In Stackfield lässt sich der Verfügbarkeitsstatus anpassen und eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen, beispielsweise für Mittagspausen, Meetings oder Urlaubszeiten. Dadurch wird für alle sofort erkennbar, ob eine Person anwesend ist und wie schnell auf Anfragen reagiert werden kann. Der Verfügbarkeitsstatus sowie Statusmeldungen und -beschreibungen sind für alle Rollen sichtbar.
(Automatische) Standardstatus
Die standardmäßigen Status sind Verfügbar (= "Online", ausgefüllter grüner Punkt) und Offline (ausgefüllter grauer Punkt) und werden unten rechts am Profilbild / Buchstaben des Nutzers, jeweils ohne Statusmeldung / -beschreibung, angezeigt und automatisch gesetzt. Sobald sich ein Nutzer bei Stackfield einloggt, wirst dieser als "Verfügbar" angezeigt.
Der Offline-Status wird wiefolgt angezeigt:
- Mobile App: In der Mobile App werden Nutzer als "Offline" angezeigt, sobald sie die App schließen / verlassen.
- Browser: Im Browser wechseln Nutzer zum Status "Offline", sobald sie das Fenster mit Klick auf "Schließen" (X-Symbol oben rechts) schließen.
- Desktop-App: Wird in der Desktop-App auf "Schließen" (X-Symbol oben rechts) geklickt, läuft Stackfield im Hintergrund weiter, da das Programm nur minimiert wird. (Rechts unten in der Taskleiste wird das Programm nach einem Klick auf den Pfeil nach oben angezeigt.) Erst wenn die Datei beendet (Tastenkombination: Alt + F4 oder rechts oben in der Navigationsleiste über "Datei" → "Beenden"), ein Logout durchgeführt oder der Computer heruntergefahren wurde, ändert sich der Status auf "Offline".
Individuelle Statuseinstellungen öffnen und Auswahl
Neben den automatisch gesetzten Status kann der eigene Status auch manuell von jedem Nutzer angepasst werden. Die Statuseinstellungen lassen sich öffnen, indem unten links in der Seitenleiste auf den Namen bzw. das Profilbild geklickt wird. Im daraufhin erscheinenden Dropdown-Menü "Persönliche Einstellungen" wird oben in der Liste der Name sowie der aktive Status angezeigt. Mit einem Klick auf "Mein Status" öffnet sich die Statuseinstellung ("Was ist dein Status?"), über die folgende Anpassungen vorgenommen werden können:
Statuseinstellungen öffnen
Verfügbarkeit anpassen
Im ersten Dropdown-Menü (Standardanzeige: "Verfügbar") stehen vier verschiedene Statusoptionen zur Auswahl, mit denen angezeigt wird, ob eine Person aktuell auf Stackfield aktiv ist. Der Status erscheint als kleiner farbiger Punkt am Profilbild. Per Mouseover über den Punkt wird die Bezeichnung des Status (z. B. "Abwesend") eingeblendet. Sichtbar ist der Status unter anderem über das Profil jederzeit für alle Nutzer der jeweiligen Stackfield-Organisation. (Details siehe: Praxisbeispiele).
Verfügbar: Der Nutzer ist online und erreichbar. Dieser Status wird standardmäßig nach dem Login (außer es wurde für die Organisation anders hinterlegt, siehe
Hinweis) sowie nach dem
Zurücksetzen des Status aktiviert.
Beschäftigt: Der Nutzer ist zwar online, aber beschäftigt und befindest sich z. B. in einem Meeting.
Abwesend: Der Nutzer ist für längere Zeit nicht erreichbar und befindet sich z. B. im Urlaub. Wenn ausgewählt, wird dieser Status auch weiterhin angezeigt, wenn der Nutzer ausgeloggt ist.
Offline: Der Nutzer ist im Moment nicht auf Stackfield aktiv oder möchte nicht als aktiv angezeigt werden bzw. sich "unsichtbar" machen.
Statusmeldung und Statusbeschreibung (Notiz, Dauer, etc.)
Eine Statusmeldung kann bei Bedarf zusätzlich zum Verfügbarkeitsstatus über das zweite Dropdown-Menü (Standardanzeige: "Keine Statusmeldung") eingestellt werden. Statusmeldungen werden in den meisten Fällen automatisch neben dem Namen des Nutzers in Form eines Emojis angezeigt. Die folgenden Statusmeldungen sind verfügbar:
Alle verfügbaren Statusmeldungen
Wenn ein Status ausgewählt wird, erscheint darunter ein Textfeld für eine zusätzliche Statusbeschreibung. In diesem Feld können weitere Informationen eingetragen werden, zum Beispiel wann ein Urlaub endet oder wer in dieser Zeit die Vertretung übernimmt. Die Statusbeschreibung wird angezeigt, sobald der Mauszeiger über das entsprechende Emoji bewegt wird, und ist für alle Mitglieder der Organisation sichtbar (Details siehe: Praxisbeispiele).
Relevante Informationen können in der Statusbeschreibung hinterlegt werden
Hinweis: Statusmeldungen und -beschreibungen werden anderen Nutzern auch dann angezeigt, wenn man selbst nicht in Stackfield eingeloggt ist.
Benachrichtigungen pausieren / aktivieren
Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, alle Benachrichtigungen nach außen, also sowohl Desktop-, Mobile App- wie auch E-Mail-Benachrichtigungen zu pausieren, indem die Option "Benachrichtigungen pausieren" aktiviert wird. Benachrichtigungen werden dann erst wieder aktiviert, wenn dieser Schalter deaktiviert, der Status zurückgesetzt oder in den persönlichen Einstellungen auf "Benachrichtigungen aktivieren" geklickt wird. Sind Benachrichtigungen deaktiviert, wird dies durch ein kleines "z" am Punkt (Verfügbarkeitsstatus) neben dem Profilbild angezeigt.
Benachrichtigungen pausieren
Hinweis: Wird der Verfügbarkeitsstatus auf "Beschäftigt" gestellt, wird der Schalter automatisch aktiviert. Bei Bedarf kann er manuell deaktiviert werden, wenn Benachrichtigungen dennoch erwünscht sind.
Automatische Pausierung bei "Beschäftigt"-Status und "Benachrichtigungen aktivieren"
Automatisch zu Beschäftigt wechseln
Mithilfe der Funktion "Automatisch zu Beschäftigt wechseln" wird der Nutzerstatus automatisch angepasst, sobald ein Audio- oder Videoanruf gestartet wird.
Automatischen Statuswechsel aktivieren
Voraussetzung ist, dass der Nutzerstatus vor einem Gespräch auf "Verfügbar" steht. Während des Gesprächs wechselt der Status dann automatisch auf "Beschäftigt", zusätzlich erscheint die Meldung "In einem Meeting". Sobald das Telefonat beendet ist, wird der ursprüngliche Status automatisch wiederhergestellt.
Beispiel der automatischen Statusansicht
Zurücksetzung des Status bzw. bearbeiten / löschen
Die (automatischen) Standardstatus greifen ohne eigenes Handeln. Die individuellen Statuseinstellungen bleiben so lange eingestellt, bis diese entweder manuell geändert oder anhand eines definierten Zeitraums automatisch zurückgesetzt werden.
Der Status wird nicht automatisch durch Ein- und Ausloggen zurückgesetzt. Das gilt auch für den Offline-Status: Wurde dieser manuell ausgewählt und der Nutzer loggt sich aus und wieder ein, wird er weiterhin als offline angezeigt und muss seinen Status manuell ändern.
Um den Status manuell zurückzusetzen, muss die Statuseinstellungen geöffnet und die Option "Status zurücksetzen" ausgewählt werden. Der Status wird dann automatisch auf "Verfügbar" gesetzt. Eine Bearbeitung des Status ist außerdem durch Anpassen der verschiedenen Einstellungsoptionen möglich.
Alternativ kann der Status auch automatisch nach einem definierten Zeitraum zurückgesetzt werden. Dazu wird das Dropdown-Menü unter "Wann soll der Status zurückgesetzt werden?" geöffnet und ein entsprechenden Zeitraum (z. B. "4 Stunden") bzw. Zeitpunkt ("Datum & Uhrzeit") ausgewählt. Wählt ein Nutzer also beispielsweise "4 Stunden" aus, wird der Status nach dem Speichern nach 4 Stunden automatisch wieder auf "Verfügbar" gesetzt. Die Statusmeldung wird gelöscht und die Einstellungen "Benachrichtigungen pausieren" und "Automatisch zu Beschäftigt wechseln" werden zurückgesetzt.
Setze Deinen Status zu einem bestimmten Zeitpunkt zurück
Hinweis: Wenn die Option "Automatisch zu Beschäftigt wechseln" aktiviert ist, wird nach einem Telefonat auch ein zuvor manuell geänderter Status automatisch wiederhergestellt (siehe "Automatisch zu Beschäftigt wechseln").
Praxisbeispiele: Wo kann ich den Status einsehen?
Der Verfügbarkeitsstatus sowie Statusmeldungen und -beschreibungen werden in den verschiedenen Modulen / Bereichen wie folgt angezeigt:
Tipp: Falls in einem Unternehmen noch kein zusätzliches Tool zum Urlaubsmanagement genutzt wird, kann dies auch über einen individuellen Raum in Stackfield abgebildet werden. Bei der Planung können dann die verschiedenen Status(-meldungen) berücksichtigt werden.
Im Kommunikationsbereich
Im Kommunikationsmodul und in den Direkten Nachrichten wird die Statusmeldung direkt neben dem Namen des Nutzers angezeigt. Auch bei @-Erwähnungen und Fragen / Antworten wird die Statusmeldung im Kommunikationsstream angezeigt, sobald die Nachricht abgeschickt wurde. Im Kommunikationsstream im Raum und im Gruppenchat kann mit Klick auf die Profilbilder oben rechts in der Navigationsleiste eine Mitgliederliste aufgerufen werden, in der die Nutzer inklusive deren Statusmeldungen angezeigt werden.
Statusmeldung / -beschreibung im Kommunikationsstream
Im Privatchat wird in der Navigationsleiste rechts oben das Profilbild mit Verfügbarkeitsstatus angezeigt. Mit Klick darauf ist es möglich, das Profil zu öffnen und zusätzlich die Statusmeldung und -beschreibung (per Mouseover) einzusehen. Ab dem Premium-Plan können an dieser Stelle auch weitere Informationen aus dem Nutzerprofil eingesehen werden.
Anzeige im Privatchat
In der Seitenleiste wird der Verfügbarkeitsstatus am Profilbild des Nutzers und die Statusmeldung neben dem Namen des Nutzers angezeigt. Die Statusbeschreibung ist per Mouseover auf die Statusmeldung ersichtlich.
Statusmeldung / -beschreibung in den Direkten Nachrichten
Im Kommentarbereich der einzelnen Module (z. B. im Seitenmodul) wird die Statusmeldung direkt neben dem Namen des Kommentarverfassers angezeigt und per Mouseover darauf die Statusbeschreibung.
Anzeige im Kommentarbereich des Seitenmoduls
Beim Telefonieren (1:1 und Konferenz)
Vor oder während eines Telefonats lässt sich der Status einer Person inklusive Statusmeldung und -beschreibung einsehen. So kann vor dem Anruf überprüft werden, ob die gewünschte Person gerade verfügbar ist. Je nach gewähltem Kommunikationsweg können die Informationen direkt über Mitgliederlisten oder Profile eingesehen werden, zum Beispiel innerhalb eines Termins oder Chats.
Sobald ein Anruf eingeht oder ein Anruf gestartet wird, können im Verbindungsfenster über das Profilbild die Profildaten und damit auch die Statusinformationen einer Person aufgerufen werden. Bei Konferenzen ist dies ebenfalls möglich, entweder direkt über das Verbindungsfenster oder über den zugehörigen Konferenz-Chat.
Statusinformationen im Konferenz-Chat aufrufen
Bei der (Unter-)Aufgabenplanung / Zuweisung
Im Aufgabenmodul kann beim Erstellen einer (Unter-)Aufgabe die Statusmeldung und -beschreibung eines Nutzers bei der Zuweisung eingesehen werden. Mit Klick auf das Plus-Zeichen erscheint eine Dropdown-Liste mit allen Nutzern und ihren jeweiligen Statusmeldungen. (Siehe auch: Meine Woche)
Statusmeldung / -beschreibung beim Erstellen von Aufgaben
Bei der Terminplanung
Im Kalendermodul können bei der Erstellung eines Termins die Statusmeldungen und -beschreibungen beim Hinzufügen von Nutzern in der nun erscheinenden Mitgliederliste eingesehen werden. Das gilt ebenso bei der Verfügbarkeitsabfrage. (Siehe auch: Telefonie und Meine Woche)
Statusmeldung / -beschreibung beim Erstellen eines Termins
In Meine Woche
In der Übersicht Meine Woche erscheinen Statusmeldungen und -beschreibungen stets neben dem Namen einer Person. Sie werden entweder in der Dropdown-Liste der Mitarbeiterverwaltung oder direkt in den Ereignissen des jeweiligen Tages neben dem Namen des Erstellers (einer Aufgabe, eines Termins, einer Bestätigung, etc.) angezeigt.
Statusmeldung / -beschreibung in Meine Woche
Bei der Nutzer- / Raumverwaltung
Auch in den Mitgliederlisten im Reiter Mitglieder in den Raumeinstellungen / Organisationseinstellungen besteht die Möglichkeit, die Statusmeldungen und -beschreibungen einzelner Nutzer aufzurufen. Mit Klick auf das Profilbild eines Nutzers ist hier auch der Verfügbarkeitsstatus einsehbar.
Wenn sich z. B. gerade eine Person im Urlaub befindet, kann dies anhand des eingestellten Status (z. B. "Abwesend" mit Datumsangabe) in der Mitgliederliste des Raums eingesehen und ggf. eine Vertretung zum Raum hinzugefügt werden.
Statusmeldung / -beschreibung in den Raumeinstellungen