. Auch eine Erinnerung an den Beginn der Frist kann eingestellt werden.

Wiederkehrende Aufgabe

Über die folgenden nacheinander ausgewählten Schaltflächen kann eine Wiederholung, sowie der Rhythmus eingestellt werden: "Fällig bis" -> "Datum & Uhrzeit" oder "Von - Bis" -> "Wiederkehrend".

Wiederkehrende Aufgabe erstellen,
1. Schritt: "Fällig bis" + "Datum & Uhrzeit"
Wiederkehrende Aufgabe erstellen,
2. Schritt: "Wiederkehrend" + Auswahl des Rhythmus

Im Modul Aufgaben wird immer nur die nächst fällige Aufgabe der wiederkehrenden Aufgabe in der ersten Liste (Standardmäßig: "Zu erledigen") angelegt. Sobald diese als erledigt markiert wurde (Liste "Erledigt"), wird automatisch eine neue Aufgabe erzeugt.

Wiederkehrende Aufgabe im Modul Aufgaben
Wiederkehrende Aufgaben im Modul "Aufgaben"

Im Kalender werden alle einzelnen Aufgaben der wiederkehrenden Aufgabe nach ihrer Fälligkeit eingetragen und mit einem Wiederholungszeichen gekennzeichnet.

Wiederkehrende Aufgaben im Kalender-Modul
Wiederkehrende Aufgaben im Modul "Kalender"

Erinnerung

Über die folgenden nacheinander ausgewählten Schaltflächen kann eine zusätzliche Erinnerung an die Aufgabe, bzw. den Beginn der Fälligkeit, aktiviert werden: "Fällig bis" -> "Datum & Uhrzeit" oder "Von - Bis" -> "Erinnerung". Siehe hierzu: Erinnerung an eine Aufgabe in "Meine Woche". In den verschiedenen Darstellungsoptionen wird durch das Symbol einer Glocke ein Hinweis auf eine bestehende Erinnerung gegeben.

Erinnerung
Zusätzliche Erinnerung aktivieren

Umplanung / Änderung bei der Fälligkeit

Wird das Fälligkeitsdatum geändert (über die Schaltflächen "Fällig bis" oder "Umplanen") werden auch die Einstellungen zu den Optionen "Erinnerung" und "Wiederkehrend" zurückgesetzt oder auf das neue Datum angepasst.

Bearbeitungsstatus

In der oberen linken Ecke einer geöffneten Aufgabe befindet sich der Status der Aufgabe. Damit auch andere Kollegen wissen wie der aktuelle Stand ist, sollte dieser regelmäßig angepasst werden.

Status der Aufgabe
Status der Aufgabe

Dabei können auch nur bestimmte Status-Änderungen zugelassen oder Abnahmen ausgelöst werden (Standard Workflow beim Status "Zur Abnahme" oder individuelle Workflows bei beliebigen Status).

Abnahme

Der Sender schickt die fertig bearbeitete Aufgabe an die für die Abnahme zuständige Person weiter (durch den Wechsel des Status). Der Empfänger (zur Abnahme eingetragene Person) erhält eine Benachrichtigung in "Meine Woche" und kann die Abnahme zentral verwalten. Eine Aufgabe die zur Abnahme steht kann bis dahin nicht mehr vom Sender (oder anderen Nutzern) bearbeitet werden. Sollten noch Änderungen an der Aufgabe notwendig sein, muss diese vom Sender "zurückgezogen" und, sobald die Änderungen abgeschlossen sind, erneut in Auftrag gegeben werden.

Unteraufgaben

Bei einer geöffneten Aufgabe können durch die erste Schaltfläche in der oberen rechten Ecke mehrere Listen mit Unteraufgaben angelegt werden (Symbol: "Liste"). Jede Liste wird hierbei bei der Erstellung benannt, um eine eindeutige Zuordnung zu schaffen. Sobald die Liste erstellt und Einträge hinzugefügt wurden, können die Unteraufgaben per Drag and Drop beliebig sortiert und zwischen den Listen verschoben werden.

Unteraufgaben
Unteraufgaben

Zudem können Unteraufgaben an einzelne Personen vergeben, eine Fälligkeit / eine Beschreibung / Kommentare hinzugefügt und Dateien angehängt werden. Die selbst zugewiesenen Unteraufgaben werden farblich gelb hervorgehoben. Erledigte Unteraufgaben können aus der Liste mit der Schaltfläche "Erledigte verstecken" ausgeblendet werden.

Über "Meine Woche" können alle zugewiesenen Unteraufgaben gesammelt angezeigt und mit Filtern verfeinert werden.

Tipp: Unteraufgaben nicht zu stark verschachteln! Umfangreiche Unteraufgaben lieber als extra Aufgabe darstellen und mit Verweisen oder Abhängigkeiten arbeiten.

Weitere Funktionen

Tipp: Änderungen an mehreren Aufgaben auf einmal

Innerhalb des Aufgaben-Moduls können die benötigten Aufgaben einer Spalte einzeln durch einen Klick mit gedrückter Steuerungs- (Windows) oder Control-Taste (Mac) markiert werden. Alternativ können mehrere Aufgaben einer Spalte auch mit gehaltener Shift-Taste markiert werden, wobei hierdurch alle Aufgaben zwischen der ersten und der letzten markierten Aufgabe gewählt werden. Anschließend mit einem Rechtsklick die gewünschte Option auswählen.

Extra Artikel

  • Zeiterfassung ("Uhr"-Symbol oben rechts in einer geöffneten Aufgabe)
  • Dateien / Link ("Büroklammer"-Symbol oben rechts in einer geöffneten Aufgabe)
  • Labels ("Label"-Symbol oben rechts in einer geöffneten Aufgabe)
  • Löschen / Archivieren (Archiv)
  • Verschieben / Kopieren / Duplizieren
  • Abonnieren (-> "Folgen")
  • Kommentare, @-Erwähnungen und Verlauf
  • Drucken (Stichwort: Export einzelner Elemente)
  • Berichte-Funktion
  • Erinnerung an eine Aufgabe in "Meine Woche"*

*Hinweis: Um eine Erinnerung zu erhalten muss eine Zuweisung und eine Fälligkeit bei den (Unter-) Aufgaben hinterlegt sein.

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Meilensteine

Bei einer geöffneten Aufgabe kann über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "3 Punkte") eine Abhängigkeit zu einer anderen Aufgabe hinzugefügt werden oder die Aufgabe als Meilenstein markiert werden. Innerhalb des Moduls Zeitplan werden die Zusammenhänge in einer Zeitleiste dargestellt.

Darstellungsoptionen

Aufgaben können als Liste oder Board (Kanban), sowie im Kalender oder einer Zeitleiste (Gantt) für alle befugten Mitglieder sichtbar visualisiert werden. Die jeweilige Ansicht kann nach den eigenen Anforderungen entsprechend abgeändert und gespeichert werden (Stichwort: Filter). Manchmal muss die Ansicht auch aktualisiert werden (Benachrichtigungen im Raum).

Liste

Ändere die Darstellung im Aufgabenmodul rechts oben (unterhalb der Navigationsleiste, zwischen Filter und "Plus"-Symbol) durch die Schaltfläche Liste. In der Liste werden alle Aufgaben, gruppiert nach Status oder Fälligkeit, der Reihe nach dargestellt. Standardmäßig wird nur der Titel und die Unteraufgaben angezeigt. Es können aber auch noch weitere Informationen, wie z. B. Labels oder Verantwortlichkeiten, über die Mehr-Schaltfläche eingeblendet werden.

Listen-Ansicht Aufgaben
Darstellung der Aufgaben in einer Liste

Karten (Kanban-Board)

Die Darstellung kann im Aufgabenmodul rechts oben (unterhalb der Navigationsleiste, zwischen Filter und "Plus"-Symbol) durch die Schaltfläche Karten geändert werden. Im Kanban-Board werden einzelne Aufgaben als Karten (mit Titel, Zuweisung, Fälligkeit und Label) angezeigt. Das Board wird, nach dem Bearbeitungsstatus oder der Fälligkeit (Stichwort: "Gruppieren nach"), in mehrere Spalten/Listen aufgeteilt. Die Aufgaben durchlaufen diese von links nach rechts, z. B. von "Zu erledigen" (alle noch anstehenden Aufgaben) über "In Bearbeitung" bis "Erledigt" (alle abgearbeiteten Aufgaben). Innerhalb der Spalte werden die einzelnen Aufgaben von oben nach unten der Reihe nach abgearbeitet. Die Reihenfolge der Aufgaben und die damit einhergehende Priorisierung kann durch verschiedene Kriterien (Stichwort: Filter + "Sortieren nach") geändert werden.

Karten-Ansicht Aufgaben
Darstellung der Aufgaben als Karten in einem Board

Kalender

Aufgaben werden im Kalender-Modul (Symbol: "Haken") nach ihrer Fälligkeit angezeigt. In der Darstellung werden der Titel und die Uhrzeit angezeigt, sowie gegebenenfalls ein Hinweis für wiederkehrende Aufgaben (Symbol: "Wiederholungszeichen") und/oder eine aktivierte Erinnerung (Symbol: "Glocke"). Der Kalender von Stackfield kann auch in andere Kalender integriert werden (Stichwort: Kalender abonnieren). Kalenderansicht

Darstellung der Aufgaben im Kalender

Zeitleiste (Gantt)

Bei dem extra Modul Zeiplan können Aufgaben unter Berücksichtigung ihrer Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben pro Woche/Monat/Jahr abgebildet werden. Im Diagramm können einfach per Drag & Drop Abhängigkeiten festgelegt und die Zeiträume verlängert / verkürzt oder verschoben werden. Zusätzlich können Meilensteine genutzt werden, um wichtige Zwischenergebnisse und Abschlüsse bestimmter Projektphasen zu kennzeichnen.

Darstellung der Aufgaben in einer Zeitleiste
Darstellung der Aufgaben in einer Zeitleiste

Handlungsmöglichkeiten für Admins

Extra Artikel

Einstellungen der Felder

Ein Raum-Admin kann für alle Aufgaben eines Raumes die Einstellungen (Name, Reihenfolge und Farbe) zu den Feldern anpassen. Dies ist über die "Raum Einstellungen" im Reiter Module mit der Option Einstellungen oder in der Aufgaben-Übersicht über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "3 Punkte") mit der Option "Felder anpassen" möglich.

Die Reihenfolge der Parameter kann per Drag & Drop und der Name / die Farbe kann durch einen Klick darauf geändert werden.

Bearbeitungsstatus Standard Felder
Standard Felder bzw. Status anpassen

Hinweis: Im Kanban-Board kann eine Änderung der Reihenfolge durch Drag & Drop, das Löschen oder Umbenennen über die "Mehr"-Schaltfläche neben dem Namen der Liste und eine Erweiterung ganz rechts durch die Option "Neue Liste..." ausgeführt werden.

Tipp: Es empfiehlt sich die Liste "Erledigt" nicht umzubenennen / zu löschen, da ansonsten die Aufgaben nicht als abgeschlossen im System hinterlegt werden können. Dies ist z. B. für wiederkehrende Aufgaben relevant.
Benutzerdefinierte Felder Standard Felder
Benutzerdefinierte Felder anpassen

Es können auch eigene Eingabefelder, sogenannte "Benutzerdefinierte Felder", hinzufügt werden. Zur Auswahl stehen zusätzliche Datierungen und Textfelder, Checkboxen, Dropdown-Listen und Nummernfelder. Diese können z. B. für wichtige Zwischentermine, die Durchwahl eines Ansprechpartners, Prioritäten oder Teamzuweisungen genutzt werden.

Benutzerdefinierte Felder bei Aufgaben
Benutzerdefinierte Felder bei Aufgaben
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