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Wie abonniere ich einen Kalender von Stackfield?

Wird neben dem Stackfield-Kalender noch ein externer Kalender genutzt, so erfordert das zusätzliche Arbeitsschritte und Inhalte können leichter verloren gehen. Abonniere und exportiere deswegen Deinen individuell angepassten Kalender in Stackfield, um Dir Deine Arbeitsprozesse so gut es geht zu erleichtern. Alle relevanten Aufgaben* und Termine werden so automatisch in Deinem externen Kalender-Tool angezeigt. Der Export des Kalenders beruht auf dem iCal-Protokoll, welches eine Art News-Feed darstellt, der durch diverse Kalender abonniert werden kann.

*Achtung: Aufgaben können nur dann abonniert werden, wenn sie ein Fälligkeitsdatum haben und somit im Kalender erscheinen.

Hinweise: Inhalte bzw. Funktionen können aufgrund von Einstellungen der Organisation, des Raumes und/oder Deiner zugeordneten Rechtegruppe nicht verfügbar sein (siehe: Handlungsmöglichkeiten für Admins beim Kalender).

Vorgehen in Stackfield

Wie exportiere ich einen Kalender auf Stackfield?

Kurzanleitung:
  1. Rufe den Kalender im Raum / in den Berichten auf.
  2. Öffne den "Filter".
  3. Passe die Ansicht Deinen eigenen Anforderungen entsprechend an.
  4. Abonniere Deine Auswahl über "Diese Kalenderansicht abonnieren".
  5. Aktiviere mithilfe des Reglers den Kalender-Feed.
  6. Kopiere den von Stackfield generierten Link.

Um einen Kalender in Stackfield zu abonnieren, rufe diesen zunächst im jeweiligen Raum oder in den Berichten auf.

Kalender-Modul
Kalender-Modul

Klicke nun auf die "Filter"-Schaltfläche, um die Ansicht des Kalenders Deinen Wünschen entsprechend zu gestalten. Achte darauf alles nicht notwendige auszublenden, damit Dir eine übersichtliche Darstellung geboten werden kann.

Kalender-Filter
Filtere die Kalenderansicht Deinen Anforderungen entsprechend

Hinweis: Standard ist keine gespeicherte Ansicht, sondern nur eine lokale (Darstellungs- und) Filtereinstellung und kann daher nicht abonniert werden.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Diese Kalenderansicht abonnieren" kann die Kalenderansicht nun abonniert werden.

Aktiviere anschließend im geöffneten Dialog-Fenster mithilfe des Reglers den Kalender-Feed.

Kalender-Feed aktivieren
Kalender-Feed aktivieren

Jetzt wird Dir ein Link für Deine persönliche Kalenderansicht generiert, welcher für den Import im externen Kalender-Dienst genutzt wird. Hier, wird erläutert, wie dieser Link im Apple-Kalender, Google- Kalender und Outlook genutzt werden kann.

Welche Inhalte werden nach "Außen" preisgegeben?

Je nach Organisationseinstellungen werden Inhalte aus unverschlüsselten Räumen weitergegeben oder nicht. Standardmäßig dürfen unverschlüsselte Daten, wie z. B. Titel des Termins / der Aufgabe, an externe Dienste weitergegeben werden.

Inhalte aus verschlüsselten Räumen stattdessen werden immer ohne jegliche Angaben, z. B. ohne Angabe des Titels, exportiert, denn diese liegen verschlüsselt auf Stackfields Servern und können dort nicht entschlüsselt werden. (Die Ende-zu-Ende Verschlüsselung kann nur durch den Nutzer auf dem jeweiligen Endgerät ausgeführt werden.) Daher wird im externen Kalender lediglich angezeigt, dass ein verschlüsselter Termin bzw. eine verschlüsselte Aufgabe zu einem gewissen Zeitpunkt vorliegt, d. h. es wird über die Existenz des Eintrags informiert. Es werden keine relevanten Daten offenbart!

Exportierte Inhalte
Verschlüsselter Termin in Outlook

Vorgehen im externen Kalender-Tool

Kurzanleitung:
  1. Rufe den externen Kalender auf.
  2. Öffne das neue Abonnement.
  3. Füge den von Stackfield generierten Link ein.
  4. Trage wenn möglich einen Aktualisierungsrhythmus ein.

Apple-Kalender

Siehe: iCloud-Kalenderabonnements verwenden

Um den Link Deines Stackfield-Kalenders in den Apple Kalender (ehemals iCal) zu integrieren, wähle die Option "Ablage" und anschließend "Neues Kalenderabonnement". Jetzt muss nur noch der von Stackfield generierte Link in das Texteingabefeld eingefügt werden und die Eingabe mit "Abonnieren" bestätigt werden.

iCal
Stackfield-Kalender mit Deinem Apple-Kalender synchronisieren

Anschließend kann dem Kalender noch ein Namen zugeteilt (hilfreich, wenn verschiedene Ansichten abonniert werden) und eine Farbe vergeben werden, sowie festgelegt werden, wie oft der Kalender aktualisiert werden soll. Um alle Änderungen möglichst schnell in den Kalender zu übertragen, empfehlen wir die Einstellung auf "Alle 5 Minuten" zu setzen.

Google-Kalender

Um den Link Deines Stackfield-Kalenders in Deinen Google- Kalender zu integrieren, öffne die Web-App des Google-Kalenders und klicke auf das Plus-Icon neben "Weitere Kalender" auf der linken Seite. Wähle nun im Drop Down Menü die Option "Per URL" aus.

Weitere Kalender
Klicke auf "Weitere Kalender" und anschließend auf die Option "Über URL hinzufügen"

Jetzt öffnet sich ein Dialog-Fenster und Du musst nur noch den von Stackfield generierten Link in das Texteingabefeld einfügen und die Eingabe mit "Kalender hinzufügen" bestätigen. Falls gewünscht, kann der Kalender außerdem öffentlich gemacht werden.

Link einfügen
Füge den Link ein und bestätige die Auswahl

Outlook

Outlook im Web

Siehe: Importieren oder Abonnieren eines Kalenders in Outlook im Web

Um den Link Deines Stackfield-Kalenders in der Desktop-Variante von Outlook zu integrieren, melde Dich bei Outlook im Web an und klicke auf das Kalender-Icon unten auf der Seite, um zum Kalender zu gelangen. Wähle jetzt im oberen Navigationsbereich im Reiter Start die Option "Kalender öffnen" und anschließend die Option "Aus dem Internet" aus.

Kalender importieren
Kalender in die Desktop-Version von Outlook importieren

Gib nun unter "Link zum Kalender" den von Stackfield generierten Link ein, lege einen Namen für den Kalender fest und bestätige die Auswahl mit "Importieren".

Outlook.com

Siehe: Abonnieren eines Kalenders in Outlook.com

Um den Link Deines Stackfield-Kalenders in Outlook.com zu integrieren, melde Dich bei Outlook.com an und klicke auf das Kalender-Icon unten auf der Seite, um zum Kalender zu gelangen. Wähle jetzt im Navigationsbereich die Option "Kalender hinzufügen" und anschließend die Option "Aus dem Internet abonnieren" aus.

Kalender importieren
Kalender in Outlook.com importieren

Gib nun unter "Link zum Kalender" den von Stackfield generierten Link ein, lege einen Namen für den Kalender fest und bestätige die Auswahl mit "Importieren".

Wie oft werden Inhalte im externen Kalender aktualisiert?

Apple-Kalender

Siehe: Aktualisieren von Kalendern auf dem Mac

Um den Aktualisierungsrhythmus Deines Apple-Kalenders zu individualisieren, klicke auf den Namen, des von Dir abonnierten Stackfield-Kalenders, und wähle "Informationen". Über das Einblendmenü "Automatisch aktualisieren" kann nun eine Option ausgewählt werden.

Google-Kalender

Anders als bei Apple und Outlook kann beim Google-Kalender keine Einstellung darüber getroffen werden wie oft der Kalender aktualisiert werden soll. Stattdessen wird der Kalender nach mindestens 8 Stunden aktualisiert, es kann also vorkommen, dass exportierte Einträge aus Stackfield verzögert übernommen werden.

Outlook

Outlook bestimmt selbst in welchen Abständen die Kalender synchronisert werden sollen. Es kann allerdings eine eigene Gruppe, für die Internetkalender, mit einem eigenen Intervall angelegt werden. Wähle dazu die Option "Übermittlung" und anschließend "Senden-Empfangen-Gruppen" aus (siehe: Änderungen der Einstellungen für Senden-Empfangen-Gruppen).

Alternativen

WebHooks

Hinweise: WebHooks sind nur in unverschlüsselten Räumen möglich. Um WebHooks nutzen zu können, müssen diese in den Organisationseinstellungen freigeschalten sein. Hier eine kurze Anleitung im Umgang mit WebHooks: Automatisiere Deine Prozesse in Stackfield mit Zapier+IFTTT.

Mithilfe von WebHooks und Automatisierungsdiensten (Zapier oder IFTTT) kann eine Verknüpfung Deines externen Kalenders mit Stackfield hergestellt werden. Im externen Kalender angelegte Termine, werden dann automatisch auch im Stackfield-Kalender erstellt.*

Öffne hierzu die Raumeinstellungen und klicke im Reiter Integrationen auf die Schaltfläche "Neuen WebHook hinzufügen". Jetzt kannst Du auswählen, für welches Modul der WebHook angelegt werden soll. Für den Kalender ist hier nur das Modul-Element Termin von Bedeutung. Nun wird ein Link generiert, welcher für den gewählten Automatisierungsdienst (Zapier oder IFTTT) benötigt wird, um die Verknüpfung zu Deinem externen Kalender herzustellen.

WebHook hinzufügen
WebHook hinzufügen

*Achtung: Aufgaben, die Du wiederum in Deinem Kalender in Stackfield anlegst, werden nicht auch in Deinem externen Kalender erstellt. WebHooks funktionieren also in die andere Richtung, als Kalender-Abonnements: nach "Innen".

Kalender-Integration

Ähnlich funktionierend, wie die E-Mail-Integration, ist eine Kalender-Integration in Planung. Bei mehr Interesse kannst Du Dich gerne an unseren Support wenden.

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