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Was gehört zu den Berichten & wie verwende ich diese?

Die Berichte-Funktion umfasst neben den raumübergreifenden Übersichten einzelner Module auch ein Protokoll der letzten Aktivitäten, Deine persönlichen favorisierten Einträge, alle Projektportfolios, sowie archivierten Einträge der Organisation.

Achtung: In den Berichten werden Dir nur Inhalte aus Räumen, in denen Du enthalten bist, angezeigt und für die du das Recht besitzt, diese zu sehen (siehe: zugeordnete Rechtegruppe im Raum). Die anderen Inhalte bleiben für Dich verborgen. Einzelne Funktionen können aufgrund Deiner Rolle auf Organisationsebene nicht verfügbar sein.

Aufrufen der Berichte

Die Berichte befinden sich im oberen Bereich der Seitenleiste direkt unter Deinem Dashboard "Meine Woche". Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Berichte" kannst Du alle Funktionen in Form einer Dropdown-Liste einblenden.

Berichte in der Seitenleiste
Öffne alle Funktionen mit einem Klick auf "Berichte"

Hinweis: Die Berichte-Funktion kann aufgrund Deiner zugeordneten Rolle (Gast / Externer, siehe: Benutzerrollen in einer Organisation) nicht verfügbar sein!

Letzte Aktivitäten aller Nutzer der Organisation

Über die Option "Letzte Aktivität" (siehe: Aufrufen der Berichte) erhältst Du eine Übersicht darüber, was zuletzt in Deiner Organisation passiert ist, d. h. alle Aktivitäten, die in den letzten Tagen bzw. Wochen auf Stackfield durchgeführt wurden.

Letzte Aktivität
Letzte Aktivitäten in Deiner Organisation

Über die Filter-Funktionen (Symbol: Pfeil nach unten) oben rechts kann die Darstellung der Elemente auf bestimmte Nutzer und/oder Module beschränkt werden. Hier einige Tipps, damit Du den Filter auch richtig anwenden kannst:

  • Nutze den Filter Alles, um alle Elemente (z. B. Aufgaben) inklusive deren Kommentare abzubilden.
  • Wende den Filter Chatnachrichten an, um nur "lose" Nachrichten aus dem Modul Kommunikation anzuzeigen.
  • Um nur Aufgaben, Snippets, Diskussionen, Seiten, Dateien oder Termine ohne jegliche Kommentare und Anhänge anzuzeigen, klicke auf den Filter des jeweiligen Moduls. Für Termine nutze den Filter Kalender.

Tipp: Auch im Raum gibt es die Möglichkeit die letzten Aktivitäten einzusehen, entweder für den gesamten Raum (siehe: Raumaktivitäten) oder für die einzelnen Module jeweils über das Zickzack-Symbol oben rechts (verfügbar für die Module Diskussionen, Aufgaben, Snippets, Seiten und Dateien).

Deine eigenen favorisierten Einträge

Im Modul Kommunikation sowie in den Direkten Nachrichten kannst Du z. B. Nachrichten, Kommentare, Diskussionen, Seiten und Dateien mit einer Sternmarkierung zu Deinen favorisierten Einträgen hinzufügen. Deine Favoriten kannst Du nachträglich jederzeit über die Berichte und die Auswahl "Favorisierte Einträge" einsehen (siehe: Aufrufen der Berichte). Klicke auf den Eintrag oder den Name eines Raumes, um den Eintrag bzw. den Raum direkt zu öffnen.

Favorisierte Einträge
Deine Favoriten aus Deinen Räumen

Projektportfolios: Übersicht Deiner Projekträume

Ab dem Premium-Plan (Funktionsumfang) stehen Dir in den Berichten projektübergreifende Berichte bzw. Projektportfolios zur Verfügung. Diese helfen Dir dabei Deine Projekte zentral zu planen, zu verwalten und deren Verlauf im Blick zu behalten. Du kannst die Übersicht über die Option "Projektportfolios" (siehe: Aufrufen der Berichte) aufrufen.

Projektportfolios
Projektportfolios der Projekträume, in denen Du enthalten bist

Hinweis: Hier werden nur Räume mit dem Typ "Projekt" aufgelistet. Inhalte aus anderen Raum-Typen können einzeln in den Übersichten der Module eingesehen werden (siehe: Raumübergreifende Übersichten einzelner Module).

Über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts kannst Du die Übersicht der Projektportfolios exportieren bzw. ausdrucken (siehe: Weitere Funktionen). Achte dabei darauf alle unwichtigen Details über die Filter-Funktion auszublenden.

Raumübergreifende Übersichten der einzelnen Module

Ansichten folgender Module stehen Dir standardmäßig zur Verfügung:

In der Liste der Berichte kann per Mouseover auf ein Modul, z. B. "Aufgaben", eine Reihe an Filtern zu dem jeweiligen Modul eingeblendet werden. Es gibt hierbei für jedes Modul vordefinierte Standard-Filter, z. B. "Meine Offenen Aufgaben", "Alle Offenen Aufgaben" und "Alle Geschlossenen Aufgaben". Auch die Möglichkeit selbst definierte Ansichten (hier: "Eigene Ansicht", definiert auf Berichte-Ebene) zu erstellen besteht. Diese werden automatisch mit in die Liste aufgenommen. Die Reihenfolge der Filter-Optionen kann falls gewünscht jederzeit geändert werden.

Raumübergreifende Ansichten
Gespeicherte Ansichten des Moduls "Aufgaben"

Mit einem Klick auf eine Ansicht wird diese geöffnet. Die abgebildeten Elemente kannst Du hier mithilfe der Filter-Funktion beliebig verfeinern. Über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts lässt sich die Übersicht anschließend exportieren bzw. drucken.

Ansicht in den Berichten
Ansicht "Aufgaben": "Meine offenen Aufgaben"

Hinweise:

  • Wurden in einem Raum Änderungen vorgenommen, kann eine Aktualisierung / Überschreibung der Ansicht notwendig sein (siehe: Erstellen / Überschreiben einer Ansicht).
  • Im der Sektion "Räume" im Filter (siehe oben rechts) werden nur diejenigen Räume angezeigt, in denen das betrachtete Modul auch aktiviert und sichtbar ist (siehe: Module (de-) aktivieren).

Tipp: Ansichten, die Du besonders oft aufrufst, kannst Du schneller zugänglich machen, indem Du sie als Favoriten kennzeichnest (siehe: Ansichten der Berichte favorisieren). Sie werden anschließend in der Sektion Favoriten in Deiner Seitenleiste abgebildet.

Archivierte Einträge in der Organisation

Alle in der Organisation archivierten Einträge können in den Berichten über die Schaltfläche "Archivierte Einträge" (siehe: Aufrufen der Berichte) eingesehen und wiederhergestellt werden. Nutze die Suche, um nach bestimmten Einträgen zu suchen. Über die Filter-Funktionen (Symbol: Pfeil nach unten) oben rechts kannst Du die Art der Modulelemente (z. B. Aufgaben), die angezeigt werden sollen, auswählen und die Übersicht auf bestimmte Nutzer beschränken. Archivierte Aufgaben

Ansicht "Archivierte Einträge", bzw. hier: "Archivierte Aufgaben"
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