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Berichte-Funktion: Übersichten aufrufen und Berichte erstellen

Über den Bereich der Berichte kannst Du verschiedene Inhalte der Organisation in Übersichten zusammenfassen und ggf. exportieren. Zu den Berichten gehören raumübergreifende Übersichten einzelner Module (z. B. Aufgaben), die letzten Aktivitäten in der Organisation, Deine persönlichen favorisierten Einträge, Projektportfolios sowie alle archivierten Einträge.

Hinweise:
  • Einzelne Funktionen / Inhalte können aufgrund des Plans Deiner Organisation, Deiner zugeordneten Rolle und / oder Rechtegruppe nicht verfügbar sein.
  • Die Berichte-Funktion kann nur von den Rollen Admin und Mitglied genutzt werden.
  • Dir werden nur Inhalte aus Räumen, in denen Du enthalten bist und die Dir über Deine Rechtegruppe im Raum sichtbar gemacht wurden, angezeigt.

Wo finde ich den Bereich der Berichte?

Die Berichte findest Du im oberen Bereich der Seitenleiste direkt unter Deinem Dashboard Meine Woche. Mit einem Klick auf "Berichte" wird eine Dropdown-Liste mit allen Funktionen ausgeklappt.

Berichte in der Seitenleiste
Öffne alle Funktionen mit einem Klick auf "Berichte"

Letzte Aktivitäten aller Nutzer der Organisation

Der Bereich "Letzte Aktivität" in den Berichten bildet alle Aktivitäten der Nutzer der Organisation, die in den letzten Tagen bzw. Wochen auf Stackfield durchgeführt wurden, ab. Du kannst hier also in Form eines Protokolls nachlesen, was Du in der letzten Zeit verpasst hast und erhältst einen schnellen Überblick über die Arbeit Deiner Mitarbeiter / Kollegen.

Letzte Aktivität
Letzte Aktivitäten in Deiner Organisation

Mithilfe der Filter-Funktionen (Symbol: Pfeil nach unten) oben rechts lässt sich die Darstellung der Elemente auf bestimmte Nutzer und/oder Module einschränken. Hier einige Tipps, damit Du den Filter auch richtig anwendest:

  • Mit dem Filter "Alles" kannst Du alle Elemente (wie z. B. Aufgaben) inkl. Kommentaren abbilden.
  • Über den Filter "Chatnachrichten" werden alle "losen" Nachrichten aus dem Modul Kommunikation angezeigt.
  • Um nur die Elemente eines bestimmten Moduls, d. h. Aufgaben / Snippets / Diskussionen / Seiten / Termine, ohne jegliche Kommentare und Anhänge anzuzeigen, nutze den Filter des jeweiligen Moduls. Termine lassen sich über den Filter "Kalender" abbilden.

Tipp: Auch im Raum hast Du die Möglichkeit die letzten Aktivitäten einzusehen. Über die Raumaktivitäten werden Dir die Aktivitäten im gesamten Raum angezeigt und über das Zickzack-Symbol im Modul die Aktivitäten innerhalb des entsprechenden Moduls (verfügbar für die Module Diskussionen, Aufgaben, Snippets, Seiten und Dateien).

Deine eigenen favorisierten Einträge

Im Modul Kommunikation sowie in den Direkten Nachrichten kannst Du Nachrichten, Kommentare und einzelne Modul-Elemente (z. B. Diskussionen oder Dateien) mit einer Sternmarkierung zu Deinen favorisierten Einträgen hinzufügen. So hast Du die Möglichkeit auf wichtige Informationen per Schnellzugriff zuzugreifen.

Deine Favoriten findest Du in den Berichten unter der Option "Favorisierte Einträge". Mit einem Klick auf den Eintrag bzw. den Namen des Raumes / Chats, wird der Eintrag bzw. Raum / Chat direkt geöffnet.

Favorisierte Einträge
Deine Favoriten aus Deinen Räumen

Projektportfolios: Übersicht Deiner Projekträume

Ab dem Premium-Plan (Funktionsumfang) stehen Dir für Projekträume in den Berichten projektübergreifende Berichte bzw. Projektportfolios zur Verfügung. Diese helfen Dir dabei Deine Projekte zentral zu planen, zu verwalten und deren Verlauf im Blick zu behalten. Die Projektportfolios werden über die Option "Projektportfolios" in den Berichten geöffnet.

Projektportfolios
Projektportfolios der Projekträume, in denen Du enthalten bist

Hinweis: Hier werden nur Räume mit dem Typ "Projekt" aufgelistet. Inhalte aus anderen Raum-Typen können einzeln in den Übersichten der Module eingesehen werden (siehe: Raumübergreifende Übersichten einzelner Module).

Über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts kannst Du die Übersicht der Projektportfolios exportieren bzw. ausdrucken.

Raumübergreifende Übersichten der einzelnen Module

Ansichten folgender Module stehen Dir standardmäßig zur Verfügung:

In der Dropdown-Liste der Berichte in der Seitenleiste kann per Mouseover auf ein Modul, z. B. "Aufgaben", eine Reihe an Filtern zu dem jeweiligen Modul eingeblendet werden. Hierbei existieren für jedes Modul vordefinierte Standard-Filter, z. B. für Aufgaben: "Meine Offenen Aufgaben", "Alle Offenen Aufgaben" und "Alle Geschlossenen Aufgaben".

Zusätzlich besteht die Möglichkeit selbst definierte Ansichten zu erstellen (hier: "Eigene Ansicht", definiert auf Berichte-Ebene). Diese werden automatisch in die eingeblendete Liste aufgenommen. Die Reihenfolge der Filter-Optionen kann falls gewünscht jederzeit geändert werden.

Raumübergreifende Ansichten
Gespeicherte Ansichten des Moduls "Aufgaben"

Mit einem Klick auf eine Ansicht wird diese geöffnet. Die abgebildeten Elemente kannst Du hier mithilfe der Filter-Funktion beliebig verfeinern. Über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts lässt sich die Übersicht anschließend exportieren bzw. drucken.

Ansicht in den Berichten
Ansicht "Aufgaben": "Meine offenen Aufgaben"

Hinweise:

  • Wurden in einem Raum Änderungen vorgenommen, kann eine Aktualisierung / Überschreibung der Ansicht notwendig sein.
  • In der Sektion "Räume" im Filter (in der Abbildung oben rechts) werden nur diejenigen Räume angezeigt, in denen das betrachtete Modul auch aktiviert und sichtbar ist.

Tipp: Ansichten, die Du besonders oft aufrufst, kannst Du schneller zugänglich machen, indem Du sie als Favoriten kennzeichnest. Sie werden anschließend in der Sektion Favoriten in Deiner Seitenleiste abgebildet.

Archivierte Einträge in der Organisation

Alle in der Organisation archivierten Einträge können über die Schaltfläche "Archivierte Einträge" in den Berichten eingesehen und bei Bedarf wiederhergestellt werden. Nutze die Suche, um nach bestimmten Einträgen zu suchen. Über die Filter-Funktionen (Symbol: Pfeil nach unten) oben rechts kannst Du die Art der Modulelemente (z. B. Aufgaben), die angezeigt werden sollen, auswählen und die Übersicht auf bestimmte Nutzer beschränken.

Archivierte Aufgaben
Ansicht "Archivierte Einträge", bzw. hier: "Archivierte Aufgaben"
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