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Arbeiten mit benutzerdefinierten Feldern

Benutzerdefinierte Felder ergänzen die Standard-Felder in den Aufgabenkarten eines Raumes und können Deinen Wünschen entsprechend angepasst werden. So kannst Du dafür sorgen, dass alle relevanten Informationen übersichtlich hinterlegt werden können und schaffst eine einheitliche Struktur. Nur ein Admin des Raumes kann benutzerdefinierte Felder anlegen.

Arten und Anwendungsbeispiele

Du kannst aus verschiedenen Typen auswählen und diese gegebenenfalls noch weiter anpassen. Soll ein Feld immer ausgefüllt werden, kannst Du dieses beim Erstellen oder nachträglich in der Verwaltung als Pflichtfeld hinterlegen.

Welche Arten von Feldern gibt es und wie kann ich sie sinnvoll einsetzen?

  • Checkbox (= Schalter): Die Checkbox eignet sich für Kriterien die mit ja oder nein beantwortet werden können, zum Beispiel die Überprüfung der Aufgabe durch eine Person oder ob ein Kunde ein bestimmtes Charaktermerkmal erfüllt.
  • Datum (= kleines Texteingabefeld mit Popup-Kalender): Dieses Feld kann zum Beispiel für das Startdatum der Bearbeitung der Aufgabe oder wichtige Zwischentermine genutzt werden. Hier hinterlegte Daten werden dabei nicht im Kalendermodul berücksichtigt.
  • Auswahlliste (= Dropdown-Liste): Aus mehreren Kriterien (z. B. die Priorität der Aufgabe oder die Größe eines Kunden) kann hier eines ausgewählt werden. Die Auswahlmöglichkeiten sowie optional die Farben der einzelnen Optionen werden beim Erstellen des Feldes angelegt und können in der Verwaltung nachträglich geändert werden.
  • Nummer (= kleines Texteingabefeld): In dieses Feld können lediglich Zahlen eingegeben werden, Buchstaben und Sonderzeichen dagegen nicht. Es eignet sich zum Beispiel für die Nummer eines Produkts oder eine Telefonnummer.
  • Textfeld (= kleines Texteingabefeld): Das Textfeld ist z. B. für Schlüsselwörter oder Bestell-/Kundennummern mit einer Kombination aus Buchstaben und Zahlen sinnvoll.
  • Textbox (= großes Texteingabefeld): Die Textbox ist für etwas mehr Text geeignet, zum Beispiel Rechnungsadressen, Kundendetails, Links / Ablageorte in anderen Tools...
  • Benutzer (= Dropdown-Liste): Im Benutzer-Feld kann ein Nutzer des Raumes, zum Beispiel eine zuständige Person für einen bestimmten Aufgabenbereich (Abnahme, Themengebiet / Projektleiter,...) oder ein Ansprechpartner (für Rückfragen, als Vertretung,...), angegeben werden.

Musterbeispiele

Aufgabenkarte im Funnel
Aufgabenkarte im Funnel
Aufgabenkarte in der Entwicklung
Aufgabenkarte in der Entwicklung

Erstellen neuer Felder

Um ein benutzerdefiniertes Feld im Raum zu erstellen, öffne die Verwaltung der benutzerdefinierten Felder. Über die graue Plus-Schaltfläche kannst Du nun beliebig viele benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Gehe folgendermaßen vor:

  1. Wähle den Typ des Feldes aus ("Typ").
  2. Gebe einen Namen für das Feld ein ("Name").
  3. Entscheide, ob das Feld verpflichtend auszufüllen sein soll ("Pflichtfeld") oder ob die Nutzer dies selbst entscheiden können.*
  4. Bestätige Deine Auswahl mit einem Klick auf "Speichern".
Erstellen eines benutzerdefinierten Feldes
Gestalte Dein eigenes Feld

Hinweis: Felder vom Typ "Checkbox" können nicht als Pflichtfelder gekennzeichnet werden.

Verwaltung bestehender Felder

Hinweis: Benutzerdefinierte Felder werden für jeden Raum einzeln erstellt.

Um die Verwaltung der benutzerdefinierten Felder eines Raumes aufzurufen, klicke im Aufgabenmodul auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts neben der blauen Plus-Schaltfläche und wähle die Option "Felder anpassen" aus.

Verwaltung aller benutzerdefinierten Felder des Raumes aufraufen
Die Verwaltung aller benutzerdefinierten Felder des Raumes über das Aufgabenmodul aufrufen

Alternativ kannst Du die Verwaltung der Felder auch in den "Raum Einstellungen" aufrufen. Öffne diese hierzu und wechsle in den Reiter Module. Mit einem Klick auf "Einstellungen" unter dem Modul "Aufgaben" öffnet sich die Verwaltung in einem Popup-Fenster.

Verwaltung aller benutzerdefinierten Felder des Raumes aufrufen
Die Verwaltung aller benutzerdefinierten Felder des Raumes über die Raum Einstellungen aufrufen

Folgende Aktionen stehen Dir hier zur Verfügung:

  • Bearbeiten eines benutzerdefinierten Feldes mit einem Klick auf das entsprechende Feld (Optionen)
  • Löschen eines benutzerdefiniertes Feldes mit einem Klick auf das Mülleimer-Symbol rechts neben dem entsprechenden Feld
  • Ändern der Reihenfolge der benutzerdefinierten Felder in der Aufgabenkarte per Drag and Drop
  • Erstellen eines benutzerdefinierten Feldes über die graue Plus-Schaltfläche (Vorgehen)

Verwaltung aller benutzerdefinierten Felder des Raumes
Verwaltung aller benutzerdefinierten Felder des Raumes

Bearbeiten eines benutzerdefinierten Feldes

In der Verwaltung kannst Du mit einem Klick auf das entsprechende Feld folgende Eigenschaften nachträglich bearbeiten:

  • Name des Feldes
  • (De-) Aktivieren eines Pflichtfeldes
  • Sonderfall Auswahlliste: Auswahlmöglichkeiten der Liste
  • Sonderfall Auswahlliste: Farben der Auswahlmöglichkeiten

Den neuen Namen kannst Du ganz einfach in das Eingabefeld "Name" eintragen. Um das Feld nachträglich zu einem Pflichtfeld umzufunktionieren, aktiviere den Schalter unter "Pflichtfeld" (Deaktiviert: grau, Aktiviert: grün). Änderungen bestätigst Du mit einem Klick auf die Schaltfläche "Speichern" unten rechts.

Pflichtfeld aktivieren
Pflichtfeld aktivieren

Im benutzerdefinierten Feld Auswahlliste können zusätzliche Änderungen vorgenommen werden. Die Reihenfolge der Optionen kann links über die kleinen Punkte per Drag & Drop geändert werden. Über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) rechts neben der entsprechenden Option kannst Du diese löschen oder zum Standard machen, d. h. diese wird standardmäßig in Deinen Aufgaben ausgewählt. Über die Fläche "Eintrag hinzufügen und Enter drücken" unter den Optionen kannst Du neue Optionen hinzufügen.

Optionen der Auswahlliste bearbeiten
Du kannst die Auswahlmöglichkeiten jederzeit bearbeiten

Über den Schalter "Farben" kannst Du Farben für Deine Optionen aktivieren (Deaktiviert: grau, Aktiviert: grün). Um die Farbe einer Option zu ändern, klicke auf den farbigen Punkt in der entsprechenden Option und wähle eine Neue aus.

Farbe einer Option in der Auswahlliste ändern
Farbe einer Option in der Auswahlliste ändern

Arbeiten mit benutzerdefinierten Feldern

Als Spalten in der "Listen"-Ansicht einblenden

In der "Listen"-Ansicht des Aufgabenmoduls im Raum sowie in der raumübergreifenden Übersicht aller Aufgaben in den Berichten können benutzerdefinierte Felder als zusätzliche Spalten eingeblendet werden.

Benutzerdefinierte Felder als Spalten im Aufgabenmodul
Benutzerdefinierte Felder als Spalten im Aufgabenmodul

Klicke hierzu im Aufgabenmodul / in den Berichten auf die "MEHR"-Schaltfläche oben rechts und füge die entsprechenden benutzerdefinierten Felder mit einem Haken zur Ansicht hinzu. Per Drag & Drop kann die Reihenfolge der Spalten abgeändert werden.

Benutzerdefinierte Felder als Spalten hinzufügen
Benutzerdefinierte Felder als Spalten hinzufügen

Identische benutzerdefinierte Felder (Klein-/Großschreibung ist dabei egal) aus verschiedenen Räumen werden in den Berichten zusammengefasst und deren Ergebnisse zusammen in einer Spalte angezeigt. Bei Umbenennung der Felder muss die Ansicht überschrieben bzw. neu gespeichert werden.

Benutzerdefinierte Felder aus verschiedenen Räumen in einer Spalte
Identische Felder aus verschiedenen Räumen in einer Spalte

Nach benutzerdefinierten Feldern filtern / gruppieren

Sobald benutzerdefinierte Felder im Raum erstellt wurden, kannst Du nach Ihnen über die Filterfunktionen im Aufgabenmodul filtern und gruppieren. Diese öffnest Du über die "Filter"-Schaltfläche oben rechts. Die Gruppierung ist auch in den Berichten möglich, die Filterung dagegen nur im Raum.

Benutzerdefiniertes Feld im Filter
Im Raum nach einer Option aus einem benutzerdefinierten Feld filtern

Nach folgenden Typen von benutzerdefinierten Feldern kann gruppiert werden:

  • Datum, z. B. für eine phasenorientierte Struktur
  • Auswahlliste, z. B. für eine Einteilung nach Themen
  • Benutzer, z. B. für eine Einteilung nach Nutzern

Benutzerdefiniertes Feld Gruppierung
Nach einem benutzerdefinierten Feld gruppieren

Hinweis: Bei einer Gruppierung nach Datum, Auswahlliste oder Benutzer können innerhalb der selben Liste offene und erledigte Aufgaben (unterschiedliche Status) hinterlegt sein.

Nach benutzerdefinierten Feldern suchen

Innerhalb eines Raumes kann über die Modulsuche im Aufgabenmodul nach Inhalten von folgenden benutzerdefinierten Feldern gesucht werden: Nummer, Textfeld, Textbox. Alle anderen benutzerdefinierten Felder sowie die Titel der Felder können über die Modulsuche nicht gefunden werden.

Nach benutzerdefiniertem Feld suchen
Nach Inhalten aus benutzerdefinierten Feldern kann gesucht werden
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