Spätestens seit 2020 ersetzen Kameras in einem Großteil der Unternehmen die Meetingräume. Videokonferenzen sind nicht mehr wegzudenken, doch für den ein oder anderen ist diese Form des Austauschs neu und ungewohnt. Wir stehen (oder sitzen) unseren Gesprächspartnern nicht mehr direkt gegenüber, wir unterhalten uns aus der Distanz und genau das macht Videokonferenzen manchmal zu einer kleinen Herausforderung in Sachen Etikette.
Mit unserem großen Videokonferenz-Knigge zeigen wir Dir, worauf zu achten ist.
Knigge gestern, Knigge heute – welchen Einfluss hat die Digitalisierung?
1788 hat Adolf Freiherr von Knigge "Vom Umgang mit Menschen" veröffentlicht und damit gilt er bis heute als Inbegriff der guten Manier. Vieles von dem, was Knigge einst niederschrieb, ist so aktuell wie eh und je. Gutes Benehmen kommt nie aus der Mode und dennoch hat sich vieles geändert.
In Zeiten des digitalen Wandels hat sich auch die Art und Weise, wie Menschen miteinander umgehen und kommunizieren, stark gewandelt. Digitale Kommunikationskanäle sind mittlerweile das zentrale Medium der täglichen Interaktion mit unseren Mitmenschen. Höfliche Umgangsformen, so denken viele, verlieren dabei immer mehr an Signifikanz. Die scheinbaren Auslöser: die räumliche Distanz und die Anonymität im Internet. Ganz nebenbei bemerkt, macht es der unfreundliche Befehlston, den wir unseren virtuellen Begleitern - der lieben Alexa beispielsweise - oft entgegenbringen ("Alexa, mach das Licht aus!"), nicht unbedingt besser. Der digitale Wandel ist zu schnell über die Gesellschaft hinweggefegt, als dass wir mit passenden Normen für einen Umgang im Netz hätten reagieren können, doch wir ziehen langsam nach mit Knigge 2.0. Gerade bei Videokonferenzen gibt es einiges, worauf wir achten können und sollten, also…
"Alexa, liste die Knigge-Regeln für Videokonferenzen auf!"
"Das war aber nicht sehr nett."
"… Alexa, könntest Du bitte die Knigge-Regeln für Videokonferenzen auflisten?"
"Hier kommen die neuen Knigge-Regeln für Videokonferenzen."
13 Knigge-Regeln für Videokonferenzen
1. Wähle den richtigen Ort für das Meeting
Im Café, im Park oder im Coworking-Space arbeiten: Wechselnde Arbeitsorte sind bei vielen Unternehmen in Zeiten von Home und Mobile Office zur Regel geworden – dagegen spricht prinzipiell auch nichts. Ob sie allerdings der richtige Ort für Videokonferenzen oder Telefonate sind, darüber lässt sich streiten. In Meetings werden oft sensible Themen besprochen und diese sind nicht für die Ohren der Allgemeinheit bestimmt. Videokonferenzen sollten idealerweise in einem geschlossenen Raum, der Privatsphäre und Ruhe bietet, abgehalten werden.
2. Präsentiere eine ordentliche Umgebung
Neben der richtigen Ortswahl solltest Du außerdem auf eine professionelle Umgebung bzw. einen professionellen Hintergrund achten. Ein unordentliches Wohnzimmer und die Küchenzeile mit benutzten Tellern ist eine denkbar schlechte Wahl. Achte darauf, dass der Hintergrund möglichst neutral und vor allem aufgeräumt ist und versuche möglichst gute Lichtverhältnisse zu schaffen.
3. Beseitige vertrauliche und private Informationen
Private Browser-Tabs, sensible Dokumente, Chats mit Kollegen – für den Fall, dass es zu einer Bildschirmübertragung kommt, haben diese Inhalte nichts auf dem geteilten Screen zu suchen. Zu Situationen, in denen eine Bildschirmübertragung angefragt oder benötigt wird, kann es immer kommen. Bevor Du also eine Videokonferenz startest, solltest Du den gesamten Bildschirm bereinigen.
4. Vermeide technische Probleme
Wenn es sich um eine unbekannte Videokonferenz-Software handelt, informiere Dich vorab, wie sie funktioniert. So reduzierst Du die Wahrscheinlichkeit drastisch, dass es beim Verbindungsaufbau zu peinlichen Situationen kommt und der Start der Videokonferenz unnötig hinausgezögert wird.
Werden externe Partner zu Videokonferenzen eingeladen, die über die eigene firmeninterne Software laufen, kannst Du dem Problem vorbeugen, indem Du kurze, verständliche Instruktionen bereitstellst – beispielsweise zusammen mit der Agenda in der Termineinladung
5. Vermeide Echos und störende Geräusche
Eines der häufigsten und mit absoluter Sicherheit auch das unangenehmste Problem sind störende Geräusche, die durch Rückkopplung verursacht werden. Die wichtigste Regel: Vermeide Echos, indem Du die Geräuschkulisse im Hintergrund weitestgehend reduzierst und hierzu zählt ganz zentral auch der eigene Lautsprecher, wenn er sich zu nahe am Mikrofon befindet.
Besuche unser Learning Center für weitere Tipps im Umgang mit Problemen bei der Audio- und Videotelefonie.
6. Lass die Jogginghose im Kleiderschrank
Oben Business, unten Bad-Taste-Party. In Homeoffice-Zeiten ist es wohl das Arbeitsoutfit schlechthin geworden. Gegen gemütliche Kleidung im Homeoffice ist grundsätzlich auch nichts einzuwenden, doch wenn es um Videokonferenzen geht, sollte auf die Jogginghose wohl besser verzichtet werden. Klar, der Gesprächspartner wird vermutlich nur den "Oben Business"-Bereich zu Gesicht bekommen, aber es kann durchaus zu Situationen kommen, in denen Du kurz aufstehen musst – etwa, wenn der Postbote klingelt, die Tür geschlossen werden muss, um störende Nebengeräusche auszublenden, oder wenn wichtige Unterlagen gerade nicht zur Hand sind. Wenn dann eine Jogginghose oder gar… nun ja, Du kannst es dir vorstellen.
7. Wähle Dich pünktlich ein
Als vorbildlicher Gesprächspartner sitzt Du 15 Minuten vor dem angesetzten Videokonferenz-Termin im Besprechungsraum und gehst die wichtigsten Gesprächspunkte durch. Du wartest und wartest und wartest, doch es meldet sich niemand. Der Kollege klopft an der Tür und überbringt die Schock-Nachricht: "Der Partner aus China meinte, er wurde heute Morgen versetzt."
Die Regel ist einfach und nur allzu offensichtlich. Situationen, in denen sie scheinbar über den Haufen geworfen wird, gibt es indes immer wieder. Sei pünktlich, wähle dich rechtzeitig ein und beachte bei der Terminvereinbarung auch die Zeitverschiebung in anderen Ländern.
8. Beachte die verschiedenen Bräuche und Sitten anderer Länder
Apropos andere Länder: Je nach Herkunftsland herrschen womöglich andere Gepflogenheiten. Um nicht ins Fettnäpfchen zu treten, empfiehlt es sich also, sich über die Bräuche und Sitten des Gesprächspartners zu informieren. Hier ein paar Beispiele:
In den USA werden Meetings pünktlich gestartet und beendet. Neben der Regel "Wähle dich pünktlich ein" gilt hier auch: Achte darauf, nicht zu überziehen und bringe keinen Themen auf, die nicht auf der Agenda stehen. Damit es gar nicht zu diesem Problem kommt, solltest Du Dir im Vorfeld ganz genau überlegen, was besprochen werden soll, damit das nötige Zeitfenster möglichst exakt festgelegt werden kann.
Anders sieht es wiederum in Indien aus. Hier werden Meetings grundsätzlich mit Smalltalk gestartet. Plane also auch dafür Zeit ein und nimm an der Unterhaltung aktiv teil.
In Japan wird dagegen ganz besonders darauf geachtet, offensichtliche Kritik zu vermeiden. Alles andere wirkt hier unhöflich. Anstatt ausdrücklich mit einem "Nein" zu antworten, sollte eher implizit abgelehnt werden.
9. Schalte die Kamera ein
Jeden Montag hält der Abteilungsleiter eine kurze Review zur vergangenen Woche vor… ja vor wem eigentlich?
An manchen Tag fühlt es sich verlockender an, die Kamera nicht einzuschalten und einfach nur zuzuhören. Diese Tage gibt es, keine Frage. Für den Sprecher kann es jedoch sehr unangenehm sein, vor unsichtbaren Zuhörern zu sprechen, nicht wissend, ob diese dem Vortrag überhaupt folgen. Sei kollegial und schalte die Kamera ein, um den Redner zu unterstützen und ihm auch zu zeigen, dass Du aufmerksam zuhörst.
10. Vergiss nicht, Dich stummzuschalten
Bei Videokonferenzen gehört es außerdem zum guten Ton, hin und wieder keinen Ton von sich zu geben. Wenn andere sprechen und Du selbst über eine längere Zeit nicht sprichst, solltest Du Dich selbst stummschalten, um andere nicht mit störenden Nebengeräuschen aus dem Konzept zu bringen oder gar zu übertönen. Die Stummschaltung lässt sich mit einem einfachen Klick wieder aufheben, sobald Du das Wort ergreifen möchtest.
11. Lass andere ausreden
Was im ganz normalen Büroalltag wie auch bei Privatgesprächen gilt, ist natürlich auch digital gefordert. Unterbreche andere Konferenzteilnehmer nicht und lasse jeden zu Wort kommen. Per Video gestaltet sich das manchmal schwieriger, gerade wenn es zu zeitlichen Verzögerungen kommt. Außerdem solltest du vermeiden, jeden Satz deines Gesprächspartners mit bestätigenden Worten wie „ok“, „ja“ oder „alles klar“ zu beenden. Was im persönlichen Gespräch Usus ist, kann bei Videokonferenzen störend sein.
12. Bleib bei der Sache und betreibe kein Multitasking
Werden Meetings über ein Videokonferenz-Tool abgehalten, verleitet das natürlich wesentlich mehr dazu, sich nebenbei um andere Dinge zu kümmern, als es bei persönlichen Treffen in einem speziellen Meetingraum der Fall ist.
Eine Nachricht ploppt am Bildschirm auf. Warum nicht kurz antworten?
Ganz einfach: Es ist nicht sehr respektvoll den anderen Gesprächspartnern gegenüber. Sei bei der Sache, halte Blickkontakt und vermeide Multitasking!
13. Achte auf eine freundliche und interessierte Ausstrahlung
Ist Dir schon mal aufgefallen, dass man – je nach Art und Positionierung des verwendeten Endgeräts – per Video ziemlich gelangweilt oder schlecht gelaunt aussehen kann, obwohl das eigentlich gar nicht der Fall ist? Das Notebook oder Tablet auf eine etwas erhöhte Fläche zu stellen – beispielsweise auf einen Stapel Bücher – kann einen enormen Effekt auf die Wahrnehmung Deines Gegenübers haben. In jedem Fall solltest Du aber auf deine Mimik achten, denn mit einem freundlichen Lächeln lässt sich einem negativen Eindruck immer noch am besten entgegenwirken. Ein positiver Nebeneffekt: Mit einem Lächeln auf den Lippen klingt die Stimme automatisch sympathisch und freundlich.
Gruppenanrufe sind ein geniales Mittel, um Meetings überall und zu jeder Zeit zu ermöglichen. Bei internationalen Partnerschaften ist es eine große Stütze und in Zeiten der Pandemie sind wir zwingend darauf angewiesen. Wir gewöhnen uns langsam daran, dass ein Großteil der Kommunikation plötzlich virtuell vonstattengeht. Was wir dabei nicht vergessen dürfen: den Sinn für gutes und respektvolles Benehmen.
"Danke, Alexa!"
"Das habe ich gerne gemacht!"