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Arbeiten mit Unteraufgaben

Mithilfe von Unteraufgaben kannst Du Deine Arbeit auf verschiedene Etappen herunterbrechen und Dir so den Weg zum Ziel erleichtern.

Erstellen von Unteraufgaben

Unteraufgaben in einer Aufgabe werden in Listen zusammengefasst. Du kannst beliebig viele Listen mit beliebig vielen Unteraufgaben erstellen.

Um eine Liste zu erstellen, klicke auf das Listen-Symbol ("Unteraufgaben" bei Mouseover) oben rechts in der geöffneten Aufgabenkarte. Jetzt öffnet sich ein kleines Popup-Fenster und Du kannst den Titel der Liste eingeben. Mit einem Klick auf "Hinzufügen" wird die Liste erstellt.

Unteraufgaben Liste erstellen
Erstelle eine Unteraufgaben-Liste in der Aufgabe

Du kannst nun Deine erste Unteraufgabe inkl. Eigenschaften wie Zuweisung und Fälligkeit anlegen.

Unteraufgabe anlegen
Füge Unteraufgaben zur Liste hinzu

Erstellen aus Vorlagen: Tipps und Tricks

Inhalte aus Excel übernehmen: Formatierung

Hast Du Inhalte in einer Excel-Tabelle hinterlegt und möchtest diese als Unteraufgaben abbilden, kannst Du diese einfach inkl. Formatierung übernehmen. Kopiere hierfür alle Zeilen und Spalten in der Excel-Tabelle (Rechtsklick oder Windows: Strg + C / Mac: Cmd + C) und füge diese in eine Unteraufgabe ein (Rechtsklick oder Windows: Strg + V / Mac: Cmd + V). Jetzt wird für jede Zeile (mit allen Spalten) eine Unteraufgabe angelegt.

Excel Zeilen kopieren
Mehrere Zeilen aus Excel kopieren
Excel Zeilen einfügen
Mehrere Zeilen in eine Unteraufgabe einfügen
Aufgaben-Vorlagen inkl. Unteraufgaben

Falls Du öfter Aufgaben erstellst, die einer bestimmten Struktur folgen, lege Aufgaben(-Vorlagen) mit allen Rahmenbedingungen an. Diese kannst Du anschließend samt Unteraufgaben an die passende Stelle duplizieren / kopieren, um Aufgaben auf ihrer Basis zu erstellen.

Eigenschaften von Unteraufgaben: Fälligkeit, Zuweisung, Beschreibung

Unteraufgaben kannst Du beim Erstellen oder nachträglich in einem Popup-Fenster mit verschiedenen Eigenschaften ausstatten. Das Popup-Fenster lässt sich beim Erstellen der Unteraufgabe mit einem Klick auf das Nutzer-Icon ganz rechts im Eingabefeld öffnen.

Nutzer-Icon
Klicke auf das Nutzer-Icon, um Eigenschaften hinzuzufügen

Du kannst nun folgende Eigenschaften definieren:

  • Beschreibung: Über die Beschreibung kannst Du wichtige Eckdaten zur Unteraufgabe hinterlegen. Besitzt eine Unteraufgabe eine Beschreibung, so wird diese mit drei Strichen gekennzeichnet.
  • Fälligkeit: Über die Fälligkeit kannst Du definieren, wann die Unteraufgabe abgeschlossen werden soll. Zum Zeitpunkt der Fälligkeit erscheint die Aufgabe im Dashbord (Meine Woche) der zugewiesenen Person.*
  • Zuweisung: Über die Zuweisung wird die zuständige Person hinterlegt. Dir zugewiesene Unteraufgaben werden gelb hervorgehoben.

Unteraufgabe in der Liste mit Beschreibung / Fälligkeit / Zuweisung
Diese Unteraufgabe besitzt eine Beschreibung, Fälligkeit und Zuweisung
*Tipp: Zugewiesene Unteraufgaben in Meine Woche

Hinterlege beim Erstellen von Unteraufgaben eine Zuweisung und Fälligkeit, so dass keine wichtige Unteraufgabe übersehen wird. Zum Zeitpunkt der Fälligkeit erscheint die entsprechende Aufgabe inkl. der Unteraufgabe(n) im Dashboard (Meine Woche) der zugewiesenen Person. Hinterlegst Du zusätzlich eine Uhrzeit, so wird eine Erinnerung an die Aufgabe für den/die zugewiesene/n Person/en in Meine Woche aktiviert.

Kommentare und Dateien an Unteraufgaben anhängen

Damit Informationen schnell zugeordnet werden können, achte darauf sie direkt in der passenden Unteraufgabe zu hinterlegen:

  • Kommentiere Unteraufgaben über das Nutzer-Icon (sichtbar durch Mouseover). Die Kommentare erscheinen anschließend mit Verweis auf die entsprechende Unteraufgabe im Kommentarbereich der Aufgabe.
  • Hinterlege Dateien direkt in der Unteraufgabe, indem Du die entsprechende Unteraufgabe auswählst und rechts auf das Büroklammer-Symbol klickst (siehe: Anhänge). Bereits in der Aufgabe befindliche Dateien können über diesen Weg auch nachträglich einer Unteraufgabe zugeordnet werden.
Unteraufgabe mit Kommentar und angehängter Datei
Diese Unteraufgabe wurde kommentiert und mit einer angehängten Datei versehen

Übersicht der Unteraufgaben

Liste der Unteraufgaben inkl. Fortschrittsbalken in der Aufgabenkarte

Kurzzusammenfassung:


Sobald Du eine Liste erstellt hast, wird diese in der Aufgabenkarte abgebildet und Du kannst anfangen Unteraufgaben hinzuzufügen. Existieren Unteraufgaben, zeigt Dir ein Fortschrittsbalken alle bereits erledigten Unteraufgaben in Relation zur Gesamtmenge an.* Dabei werden die Unteraufgaben aus allen Listen der Aufgabe berücksichtigt.

Fortschrittsbalken
Du kannst mehrere Listen anlegen und diese über den Fortschrittsbalken überwachen

*Hinweis: Sind Marker in an die Aufgabe angehängten Bildern vorhanden, so werden diese in der Liste "Marker in Bildern" als Unteraufgaben abgebildet und in den Fortschrittsbalken integriert.

Auch im geschlossenen Zustand kann eingesehen werden wie viele Unteraufgaben eine Aufgabe besitzt und wie viele bereits erledigt wurden. Achte einfach darauf Dich in der Karten-Ansicht des Aufgabenmoduls zu befinden und lies alle notwendigen Informationen von der Aufgabenkarte ab.

Aufgabenkarte mit Unteraufgaben
Zwei von vier Unteraufgaben wurden bereits erledigt

Tipps zur Arbeit mit Unteraufgaben:

  • Sortiere und verschiebe Unteraufgaben zwischen Listen per Drag and Drop.
  • Lege umfangreiche Unteraufgaben als eigene Aufgaben an und arbeite mit Verweisen und/oder Abhängigkeiten.
  • Über die Modulsuche sowie die globale Suche kannst Du nach Unteraufgaben sowie deren Listentiteln suchen.

Alle Unteraufgaben in Meine Woche

Über das Feld "Alle Unteraufgaben" in Meine Woche kannst Du einen Bericht über alle Dir zugewiesenen Unteraufgaben* öffnen. So siehst Du auf einem Blick, was noch in welchem Raum zu erledigen ist und wie viel Du bereits geschafft hast. Du kannst den Bericht bei Bedarf exportieren bzw. drucken.

Alle Unteraufgaben in Meine Woche
Über Meine Woche kannst Du eine Übersicht aller Unteraufgaben aufrufen

Falls Du die Unteraufgaben lieber in den exportierten Bericht der regulären Aufgaben inkludieren möchtest, wähle ein anderes Feld in Meine Woche (z. B. "Alle Aufgaben") aus. Klicke in der Übersicht des Berichts nun auf die Mehr-Schaltfäche (Symbol: drei Punkte) oben rechts und wähle die Option "Druck und Export" aus, um den Exportumfang des Berichts zu öffnen. Jetzt kannst Du die Unteraufgaben mit einem Klick auf den Schalter mit der Überschrift "Unteraufgaben" einblenden. Unteraufgaben im Export einblenden

Über den Schalter können Unteraufgaben in den Bericht mit aufgenommen werden

*Um nicht nur Deine, sondern alle Unteraufgaben bestimmter Mitglieder der Organisation in Meine Woche abzubilden, wähle die Mitglieder-Perspektive aus.

Was passiert mit erledigten Unteraufgaben?

Sobald Du eine Unteraufgabe erledigt hast, kannst Du diese mit einem Klick auf das Kästchen abhaken. Sie wird in der Aufgabe anschließend durchgestrichen.

Durchgestrichene Unteraufgabe
Diese Unteraufgabe wurde bereits erledigt

Um einen besseren Überblick zu bewahren, kannst Du erledigte Unteraufgaben mit einem Klick auf "Erledigte verstecken" ausblenden. Die Nummer aller versteckten erledigten Aufgaben werden Dir in dem Fall an der Stelle angezeigt. Möchtest Du die erledigten Unteraufgaben wieder einblenden, klicke einfach auf "Erledigte anzeigen".

Erledigte Unteraufgaben sind ausgeblendet
Alle erledigten Unteraufgaben wurden ausgeblendet
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