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Telefonie-Funktion: Audio/Video/Bildschirmübertragung

Einige Themen lassen sich persönlich besser besprechen als im Schriftverkehr. Hierfür steht Dir auf Stackfield die Telefonie-Funktion mit Audio-, Video- und Bildschirmübertragung zur Verfügung.

Hinweis: Die Telefonie-Funktion kann aufgrund Deines gebuchten Plans, Einstellungen Deiner Organisation, Deiner Rolle auf Organisationsebene und/oder technischen Voraussetzungen nicht bzw. eingeschränkt verfügbar sein.

Voraussetzungen und Grundlagen

Hinweis: Die Telefonie kann im Browser und in der Desktop App sowie eingeschränkt in der Mobile App genutzt werden.

Was umfasst die Telefonie?

Auf Stackfield kannst Du Anrufe mit nur einer Person oder mit mehreren Personen abhalten. Dir stehen dabei verschiedene Verbindungsarten zur Verfügung:

  • Audioanrufe (Telefonhörer-Symbol): Du kannst andere Nutzer nur hören, nicht sehen.
  • Videoanrufe (Kamera-Symbol): Du kannst andere Nutzer hören und sehen.
  • Bildschirmübertragung (Bildschirm-Symbol): Du kannst Deinen Bildschirm für andere Nutzer freigeben. Diese Funktion kann immer nur von einer Person gleichzeitig genutzt werden.

Wie Du während eines Anrufs zwischen den verschiedenen Verbindungsarten wechselst, erfährst Du hier.

Wer kann die Telefonie wo nutzen?

Grundlagen:


1:1-Telefonie (in allen Plänen):
Die Telefonie zwischen zwei Kommunikationspartnern erfolgt über Privatchats in den Direkten Nachrichten und ist für alle Pläne verfügbar. Nur Nutzer mit der Rolle Admin / Mitglied / Gast aus Deiner Organisation können die Direkten Nachrichten und damit die 1:1-Telefonie nutzen.

=> Anleitung zur 1:1-Telefonie


Konferenzen (Premium / Enterprise*):
Von "Konferenzen" sprechen wir bei der Telefonie über Gruppenchats in den Direkten Nachrichten, über Termine im Raum sowie der Telefonie über die Seitenleiste. Hierbei können alle Personen (zwei oder mehr Kommunikationspartner), d. h. inkl. Nutzern mit der Rolle Externer, Personen ohne Zugriff auf den Termin des Raumes bzw. auf den Gruppenchat oder ganz ohne Stackfield-Account über einen Konferenzlink hinzugeholt werden.

Wer kann was tun?

  • Telefonie-Funktion freischalten (Link erzeugen / löschen): Mitglieder des Raumes (Achtung bei individuellen Rechtegruppen) / Gruppenchats mit der Rolle Admin / Mitglied / Gast
  • Konferenz starten: Teilnehmer des Termins / Mitglieder des Gruppenchats / Admins oder Mitglieder über die Seitenleiste
  • An gestarteter Konferenz teilnehmen: Alle Personen mit Zugriff auf den Konferenzlink (Tipp: Bei der Rolle Externer den Termin freigeben)

=> Anleitungen zu Konferenzen über Gruppenchats / Termine / Seitenleiste

*Du benötigst ein Premium-Upgrade (Funktionsumfang) oder interessierst Dich für Erweiterungen der Telefonie? Kontaktiere gerne unseren Support!

(Technische) Voraussetzungen

Du hast Probleme bei der Nutzung der Telefonie-Funktion?
Unter "Telefonie-Funktion: Probleme + Lösungen" findest Du Hilfe.

  • Auf allen Seiten der Kommunikationspartner muss ein Gerät mit Internetanschluss, Mikrofon und Lautsprecher vorhanden sein.
  • Für die Videoübertragung ist zusätzlich dazu eine Kamera notwendig. Die Qualität der Übertragung ist maßgeblich durch die verfügbare Bandbreite der Internetverbindung, den Lichtverhältnissen im Raum sowie die verwendete Kamera bedingt.
  • Konferenzschaltungen zwischen mehreren Teilnehmern sind für Gruppen von bis zu 10 Personen möglich. Beinhaltet ein Gruppenchat bzw. ein Termin mehr als 10 Mitglieder oder (im Falle eines Termins) gar keine Teilnehmer, kann keine Konferenz gestartet werden.
  • Alle Nutzer, die aus Stackfield am Anruf teilnehmen sollen bzw. wollen, müssen in der Plattform online sein (gekennzeichnet durch einen grünen oder roten Punkt* neben dem jeweiligen Profilbild). Ist der Status nicht direkt sichtbar (z. B. in einem Termin), klicke auf das Profilbild der Person (z. B. in der Teilnehmerliste des Termins), um den Status einzusehen.

Online Nutzer
Diese Nutzerin ist online

*Hat ein Nutzer alle Benachrichtigungen pausiert, wird dies durch einen roten Punkt im Profil gekennzeichnet. Da der Nutzer dennoch online ist kann er weiterhin Anrufe empfangen. Ein grauer Punkt im Profil signalisiert, dass der Nutzer momentan offline ist.

Voreinstellung für Mikrofon und Kamera

Wird die Desktop App von Stackfield genutzt, so empfehlen wir eine Kamera und ein Mikrofon als Standard in den Benutzereinstellungen zu hinterlegen, um zukünftige Telefonate möglichst schnell und simpel abwickeln zu können.*

Öffne hierzu die Einstellungen Deines Benutzerkontos und scrolle im Reiter Profil nach ganz unten. In der Sektion "Standard Telefonie Geräte" kannst Du nun Dein Standard-Mikrofon sowie Deine Standard-Kamera auswählen. Standard-Mikrofon und -Kamera im Benutzerkonto hinterlegen

Hinterlege Standard-Geräte in Deinem Benutzerkonto

Hinweis: Für den Fall dass Stackfield Dein Gerät nicht erkennt bzw. "findet", findest Du hier einige Hilfestellungen.

*Auch während des Anrufs kannst Du jederzeit Dein Mikrofon bzw. Deine Kamera wechseln (siehe: Weitere Funktionen).

Wird Stackfield im Browser verwendet, erscheint in der Regel eine Abfrage, über die die Verwendung der Kamera sowie die des Mikrofons erlaubt werden muss.

Anruf über die Direkten Nachrichten starten

1. Öffne den Chat mit der/den Person/en, die Du kontaktieren möchtest.

2. Telefonie starten: Oben rechts findest Du die Telefonie-Symbole der verschiedenen Verbindungsarten. Wähle hier die gewünschte Übertragung aus. Du kannst auch nachträglich zwischen den Verbindungsarten wechseln.
(Beachte bei der 1:1-Telefonie: Die Symbole werden Dir nur dann angezeigt, wenn der Privatchat auch gestartet wurde, d. h. wenn bereits eine Konversation stattgefunden hat.)

Telefonie-Funktionen in den Direkten Nachrichten
Telefonie-Funktionen in den Direkten Nachrichten

Sofern Du eine Bildschirmübertragung startest, öffnet sich nun ein Fenster, in welchem der bevorzugte Bildschirmausschnitt ausgewählt werden kann.

3. Teilnehmer "anklingeln": Sobald Du eine der Verbindungsarten ausgewählt hast, öffnet sich ein Fenster (siehe: Minimierte Ansicht), in welchem der Verbindungsaufbau dargestellt wird. Bei 1:1-Anrufen erscheint an dieser Stelle der Hinweis "Besetzt" unter dem Namen des Anrufempfängers, falls sich diese/r bereits in einem Telefonat befindet/befinden.

Der Anrufempfänger ist nicht zu erreichen
Der Anrufempfänger ist momentan nicht zu erreichen

Auch auf dem Bildschirm des/der Anrufempfänger/s öffnet sich der Anruf in einem Verbindungsfenster, worüber diese/r den Anruf annehmen bzw. ablehnen (Symbol: roter Telefonhörer) kann/können. Dabei besteht die Möglichkeit, sich selbst per Audio- (Symbol: grüner Telefonhörer) oder Videoübertragung (Symbol: Kamera) hinzuzuschalten.

Verbindungsaufbau Fenster
Eingehender Anruf

Hinweis: Bei der 1:1-Telefonie sperrt sich der Bildschirm während des Verbindungsaufbaus. Sobald der Anruf startet wird dieser wieder freigegeben, so dass alle Beteiligten während des Telefonats ganz normal weiterarbeiten können.

4. Status des Anrufs: Sobald der Anruf angenommen wurde, startet der Anruf. Ist keine der angerufenen Personen verfügbar / online oder nimmt niemand den Anruf entgegen, wird der Verbindungsversuch bei allen anderen Personen nach spätestens 60 Sekunden automatisch abgebrochen. Der Empfänger kann den Anruf auch ablehnen.

Bei der 1:1-Telefonie ist der Anruf somit beendet, bei Konferenzen wird der Verbindungsaufbau auch weiterhin auf dem Bildschirm des Initiators angezeigt (Nutzer können auch nachträglich beitreten!) bis er selbst den Anruf beendet. Der Status der Nutzer während einer Konferenz ist jederzeit einsehbar, siehe hierzu: Wer nimmt an der Konferenz teil und wer nicht?

Tipps:

  • Nutzer ohne Zugriff auf einen Gruppenchat oder Termin können über einen Link hinzugeholt werden.
  • Nutze die globale Suche, um einen Chat per Schnellzugriff zu öffnen.
  • Die 1:1-Telefonie kann auch direkt mit Klick auf das Profilbild des entsprechenden Nutzers und anschließender Auswahl des Telefonhörer-Symbols initiiert werden (beispielsweise im Kommunikationsmodul eines Raumes).

Nutzer über das Kommunikationsmodul anrufen
Anruf über Profil starten

Anruf über einen Termin ansetzen und starten

1. Öffne den Termin, über den Du eine Telefonkonferenz abhalten möchtest oder erstelle einen neuen Termin mit allen Teilnehmern, die an dem Anruf teilnehmen sollen.

2. Telefonie freischalten: Klicke auf die Schaltfläche "Link für Videokonferenz erstellen", um einen Link einzublenden.

Link für Videokonferenz erstellen
Erstelle einen Link

Hinweis: Die Schaltfläche zum Erstellen eines Links kann aufgrund Deines Plans verborgen oder aufgrund der Einstellungen Deiner Organisation durch ein Telefonhörer-Symbol ersetzt sein. Punkt 3 kann in diesem Fall nicht durchgeführt werden. Erzeuge den Link stattdessen während der Konferenz und teile ihn mit allen betroffenen Personen (Vorgehen).

Telefonhörer-Symbol in einem Termin
Telefonhörer-Symbol in einem Termin

3. Link (z. B. Personen außerhalb Deines Unternehmens) vorab zur Verfügung stellen: Optional kannst Du den Link nun mit Nutzern ohne Zugriff auf den Termin bzw. Stackfield bereits vor dem Start der Konferenz teilen. Dabei hast Du die Möglichkeit diesen entweder automatisiert über die Nutzung der E-Mail-Teilnehmer-Funktion oder manuell zu verschicken.

E-Mail-Teilnehmer: E-Mail-Teilnehmer erhalten anschließend eine E-Mail inklusive Einladung zu dem entsprechenden Termin, Konferenz-Link und einer Datei, über welche der Termin automatisch zu ihrem Kalender hinzugefügt wird (wie diese E-Mail aussehen kann, siehst Du hier).

Manuell: Um den Link in Deine Zwischenablage zu kopieren, klicke auf das Symbol rechts neben dem Link. Jetzt kannst Du den Link an der gewünschten Stelle per Strg bzw. Cmd + V oder mit einem Rechtsklick einfügen.

Link über Symbol in die Zwischenablage kopieren
Link in die Zwischenablage kopieren

Hinweis: Bei Konferenzen aus Terminen sind für externe Teilnehmer ohne Zugriff auf Stackfield maximal Termin-Name und -Agenda (je nach Einstellung der Organisation) sowie Teilnehmer, Datum und Uhrzeit während bzw. in der Einladung sichtbar. Der Kommentarbereich und angehängte Dateien des Termins in Stackfield selber bleiben verborgen.

4. Konferenz starten: Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Videokonferenz starten", kannst Du den Anruf beginnen.

5. Status der Konferenz: Auf dem Bildschirm des Initiators wird der Verbindungsaufbau in einem kleinen Fenster dargestellt (siehe: Minimierte Ansicht) und nur durch ein Beenden der Konferenz unterbrochen. Ein Beitreten der Konferenz ist über den Termin selbst oder den Link möglich, die Teilnehmer werden nicht "angeklingelt" (d. h. es erscheint kein Verbindungsfenster und es ist kein "Anruf-Ton" zu hören). Sobald ein weiterer Nutzer beitritt, startet der Anruf. Der Status der Nutzer ist jederzeit einsehbar, siehe hierzu: Wer nimmt an der Konferenz teil und wer nicht?

Ad-hoc-Konferenzen: Anruf ohne Chat / Termin starten

Das Erstellen bzw. Starten von Ad-hoc-Konferenzen ist für alle Nutzer mit der Rolle Admin / Mitglied möglich. Teilnehmen können alle Nutzer mit und ohne Stackfield-Account.

Um einen Anruf unabhängig von Direkten Nachrichten und Räumen zu starten, nutze das Feature der Ad-hoc-Konferenzen. Ad-hoc-Konferenzen können jederzeit über die Seitenleiste erstellt und beliebige Nutzer der Organisation hinzugefügt werden. Klicke einfach auf das Plus-Symbol oben in der Seitenleiste neben dem Namen Deiner Organisation und wähle anschließend die Option "Konferenz starten" aus.

Ad-hoc-Konferenzen werden über die Seitenleiste erstellt

Jetzt kannst Du einen Namen für die Konferenz eintragen und Teilnehmer direkt bzw. über einen Link* hinzufügen. Über den Schalter kannst Du entscheiden, ob zur Konferenz hinzugefügte Teilnehmer "angeklingelt" werden sollen (und ein Anruffenster auftaucht) oder nicht. Sobald Du alle notwendigen Einstellungen getroffen hast, starte den Anruf über "Konferenz starten". Der Konferenz kann anschließend jederzeit auch nachträglich über Meine Woche beigetreten werden.

Definiere die Rahmenbedingungen der Konferenz

*Um den Link in Deine Zwischenablage zu kopieren, klicke auf das Symbol rechts neben dem Link. Jetzt kannst Du den Link an der gewünschten Stelle per Strg bzw. Cmd + V oder mit einem Rechtsklick einfügen.

Einer laufenden Konferenz (nachträglich) beitreten

Mit Zugriff auf den Chat / Termin / die Ad-Hoc-Konferenz beitreten

Zugriff auf den Chat / Termin (und damit die Konferenz) haben Nutzer der Organisation, die im entsprechenden Chat bzw. Raum (+ Terminteilnehmer) enthalten sind. Falls Du keinen Zugriff hast oder vom Handy aus teilnehmen möchtest, besorge Dir den Konferenz-Link.

Über eine laufende Konferenz wirst Du hier informiert (und kannst nachträglich beitreten):

Über Meine Woche: In Meine Woche oberhalb der Benachrichtigungen signalisiert Dir der Hinweis "Zurzeit läuft eine Konferenz im Gruppenchat / Termin 'XYZ'", dass in diesem Moment eine Konferenz stattfindet. Mit einem Klick auf den Namen des Gruppenchats / Termins / der Ad-Hoc-Konferenz wirst Du direkt zum entsprechenden Chat / Termin / Konferenz weitergeleitet.

Benachrichtigungssymbol über laufenden Anruf in Meine Woche
Benachrichtigung über laufende Konferenz in Meine Woche

Über den Eintrag: Im geöffneten Termin / Gruppenchat kannst Du der Konferenz über die Schaltfläche "Jetzt teilnehmen" beitreten.

Benachrichtigungssymbol über laufenden Anruf im Raum
Benachrichtigung über laufende Konferenz im Eintrag

Ohne Zugriff auf den Chat / Termin beitreten

Keinen Zugriff auf den Chat / Termin haben Mitglieder der Organisation, die nicht im Gruppenchat bzw. Raum enthalten sind sowie E-Mail-Teilnehmer in Terminen und Personen ohne Stackfield-Account.

Du kannst einer Konferenz (nachträglich) über einen Link im Browser beitreten. Hierfür wird Dir ein Konferenz-Link zugeschickt (bspw. per E-Mail).

Wenn Du eine automatisierte Einladung erhältst, kannst Du dem Termin über diese direkt zu- bzw. absagen und so den anderen Teilnehmern signalisieren, ob Du Zeit hast. Die E-Mail enthält zusätzlich zum Konferenz-Link Tag und Uhrzeit des Termins sowie je nach Sicherheitseinstellung des einladenden Unternehmens Name und Agenda.

E-Mail-Benachrichtigung inklusive Link
Der Link wird Dir als E-Mail-Teilnehmer per E-Mail automatisch zugesendet

Mit einem Klick auf den Link öffnet sich eine Übersicht mit allen Informationen zur Konferenz (Titel, Datum, und Uhrzeit inkl. Zeitzone) und Du kannst Mikrofon und Kamera aktivieren. Gegebenenfalls muss dabei, falls noch nicht geschehen, die Erlaubnis für eine Freigabe erteilt werden.

Übersicht Informationen Konferenz Start
Nach Auswählen des Links öffnet sich eine Übersicht mit allen relevanten Informationen

Anschließend kannst Du Deinen Anzeigenamen eintragen und Audio sowie Mikrofon testen lassen, um sicherzugehen, dass die Konferenz möglichst reibungslos verläuft. Ist die Konferenz noch nicht gestartet erhältst Du an dieser Stelle einen Hinweis. Ansonsten wirst Du direkt zum Anruf hinzugefügt.

Personen zu einer laufenden Konferenz hinzuholen: Link erzeugen / löschen

Link während Konferenz erstellen:

Falls die Person noch keine Einladung zur Konferenz erhalten hat und somit nicht selbstständig beitreten kann, hast Du die Möglichkeit während der Konferenz einen Link zu erstellen und diesen an sie weiterzuleiten. Dies ist für Konferenzen in Gruppenchats sowie in Terminen möglich.

Um den Link während dem laufenden Telefonat aufzurufen, klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts und wähle die Option "Zeige öffentlichen Link" aus. Jetzt kannst Du den Link auf dem gewünschten Weg, z. B. über eine direkte Nachricht in Stackfield oder per E-Mail, weiterleiten.

Konferenzlink während des laufenden Telefonats aufrufen
Du kannst den Konferenzlink jederzeit aufrufen

Hinweis: Bei Konferenzen wird mit jedem Klick ein neuer Link (nicht der Gleiche pro Gruppenchat/Termin) erzeugt. Achte darauf, den richtigen Link zu verschicken.

Link vor der Konferenz erstellen:

Du möchtest bereits vor der Konferenz einen Link verschicken, dann nutze dafür einen Termin: Anruf über einen Termin ansetzen und starten

Link deaktivieren / löschen:

Falls Du einen Link nicht länger benötigst bzw. nicht möchtest, dass er weiterhin genutzt wird, kannst Du diesen bei Vorliegen der notwendigen Rechte löschen bzw. deaktivieren. Er ist über den Termin anschließend nicht mehr aufrufbar. Öffne hierzu den entsprechenden Termin und klicke neben dem eingeblendeten Link auf die "x"-Schaltfläche.

Link aus dem Termin entfernen
Lösche den Link in der Termin-Karte

Darstellungsoptionen (Vollbild-Modus, Hintergrundbild,...)

Zwischen Verbindungsarten wechseln

Während des Anrufs kannst Du über die entsprechenden Symbole jederzeit zwischen den verschiedenen Verbindungsarten wechseln:

  • Mikrofon-Symbol: Stumm bzw. lautschalten
  • Kamera-Symbol: Video ein- bzw. ausschalten
  • Bildschirm-Symbol: Bildschirm mit den anderen Teilnehmern teilen
Symbole der verschiedenen Verbindungsarten im Anruf
Die verschiedenen Icons können jederzeit zum Wechseln der Verbindungsart genutzt werden

Hinweis: Auch Mikrofon / Kamera / Lautsprecher können während des Anrufs jederzeit gewechselt werden (siehe: Wechsel).

Bildschirmfreigabe

Bei der Übertragung Deines Bildschirms hast Du die Möglichkeit verschieden große Bildschirmausschnitte zu teilen: Deinen gesamten Bildschirm, ein Fenster oder (falls Du mehrere Computerbildschirme nutzt) einen Deiner Screens. Das Fenster zur Auswahl des Ausschnittes öffnet sich direkt nach Start der Bildschirmübertragung.

Art der Bildschirmteilung auswählen
Auswahl des gewünschten Bildschirmausschnitts

Minimierte Ansicht, komprimiertes Vollbild und Vollbild-Modus

Video- und Bildschirmübertragungen werden im Verbindungsfenster zunächst immer in einer minimierten Ansicht angezeigt. Diese lässt sich per Drag & Drop frei auf Stackfield bewegen.

GIF komprimierte Version eines Videoanrufs bewegen
Die minimierte Ansicht eines Anrufs lässt sich frei bewegen

Mit einem Klick auf das Video kannst Du dieses vergrößern und in den komprimierten Vollbild-Modus wechseln. Über die "Minimieren"-Schaltfläche oben rechts wechselst Du zurück zur minimierten Ansicht.

Komprimierter Vollbild-Modus und Minimieren-Schaltfläche
Das komprimierte Vollbild bietet Platz für verschiedene Ansichten

Um von dem komprimierten Vollbild-Modus in den maximierten Vollbild-Modus zu wechseln, klicke mit einem Doppelklick auf das Video.

GIF Wechsel komprimiertes Vollbild in maximiertes Vollbild
Wechsel zwischen komprimiertem und maximiertem Vollbild

Mit einem erneuten Doppelklick kannst Du es wieder verkleinern und zurück ins komprimierte Vollbild wechseln. Alternativ ist das auch über das Verkleinerungssymbol ("x") in der oberen rechten Ecke oder über die ESC-Taste möglich.

Aufteilung der Teilnehmer-Ansicht in Video-Anrufen

In der komprimierten Vollbild-Version gibt es verschiedene Möglichkeiten mehrere Teilnehmer abzubilden. Die entsprechende Schaltfläche zum Wechsel der Darstellungsweise findest Du in der oberen rechten Ecke. So kann jeder Konferenzteilnehmer festlegen, ob alle Teilnehmer in der selben Größe dargestellt werden sollen... ("Galerieansicht")

Videoanruf - Alle Teilnehmer sind gleich groß
Gleichmäßige Aufteilung aller Nutzer während der Videokonferenz

...oder ob ein Teilnehmer größer im Mittelpunkt stehen soll, z. B. der Referent oder Moderator ("Moderatoransicht"). Wer hervorgehoben dargestellt werden soll, kannst Du mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Teilnehmer festlegen.

Videoanruf - Ein Teilnehmer ist größer abgebildet
Hervorgehobene Ansicht eines Nutzers während der Videokonferenz

Virtuelle Hintergründe

Um Deine Privatsphäre auch im Home Office schützen zu können, stehen Dir auf Stackfield verschiedene virtuelle Hintergründe zur Verfügung. Du kannst Deinen Hintergrund zum Beispiel verschwommen anzeigen lassen oder ganz durch ein Bild ersetzen.

Virtueller Hintergrund aktiviert
Der "Blur"-Effekt lässt den Hintergrund verschwimmen

Klicke im Anruf einfach auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts und wähle die Option "Effekte für Hintergrund" aus. Jetzt werden Dir alle verfügbaren Hintergründe angezeigt und Du kannst einen auswählen.

Effekte für Hintergrund
Wähle aus verschiedenen Hintergrund-Effekten aus

Weitere Funktionen: Teilnehmer (+ Status), Mikrofon/Kamera wechseln, Emoji-Reaktionen und Chat

Wer nimmt an der Konferenz teil und wer nicht?

Sofern ein Konferenzanruf gestartet wurde, werden alle Konferenzteilnehmer, die dem Anruf bereits beigetreten sind, im oberen Teil des Fensters (in der minimierten Ansicht) aufgelistet. Jene, die bislang nicht zugeschaltet sind, erscheinen unten im Bereich "Nicht in diesem Anruf".

Konferenzanruf Verbindungsfenster
Das Verbindungsfenster zeigt, wer am Anruf teilnimmt

Hier siehst Du: Lina und Elsa sind online (grüner Punkt = verfügbar / roter Punkt = beschäftigt) und nehmen an der Konferenz teil. Bobby dagegen ist offline (grauer Punkt) und befindet sich nicht in der Konferenz.

Stummschaltungen

Um die Audioübertragung bei Konferenzen so klar wie möglich zu halten, empfehlen wir lediglich das Mikrofon des momentanen Sprechers aktiv zu halten. Teilnehmer, die nicht zu Wort sind, können ihr Mikrofon kurzzeitig über das Mikrofon-Symbol stummschalten, um ein Echo und/oder störende Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Dabei kann sich jeder Nutzer nur selber stummschalten. Für Andere werden alle stummgeschaltenen Teilnehmer mit einem durchgestrichenen Mikrofon-Symbol gekennzeichnet.

Stummgeschaltener Teilnehmer
Lina ist in dieser Konferenz stummgeschaltet

Mikrofon/Kamera/Lautsprecher wechseln

Auch während eines Anrufs hast Du jederzeit die Möglichkeit Deine Kamera, Dein Mikrofon und/oder Deinen Lautsprecher zu wechseln. Klicke hierzu im Anruf auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) und wähle je nach Wunsch "Kamera" / "Mikrofon" / "Lautsprecher" aus. Jetzt kannst Du die entsprechende Lösung auswählen.

Mikrofon wechseln
Über die Mehr-Schaltfläche kannst Du Dein Mikrofon wechseln

Tipp: Hinterlege vor der Nutzung der Telefonie in der Desktop App Standard-Geräte in Deinen Einstellungen.

Emoji-Reaktionen und Chat

Über die Emoji-Schaltfläche ("Reaktion hinzufügen") oben rechts kann mit verschiedenen Emojis auf das Gespräch reagiert werden oder die "Hand gehoben" werden.

GIF Emoji-Reaktionen in Konferenzen
Reagiere mit Emojis auf das Gespräch

Die Funktion "Hand heben" ist vor allem nützlich, wenn Du Dich in der Konferenz zu Wort melden, aber niemanden unterbrechen möchtest. Neben Deinem Namen erscheint in diesem Fall ein Hand-Emoji, so dass alle Teilnehmer wissen, dass Du etwas zu sagen hast. Die Hand bleibt so lange eingeblendet bis Du wieder auf die Schaltfläche, jetzt "Hand senken", klickst.

 GIF Nutzer meldet sich
Hebe die Hand, um Dich zu melden

Ein Hand-Emoji ganz oben zeigt allen Teilnehmern, dass sich im Moment jemand meldet. Mit einem Klick auf das Symbol kann der/die Name/n der entsprechenden Person/en eingeblendet werden.

Nutzer meldet sich
Wer meldet sich im Moment?

Über die Chat-Funktion können die Teilnehmer der Konferenz auch während des Telefonats miteinander chatten. Der Chat wird über das Sprechblasen-Symbol oben rechts eingeblendet.* Du kannst den Chat nur während des Anrufs nutzen. Nachträglich kann der Chat nicht mehr eingesehen werden.

Kommentarbereich Konferenz
Über den Chat kann auch während des Anrufs kommuniziert werden

*Die Chat-Funktion ist ab dem Premium Plan (siehe: Funktionsumfang) verfügbar. Für Nutzer des Business Plans bleibt die Schaltfläche verborgen. Für ein Upgrade, kontaktiere gerne unseren Support.

Anrufe ablehnen / beenden / verlassen

Anruf ablehnen

Falls Du in Stackfield angerufen wirst, im Moment aber keine Zeit hast, kannst Du den Anruf ganz einfach ablehnen. Klicke hierfür auf das rote Telefonhörer-Symbol im Anruffenster.

Historie

Alle Anrufe (angenommen, abgelehnt und verpasst) werden nach Beenden mit Datum, Uhrzeit, gegebenenfalls Gesprächsdauer sowie Name des Anrufers im entsprechenden Chat bzw. Kommentarbereich des Termins gelistet. Ein weiteres Tracking der Anrufe findet nicht statt, siehe: Sicherheitsmaßnahmen. Anruf-Auflistung im Termin

Anruf-Historie im Gruppenchat

Anruf beenden / verlassen

Während eines Anrufs können Teilnehmer das Gespräch durch einen Klick auf das rote Telefonhörer-Symbol beenden (kein Teilnehmer mehr in der laufenden Konferenz) bzw. aus einer Konferenzschaltung austreten (weitere Teilnehmer sind in der Konferenz vorhanden).

Möchte der Initiator (= hat den Anruf gestartet) einer Konferenz diese verlassen, so erscheint eine Abfrage. Er kann nun entscheiden, ob die Konferenz für alle Teilnehmer ("Konferenz beenden") oder nur für ihn selber ("Konferenz verlassen") beendet werden soll.

Konferenz als Initiator beenden
Der Initiator der Konferenz erhält eine Meldung beim Beenden der Konferenz

Nutzung der Telefonie über die Mobile App

Damit Du immer und überall erreichbar bist, kannst Du die Telefonie auf Stackfield auch in der Mobile App nutzen.

Einen Konferenzlink kannst Du genauso wie auch in der Desktop App / im Browser direkt über den Termin erstellen. Klicke einfach auf "Link für Videokonferenz erstellen" und der Link wird eingeblendet.

Link in der Mobile App erstellen
Erstelle einen Konferenzlink

Über den Link kannst Du mobil eine Konferenz starten bzw. einer laufenden Konferenz beitreten.

Link in der Mobile App
Der Konferenzlink kann über die App aufgerufen werden

Sobald Du auf den Link klickst, wirst Du auf eine externe Website in Deinem Browser weitergeleitet. Hier kannst Du Audio- und Videotests durchführen und Deinen Anzeigenamen festlegen. Anschließend wirst Du zu der Konferenz hinzugefügt.

Meeting über Mobile App beitreten
Mit einem Klick auf den Link wird der Video-Anruf im Browser geöffnet

Kann ich Nutzer ohne Stackfield-Account zu einem Anruf hinzuholen?

Ja, auch Nutzer ohne Stackfield-Account können zu einem Anruf auf Stackfield über einen Konferenz-Link eingeladen werden. Der Link kann direkt im Browser geöffnet werden, dafür ist weder eine Registrierung in Stackfield noch ein Download notwendig.

-> Anleitung zum Erzeugen eines Konferenzlinks vor bzw. während eines Anrufs

-> Anleitung zum Beitreten externer Teilnehmer zur Konferenz

Handlungsmöglichkeiten für Admins

(De-)Aktivierung der Telefonie für die gesamte Organisation

In den Einstellungen der Organisation kann die Telefonie falls gewünscht für die gesamte Organisation deaktiviert werden. Wechsle hierfür in den "Organisation Einstellungen" in den Reiter Module und deaktiviere den Schalter neben "Telefonie" (aktiviert: grün, deaktiviert: grau). Klicke anschließend auf "Änderungen speichern". Die Telefonie-Funktion steht den Nutzern anschließend nicht mehr zur Verfügung. Um die Telefonie wieder zu aktivieren, klicke erneut auf den Schalter.

Gesamte Telefonie deaktivieren

Deaktivierung der Datenfreigabe

In den "Organisation Einstellungen" im Reiter Einstellungen können Admins der Organisation die Freigabe von Daten an externe Dienste und in E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Freigabe von Daten deaktivieren
Freigabe von Daten in den Einstellungen deaktivieren

Nach Deaktivierung verschwindet die Schaltfläche zum Erstellen von Links für Videokonferenzen in Terminen und ein Telefonhörer-Symbol erscheint stattdessen oben rechts im Termin. Mit einem Klick auf das Telefonhörer-Symbol öffnet sich ein Dropdown-Menü und du kannst die gewünschte Übertragungsart auswählen.

Der Konferenz-Link kann im Voraus nun nicht mehr an Dritte weitergegeben werden, sondern nur noch während des Telefonats (siehe: Externe Nutzer hinzuholen).

Einschränkungen bei der Bearbeitung von Terminen / Konferenzlinks

Grundsätzlich ist die Freischaltung der Telefonie (Erzeugen / Löschen des Konferenzlinks) in Terminen für alle Mitglieder des Raumes mit Zugriff auf den Termin möglich. Eine Ausnahme können individuelle Rechtegruppen bilden: Existiert in der Rechtegruppe eine Einschränkung unter der Option "Aktualisieren" für das Modul Kalender, wird allen Nutzern mit dieser entsprechenden Rechtegruppe das Recht auf eine Bearbeitung von Terminen verweigert.

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