Einzelne Dateien können über einen Link öffentlich freigegeben werden. Dadurch erhalten auch Personen ohne eigenen Stackfield-Account oder ohne Zugriff auf den entsprechenden Raum Zugriff auf die Datei. Hierfür muss lediglich der Freigabelink im Browser geöffnet werden. Bei Ende-zu-Ende verschlüsselten Räumen kann zusätzlich die Eingabe eines Passworts erforderlich sein.
Öffentliches Freigeben einer Datei
Um eine Datei öffentlich freizugeben, kann man im gewünschten Raum das Modul Dateien öffnen und die entsprechende Datei auswählen. Die öffentliche Freigabe kann auf zwei Wegen aufgerufen werden:
- In der Dateiübersicht über einen Rechtsklick auf die gewünschte Datei.
- In der geöffneten Datei über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: "Drei Punkte").
Wurde die Datei bisher noch nicht öffentlich freigegeben, steht in beiden Fällen die Option "Öffentlich freigeben" zur Auswahl zur Verfügung.
Option "Öffentlich freigeben"
Anschließend öffnet sich die Maske "Datei öffentlich teilen". Hier die Schaltfläche "Deaktiviert" (Symbol: "graues X") auswählen, um die öffentliche Freigabe auf "Aktiviert" (Symbol: "grüner Haken") zu setzen. Dadurch wird der öffentliche Link für die Datei generiert.
Wurde die öffentliche Freigabe für die Datei bereits zuvor aktiviert, lautet die Option stattdessen "Zeige öffentlichen Link". Darüber kann der bestehende Link erneut aufgerufen werden.
Option "Zeige öffentlichen Link"
Der öffentliche Link kann anschließend kopiert und auf dem gewünschten Weg mit anderen Personen geteilt werden.
Besonderheit bei Ende-zu-Ende verschlüsselten Räumen
Stammt eine Datei aus einem Ende-zu-Ende verschlüsselten Raum, wird zum Öffnen der öffentlich freigegebenen Datei zusätzlich ein Schlüssel benötigt. Dieser kann entweder direkt als Bestandteil des öffentlichen Links übermittelt oder separat weitergegeben werden. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, den Schlüssel vom öffentlichen Link zu trennen und über einen separaten, sicheren Kommunikationsweg zu übermitteln.
Schlüssel getrennt vom öffentlichen Link übertragen
Wird der Schlüssel separat übermittelt, muss er beim Öffnen des öffentlichen Links eingegeben werden. Erst nach erfolgreicher Eingabe wird die Datei entschlüsselt und kann aufgerufen werden.
Schlüssel zum Öffnen der Datei eingeben
Übersicht über alle freigegebenen Dateien
Eine Übersicht aller öffentlich freigegebenen Dateien kann über die Berichte-Funktion aufgerufen werden. Hierfür bei den Dateien den Filter "Alle freigegebenen Dateien" auswählen.
"Berichte"-Funktion: Übersicht über alle öffentlich freigegebenen Dateien
Alternativ kann die Übersicht direkt in einem Raum aufgerufen werden. Hierfür mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Datei klicken und im Dropdown-Menü "Öffentlich freigeben" bzw. "Zeige öffentlichen Link" auswählen. Anschließend kann über die Auswahl "Alle freigegebenen Dateien anzeigen" die Übersicht geöffnet werden.
Alle freigegebenen Dateien anzeigen
Einen öffentlichen Link deaktivieren
Hinweis: Für öffentliche Links kann kein Verfallsdatum festgelegt werden. Soll der Zugriff nicht mehr möglich sein, kann der öffentliche Link jederzeit deaktiviert werden.
Um einen öffentlichen Link zu deaktivieren, muss die Maske „Datei öffentlich teilen“ für die entsprechende Datei geöffnet werden. Dies ist auf folgenden Wegen möglich:
- In der Dateiübersicht über einen Rechtsklick auf die Datei und die Option "Zeige öffentlichen Link".
- In der geöffneten Datei über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: "Drei Punkte") und die Option "Zeige öffentlichen Link".
- Über die Berichte-Funktion mit dem Filter "Alle freigegebenen Dateien".
In der Maske "Datei öffentlich teilen" kann die Schaltfläche "Aktiviert" mit einem Klick auf "Deaktiviert" gesetzt werden. Das grüne Häkchen wird dabei zu einem grauen Kreuz. Anschließend ist die Datei über den öffentlichen Link nicht mehr zugänglich.
Wechsel vom aktiven Link zum deaktivierten Link