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Gantt Ansicht (Modul: Zeitplan)

Grundlagen zur Gantt-Ansicht

Bei der Gantt-Ansicht handelt es sich um ein Balkendiagramm, das häufig im Projektmanagement zum Einsatz kommt und alle Aufgaben in ihrem zeitlichen Verlauf und in ihrer Abhängigkeit zu anderen Aufgaben darstellt.

Zeitplan
Das Diagramm hilft Dir dabei, alle Aufgaben in die richtige Reihenfolge zu bringen.

Die vertikale Achse des Diagramms bildet alle Aufgaben (bzw. Ereignisse oder auch Projektschritte) ab. Die horizontale Achse zeigt den zeitlichen Verlauf an. Innerhalb dieser Ansicht werden alle Aufgaben nach Fälligkeitsdatum und in Form von Balken (entsprechend ihrer Dauer in unterschiedlicher Länge) eingepflegt – d. h. sie werden "in die richtige Reihenfolge" gebracht. Abhängigkeitspfeile zeigen an, welche Aufgaben von der Erledigung anderer Aufgaben abhängig sind.

So erleichtert die Ansicht die zeitliche Planung und die Bestimmung der Gesamtdauer eines Projekts. Du siehst genau, ob Verzögerungen in der Bearbeitung einzelner Aufgaben auch eine Verzögerung abhängiger Aufgaben zur Folge hat und letztlich auch Einfluss auf die Gesamtdauer des Projekts haben wird. Dadurch hast Du auch die Möglichkeit, die Planung entsprechend anpassen und optimieren.

In Kürze: Woraus besteht die Ansicht

  • Aufgabenliste: Alle Aufgaben lassen sich an der vertikalen Achse links in der Ansicht auflisten.
  • Zeitleiste: Die Zeitleiste verläuft an der horizontalen Achse oben in der Ansicht. Sie zeigt die abgebildete Zeitspanne des Projekts an.
  • Aufgaben-Balken: Sie repräsentieren die einzelnen Aufgaben und zeigen je nach Länge auch die Bearbeitungsdauer der Aufgaben
  • Meilensteine: Wichtige Ereignisse bzw. Zwischenschritte werden akzentuiert und als Raute anstelle eines Balkens dargestellt.
  • Abhängigkeiten: Verbindungspfeile schreiben eine gewisse Reihenfolge für die Aufgaben/Prozessschritte vor.
  • Dateline: Sie zeigt den aktuellen Zeitpunkt an und verläuft vertikal innerhalb des Diagramms.

Die Gantt-Ansicht hilft Dir dabei,…

  • den Projektfortschritt im Blick zu behalten,
  • potentielle Engpässe ausfindig zu machen,
  • die Projektstruktur und die zeitliche Planung des Projekts zu optimieren,
  • Verzögerungen im Verlauf des Projekts frühzeitig zu erkennen und
  • alle Beteiligten auf dem neuesten Stand zu halten.

In Kürze: Was lässt sich von der Ansicht ablesen?

  • Gesamtprojektdauer (ablesbar vom Zeitpunkt der ersten und letzten Aufgabe): Wann startet das Projekt? Wann ist das Projekt voraussichtliche abgeschlossen?
  • Aufgaben- bzw. Prozessabschnittsdauer (ablesbar von der Balkenlänge): Wann wird mit der Bearbeitung begonnen? Wann sollten Aufgaben oder Teilprozesse abgeschlossen sein?
  • Projektstatus (indiziert durch die Balkenfarbe): An welchem Punkt befindet sich das Projekt aktuell? Läuft alles nach Plan?
  • Verantwortlichkeiten (ablesbar in der Aufgabenauflistung und vom Profilbild innerhalb der Balken): Wem wurden einzelne Aufgaben zugewiesen?
  • Abhängigkeiten (ablesbar von den Verbindungspfeilen): Gibt es Aufgaben, die man erst bearbeiten kann, wenn andere Aufgaben abgeschlossen wurden oder in Bearbeitung sind?
  • Meilensteine (indiziert durch ein Rauten-Symbol): Wann sind wichtige Zwischenergebnisse oder –termine fällig?

Aktivierung der Gantt-Ansicht und Voraussetzungen

  1. Vergewissere Dich, dass für den Raum, in dem Du die Gantt-Ansicht nutzen möchest, auch das Modul Aufgaben aktiv ist.*
  2. Öffne die Raumeinstellungen (z. B. über einen Klick auf den Raum-Namen).
  3. Wechsle in den Reiter Module.
  4. Aktiviere das Modul Zeitplan.
Aktivierte Module
Aktivierte Module, um das Gantt-Diagramm zu nutzen

*Voraussetzungen: Da es sich bei der Gantt-Ansicht um eine Projektansicht zur Aufgabenplanung handelt, kannst Du sie ausschließlich dann aktivieren, wenn auch das Aufgabenmodul aktiv ist. Aufgaben erscheinen wiederum nur dann in der Gantt-Ansicht, wenn sie mit einem Fälligkeitsdatum bzw. mit einem Fälligkeitszeitraum versehen werden.

So gelingt die perfekte Projektplanung mithilfe des Gantt Charts

Um das Projekt bestmöglich planen zu können, solltest Du schrittweise vorgehen und einen detaillierten Projektplan erstellen.

  1. Erstelle einen Anforderungskatalog mit allen Aufgaben, die zur Fertigstellung des Projekts erledigt werden müssen.
  2. Priorisiere die Aufgaben.
  3. Lege wichtige Meilensteine fest.
  4. Lege die Aufgabendauer fest und datiere.
  5. Erstelle Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben.
  6. Behalte den Projektfortschritt im Blick.

Anforderungen festhalten und priorisieren

Um den größtmöglichen Nutzen aus der Gantt-Ansicht zu ziehen, solltest Du den Anforderungskatalog so detailliert wie möglich erstellen. Überlege genau, welche Anforderungen erfüllt werden müssen und berücksichtige, dass sich alle Anforderungen, die später zum Projekt hinzugefügt werden, auf das gesamte Projekt auswirken werden.

  1. Erstelle eine Aufgabe für jede Anforderung. Aufgaben lassen sich an verschiedenen Orten erstellen: im Modul Zeitplan, Aufgaben, Kommunikation oder Kalender. Wir empfehlen hierzu die Kanban Ansicht im Aufgabenmodul.
  2. Verwende Labels. Für einen besseren Überblick empfiehlt es sich, das Projekt in einzelne Phasen oder auch in Sprints einteilen. Du kannst einzelne Aufgaben mithilfe von Labels einer bestimmten Phase zuordnen. So fällt Dir die Priorisierung der Aufgaben später leichter.
  3. Priorisiere. Bringe alle Anforderungen in die richtige Reihenfolge. Am bequemsten funktioniert dies über das Kanban Board, wo Du Aufgaben mit der Filtereinstellung "Benutzerdefiniert" einfach per Drag & Drop nach oben oder unten verschieben kannst. Hast Du die Aufgaben in Phasen unterteilt, fällt Dir diese Aufgabe besonders leicht.
Priorisieren
Aufgaben lassen sich im Kanban Board per drag & drop ordnen.

Mit Meilensteinen arbeiten

Wichtige Zwischentermine oder Ziele können in Stackfield als Meilensteine festgehalten werden. Hierbei handelt es sich um Aufgabenkarten, die im Diagramm akzentuiert, in Form einer Raute dargestellt werden.

Zur Erstellung von Meilensteinen hast Du zwei Optionen:

Füge einen neuen Meilenstein hinzu

Neuer Meilenstein
Einen neuen Meilenstein im Zeitplan Modul hinzufügen
  1. Klicke auf das Plus-Symbol im Modul Zeitplan.
  2. Wähle die Option „Meilenstein hinzufügen“.

Wandle eine bestehende Aufgabe in einen Meilenstein um (im Diagramm)

Aufgabe im Diagramm als Meilenstein markieren
Aufgaben als Meilensteine markieren (im Diagramm)
  1. Öffne die Optionen mit einem Rechts-Klick auf die entsprechende Aufgabe.
  2. Wähle „Als Meilenstein markieren“.

Wandle eine bestehende Aufgabe in einen Meilenstein um (in der Aufgabe)

Aufgabe als Meilenstein Markieren
Aufgabe als Meilenstein markieren (in der Aufgabenkarte)
  1. Öffne die entsprechende Aufgabe.
  2. Klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts in der Aufgabe.
  3. Wähle „Als Meilenstein markieren“.

Meilenstein-Status in der Gantt-Ansicht entfernen

Meilenstein-Status im Diagramm entfernen
Meilenstein-Status im Diagramm entfernen
  1. Klicke mit einem Rechtsklick auf den Meilenstein.
  2. Wähle die Auswahl „Als Meilenstein markieren“ ab.

Meilenstein-Status in der Aufgabenkarte entfernen

Meilenstein-Status in der Aufgabenkarte entfernen
Meilensteinstatus in der Aufgabenkarte entfernen
  1. Öffne die entsprechende Aufgabe.
  2. Klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte).
  3. Wähle die Auswahl „Als Meilenstein markieren“ ab.

Aufgaben datieren

Mit einem genauen Überblick über die exakte Reihenfolge, in der die Aufgaben (und Meilensteine) abgearbeitet werden sollen, kann es ans Datieren der Aufgaben gehen. Hierfür sollte man sich bereits eingehend Gedanken über die notwendige Bearbeitungszeit der einzelnen Aufgaben gemacht haben.

Datieren innerhalb den Aufgabenkarten

Wie gewohnt können Aufgaben über die Aufgabenkarten datiert werden. Sobald dies geschehen ist, erscheinen sie im Zeitplan Modul.

Datieren im Zeitplan Modul

Achtung: Aufgaben erscheinen erst im Diagramm, wenn sie mit einem Fälligkeitsdatum versehen wurden. Wie das Datieren ungeplanter Aufgaben (speziell relevant beim erstmaligen Erstellen des Gantt Diagramms) funktioniert, erklären wir im nächsten Abschnitt.

Das Zeitplan Modul macht die Fristsetzung der einzelnen Elemente noch einfacher. Dort lassen sie sich per drag & drop zum entsprechenden Fälligkeitsdatum oder -zeitraum verschieben. Die Dauer der Aufgaben wird ähnlich angepasst, indem die die einzelnen Aufgaben-Balken in die Länge gezogen oder verkürzt werden.

Aufgaben datieren
Aufgaben per drag & drop datieren

Wo sind Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum zu finden?

In der Gantt Ansicht selbst werden Dir lediglich jene Aufgaben angezeigt, zu denen Fälligkeitstermine hinterlegt wurden.

Über das Kalender-Icon im oberen Bereich der Ansicht können "ungeplante Aufgaben" – also jene, zu denen noch kein Fälligkeitsdatum hinterlegt wurde – angezeigt werden. Mit einem Klick auf "Aufgabe hinzufügen", erscheint sie in der Gantt-Ansicht. Dort kann sie, wie alle anderen Aufgaben, per drag & drop zum richtigen Zeitpunkt verschoben und in ihrer Dauer angepasst werden.

Ungeplante Aufgaben hinzufügen
Ungeplante Aufgaben über das Kalender-Icon hinzufügen

Mit Abhängigkeiten arbeiten

Aufgabenabhängigkeiten fungieren als Bindeglied zwischen einzelnen Aufgaben. Sie sollen sicherstellen, dass Zusammenhänge berücksichtigt werden und darauf hinweisen, welche Auswirkungen Änderungen am Zeitplan haben werden.

Verzögert sich eine Aufgabe, von deren Fertigstellung andere Aufgaben abhängig sind, so werden sich auch diese verzögern.

Abhängigkeiten per Drag & Drop im Modul Zeitplan herstellen

Abhängigkeiten per drag & drop herstellen
Abhängigkeiten per drag & drop herstellen
  1. Öffne das Modul Zeitplan.
  2. Ziehe die Abhängigkeitsverknüpfung von einem Verknüpfungspunkt der Vorgängeraufgabe zum Verknüpfungspunkt der Nachfolgeraufgabe. (Verknüpfungspunkte erscheinen bei Mouseover über eine Aufgabe)

Zum besseren Verständnis: Bei der Aufgabe, von der der Abhängigkeitspfeil wegführt, handelt es sich um die Vorgängeraufgabe, d. h. sie muss als erstes erledigt werden. Die Aufgabe, zu der der Pfeil hinführt, ist die Nachfolgeraufgabe.

Abhängigkeiten über Aufgabenkarten herstellen

Abhängigkeiten in der Aufgabe herstellen
Abhängigkeiten über die Aufgabenkarte herstellen
  1. Öffne die entsprechende Aufgabe.
  2. Klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts in der Aufgabe Klicke auf „Abhängigkeit hinzufügen“.
  3. Wähle die entsprechende Vorgängeraufgabe über die Suchmaske aus.

Zum besseren Verständnis: Die Aufgabe, die Du über die Suchmaske ausgewählt hast, muss zuerst erledigt werden. Bei ihr handelt es sich um die Vorgängeraufgabe. Die geöffnete Aufgabe ist ihr Nachfolger.

Abhängigkeiten einsehen

Von welchen Aufgaben eine gewisse Aufgabe abhängig ist, siehst Du direkt in der Gantt-Ansicht im Modul Zeitplan.

Außerdem werden alle Abhängigkeiten im Kopfbereich der einzelnen Nachfolgeraufgaben angezeigt.

Abhängigkeiten anzeigen
Abhängigkeiten in Aufgaben einsehen

Abhängigkeiten im Modul Zeitplan lösen

Du kannst entweder einzelne Abhängigkeiten entfernen oder (sofern mehrere Abhängigkeiten bestehen) alle Abhängigkeiten einer Nachfolgeraufgabe zu ihren Vorgängeraufgaben gesammelt lösen.

Einzelne Abhängigkeit lösen

Einzelne Abhängigkeiten im Diagramm löschen
Einzelne Aufgaben im Diagramm lösen
  1. Klicke mit einem Rechtsklick auf die Abhängigkeit, die Du löschen möchtest.
  2. Klicke auf „Verknüpfung löschen“.

Alle Abhängigkeiten gesammelt lösen

Abhängigkeiten gesammelt im Diagramm lösen
Alle Abhängigkeiten einer Aufgabe gesammelt im Diagramm lösen
  1. Klicke mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Nachfolgeraufgabe.
  2. Klicke auf „Alle Abhängigkeiten löschen“.

Abhängigkeit in der Aufgabenkarte lösen

Auch innerhalb der geöffneten Nachfolgeraufgabe hast Du die Möglichkeit, einzelne Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben oder alle bestehenden Abhängigkeiten gesammelt zu lösen.

Einzelne Abhängigkeiten lösen

Abhängigkeit einzeln in der Aufgabe lösen
Abhängigkeit einzeln in der Aufgabe lösen

Option 1:

  1. Öffne die entsprechende Nachfolgeraufgabe. Im Kopf der Karte werden alle Abhängigkeiten aufgelistet.
  2. Klicke bei der entsprechenden Abhängigkeit auf „Abhängigkeit entfernen“.

Option 2:

  1. Öffne die entsprechende Nachfolgeraufgabe.
  2. Klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) in der Aufgabenkarte.
  3. Wähle „Abhängigkeiten ändern“. Bestehende Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben sind in der Auflistung blau hinterlegt.
  4. Wähle nicht gewünschten Abhängigkeiten mit einem einfachen Klick ab.

Alle Abhängigkeiten gesammelt lösen

Abhängigkeiten gesammelt in der Aufgabe lösen
Abhängigkeiten gesammelt in der Aufgabe lösen
  1. Öffne die entsprechende Nachfolgeraufgabe.
  2. Klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte)in der Aufgabenkarte.
  3. Wähle „Abhängigkeit ändern“.
  4. Wähle die Option „Keine Abhängigkeit“ mittels Doppelklick.
  5. Bestätige die Auswahl mit einem Klick auf „Abhängigkeit speichern“.

Aufgaben mit Abhängigkeiten abschließen

Natürlich sollten alle Aufgaben im Projektverlauf auch entsprechend der festgelegten Reihenfolge und unter Berücksichtigung ihrer Abhängigkeiten abgeschlossen werden. Aus diesem Grund erhalten Nutzer einen Warnhinweis, wenn sie versuchen, Nachfolgeraufgaben vor ihren Vorgängeraufgaben abzuschließen.

Die Gantt-Ansicht anpassen und filtern

Das fertige Gantt Diagramm gibt Aufschluss über die Gesamtdauer des Projekts. Je umfangreicher das Projekt, desto ausgedehnter die Ansicht. Aus diesem Grund helfen einige Funktionen bei dabei, die Ansicht so übersichtlich wie möglich zu halten.

Anpassung der Zeiteinheiten des Abbildungszeitraums

Abbildungszeitraum anpassen
Wechsle zwischen Wochen-, Monats- und Jahresansicht.

Mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche im Kopf der Ansicht, kannst Du zwischen Wochen-, Monats- oder Jahresansicht wechseln.

Achtung: Aufgrund der komprimierten Darstellung erfolgt bei Einstellung der Monats- oder Jahresansicht eine Sicherheitsabfrage beim Verschieben von Aufgaben. So wird verhindert, dass Elemente versehentlich zum falschen Zeitpunkt verschoben werden.

Anpassung des abgebildeten Zeitraums

Mithilfe der Scroll-Balken am unteren und rechten Ende der Ansicht, lässt sich diese zum gewünschten Projektabschnitt manövrieren. Dabei bestimmen die Start- und Enddaten weiterhin die jeweiligen Grenzen der Projektvorschaut, d. h. ein Verschieben der Ansicht nach links oder rechts ist nur bis hin zum ersten oder letzten Element in der Ansicht möglich.

Eingrenzung durch Filteroptionen

Öffne die Filteroptionen über einen Klick auf die Schaltfläche „Filter“.

Filter öffnen
Filteroptionen öffnen

Die Aufgabenliste an der linken vertikalen Achse liefert die wichtigsten Eckdaten zu den jeweiligen Aufgaben. Hierzu zählen der Aufgabenname, das Start- und Enddatum sowie die Dauer. Unter „Zeitplan Spalten“ im oberen Bereich der Filteroptionen lässt sich die Aufgabenliste mithilfe des Reglers deaktivieren. Unter „Spalten“ kannst Du die Eckdaten, die in der Aufgabenliste angezeigt werden, beliebig einschränken und wieder erweitern.

Aufgabenliste anpassen
Aufgabenliste anpassen

Direkt darunter findest Du Optionen, welche die Anordnung der Aufgaben innerhalb der Ansicht betreffen. Du kannst Aufgaben nach Status gruppieren und anhand der genannten Aufgaben-Eckdaten sortieren.

Ansicht gruppieren und sortieren
Ansicht gruppieren und sortieren

Schlussendlich kannst Du die Ansicht anhand verschiedener Kriterien einschränken. Hierzu zählt das Abbildungsjahr, die verschiedenen Statusoptionen und hinterlegte Mitglieder-Zuweisungen.

Ansicht filtern
Ansicht mithilfe von Filtern einschränken
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