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Arbeiten mit Raumvorlagen

Raumvorlagen dienen als Basis zum Erstellen von Räumen, wenn Prozesse und Projekte vorliegen, die im Ablauf / Aufbau ähnlich sind. So können beispielsweise Aufgaben, Dateien oder Beiträge innerhalb einer Vorlage erstellt und jedes Mal genutzt werden, wenn ein ähnliches Projekt absolviert werden muss.

Hinweis: Raumvorlagen sind nur für Nutzer mit der Rolle Mitglied / Admin sichtbar und verwendbar beim Erstellen eines Raumes. Nur Mitglieder der Raumvorlage mit entsprechenden Rechten können diese auch vorher aufrufen und bearbeiten.

Wie erstelle ich eine Raumvorlage?

Neu hinzufügen
Nutze das Plus-Icon um eine Raumvorlage zu erstellen

Um eine Raumvorlage zu erstellen, klicke auf das Plus-Icon rechts oben in der Seitenleiste und wähle die Option "Neue Raumvorlage" aus. Im jetzt geöffneten Fenster kannst Du nun einen Namen vergeben und, falls gewünscht, eine Verschlüsselung aktivieren. Diese Verschlüsselung ist nur für die Raumvorlage gültig, nicht für die auf der Raumvorlage basierenden Räume. Klicke nun auf die Schaltfläche "Raumvorlage erstellen", um den Vorgang abzuschließen.

Raumvorlage erstellen

Vergib einen Namen und aktiviere / deaktiviere die Verschlüsselung
Hinweis: Bewahre als Admin einer verschlüsselten Raumvorlage das Passwort (zu finden in den "Raum Einstellungen") jederzeit zugänglich auf.

Wo finde ich bereits erstellte Raumvorlagen?

Die bereits erstellten Raumvorlagen können mit einem Klick auf den kleinen Pfeil neben "Räume" in der Seitenleiste und der Option "Raumvorlagen" eingesehen werden.

Raumvorlagen einsehen
Raumvorlagen über kleinen Pfeil einsehen

Jetzt öffnet sich eine Liste mit allen vorhandenen Raumvorlagen, die bei Bedarf auch durchsucht werden kann. Nur Mitglieder einer Raumvorlage können diese auch einsehen und mit den entsprechenden Rechtegruppen gegebenenfalls auch bearbeiten. Für Dich verfügbare Vorlagen werden schwarz hinterlegt. Ist die Vorlage grau hinterlegt, hast Du diese Rechte nicht. Nutzen kannst Du jede Vorlage beim Erstellen eines neuen Raumes.

Liste der Raumvorlagen
Liste der Raumvorlagen

Wie bearbeite ich eine Raumvorlage?

Nach dem Erstellen der Raumvorlage / Auswahl der vorhanden Vorlage, wird diese direkt angezeigt. Innerhalb dieser Vorlage können nun alle benötigten Änderungen, wie beispielsweise das Erstellen von Aufgaben oder das Hochladen von Dateien, vorgenommen werden. Es können ebenso alle Benutzer und individuelle Rechtegruppen hinzugefügt werden, die standardmäßig in auf der Vorlage basierenden Räumen enthalten sein sollen.
Nur ein Mitglied des Raumes mit den entsprechenden Rechten kann eine Vorlage aufrufen und bearbeiten. (Für nicht berechtigte Nutzer ist die Raumvorlage grau hinterlegt.) Ein gesondertes Speichern der Vorlage ist nicht notwendig.

Vorlage bearbeiten
Eine Vorlage kann nachträglich bearbeitet werden

Wie nutze ich eine Raumvorlage?

Hinweis: Für Nutzer mit der Rolle Mitglied kann das Verwenden von Raumvorlagen verpflichtend sein (siehe: Handlungsmöglichkeiten für Admins)!

Um eine Raumvorlage zu nutzen, klicke auf das Plus-Icon, z. B. rechts neben "Räume" in der Seitenleiste, und wähle die Option "Neuer Raum..." aus. Jetzt öffnet sich ein Dialogfenster und Du kannst wie gewohnt einen Namen vergeben und gegebenenfalls die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktivieren.
Über die Schaltfläche "Erstelle aus Vorlage..." kann aus einem Dropdown-Menü nun die benötigte Vorlage ausgewählt werden. Anschließend kännen noch weitere Raum Einstellungen wie der Raum-Typ festgelegt werden. Klicke zum Schluss auf "Neuen Raum erstellen", um deine Auswahl zu bestätigen und einen Raum anzulegen, welcher alle Elemente und Nutzer der Raumvorlage enthält.

Raumvorlage verwenden
Beim Erstellen eines neuen Raumes kann eine Raumvorlage gewählt werden

Wie lösche ich eine Raumvorlage?

Um eine Raumvorlage zu löschen, öffne diese (siehe: Wo finde ich bereits erstellte Raumvorlagen?) und klicke auf den Namen der Vorlage oben links. Wähle im Dropdown-Menü nun die Option "Raumvorlage löschen...." und gebe im Abfragefenster "OK" ein, um die Vorlage unwiderruflich zu löschen.

Raumvorlage unwiderruflich löschen
Raumvorlage unwiderruflich löschen

Handlungsmöglichkeiten für Admins

In den Organisation Einstellungen kann ein Admin der Organisation bestimmen welche Nutzer bzw. Benutzerrollen Raumvorlagen erstellen dürfen und ob Nutzer mit der Rolle Mitglied Raumvorlagen beim Erstellen eines neuen Raumes verwenden müssen.

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