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Aktivieren und Anwenden der E-Mail-Integration

Das Arbeiten mit externen E-Mail-Anbietern kann oft umständlich und zeitaufwendig sein, wenn alle Inhalte immer kopiert und in ein anderes Tool eingefügt oder an alle relevanten Kollegen weitergeleitet werden müssen. Nutze deswegen die E-Mail-Integration, so dass E-Mails automatisch in Stackfield an die gewünschte Stelle weitergeleitet werden. Damit befinden sich alle relevanten Informationen zentral an einem für befugte Nutzer zugänglichen Ort.

Alternative zur E-Mail-Integration: API / WebHooks

Hinweise: Einzelne Funktionen können aufgrund von Einstellungen auf Organisations- / Raumebene (Stichwort: zugeteilte Rechtegruppe -> Raum-Admin) nicht verfügbar sein! Die E-Mail-Integration ist grundsätzlich ab dem Premium Plan in unverschlüsselten Räumen verfügbar. (Siehe: Handlungsmöglichkeiten für Admins)

E-Mail in Aufgabe, Diskussion oder Nachricht umwandeln

Automatische Weiterleitungen von E-Mails zu Räumen in Form von individuellen Elementen können für verschiedene Zwecke genutzt werden. Sei kreativ und optimiere Deine Arbeitsprozesse durch Automatisierungen so gut es geht. Dennoch haben wir für Dich einige beispielhafte Anlässe aufgelistet, die von der E-Mail-Integration voll profitieren werden:

Vorgehensweise

Kurzanleitung:
  1. E-Mail-Integration in den Organisationseinstellungen erlauben
  2. Reiter Integrationen in den Raumeinstellungen öffnen
  3. Option "Neue E-Mail-Weiterleitung einrichten" auswählen
  4. Form auswählen, in welcher die E-Mail angelegt werden soll
  5. Ziel-Adresse generieren
  6. E-Mail aus externem E-Mail-Dienst an Ziel-Adresse weiterleiten

Damit dir die E-Mail-Integration zur Verfügung stehen kann, muss diese in den Organisationseinstellungen freigegeben sein. Anschließend kannst Du die E-Mail-Integration auch in den Raumeinstellungen aktivieren, um E-Mails als neue Elemente zu diesem Raum hinzuzufügen.

Klicke hierfür im Reiter Integrationen unter "Weiterleitung von E-Mails zu Stackfield" die Schaltfläche "Neue E-Mail-Weiterleitung einrichten" an.

Neue E-Mail-Weiterleitung
Neue E-Mail-Weiterleitung in den Raumeinstellungen einrichten

Lege nun im geöffneten Menü fest in welcher Form (Aufgabe, Chat-Nachricht oder Diskussion) die E-Mail-Adresse angelegt werden soll. Mit "Weiterleitung erstellen" bestätigst Du Deine Auswahl.

Element Weiterleitung
Lege die Art von Element fest, die angelegt werden soll

Jetzt steht Dir eine eigene Ziel-Adresse zur Verfügung an die Du E-Mails künftig direkt an Stackfield weiterleiten kannst. Natürlich ist es möglich mehrere Ziel-Adressen anzulegen, um Ziel-Adressen für mehrere Modul-Typen innerhalb eines Raumes zu haben.

Darstellung

Werden E-Mails an die Ziel-Adresse weitergeleitet, so werden Inhalte der E-Mail in dem endgültigen Eintrag weitgehend übernommen:

E-Mail -> Eintrag Aufgaben Nachrichten Diskussionen
Betreff -> Titel x x
Inhalt* -> Beschreibung bzw. Inhalt des Eintrags x x x
Angehängte Datei -> Angehängte Datei x x** x

*inkl. aller Eckdaten: Absender- und Empfängeradresse, Betreff
**werden lose im Chatverlauf erstellt

E-Mail Inhalt
Weiterzuleitende E-Mail

Hinweis: Alle weitergeleiteten E-Mails, die als Aufgaben angelegt werden, erhalten immer den Status, der in der ersten Statusspalte definiert wurde (standardmäßig: zu erledigen).

Angelegte E-Mail
Endgültiger Eintrag (hier: Aufgabe)
Angehängte Datei aus der E-Mail in der angelegten Aufgabe

E-Mail als Kommentar an Aufgabe oder Diskussion anhängen

Statt E-Mails in ganze Modul-Elemente umzuwandeln, kannst Du diese auch als Kommentar(e) zu bestehenden Aufgaben / Diskussionen hinzufügen, indem Du die E-Mail-Integration direkt in dem Eintrag aktivierst. Hier haben wir für Dich einige beispielhafte Anlässe aufgelistet, die von der E-Mail-Integration innerhalb von Einträgen voll profitieren werden:

  • Längerfristige Aufgaben / Diskussionen*, die in einem regen E-Mail-Verkehr stehen
  • Kooperationen mit externen Partnern / Kunden
  • Bewerbungsprozesse für ausstehende Vakanzen

*Hinweis: Die E-Mail-Integration kann nicht innerhalb von Nachrichten aktiviert werden.

Vorgehensweise

Kurzanleitung:
  1. E-Mail-Integration in den Organisationseinstellungen erlauben
  2. Auf Mehr-Schaltfläche (Symbol: "Drei Punkte") in der geöffneten Aufgabe / Diskussion klicken
  3. Option "E-Mail anzeigen" auswählen
  4. Mithilfe des Reglers die E-Mail-Adresse des Eintrages aktivieren
  5. Ziel-Adresse generieren
  6. E-Mail aus externem E-Mail-Dienst an Ziel-Adresse weiterleiten

Damit dir die E-Mail-Integration zur Verfügung stehen kann, muss diese in den Organisationseinstellungen freigegeben sein. Öffne anschließend den gewünschten Eintrag und klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: "Drei Punkte") in der oberen rechten Ecke. Wähle nun die Option "E-Mail-Adresse anzeigen".

E-Mail-Integration Aufgabe 1
Über die Mehr-Schaltfläche (im geöffneten Eintrag) die Funktion "E-Mail-Adresse anzeigen" wählen

Aktiviere nun im geöffneten Dialog-Fenster mithilfe des Reglers die E-Mail-Integration und Dir wird eine E-Mail-Adresse (bzw. Ziel-Adresse) für den Eintrag angezeigt an die Du E-Mails künftig weiterleiten kannst.

E-Mail-Integration Aufgabe 2
Die E-Mail-Integration über den Regler aktivieren

Darstellung

An die E-Mail angehängte Dateien werden auch an das Element angehängt. Der Text der E-Mail inklusive aller Eckdaten, wie Betreff, Absender und Uhrzeit, erscheint in Form eines Kommentars.

Weiterzuleitende E-Mail
Endgültiger Eintrag
Endgültiger Eintrag (hier: Aufgabe)

Nutzung der E-Mail Integration bei verschlüsselten Räumen

Kann aufgrund von wertvollen Inhalten nicht durch unverschlüsselte Räume kommuniziert werden, so empfiehlt es sich, einen als Sammelpostfach fungierenden unverschlüsselten Raum anzulegen. Alle Elemente, die über die E-Mail-Integration erstellt werden, können dann ganz einfach in den entsprechenden verschlüsselten Raum verschoben werden.

Vorgehensweise

Kurzanleitung:
  1. Unverschlüsselten Raum erstellen
  2. E-Mail-Integration für die benötigten Elemente aktivieren
  3. Automatische Weiterleitungen im E-Mail Postfach erstellen
  4. Elemente** per Rechtsklick in den verschlüsselten Raum verschieben

Erstelle einen neuen unverschlüsselten Raum auf Stackfield, der künftig als zentrales Sammelpostfach für alle eingehenden E-Mails fungieren soll.

Unverschlüsselten Raum erstellen
Der Raum, der als Sammelpostfach dienen soll, muss unverschlüsselt sein

Lege nun fest, in welcher Form E-Mails an Stackfield weitergeleitet werden sollen und aktiviere die E-Mail-Integration für das/die entsprechende(n) Element(e) in den Raumeinstellungen.

Erstelle anschließend eine oder mehrere automatische Weiterleitungen* in Deinem E-Mail-Postfach und hinterlege die Ziel-Adresse(n), die Stackfield für Deine Weiterleitungen generiert hat. Jetzt werden alle benötigten E-Mails voll automatisch an Dein Sammelpostfach in Stackfield weitergeleitet.

Automatische Weiterleitung
Erstellen automatischer Weiterleitungen am Beispiel Gmail

Verschiebe die einzelnen Elemente** zum Schluss in den vorgesehenen (verschlüsselten) Raum per Rechtsklick auf das Element und die Auswahl der Option "Verschieben nach...".

Element verschieben
Verschiebe die Elemente in den zugehörigen Raum

*Lesetipps:

**Hinweis: Es ist nicht möglich Chat-Nachrichten in andere Räume zu verschieben. Nur Aufgaben und Diskussionen, sowie einzelne Dateien, können verschoben werden.

Weitere Tipps und Use Cases

Hinterlege die Ziel-Adressen mit Stichworten als Kontakte

Hinterlegen Ziel-Adressen
Als Kontakt hinterlegte E-Mail-Adressen werden in der Adresszeile vorgeschlagen

Um die Ziel-Adressen nicht andauernd aus Stackfield herauskopieren zu müssen, empfiehlt es sich diese beim eigenen E-Mail-Provider in den Kontakten zu hinterlegen*.

Du kannst diese mit Stichworten benennen und/oder Stichworte direkt als Präfix bei der Ziel-Adresse voranstellen, damit dir die Ziel-Adresse bei Eingabe des Stichworts in der Adresszeile direkt vorgeschlagen wird.

Als Stichwörter empfehlen sich Raumnamen, das Thema, der Elementtyp (z. B. Aufgabe) und / oder Datum. (Tipp: Achte auf eine eindeutige Benennung der Stichworte!)

Beispiel: jobs_münchen_praktikant_aufgabe_2020-01_c11b111-1111-11cc-b111-1e11c11d1111@mail-stackfield.com

*Lesetipps:

Use Case: Krankmeldungen

Krankmeldungen von Mitarbeitern kannst Du beispielsweise in Form einer Nachricht weiterleiten (sofern es sich um reine Information handelt) oder als Aufgabe zur Bearbeitung für die Personalabteilung hinterlegen (siehe: Hallo E-Mail-Integration!).

Krankmeldungen
Weitergeleitete Krankmeldung

Supportanfragen

Stackfields Kanban-Board ist der perfekte Ort für ein Ticketsystem für Supportanfragen. Um den Supportprozess zu optimieren, kannst Du eingehende Kundenanfragen in Form von Aufgaben an Stackfield weiterleiten (siehe: Hallo E-Mail-Integration!).

Supportanfragen
Supportanfragen aus E-Mails im Kanban-Board

Use Case: Bewerbermanagement

Um eine Übersicht über alle eingehenden Bewerbungen zu offenen Vakanzen zu erhalten, lege alle offenen Stellen als einzelne Aufgaben an und aktiviere für jede Aufgabe eine Ziel-Adresse (siehe: Hallo E-Mail-Integration!).

Bewerbermanagement
Weiterleitung von Bewerbungen als Aufgabe

Handlungsmöglichkeiten für Admins

Auf Organisationsebene

Um die E-Mail-Integration nutzen zu können, muss diese in den Organisationseinstellungen freigeschalten sein. Aktiviere hierfür den Regler neben "E-Mail" im Reiter Integrationen.

E-Mail-Integration Admin
Aktiviere die E-Mail-Integration in den Organisationseinstellungen im Reiter Integrationen

Auf Raumebene

Nur ein Raum-Admin hat Zugriff auf die Einstellungen des Raumes und kann daher neue E-Mail-Weiterleitungen einrichten.

Hinweis: Durch die E-Mail-Integration erstellte Einträge zählen nicht als selbst erstellte Einträge, sondern als fremde Einträge und werden dementsprechend auch bei der Rechtegruppe berücksichtigt. D.h. Du kannst einen solchen Eintrag nur löschen, wenn Du die Befugnis hast alle Einträge im Raum zu löschen.

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