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Arbeiten mit Ansichten und Filtern

Die jeweilige Ansicht im Raum / den Berichten kann mit den Filter- und Darstellungsoptionen den eigenen Anforderungen entsprechend abgeändert und gespeichert werden.

Dies ist z. B. die Basis für einen besseren Überblick, zum Export / Drucken, zum Abonnieren eines Kalenders oder zum Favorisieren (letzteres ist nur in den Berichten möglich).

Darstellungsoptionen

(Hinweis: Diese Funktion steht nur im Aufgaben-, Zeitplan-, Seiten- und Kalendermodul zur Verfügung.)

Die Darstellung lässt sich im Aufgaben- und Seitenmodul über die Schaltflächen Karten / Listen verändern. Im Zeitplan- und Kalendermodul ist dies über die Schaltflächen Woche / Monat / Jahr bzw. Woche / Monat möglich. In den verschiedenen Darstellungsvarianten können Einträge per Drag and Drop und Rechtsklick bearbeitet werden.

Darstellung
Elemente im Modul können in verschiedenen Ansichten dargestellt werden, Aufgaben z. B. in einer Kartenansicht / einem Kanban Board

Ist die Listenansicht aktiviert, ist es zusätzlich möglich Spalten ein- bzw. auszublenden. Klicke hierfür auf MEHR oben rechts und wähle Benötigtes aus. Spalten mit Häkchen werden berücksichtigt, Spalten ohne Häkchen nicht. Die Reihenfolge kann im Auswahlmenü per Drag and Drop verändert werden.

Spalten
Klicke auf "MEHR" um die Spalten zu bearbeiten

Im Aufgabenmodul können außerdem benutzerdefinierte Felder in der Listenansicht als Spalte angezeigt werden.

Filteroptionen

Optionen
Optionen für selbstdefinierte Ansichten

Je nach Modul können unterschiedliche Optionen zur Verfügung stehen. Bei einer großen Auswahl müssen weitere Optionen durch einen Klick auf Zeige mehr Optionen sichtbar gemacht werden.

Gruppieren nach

(Hinweis: Diese Funktion steht für alle Module bis auf den Kalender und die Seiten zur Verfügung.)

Abhängig vom jeweiligen Modul können mit der Option Gruppieren nach die Einträge nach verschiedenen Kriterien in Blöcken zusammengefasst werden. Beim Aufgabenmodul steht die Gruppierung beispielsweise für die Bezeichnung und Aufteilung von Spalten, welche hierbei nach Status oder Fälligkeitsdatum aufgeteilt werden können.

Gruppieren nach
Einträge mithilfe von "Gruppieren nach"-Filter zu Blöcken zusammenfassen

In der Listenansicht können die Gruppen über den "Pfeil-nach-unten"-Button links neben der ausgewählten Option ein-/ausgeklappt werden. Die Anzahl der Einträge in jedem Block sind in Klammern neben dem Titel aufgeführt, die Anzahl der ausgeklappten Einträge in der linken unteren Ecke.

Sortieren nach

(Hinweis: Diese Funktion steht für alle Module bis auf den Kalender zur Verfügung.)

Die Funktion Sortieren nach bestimmt die Reihenfolge der dargestellten Elemente. Hierbei steht eine große Auswahl an Möglichkeiten zur Verfügung. Ein "Pfeil"-Symbol neben der jeweiligen Option zeigt an, ob die Einträge auf- oder absteigend sortiert werden. Standardmäßig zeigt der Pfeil nach oben. Soll die Reihenfolge umgedreht werden, muss die gleiche Auswahl nochmals getroffen werden. Dann zeigt der Pfeil nach unten.

Sortieren nach
Sortierung der Elemente über "Sortieren nach"-Filter bestimmen

Mit der Auswahl Benutzerdefiniert* lässt sich die Sortierung der Einträge individuell mittels Drag and Drop festlegen. Bei einer Sortierung nach dem Titel werden die Elemente dem Alphabet nach geordnet. Ist eine nummerische Reihenfolge gewünscht, so müssen Zahlen (01; 02; 03;..) an den Anfang des Titels gesetzt werden.

Hinweis: Im Aufgabenmodul bezieht sich die Sortierung auf die Aufgaben einer Spalte / eines Status.

*Achtung: Die Option Benutzerdefiniert wird für alle Nutzer des Raumes und alle Filter / Ansichten gleich definiert. D. h. Änderungen bei der Sortierreihenfolge werden für alle bestehenden Ansichten mit der Sortierung Benutzerdefiniert übernommen.

Meilensteine

(Hinweise: Diese Funktion steht nur für Aufgaben zur Verfügung. Meilensteine können im Aufgabenmodul nur bei aktiviertem Zeitplanmodul gesetzt werden.)

Über den Parameter Meilensteine können ausschließlich als Meilensteine gekennzeichnete Aufgaben angezeigt / ausgeblendet werden.

Status

(Hinweis: Diese Funktion steht für das Diskussions-, Aufgaben-, Zeitplan- und Seitenmodul zur Verfügung.)

Mit der Filterung nach Status kann definiert werden, dass nur Elemente mit dem ausgewählten Status dargestellt werden.

Zugewiesen bzw. Mitglieder

(Hinweis: Diese Funktion steht für das Aufgaben-, Zeitplan- und Kalendermodul zur Verfügung.)

Mithilfe des Zugewiesen- bzw. Mitglieder-Parameters können nur zugeordnete Aufgaben / Termine angezeigt werden, die einer bestimmten (durch den Klick auf den jeweiligen Namen) oder beliebigen (durch den Klick auf die Option Alle Zugeordneten) Person zugewiesen sind bzw. diese als Teilnehmer tragen. Mit dem Filter Nicht Zugeordnet werden alle Aufgaben / Termine ohne Zuweisung bzw. Teilnehmer angezeigt.

Hinweis: Wenn bei Terminen die Antwort noch ausstehend ist, dann gilt die Person noch als Teilnehmer und damit zugeordnet. Wohingegen ein abgelehnter Termin nicht mehr der Person zugeordnet wird.

Fällig bis

(Hinweis: Diese Funktion steht nur für Aufgaben zur Verfügung.)

Mit der Filterung nach dem Fälligkeitsdatum kann aus vordefinierten Optionen (z. B. Heute, Morgen,..) gewählt oder unter Datum ein eigener Zeitraum gewählt werden. Zudem kann nach Aufgaben ohne Fälligkeit gefiltert werden.

Labels

(Hinweis: Diese Funktion steht für alle Module bis auf den Zeitplan zur Verfügung.)

Über den Parameter Labels können ausschließlich mit einem bestimmten Label versehene Elemente angezeigt werden.

Erstellt von

(Hinweis: Diese Funktion steht für das Diskussions-, Aufgaben-, Snippets-, Seiten- und Dateienmodul zur Verfügung.)

Neben der bereits erwähnten Möglichkeit nach der zugewiesenen Person zu filtern, ist es ebenso möglich nach der Person, welche Elemente erstellt hat, zu filtern. Es kann eine einzelne (durch Klick auf den jeweiligen Namen) oder beliebige Person (durch Klick auf die Option Alle Mitglieder) ausgewählt werden.

Erstellt

(Hinweis: Diese Funktion steht für das Diskussions-, Aufgaben-, Snippets-, Seiten- und Dateienmodul zur Verfügung.)

Statt nach dem Ersteller kann auch nach dem Erstelldatum gefiltert werden.

Geändert von

(Hinweis: Diese Funktion steht für das Diskussions-, Aufgaben-, Snippets-, Seiten- und Dateienmodul zur Verfügung.)

Über den Parameter Geändert von können nur diejenigen Elemente angezeigt werden, welche von einer gewissen Person bearbeitet wurden.

Geändert

(Hinweis: Diese Funktion steht für das Diskussions-, Aufgaben-, Snippets-, Seiten- und Dateienmodul zur Verfügung.)

Es kann außerdem nach heute, gestern oder vor längerer Zeit geänderten Elementen gefiltert werden. Je nach Modul und dessen Fokus werden unterschiedliche Aspekte bei der Änderung berücksichtigt. Kommentare bei Diskussionen werden beispielsweise als Änderung wahrgenommen, bei Aufgaben, Seiten und Dateien jedoch nicht.

Für Externe freigegeben

(Hinweis: Diese Funktion steht für das Diskussions-, Aufgaben-, Snippets-, Seiten- und Dateienmodul zur Verfügung.)

Über die Auswahl Für Externe freigegeben kann nach den für die Rolle Externer zugänglichen Einträgen gefiltert werden.

Spalten

(Hinweis: Diese Funktion steht für alle Module bis auf den Kalender zur Verfügung.)

Über die Filter ist es möglich Spalten ein- bzw. auszublenden. Die Reihenfolge der Spalten lässt sich per Drag and Drop beeinflussen. In der Darstellung der Listenansicht ist dies über MEHR möglich.

Jahr

(Hinweis: Diese Funktion steht nur für den Zeitplan zur Verfügung.)

Über den Parameter Jahr kann im Zeitplan die Ansicht eines anderen Jahres eingestellt werden.

Sprache

(Hinweis: Diese Funktion steht nur für das Snippetsmodul zur Verfügung.)

Im Snippetsmodul können über den Filter Sprache die benötigten Programmiersprachen festgelegt werden.

Typen

(Hinweis: Diese Funktion steht nur für das Dateien- und Kalendermodul zur Verfügung.)

Der Parameter Typen schränkt im Modul zugelassene Typen ein. Im Dateienmodul stehen die Dateitypen Bilder, Word, Excel, PowerPoint, PDF, Links und Benutzerdefiniert zur Verfügung. Im Kalendermodul wird zwischen den Eintragstypen Aufgaben und Terminen unterschieden.

Filter anwenden / entfernen

In Räumen werden Filter und deren Änderungen umgehend angewendet. In den Berichten müssen diese mit der Option Filter anwenden übertragen werden. Filter gelten allerdings nur für einen selbst. (Siehe: Filter für alle zugängig machen). Ist ein Filter aktiv, siehst Du dies an dem grünen X-Symbol, welches in dem Falle auf dem Filter-Button erscheint, bzw. beim Kommunikationsmodul an den "drei grünen Strichen" neben dem Modul.

Aktiver Filter
Aktiver Filter

In den Berichten kann bei ausgewählten Parametern, wie Status, Zugewiesen / Mitglieder oder Labels die gesamte Auswahl aus- oder eingeblendet werden. Klicke hierfür auf die Schaltfläche Zeigen / Verstecken.

Parameter ausblenden
Parameter können aus- oder eingeblendet werden

Werden Filtereinstellungen bearbeitet und angewendet, so werden diese Änderungen in die aktuell ausgewählte Ansicht übernommen und die Bezeichnung wechselt zu Standard.

Hinweis: Standard ist keine gespeicherte Ansicht, sondern nur eine lokale (Darstellungs- und) Filtereinstellung und kann daher nicht abonniert / favorisiert werden.

Um den aktuellen Filter nicht mehr anzuwenden klicke dafür auf das X-Symbol, bzw. beim Kommunikationsmodul auf die "drei grünen Striche" und die Option Alle Aktivitäten.

Erstellen / Überschreiben einer Ansicht

Nachdem alle benötigten Filter- und Darstellungsoptionen ausgewählt wurden, kann die Ansicht über die Schaltfläche Ansicht speichern abgespeichert werden. Hierbei stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl: Zum einen kann die Ansicht neu gespeichert werden (Option Speichern als neue Ansicht…), zum anderen kann eine bestehende Ansicht überschrieben werden (Option Aktuelle Ansicht überschreiben).

Ansicht speichern
Selbstdefinierte Ansicht speichern

Wird eine Ansicht als Öffentliche Ansicht gespeichert, so steht diese allen Teilnehmern des Raumes bzw. der Organisation zur Verfügung – abhängig davon wo die Ansicht gespeichert wird. Andernfalls ist die Ansicht nur für einen selbst zugänglich.

Öffentliche Ansicht
Neue Ansicht als "Öffentliche Ansicht" speichern

Wird eine Ansicht überschrieben, so werden die Änderungen bei den Filter- und oder Darstellungsoptionen in der aktuellen Ansicht übernommen, der Titel bleibt gleich. Das Überschreiben von vordefinierten Ansichten ist nicht möglich. Es können nur Ansichten überschrieben werden, wenn das Recht darauf besteht.

Wie rufe ich Ansichten auf und wechsle / verwalte diese?

*Hinweis: Ansichten, welche auf Raumebene gespeichert wurden, sind im Raum beim jeweiligen Modul zu finden. Ansichten, die in den Berichten gespeichert wurden, sind in den Berichten beim jeweiligen Modul zu finden.

Um vor- und selbstdefinierte Ansichten aufzurufen und auswählen zu können, klicke am gewünschten Ort* auf den Titel der aktuellen Ansicht rechts neben der Lupe. Im Dropdown-Menü sind nun alle Ansichten aufgelistet. Mit einem Klick auf die gewünschte Ansicht wird diese angewendet.

Selbstdefinierte Ansichten
Vor-und selbstdefinierte Ansichten aufrufen

Auch die Rechte (Umbenennen / Löschen / Deaktivieren / Überschreiben) einer Ansicht sind über das Dropdown-Menü einsehbar. Klicke hierfür auf Alle Ansichten verwalten. Die berechtigte Person ist nun durch ihr Profilbild neben der jeweiligen Ansicht zu erkennen. Standard-Ansichten sind stattdessen mit einem blauen Punkt gekennzeichnet.

Ansichten verwalten
Ansichten verwalten

Um eine Ansicht zu öffnen, umzubenennen, zu löschen oder zu deaktivieren (Option: Als inaktiv markieren) klicke auf die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "Drei Punkte") rechts am Ende der Ansicht.

Die Reihenfolge der Ansichten kann per Drag and Drop verändert werden.

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