Raumvorlagen dienen als Basis zum Erstellen von Räumen, wenn Prozesse und Projekte vorliegen, die im Ablauf / Aufbau ähnlich sind. So können beispielsweise Aufgaben, Dateien oder Beiträge innerhalb einer Vorlage erstellt und jedes Mal genutzt werden, wenn ein ähnliches Projekt absolviert werden muss.
Wie erstelle ich eine Raumvorlage?
Um eine Raumvorlage zu erstellen, klicke auf die Schaltfläche "+ Neu hinzufügen" oben in der Seitenleiste und wähle die Option "Neue Raumvorlage..." aus.*
Erstelle eine Raumvorlage über die Seitenleiste
Im jetzt geöffneten Fenster kannst Du nun einen Namen vergeben und, falls gewünscht, eine Verschlüsselung aktivieren. Diese Verschlüsselung ist nur für die Raumvorlage gültig, nicht für die auf der Raumvorlage basierenden Räume. Klicke nun auf die Schaltfläche "Raumvorlage erstellen", um den Vorgang abzuschließen.
Vergib einen Namen und aktiviere / deaktiviere die Verschlüsselung
*Tipp: Das Erstellen einer Raumvorlage ist alternativ auch über die globale Suche möglich.
Wo finde ich bereits erstellte Raumvorlagen?
Die bereits erstellten Raumvorlagen können mit einem Klick auf den kleinen Pfeil neben "Räume" in der Seitenleiste und der Option "Raumvorlagen" oder direkt über die globale Suche eingesehen werden.
Raumvorlagen über kleinen Pfeil einsehen
Jetzt öffnet sich eine Liste mit allen vorhandenen Raumvorlagen, die bei Bedarf auch durchsucht werden kann. Nur Mitglieder einer Raumvorlage können diese auch einsehen und mit den entsprechenden Rechtegruppen gegebenenfalls auch bearbeiten. Für Dich verfügbare Vorlagen werden schwarz hinterlegt. Ist die Vorlage grau hinterlegt, hast Du diese Rechte nicht. Nutzen kannst Du jede Vorlage beim Erstellen eines neuen Raumes.
Liste der Raumvorlagen
Wie bearbeite ich eine Raumvorlage?
Nach dem Erstellen der Raumvorlage / Auswahl der vorhanden Vorlage, wird diese direkt angezeigt. Innerhalb dieser Vorlage können nun alle benötigten Änderungen, wie beispielsweise das Erstellen von Aufgaben oder das Hochladen von Dateien, vorgenommen werden. Es können ebenso alle Benutzer und individuelle Rechtegruppen hinzugefügt werden, die standardmäßig in auf der Vorlage basierenden Räumen enthalten sein sollen.
Nur ein Mitglied des Raumes mit den entsprechenden Rechten kann eine Vorlage aufrufen und bearbeiten. (Für nicht berechtigte Nutzer ist die Raumvorlage grau hinterlegt.) Ein gesondertes Speichern der Vorlage ist nicht notwendig.
Eine Vorlage kann nachträglich bearbeitet werden
Wie nutze ich eine Raumvorlage?
Um eine Raumvorlage zu nutzen, klicke auf das Plus-Icon, z. B. rechts neben "Räume" in der Seitenleiste, und wähle die Option "Neuer Raum..." aus. Jetzt öffnet sich ein Dialogfenster und Du kannst wie gewohnt einen Namen vergeben und gegebenenfalls die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktivieren.
Über die Schaltfläche "Erstelle aus Vorlage..." kann aus einem Dropdown-Menü nun die benötigte Vorlage ausgewählt werden. Anschließend kännen noch weitere Raum Einstellungen wie der Raum-Typ festgelegt werden. Klicke zum Schluss auf "Neuen Raum erstellen", um deine Auswahl zu bestätigen und einen Raum anzulegen, welcher alle Elemente und Nutzer der Raumvorlage enthält.
Beim Erstellen eines neuen Raumes kann eine Raumvorlage gewählt werden
Wie lösche ich eine Raumvorlage?
Um eine Raumvorlage zu löschen, öffne diese (siehe: Wo finde ich bereits erstellte Raumvorlagen?) und klicke auf den Namen der Vorlage oben links. Wähle im Dropdown-Menü nun die Option "Raumvorlage löschen...." und gebe im Abfragefenster "OK" ein, um die Vorlage unwiderruflich zu löschen.
Raumvorlage unwiderruflich löschen
Handlungsmöglichkeiten für Admins
In den Organisation Einstellungen kann ein Admin der Organisation bestimmen welche Nutzer bzw. Benutzerrollen Raumvorlagen erstellen dürfen und ob Nutzer mit der Rolle Mitglied Raumvorlagen beim Erstellen eines neuen Raumes verwenden müssen.