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Spare bis zu 3,5 Stunden/Woche mit dem richtigen Workflow

Lena WimmerLena Wimmer Gepostet am 29 Oktober, 2019

Es ist Montagmorgen. Arbeit muss erledigt werden und Du bist bereit, sie in Angriff zu nehmen. Du bist es gewohnt, dass eine Fülle an Aufgaben im E-Mail-Postfach auf Dich wartet und weil Multitasking zu Deinen Talenten zählt, hast Du auch keine Angst davor, den Faden zu verlieren.

„Warum sollte ich also nicht bereit sein?“, fragst Du. Gegenfrage: Folgst Du einem speziellen Workflow, um die Arbeit möglichst effizient zu erledigen?

Leider reicht Multitasking in der modernen Arbeitswelt längst nicht mehr aus. Mehr noch – Studien zeigen, dass Multitasking der Produktivität sogar schadet, sie um bis zu 40% senken kann. Eines ist klar: Wir brauchen Struktur!

Was ist ein Workflow?

Der Workflow automatisiert den Ablauf der Aufgaben, indem er sie in Prozess-Sequenzen organisiert, wodurch der Zeitaufwand für deren Ausführung verringert werden soll. Ziel ist es, die Arbeit an Projekten effizienter zu gestalten und allen voran auch vor menschlichem Versagen zu schützen – denn Fehler sind nun einmal menschlich. Kurz gesagt, der Workflow hilft Dir dabei, Deine Arbeit optimal zu erledigen.

Tatsächlich sind Workflows Teil des täglichen Lebens, nicht nur in beruflichem Kontext. Da geht es uns ähnlich wie Monsieur Jourdain, dem Hauptcharakter in Molières Komödie "Der Bürger als Edelmann", der nur allzu überrascht darüber war, bereits sein ganzes Leben lang Prosa gesprochen zu haben. Wir führen immerzu Workflows aus, ohne es zu merken. Eine einfache Auflistung der Aufgaben, die im Haushalt erledigt werden müssen, ist ein Workflow. Ein Kuchenrezept ist ein Workflow. Ja, selbst die optimale Planung unserer Route bei mehreren Besorgungen – auch das ist ein Workflow.

Und auf professioneller Ebene?

In einem professionellen Kontext können Workflows wesentlich präziser und / oder komplex (was nicht zwangsläufig auch kompliziert bedeutet) gestaltet sein. So viel ist gewiss: Der richtige Workflow vermag es, das Leben derer, die Nutzen aus ihm ziehen, immens zu erleichtern. Letztlich spart man sich vor allem Zeit. Zeit, die anderweitig verschwendet würde – z.B. damit, E-Mails nach Informationen oder Dateien zu durchforsten oder damit, den richtigen Faden wieder zu finden, nachdem man sich beim Multitasking im Netz aus Aufgaben gnadenlos versponnen hat.

Ein Workflow ist ein flexibles Konstrukt

Workflow-Systeme werden in aller Regel mit Aufgabenverwaltungs- und Ticketing-Systemen verwechselt. Es gibt jedoch einen gravierenden Unterschied: Flexibilität. Insbesondere reine Ticketing-Systeme werden die Aufgaben in die festgelegten Strukturen des Tools hineinzwängen. Workflow-Tools dagegen, passen sich selbst flexibel den Aufgaben an. Das tun sie, weil auch Workflows immer flexibel bleiben sollten. Schließlich sind Projektabläufe (wie auch Kuchenrezepte oder Wegstrecken für den Wocheneinkauf) niemals identisch.

Get the right flow: So können Workflows aussehen!

Back to the basics: Die To-do-Liste

Wie bereits erwähnt, auch eine einfache Aufgabenliste kann ein Workflow sein – nun ja, in seiner einfachsten Form. Man erstellt eine Liste, priorisiert die Aufgaben darin und hakt dann eine nach der anderen ab. Das ist so einfach, wie es sich anhört.

Die „fancy“ Variante ist die Visualisierung auf einem Kanban Board, welches dann aller Wahrscheinlichkeit nach aus drei Spalten besteht: zu erledigen, in Bearbeitung, erledigt. Fertig! Die Karten werden dann eine nach der anderen in die Spalten mit dem zutreffenden Bearbeitungsstand geschoben, solange bis alle Aufgaben erledigt sind. Im Grunde genommen also genauso einfach. Es ist auch nichts Falsches daran, weitere Spalten hinzuzufügen oder die vorhandenen anders zu benennen: später, bereit zum Versenden etc. Das Board bleibt flexibel.

To-do-Liste

Einfache To-do-Listen sind besonders gut für den persönlichen Gebrauch geeignet und für einfache und sehr kleine Projekte, bei denen die Schritte offensichtlich sind. Im Gegensatz hierzu sind andere Workflows eher für komplexere Projekte, die mehrstufige Teamwork erfordern, konzipiert.

Teamwork is Dreamwork: Abnahmeworkflows

Wir haben uns nun also Workflows angesehen, die Einzelpersonen bei der Erledigung ihrer Aufgaben – im privaten Rahmen oder bei kleineren beruflichen Projekten – unterstützen. Abnahmeworkflows hingegen unterstützen die Arbeit im Team. Insbesondere hierfür ist eine Board Ansicht geeignet (und eigentlich auch notwendig).

Ein Redaktionsplan ist hierfür ein gutes Beispiel:

Abnahmeworkflow

Person A (der Redakteur) schreibt einen Artikel und schiebt die Aufgabe hierfür in die Spalte „in Bearbeitung“. Sobald der Artikel fertig ist, wandert er weiter in die Kategorie „Proof“ und landet bei Person B, die den fertigen Text korrekturliest und anschließend für nötige Änderungen an Person A (den Redakteur) zurückstellt oder weiter an die Grafik/Layout – Person C – gibt. Schließlich kann der Artikel von der verantwortlichen Person D veröffentlicht werden. Die Aufgabe wandert weiter in die Spalte „Social Media“ – bereit auf allen Kanälen geteilt zu werden. Erledigt!

Der Workflow wirkt nicht sonderlich kompliziert und das ist er auch nicht. Dennoch sind viele Menschen im Zuge einzelner Bearbeitungsschritte beteiligt. Wurde ein Teil abgeschlossen, wandert er an eine andere Person weiter, die ihren Beitrag liefert.

Anstelle eines klassischen To-do-Doing-Done-Prozesses kann das Kanban-Board einfach so gestaltet werden, dass es den Anforderungen des Projekts entspricht – jede Spalte entspricht einem Teil des Prozesses. Ist dieser abgeschlossen wird an eine andere Person übergeben. Was diesen Workflow also von anderen unterscheidet, ist, dass er sich auf den Zuständigkeitsort fokussiert und nicht auf den Fortschritt per se.

Agile Workflows

Agile Workflows sind die wohl am weitest verbreiteten Arten von Workflows, welche üblicherweise vor allem in der Softwareentwicklung verwendet werden. Im Gegensatz zur traditionellen Wasserfall-Methode, welche linear abläuft und sich konstant in eine Richtung bewegt, begegnet eine Agile Methode den Anforderungen komplexer Projekte mit mehr Flexibilität.

Im agilen Umfeld verwendet man vor allem Scrum. Der Scrum Workflow sieht eine Aufteilung des Projekts in einzelne Abschnitte mit festen Zeitvorgaben – sogenannte Sprints – vor. Die kurzen Etappen ermöglichen es, zu testen und auszuprobieren, ohne zu viel zu riskieren. Geht etwas schief, ist lediglich die Sprint-Zeit von meist nur 2 Wochen verloren. Um diese Sprints zu strukturieren werden vorab feste Rollen, Meetings/Events und Artefakte (Product Backlog, Sprint Backlog, Product Increment) festgelegt. Das Ziel eines jeden Sprints ist es, ein fertiges Product Increment (funktionsfähiges Zwischenergebnis zu Ende des Sprints) zu liefern.

Scrum Board

Der Workflow funktioniert wie folgt: Im Product Backlog werden alle Anforderungen festgehalten und priorisiert. Startet ein Sprint, so wird ein Teil dieser Anforderungen in den Sprint Backlog übertragen. Diese sollten dann innerhalb der festgelegten Zeit den Status „erledigt“ erreichen. Ist dies nicht der Fall, müssen sie zurück in den Backlog für den nächsten Sprint, da Sprintlängen grundsätzlich nicht verändert werden. Zuletzt wird der vorausgegangene Sprint wie auch das Increment noch einmal besprochen und bewertet.

Finde Deinen Flow

Es ist wichtig noch einmal zu betonen, dass Workflows angepasst werden können, wenn Änderungen erforderlich sind. Gleichzeitig liefern sie Struktur und geben den Aufgaben den Rahmen, der erforderlich ist, um sie auf effiziente Weise zu erledigen.

Ohne Workflows erledigen wir alle Aufgaben auf eine Weise, die uns am natürlichsten scheint: Wir verlassen uns auf unser Gedächtnis oder sammeln alle Informationen in chaotischen E-Mail-Postfächern. Werden Arbeitsabläufe nicht geregelt, ist es auch schwierig, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, was die Produktivität eines Unternehmens ebenfalls merklich senkt.

Laut einem SMB Communications Pain Study-Whitepaper von SIS International Research kämpfen 68% der Mitarbeiter mit Verzögerungen bei der Ausführung ihrer Aufgaben (durchschnittlich 3,5 Stunden pro Woche), weil es schwierig ist, alle relevanten Informationen von Teammitgliedern einzuholen. Der richtige Workflow kann Abhilfe schaffen. Wie bereits erwähnt, ist dieser möglicherweise komplex aber nicht zwingend kompliziert. Mit einer Projektmanagement Software und einem gewissen Grad an Disziplin, insbesondere zu Beginn des Projektes, kann die Arbeit schneller und effizienter vonstattengehen.

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Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
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