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Gantt Ansicht (Modul: Zeitplan)

Mithilfe des Zeitplans kannst Du ganz einfach Projektpläne erstellen und optimieren, sowie den Fortschritt und die Gesamtdauer des Projekts im Blick behalten. Potentielle Engpässe sind auf einen Blick sichtbar und können rechtzeitig verhindert werden. Alle Beteiligten bleiben jederzeit auf dem neusten Stand und wissen, was wann zu tun ist.

Grundlagen zur Gantt-Ansicht

Bei der Gantt-Ansicht handelt es sich um ein Balkendiagramm, das häufig im Projektmanagement zum Einsatz kommt und alle Aufgaben in ihrem zeitlichen Verlauf und in ihrer Abhängigkeit zu anderen Aufgaben darstellt.

Zeitplan
Das Diagramm hilft Dir dabei, alle Aufgaben in die richtige Reihenfolge zu bringen

Woraus besteht die Ansicht und was kann ich daraus ablesen?

Aufgabenliste: Die vertikale Achse des Diagramms bildet alle Aufgaben (bzw. Ereignisse oder auch Projektschritte) ab. Die angezeigten Aufgaben können über Filter eingegrenzt werden. Zudem kann links, unter anderem, der Aufgabenname als extra Spalte eingeblendet werden.

Zeitleiste: Die horizontale Achse zeigt den zeitlichen Verlauf / die Zeitspanne des Projekts an. Die Gesamtprojektdauer lässt sich durch den Zeitpunkt der ersten und letzten Aufgabe ermitteln.

Aufgaben-Balken: Innerhalb des Zeitplans werden alle Aufgaben nach Fälligkeitsdatum in Form von Balken visualisiert und angeordnet – d. h. sie werden "in die richtige Reihenfolge" gebracht. Die Balkenlänge zeigt je nach Länge (-> Fälligkeit "Von - Bis") die Bearbeitungsdauer der Aufgaben an. Die Farbe wird durch den Status bzw. den Raum bestimmt.

Verantwortlichkeiten: Das Profilbild innerhalb eines Balken zeigt an, wer für die Aufgabe verantwortlich ist, also wem sie zugewiesen wurde. Ist kein Profilbild enthalten, gibt es noch keine verantwortliche Person.

Abhängigkeiten: Verbindungspfeile schreiben eine gewisse Reihenfolge für die Erledigung der Aufgaben vor. Sie zeigen an, welche Aufgaben von der Erledigung anderer Aufgaben abhängig sind. "Nachfolger" können also erst bearbeitet werden, wenn die "Vorgänger" zuvor erledigt wurden (siehe: Arbeiten mit Abhängigkeiten).

Meilensteine: Wichtige Ereignisse oder Zwischenschritte (sog. Meilensteine) werden akzentuiert als Raute dargestellt.

Dateline (rot): Die Dateline zeigt den aktuellen Zeitpunkt an und verläuft vertikal innerhalb des Diagramms.

Was bedeuten die Farben der Aufgaben?

Im Raum:

Die Farben der Aufgaben im Gantt-Diagramm variieren je nach Status der Aufgabe. Erledigte Aufgaben werden beispielsweise in der Farbe grün angezeigt. In den Aufgabenkarten* können Status und damit auch Farbe der Aufgabe geändert werden.

Farbe der Aufgaben im Raum
Im Raum ist die Farbe der Aufgabe abhängig von deren Status

*Tipp: Mit einem Links-Doppelklick auf einen Aufgabenbalken kannst Du die entsprechende Aufgabenkarte in der Gantt-Ansicht öffnen.

In den Berichten:

In den Berichten dagegen beziehen sich die Farben der Aufgaben auf die Räume aus denen sie stammen bzw. auf die Raumgruppe, zu welcher dieser Raum gehört (die Farbe einer Raumgruppe wird immer an dessen Räume vererbt).

Gantt-Diagramm in den Berichten
In den Berichten werden Aufgaben aus dem selben Raum in der selben Farbe angezeigt

Hinweis: Die Raumfarbe bzw. die Statusfarbe kann von Nutzern mit der Rolle Raum Admin in den Raum Einstellungen abgeändert werden.

Aktivierung der Gantt-Ansicht und Voraussetzungen

  1. Vergewissere Dich, dass für den Raum, in dem Du die Gantt-Ansicht nutzen möchest, auch das Modul Aufgaben aktiv ist.*
  2. Öffne die Raumeinstellungen (z. B. über einen Klick auf den Raum-Namen).
  3. Wechsle in den Reiter Module.
  4. Aktiviere das Modul Zeitplan.
Aktivierte Module
Aktivierte Module, um das Gantt-Diagramm zu nutzen

*Voraussetzungen: Da es sich bei der Gantt-Ansicht um eine Projektansicht zur Aufgabenplanung handelt, kannst Du sie ausschließlich dann aktivieren, wenn auch das Aufgabenmodul aktiv ist. Aufgaben erscheinen wiederum nur dann in der Gantt-Ansicht, wenn sie mit einem Fälligkeitsdatum bzw. mit einem Fälligkeitszeitraum versehen werden (siehe: Aufgaben datieren).

Wie arbeite ich mit Aufgaben im Gantt-Diagramm?

Aufgaben datieren

Achtung: Aufgaben erscheinen erst im Diagramm, wenn sie mit einem Fälligkeitsdatum versehen wurden. Wie das Datieren ungeplanter / undatierter Aufgaben (speziell relevant beim erstmaligen Erstellen des Gantt-Diagramms) funktioniert, erklären wir im nächsten Abschnitt.

Schaffe Dir vor dem Datieren der Aufgaben einen genauen Überblick über die exakte Reihenfolge, in der die Aufgaben (und Meilensteine) abgearbeitet werden sollen und mache dir eingehend Gedanken über die notwendige Bearbeitungszeit der einzelnen Aufgaben.

Das Modul Zeitplan macht die Fristsetzung der einzelnen Elemente noch einfacher. Dort lassen sie sich per Drag and Drop zum entsprechenden Fälligkeitsdatum oder -zeitraum verschieben. Die Dauer der Aufgaben wird ähnlich angepasst, indem die einzelnen Aufgaben-Balken in die Länge gezogen oder verkürzt werden.

Aufgaben datieren
Aufgaben per Drag and Drop datieren

Wo sind Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum zu finden?

In der Gantt-Ansicht selbst werden Dir lediglich jene Aufgaben angezeigt, zu denen Fälligkeitstermine hinterlegt wurden.

Über das Kalender-Icon im oberen Bereich der Ansicht können "ungeplante Aufgaben" – also jene, zu denen noch kein Fälligkeitsdatum hinterlegt wurde – angezeigt werden. Mit einem Klick auf "+ Hinzufügen", erscheint die Aufgabe in der Gantt-Ansicht. Dort kann sie, wie alle anderen Aufgaben, per Drag and Drop zum richtigen Zeitpunkt verschoben und in ihrer Dauer angepasst werden.

Ungeplante Aufgaben hinzufügen
Ungeplante Aufgaben über das Kalender-Icon hinzufügen

Mit Abhängigkeiten arbeiten

Aufgabenabhängigkeiten fungieren als Bindeglied zwischen einzelnen oder mehreren Aufgaben (bzw. Meilensteinen). Sie sollen sicherstellen, dass Zusammenhänge berücksichtigt werden und darauf hinweisen, welche Auswirkungen Änderungen am Zeitplan haben werden.

Aufgaben müssen abgeschlossen werden, damit von ihnen abhängige Aufgaben angefangen werden können. Verzögert sich eine Aufgabe, von deren Fertigstellung andere Aufgaben abhängig sind, so werden sich auch diese verzögern.

Tipp: Im Aufgabenmodul kannst Du von mehreren Aufgaben auf einmal das Fälligkeitsdatum ändern (siehe: Mit mehreren Elementen gleichzeitig arbeiten).

Abhängigkeiten schaffen

Um eine Abhängigkeit zwischen zwei Aufgaben herzustellen, öffne das Modul Zeitplan und ziehe eine Abhängigkeitsverknüpfung vom Verknüpfungspunkt (bei Mouse-Over sichtbar) der Vorgängeraufgabe zum Verknüpfungspunkt der Nachfolgeraufgabe.

Abhängigkeiten per Drag and Drop herstellen
Abhängigkeiten per Drag and Drop herstellen

Bei der Aufgabe, von der der Abhängigkeitspfeil wegführt, handelt es sich um die Vorgängeraufgabe, d. h. sie muss als erstes erledigt werden. Die Aufgabe, zu der der Pfeil hinführt, ist die Nachfolgeraufgabe.

Alternativ können Abhängigkeiten auch über die Nachfolgeraufgabe selber hergestellt werden. Öffne hierzu die entsprechende Aufgabe und klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts. Wähle nun die Option "Abhängigkeit hinzufügen" aus und klicke in der Suchmaske auf die entsprechende Vorgängeraufgabe.

Hinweis: Die Option ist nur verfügbar, wenn die Aufgabe eine Fälligkeit besitzt.

Abhängigkeiten einsehen

Von welchen Aufgaben eine gewisse Aufgabe abhängig ist, siehst Du direkt in der Gantt-Ansicht im Modul Zeitplan.

Außerdem werden alle Abhängigkeiten im Kopfbereich der einzelnen Nachfolgeraufgaben angezeigt.

Abhängigkeiten anzeigen
Abhängigkeiten in Aufgaben einsehen

Abhängigkeiten auflösen

Du kannst entweder einzelne Abhängigkeiten entfernen oder (sofern mehrere Abhängigkeiten bestehen) alle Abhängigkeiten einer Nachfolgeraufgabe zu ihren Vorgängeraufgaben gesammelt lösen.

Einzelne Abhängigkeit lösen

Im Modul Zeitplan können Abhängigkeiten mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Aufgabe / Abhängigkeitsverknüpfung und der Auswahl der Option "Abhängigkeit löschen" gelöst werden.

Einzelne Abhängigkeiten im Diagramm löschen
Einzelne Aufgaben im Diagramm lösen

Alternativ kannst Du eine Abhängigkeit auch in der Aufgabe selber entfernen. Öffne hierfür die entsprechende Aufgabenkarte der Nachfolgeraufgabe. Jetzt stehen dir zwei Optionen zur Verfügung:

  1. Im Kopf der Karte werden alle Abhängigkeiten aufgelistet. Klicke einfach bei der entsprechenden Abhängigkeit auf "Abhängigkeit entfernen".
  2. Klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) und wähle die Option "Abhängigkeiten ändern" aus. Bestehende Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben werden dir nun in einer Auflistung blau hinterlegt angezeigt. Klicke nun auf die zu lösende Abhängigkeit.
Abhängigkeit einzeln in der Aufgabe lösen
Abhängigkeit einzeln in der Aufgabe lösen

Alle Abhängigkeiten gesammelt lösen

Im Modul Zeitplan können Abhängigkeiten mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Nachfolgeraufgabe und der Auswahl der Option "Alle Abhängigkeiten löschen" gelöst werden.

Abhängigkeiten gesammelt im Diagramm lösen
Alle Abhängigkeiten einer Aufgabe gesammelt im Diagramm lösen

Alternativ können mehrere Abhängigkeiten auch gesammelt in der Aufgabenkarte gelöst werden. Klicke hierzu lediglich auf die entsprechende Nachfolgeraufgabe und anschließend auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts. Wähle nun "Abhängigkeit ändern" aus und klicke mit einem Doppelklick auf die Option "Keine Abhängigkeit" in der Liste. Bestätige deine Auswahl zum Schluss nur noch mit einem Klick auf "Abhängigkeit speichern".

Abhängigkeiten gesammelt in der Aufgabe lösen
Abhängigkeiten gesammelt in der Aufgabe lösen

Aufgaben mit Abhängigkeiten abschließen

Grundlage: Statuswechsel der Aufgabe

Natürlich sollten alle Aufgaben im Projektverlauf auch entsprechend der festgelegten Reihenfolge und unter Berücksichtigung ihrer Abhängigkeiten abgeschlossen werden. Aus diesem Grund erhalten Nutzer einen Warnhinweis, wenn sie versuchen, Nachfolgeraufgaben vor ihren Vorgängeraufgaben abzuschließen.

Mit Meilensteinen arbeiten

Wichtige Zwischentermine oder Ziele können in Stackfield als Meilensteine festgehalten werden. Hierbei handelt es sich um Aufgabenkarten, die im Diagramm akzentuiert, in Form einer Raute, dargestellt werden.

Erstellen / Umwandeln von Meilensteinen

Zur Erstellung von Meilensteinen hast Du zwei Optionen:

1. Einen neuen Meilenstein erstellen

Klicke einfach auf das Plus-Symbol im Modul Zeitplan und wähle anschließend die Option "Meilenstein hinzufügen".

Neuer Meilenstein
Einen neuen Meilenstein im Zeitplan Modul hinzufügen
2. Eine bestehende Aufgabe in einen Meilenstein umwandeln

Öffne in der Gantt-Ansicht mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Aufgabe alle verfügbaren Optionen und wähle "Als Meilenstein markieren" aus.

Aufgabe im Diagramm als Meilenstein markieren
Aufgaben als Meilensteine markieren (im Diagramm)

Alternativ kann eine Aufgabe auch in ihrer Aufgabenkarte umgewandelt werden. Öffne dazu die entsprechende Aufgabe und klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts. Wähle auch hier die Option "Als Meilenstein markieren" aus.

Aufgabe als Meilenstein Markieren
Aufgabe als Meilenstein markieren (in der Aufgabenkarte)

Entfernen eines Meilenstein-Status

Um den Meilenstein-Status direkt in der Gantt-Ansicht zu entfernen, klicke mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Meilenstein und wähle die Option "Als Meilenstein markieren" ab. Der grüne Haken verschwindet nun und der Meilenstein wird wieder zu einer regulären Aufgabe.

Meilenstein-Status im Diagramm entfernen
Meilenstein-Status im Diagramm entfernen

Alternativ kann der Meilenstein-Status auch direkt in der Aufgabenkarte entfernt werden. Öffne hierzu die entsprechende Aufgabenkarte und klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts. Jetzt kannst Du die Option "Als Meilenstein markieren" abwählen und damit den Meilenstein-Status rückgängig machen.

Meilenstein-Status in der Aufgabenkarte entfernen
Meilensteinstatus in der Aufgabenkarte entfernen

Die Gantt-Ansicht anpassen und filtern

Das fertige Gantt-Diagramm gibt Aufschluss über die Gesamtdauer des Projekts. Je umfangreicher das Projekt, desto ausgedehnter die Ansicht. Aus diesem Grund helfen Dir einige Funktionen, die Ansicht so übersichtlich wie möglich zu halten.

In der Übersicht des Zeitplans kannst Du:

  • mithilfe eines Links-Doppelklicks eine Aufgabe öffnen,
  • mithilfe eines Rechtsklicks einen Meilenstein markieren und löschen,
  • durch Drag and Drop Positionen verschieben und damit Zeiträume verändern und
  • durch Ziehen am jeweiligen Ende einer Aufgabe dessen Zeitraum verlängern bzw. verkürzen.

Tipp: Die Farben der Aufgaben-Balken sind vom Status der Aufgaben bzw. dem Raum / der Raumgruppe abhängig (siehe: Was bedeuten die Farben der Aufgaben?).

Anpassung der Zeiteinheiten des Abbildungszeitraums

Mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche im Kopf der Ansicht, kannst Du zwischen Wochen-, Monats- oder Jahresansicht wechseln.

Achtung: Aufgrund der komprimierten Darstellung erfolgt bei Einstellung der Monats- oder Jahresansicht eine Sicherheitsabfrage beim Verschieben von Aufgaben. So wird verhindert, dass Elemente versehentlich zum falschen Zeitpunkt verschoben werden.

Abbildungszeitraum anpassen
Wechsle zwischen Wochen-, Monats- und Jahresansicht.

Anpassung des abgebildeten Zeitraums

Mithilfe der Scroll-Balken am unteren und rechten Ende der Ansicht, lässt sich diese zum gewünschten Projektabschnitt manövrieren. Dabei bestimmen die Start- und Enddaten weiterhin die jeweiligen Grenzen der Projektvorschau, d. h. ein Verschieben der Ansicht nach links oder rechts ist nur bis hin zum ersten oder letzten Element (siehe: Fälligkeit der Aufgabe / des Meilensteins) in der Ansicht möglich.

Eingrenzung durch Filteroptionen

Öffne die Filteroptionen über einen Klick auf die Schaltfläche "Filter".

Filter öffnen
Filteroptionen öffnen

Die Aufgabenliste an der linken vertikalen Achse liefert die wichtigsten Eckdaten zu den jeweiligen Aufgaben. Hierzu zählen der Aufgabenname, das Start- und Enddatum sowie die Dauer. Unter "Zeitplan Spalten" im oberen Bereich der Filteroptionen lässt sich die Aufgabenliste mithilfe des Reglers (de-)aktivieren. Unter "Spalten" kannst Du die Eckdaten, die in der Aufgabenliste angezeigt werden, beliebig einschränken und wieder erweitern.

Aufgabenliste anpassen
Aufgabenliste anpassen

Direkt darunter befindet sich der Filter "Sortieren nach" mit welchem die Reihenfolge innerhalb der Ansicht bestimmt werden kann.

Ansicht nach Startdatum sortieren
Sortiere die Ansicht zum Beispiel nach "Startdatum"

Ist eine Gruppierung (nach Status) eingestellt, findet die Sortierung innerhalb der Gruppen statt.

Sortierung mit aktivierter Gruppierung
Bei aktivierter Gruppierung wird in den Gruppen sortiert

Tipp: Aktiviere die Aufgabenliste (abgebildet auf der linken Seite) über den "Zeitplan Spalten"-Regler in den Filteroptionen, um die einzelnen Gruppen besser visualisieren zu können.

Schlussendlich kannst Du die Ansicht anhand verschiedener Kriterien einschränken. Hierzu zählt das Abbildungsjahr, die verschiedenen Statusoptionen und hinterlegte Mitglieder-Zuweisungen.

Ansicht filtern
Ansicht mithilfe von Filtern einschränken
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