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Audio- und Videoanrufe (+ Bildschirmübertragung)

Einige Themen lassen sich besser persönlich besprechen als im Schriftverkehr. Hierfür steht auf Stackfield die Audio- und Videotelefonie zur Verfügung. Bei Bedarf kann im Zuge eines Anrufs auch eine Bildschirmübertragung gestartet werden, um Inhalte direkt mit dem Team zu teilen.

Sicherheit: Die Art der Verschlüsselung hängt von der gewählten Telefonie-Funktion ab: Direktanruf oder Gruppenanruf + Audio- oder Video-/Bildschirmübertragung. (Siehe auch: Sicherheit bei der Telefonie)

Du hast Probleme bei der Nutzung der Telefonie-Funktionen? Hier findest Du Hilfe: "Telefonie-Funktion: Probleme + Lösungen".

Voraussetzungen und Möglichkeiten

Hinweis: Die Telefonie-Funktionen zwischen zwei Kommunikationspartnern im Bereich Direkte Nachrichten stehen Nutzern aller Pläne zur Verfügung. Bei Gruppenanrufen – über Direkte Nachrichten und über Termine – handelt es sich um Premiumfunktionen, die ausschließlich im Premium oder Enterprise Plan verfügbar sind.

Voraussetzung in Bezug auf Benutzerrollen

Die Telefonie (inkl. Bildschirmübertragung) ist Teil des Bereichs Direkte Nachrichten und kann dort ausschließlich von Nutzern in den Rollen Admin, Mitglied und Gast genutzt werden.

Externen Nutzern steht der Bereich Direkte Nachrichten und somit auch die enthaltenen Telefonie-Funktionen nicht zur Verfügung.

Gästen stehen die Telefonie-Funktionen über die Chats erst zur Verfügung, sobald diese durch einen Nutzer mit der Rolle Mitglied oder Admin initiiert wurden. Möchten Gäste also Anrufe über die Direkten Nachrichten tätigen, müssen sie zuerst eine Nachricht von der entsprechenden Person erhalten bzw. zu einem Gruppenchat hinzugefügt werden. Über Termine in den jeweiligen Räumen sind die Telefonie-Funktionen dagegen auch für Gäste uneingeschränkt verfügbar.

Technische Voraussetzungen

Die Nutzung der Telefonie ist an einige technische Voraussetzungen gebunden. Folgendes sollte dabei beachtet werden:

  • Um die Audiotelefonie nutzen zu können, muss auf beiden Seiten ein Gerät mit Internetanschluss, Mikrofon und Lautsprecher vorhanden sein.
  • Für die Videoübertragung ist zusätzlich eine Kamera vonnöten. Die Qualität der Übertragung ist maßgeblich durch die verfügbare Bandbreite der Internetverbindung bedingt.
  • Konferenzschaltungen zwischen mehreren Teilnehmern sind für Gruppen von bis zu 10 Personen möglich. Beinhaltet ein Gruppenchat bzw. ein Termin mehr als 10 Mitglieder, kann kein Gruppenanruf gestartet werden.

Voreinstellung für Mikrofon und Kamera

Wird die Desktop App von Stackfield genutzt, so kannst Du in den Benutzereinstellungen eine Kamera und ein Mikrofon als Standard hinterlegen.

Klicke auf Dein Profilbild in der linken Ecke und öffne "Mein Benutzerkonto". Im Reiter Profil findest Du die Sektion "Standard Telefonie Geräte", unter der du jeweils ein Standard-Mikrofon und eine Standard-Kamera auswählen kannst.

Hinweis: Sofern Stackfield kein Gerät erkennt, wird Dir mit einem Klick auf das Dropdown-Menü der Hinweis "Kein Mikrofon gefunden" bzw. "Keine Kamera gefunden" angezeigt.

Eine Hilfestellung für diesen Fall, findest Du im Artikel "Telefonie-Funktion: Probleme + Lösungen".

Wird Stackfield im Browser verwendet, erscheint in der Regel eine Abfrage, über die Du die Verwendung der Kamera erlauben sollst.

Einen Anruf starten

Die Audio- und Videotelefonie sowie die Bildschirmübertragung zwischen zwei Kommunikationspartnern findet im Privatchat mit der entsprechenden Person statt.

Konferenzschaltungen für die genannten Bereiche lassen sich über Gruppenchats oder über Termine initiieren.

Über Direkte Nachrichten

Basis: Die Grundlagen zur Arbeit mit den Direkten Nachrichten liefert Dir der Arikel "Direkte Nachrichten: Privatchats + Gruppenchats".

Direktanruf

  1. Öffne den Privatchat mit der Person, die Du anrufen möchtest.
  2. Privatchat
    Privatchat öffnen in der Seitenleiste
  3. Wähle eine der drei Übertragungsarten aus. Klicke auf das Telefonhörer-Symbol, um einen Audioanruf zu starten, auf das Kamera-Symbol für einen Videoanruf oder auf das Bildschirm-Symbol für eine Bildschirmübertragung.
  4. Telefonie-Symbole in Privatchat
    Die Telefonie-Symbole oben rechts im Privatchat
  5. (Sofern Du eine Bildschirmübertragung startest, öffnet sich nun ein Fenster, in dem der bevorzugte Bildschirmausschnitt ausgewählt werden kann.)
  6. Bildschirm teilen
    Bildschirm teilen: Auswahl des gewünschten Bildschirmausschnitts
  7. Der Verbindungsaufbau wird in einem kleinen Fenster dargestellt. Befindet sich der Anrufemfpänger bereits in einem Telefonat, so siehst du an dieser Stelle den Hinweis "Besetzt" unterhalb des Namens. Beim Anrufempfänger erscheint der Anruf ebenfalls in einem Verbindungsfester, worüber er den Anruf annehmen oder ablehnen (Symbol: roter Telefonhörer) kann. Der Anrufempfänger hat dabei die Option, sich selbst per Audio- (Symbol: grüner Telefonhörer) oder Videoübertragung (Symbol: Kamera) hinzuzuschalten.
  8. Eingehender Direktanruf
    Direktanrufe: Verbindungsfenster des Anrufempfängers
  9. Der Anruf startet sobald der Anrufempfänger den Anruf angenommen hat.

Hinweis: Alternativ kannst Du Direktanrufe auch in den Nachrichtenverläufen der Räume über einen Klick auf das Profilbild des jeweiligen Nutzers und Auswahl der Option "Anrufen" initiieren.

Gruppenanruf

  1. Öffne den Gruppenchat, über den Du einen Gruppenanruf abhalten möchtest. (Existiert noch kein entsprechender Gruppenchat, kannst Du einfach einen neuen Gruppenchat erstellen.)
  2. Gruppenchat
    Gruppenchat öffnen in der Seitenleiste
  3. Wähle eine Übertragungsart aus. Klicke im Gruppenchat auf das Telefonhörer-Symbol um einen Audioanruf zu starten, auf das Kamera-Symbol für einen Videoanruf oder auf das Bildschirm-Symbol für eine Bildschirmübertragung.
  4. Telefonie-Symbole im Gruppenchat
    Die Telefonie-Symbole oben rechts im Gruppenchat
  5. (Sofern Du eine Bildschirmübertragung startest, öffnet sich nun ein Fenster, in dem der bevorzugte Bildschirmausschnitt – "Gesamter Bildschirm" oder "Anwendungsfenster" – ausgewählt werden kann.)
  6. Bildschirm teilen
    Bildschirm teilen: Auswahl des gewünschten Bildschirmausschnitts
  7. Der Verbindungsaufbau wird in einem kleinen Fenster dargestellt. Befindet sich ein Anrufemfpänger bereits in einem Telefonat, so siehst unterhalb seines Namens den Hinweis "Besetzt". Bei den Anrufempfängern erscheint der Anruf ebenfalls in einem Verbindungsfester, worüber sie den Anruf annehmen oder ablehnen (Symbol: roter Telefonhörer) können. Sofern der Anruf als Videoanruf oder Bildschirmübertragung gestartet wurde, kann sich der Anrufempfänger entscheiden, ob er per Audio- (Symbol: grüner Telefonhörer) und Videoübertragung (Symbol: Kamera) hinzugeschaltet wird. Wurde ein Audioanruf gestartet, so kann dieser lediglich als Audioanruf angenommen werden.
  8. Eingehender Video-Gruppenanruf
    Bei eingehenden Video-Gruppenanrufen steht dem Anrufempfänger offen, ob er mit Audio- oder Videoübertragung annehmen möchte.
    Eingehender Audio-Gruppenanruf
    Eingehende Audio-Gruppenanrufe können lediglich mit Audioübertragung angenommen werden.
  9. Der Anruf startet sobald einer der Anrufempfänger den Anruf angenommen hat.

Hinweis: Ist die angerufene Person nicht verfügbar oder nimmt diese den Anruf nicht entgegen (Schaltfläche: Roter Kopfhörer), wird der Verbindungsversuch automatisch abgebrochen.

Über Termine

Basis: Die Grundlagen zur Arbeit mit Terminen liefert Dir der Arikel "Arbeiten mit Terminen".

Gruppenanruf

  1. Öffne den Termin, über den Du eine Telefonkonferenz abhalten möchtest oder erstelle einen neuen Termin mit allen Teilnehmern, die an der Konferenz teilnehmen sollen.
  2. Termin
    Halte Gruppenanrufe mit allen Teilnehmern eines Termins
  3. In Terminen öffnet sich mit einem Klick auf das Telefonhörer-Symbol ein kleines Dropdown-Menü, über das sich die gewünschte Option auswählen lässt.
  4. Konferenzanruf-Dropdown-Menue im Termin
    Dropdown-Menü zur Auswahl der Übertragungsart über das Telefonsymbol im Termin
  5. (Sofern Du eine Bildschirmübertragung startest, öffnet sich nun ein Fenster, in dem der bevorzugte Bildschirmausschnitt – "Gesamter Bildschirm" oder "Anwendungsfenster" – ausgewählt werden kann.)
  6. Bildschirm teilen
    Bildschirm teilen: Auswahl des gewünschten Bildschirmausschnitts
  7. Der Verbindungsaufbau wird in einem kleinen Fenster dargestellt. Befindet sich ein Anrufemfpänger bereits in einem Telefonat, so siehst du unterhalb seines Namens den Hinweis "Besetzt". Bei den Anrufempfängern erscheint der Anruf ebenfalls in einem Verbindungsfester, worüber sie den Anruf annehmen oder ablehnen können. Anrufempfänger können sich zwischen Audio- (Symbol: grüner Telefonhörer) und Videoübertragung (Symbol: Kamera) entscheiden, sofern der Anruf als Videoanruf oder Bildschirmübertragung gestartet wurde. Wurde ein Audioanruf gestartet, so kann dieser lediglich als Audioanruf angenommen (Symbol: grüner Telefonhörer) oder abgelehnt (Symbol: roter Telefonhörer) werden.
  8. Eingehender Video-Gruppenanruf aus einem Termin
    Bei eingehenden Video-Gruppenanrufen steht dem Anrufempfänger offen, ob er mit Audio- oder Videoübertragung annehmen möchte.
    Eingehender Audio-Gruppenanruf aus einem Termin
    Eingehende Audio-Gruppenanrufe können lediglich mit Audioübertragung angenommen werden.
  9. Der Anruf startet sobald einer der Anrufempfänger den Anruf angenommen hat.

Hinweise: Wird der Anruf von keinem der Teilnehmer entgegengenommen oder von allen abgelehnt, so endet der Verbindungsversuch automatisch nach 60 Sekunden. Während dieser Zeit können Teilnehmer dem Anruf nachträglich beitreten.

Übertragung von Anrufen

Der Bildschirm, der während des Verbindungsaufbaus gesperrt war, wird nun wieder freigegeben. So können Nutzer während des Telefonats ganz normal weiterarbeiten.

Audio-, Video- und Bildschirmübertragungen werden weiterhin in einem kleinen Verbindungsfenster angezeigt, das sich per Drag & Drop frei in Stackfield bewegen lässt. Während der Übertragung wird außerdem die Gesprächsdauer aufgezeichnet.

Sofern ein Konferenzanruf gestartet wurde, werden Konferenzteilnehmer, die dem Anruf bereits beigetreten sind, im oberen Teil des Fensters aufgelistet. Jene, die bislang nicht zugeschaltet sind, erscheinen weiter unten im Bereich "Nicht in diesem Anruf".

Konferenzanruf Verbindungsfenster
Das Verbindungsfenster zeigt, wer am Anruf teilnimmt.

Zwischen Verbindungsarten wechseln

Während der Übertragung kann über die entsprechenden Schaltflächen (Symbole: Mikrofon, Kamera, Bildschirm) zu anderen Verbindungsarten gewechselt werden.

Verbindungssymbole
Wechsle die Verbindungsart mithilfe der entsprechenden Symbole (Mikrofon, Kamera, Bildschirm).

Mit einem Klick auf das Mikrofon kann sich der Teilnehmer stummschalten bzw. lautschalten. Über die Kamera wird das eigene Video aus- bzw. angeschaltet. Über den Bildschirm wird der eigene Bildschirm geteilt. Bei Teilnehmern, die sich selbst stummgeschalten haben, wird dies durch ein durchgestrichenes Mikrofon-Symbol kenntlich gemacht.

Mute
Teilnehmer, die sich selbst stummschalten, werden mit einem durchgestrichenen Mikrofon-Symbol dargestellt.

Tipp: Um die Audioübertragung bei Konferenzen so klar wie möglich zu halten, empfehlen wir, lediglich das Mikrofon des aktiven Sprechers aktiv zu halten. Teilnehmer die nicht sprechen, können ihr Mikrofon kurzzeitig stummschalten um ein Echo zu verhindern.

Hinweis: Das Hinzuschalten der Kamera und der Bildschirmübertragung funktioniert bei Gruppenanrufen ausschließlich, sofern der Anruf mit Video- bzw. Bildschirmübertragung gestartet wurde. Sofern die Konferenzschaltung als Audioanruf gestartet wurde, ist dies nicht möglich.

Wer seinen Bildschirm während der Übertragung teilen möchte, dem wird zunächst ein Fenster eingeblendet, in dem sich der gewünschte Bildausschnitt ("Gesamter Bildschirm" oder "Anwendungsfester") und – sofern mehrere Computerbildschirme im Einsatz sind – der jeweilige Screen wählen lässt.

Bildschirm teilen
Bildschirm teilen: Auswahl des gewünschten Bildschirmausschnitts

Ansicht: Video- und Bildschirmübertragung

Video- oder Bildschirmübertragungen werden zunächst in einer komprimierten Version im Verbindungsfenster angezeigt.

Komprimierte Ansicht der Video- und Bildschirmübertragung
Das Verbindungsfenster liefert bereits eine komprimierte Ansicht der Video- und Bildschirmübertragung

Mit einem Doppelklick auf eine der Video- bzw. Bildschirmübertragungen der Teilnehmer, lässt sich die Übertragungsansicht vergrößern und ebenso wieder verkleinern. Alternativ kann das Verkleinerungssymbol in der oberen rechten Ecke der vergrößerten Ansicht verwendet werden.

Verkleinerungssymbol
Verkleinere die Ansicht über das Verkleinerungssymbol in der oberen rechten Ecke der vergrößerten Ansicht.

Mehrere Teilnehmer können in der vergrößerten Ansicht auf verschiedene Weise dargestellt werden. Die entsprechende Schaltfläche zum Wechsel der Darstellungsweise befindet sich in der oberen rechten Ecke, links neben der Schaltfläche zum Verkleinern der Ansicht. So kann jeder Konferenzteilnehmer festlegen, ob alle Teilnehmer in derselben Größe dargestellt werden sollen…

Videoanruf - Gleiche Größe
Gleichmäßige Ansicht aller Nutzer während der Videokonferenz

… oder ob ein Teilnehmer hervorgehoben (größer) dargestellt werden soll. Wer hervorgehoben dargestellt werden soll, legst Du mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Teilnehmer fest.

Videoanruf - Hervorgehobene Ansicht
Hervorgehobene Ansicht eines Nutzers während der Videokonferenz

Anrufe beenden

Durch einen Klick auf den roten Telefonhörer können Teilnehmer das Gespräch beenden bzw. aus der Konferenzschaltung austreten. Bei Gruppenanrufen erscheint für denjenigen, der die Konferenzschaltung ursprünglich gestartet hat, ein kleines Dialogfeld sobald er "auflegen" möchte. Der Initiierer kann wählen, ob er den Gruppenanruf für alle Teilnehmer beenden möchte ("Gruppenanruf beenden") oder nur für sich selbst ("Gruppenanruf verlassen").

Gruppenanruf beenden
Der Initiierer eines Gruppenanrufs erhält eine Meldung beim Beenden der Konferenz

Der getätigte Anruf wird anschließend zusammen mit dem Datum, der Uhrzeit und der Gesprächsdauer im Chat bzw. im Kommentarbereich des Termins gelistet.

Anruf-Auflistung im Termin
Auflistung der Anrufe in den Kommentaren eines Termins

Gruppenanrufen nachträglich beitreten (Anzeige der Gruppenanrufe für Teilnehmer, die nicht beigetreten sind)

Sofern Du den Gruppenanruf ablehnen musstest oder nicht annehmen konntest, wirst Du während der Übertragung über die laufende Konferenzschaltung informiert. Benachrichtigungen hierzu erschienen an drei verschiedenen Stellen in Stackfield:

  1. in der Seitenleiste: Hier siehst Du ein rotes Benachrichtigungssymbol und Mikrofon-Symbol neben dem Gruppenchat bzw. Raum, in dem die Konferenzschaltung stattfindet.
  2. Benachrichtigung über Konferenz in Seitenleiste
    Benachrichtigung über Konferenz in Seitenleiste
  3. in Meine Woche: Der Hinweis "Zurzeit läuft ein Gruppenanruf im Gruppenchat/Raum "XYZ"." wird oberhalb der Benachrichtigungen eingeblendet.
  4. Benachrichtigung über Konferenz in Meine Woche
    Benachrichtigung über Konferenz in Meine Woche
  5. im Gruppenchat bzw. im Raum, in dem der Anruf abgehalten wird: Im oberen Teil der Ansicht informiert dich der Hinweis "In diesem Raum läuft gerade ein Konferenzanruf." Klicke auf "Jetzt teilnehmen" um dem Gruppenanruf nachträglich beizutreten.
  6. Benachrichtigung über Konferenz im Raum
    Benachrichtigung über Konferenz im Raum des Termins

Hinweis: Wer der Konferenzschaltung erst nachträglich beitritt, tritt automatisch in der Form bei, in der der Anruf gestartet wurde (z. B. mit Videoübertragung sofern ein Videoanruf gestartet wurde).

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