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Das Rettungsbot bei Informationsüberflutung im Projektmanagement

Lena WimmerLena Wimmer 5 Min. Lesedauer

Informationen im Überfluss – das ist kein kleines Flüsschen, nein, es ist ein ausgewachsener Strom der uns da täglich riesige Wellen an Informationen ins Gesicht klatscht. Irgendwann taucht man unter und weiß nicht mehr, wo oben und unten ist. Rettungsring gefällig?

Das Informationszeitalter und seine Gefahren

Ist es nicht eigentlich etwas Gutes, viele Informationen zur Verfügung zu haben? Denn wer Informationen hat, kann diese schließlich nutzen, sobald er sie benötigt, oder? Grundsätzlich, ja. Doch wie bei so vielen Dingen, die grundsätzlich toll sind, schwingt auch hier ein großes „aber“ mit.

Der Begriff Informationsüberflutung wurde in den späten 1960er Jahren von Bertram Gross, einem Professor für Politikwissenschaft, geprägt. Das war der Anfang des Informationszeitalters… Heute, im 21. Jahrhundert, weiß jeder, was gemeint ist, wenn von Informationsüberflutung die Rede ist. Wir alle kennen sie schließlich. Wir alle kämpfen mit ihr – bewusst oder unbewusst.

Auch hat vermutlich jeder schon einmal gehört, dass "unsere Aufmerksamkeitsspanne sinkt“. Das wird nicht nur so dahingesagt. Grund ist jedoch, dass unser Gehirn heute wesentlich mehr Informationen aufnehmen muss als früher – um genau zu sein sind es ganze 34 GB an Informationen die unser Gehirn täglich verarbeitet. Verglichen zum Jahr 1986 nahm der durchschnittliche Amerikaner im Jahr 2011 täglich bereits die 5-fache Menge an Informationen auf.

Aus weiteren Statistiken, die sich direkt mit der Problematik befassen, geht hervor, dass sich 20% aller Amerikaner durch die erhöhte Stimulierung durch Informationen überlastet fühlen. Nicht zuletzt führt dieser Umstand auch dazu, dass uns heute bereits einfache Aufgaben und Entscheidungen überfordern können.

Natürlich wirkt sich diese Veränderung auch auf die Arbeitswelt aus – auch und insbesondere, wenn es um das Projektmanagement geht. Projekte werden komplexer doch die Aufmerksamkeitsspanne der Menschen ist überstrapaziert. Wie soll das noch zusammenpassen? Die Arbeit an jeder Aufgabe bringt es mit sich, viele Entscheidungen zu treffen, große und kleine. Wenn diese Fähigkeit beeinträchtigt ist, hat sie verheerende Auswirkungen auf die gesamte Leistung. Sowohl Top-Manager als auch Nachwuchskräfte und Teammitglieder sind anfällig. Klar ist: Eine Lösung muss her.

Vorbereitung integrieren

Bevor man sich in die Arbeit stürzt, sollte man erst einmal tief durchatmen und sich dann die Zeit nehmen, sich gut vorzubereiten. Da wir täglich mit derart vielen Informationen konfrontiert werden, kann der Gedanke an bevorstehende Aufgaben und Termine ziemlich überfordern – zumindest solange, bis man sich mithilfe eines detaillierten Aktionsplanes einen klaren Überblick verschafft. Eine einfache To-do-Liste kann hierbei schon helfen und meist bemerkt man, dass die Aufgabenliste weniger einschüchternd ist, als angenommen. In jedem Fall hilft eine gute Vorbereitung dabei, sich nicht in einem ewigen Hin und Her zu verlieren. Eine gute Idee ist es auch, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen. So bleibt es zumindest erspart, sich nicht ständig in neue Aufgabenfelder und Situationen hineindenken zu müssen und – wie heißt es doch so schön? – man schlägt viele Fliegen mit einer Klappe.

Gibt es etwas, das bei der Organisation und Vorbereitung helfen könnte? Wie gut, dass Du fragst! Ganz klar: die Visualisierung von Aufgaben und hierfür eignen sich Kanban Boards besonders gut. Diese wurden sogar dafür geschaffen, Aufgabenkarten und Workflows visuell darzustellen. So schaffst Du mit einem Blick wieder Struktur und Ordnung in Deinem Kopf – und selbstverständlich auch auf dem Bildschirm. Ein Gantt-Chart, auf der anderen Seite, zahlt sich insbesondere dann aus, wenn man sich einen Überblick über Deadlines und Ähnliches verschaffen will.

Prioritäten kennen und setzen

Wo wir doch gerade bei Gantt-Charts sind: Die Darstellung von Prioritäten und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben gehört quasi zum Spezialgebiet des Diagramms. In jedem Fall sollten Deadlines für jede einzelne Aufgabe und (soweit möglich) auch Abhängigkeiten festgelegt werden. Sobald feststeht, welche Angelegenheiten die dringendsten sind, sollte man sich – vorzugsweise unter Verwendung einer Projektmanagement-Software - an die Priorisierung machen. Bedenke hierbei bitte auch den Zeitaufwand, den gewisse Aufgaben erfordern.

Es gilt nun also die wichtigsten Aufgaben ganz oben auf der Liste oder im Aufgabenboard zu platzieren oder sie einfach am Gantt-Diagramm abzulesen, soweit eines verwendet wird. Mit den wichtigsten Aufgaben befassen wir uns zuerst im Detail, um anschließend deren Informationsbedarf zu erfassen. Die anderen Aufgaben werden erst einmal hinten angestellt, um das Gehirn nicht direkt wieder zu überlasten. Oberste Regel also: immer langsam mit den jungen Pferden.

Informationen zusammentragen

Nun da die Top 2 oder 3 Aufgaben mit der höchsten Priorität feststehen, geht es ans Zusammentragen und Organisieren von Informationen. Gerade bei Ersterem heißt es wieder „weniger ist mehr“, denn wer sich zu sehr mit unterschiedlichen Informationsquellen beschäftigt, neigt dazu, sich zu verstricken, zu viel Zeit zu investieren und hat schlussendlich Schwierigkeiten dabei, Entscheidungen zu treffen. Was ist also tatsächlich nötig?

Bei der Organisation kann ein Projektmanagement-Tool wieder eine große Hilfe sein. In Stackfield lassen sich alle Aufgaben mit Dateien, Links und Dokumenten versehen und kommentieren. Somit sind alle Informationen gesammelt mit einem Klick verfügbar und das spart Zeit und Nerven. Projektmanagement-Tools ermöglichen eine enorme Zeitersparnis, doch es lohnt sich auch einige Angewohnheiten zu entwickeln, um noch mehr aus der Lösung herauszuholen. So sollte das Dashboard von Zeit zu Zeit „aufgeräumt“ werden, denn 50 oder gar 100 Mitteilungen angezeigt zu bekommen, hilft so gar nicht dabei, die Reizüberflutung durch Informationen zu mindern.

Multitasking verbannen

Leider wird es noch immer gerne gesehen, wenn Mitarbeiter mit mehreren Aufgaben gleichzeitig jonglieren. Warum eigentlich? Diese Angewohnheit bringt wirklich nur Nachteile mit sich.

Die kognitiven Fähigkeiten eines gewöhnlichen Menschen sind begrenzt – Überraschung: die der Frauen ebenso wie die der Männer. So kann unser Verstand nur eine Informationsmenge von fünf bis neun Elementen (Worte, Zahlen, Eindrücke) im Kurzzeitgedächtnis behalten. Anders ausgedrückt: Je mehr Informationen wir versuchen aufzunehmen, auf umso weniger Informationen können wir uns fokussieren. Es gibt in der Tat viele Forschungsarbeiten, die bestätigen, dass die kognitive Aufnahmefähigkeit die Leistung eines Menschen beeinflusst und dass ein ständiges Hin und Her zwischen diversen Aufgaben die Leistung maßgeblich beeinträchtigt. Das können wir sehr gut glauben, wenn wir nur daran denken, wie sehr uns die Unterbrechung durch einen Kollegen aus der Konzentration wirft.

Um das Potential der Leistungsfähigkeit bestmöglich auszunutzen, wurde beispielsweise die Pomodoro Methode entwickelt. Hierbei wird die Arbeit in kurze Intervalle gegliedert, in denen man ohne Unterbrechung fokussiert an einer Aufgabe arbeitet (meist 25 Minuten). Anschließend wird eine 5-minütige Pause eingelegt, um den Kopf wieder freizubekommen. Klingt eigentlich nicht ganz verkehrt.

Bildschirm ausschalten

Pausen sind im Übrigen ganz essenziell, wenn es um Produktivitätssteigerung geht, denn diese pushen unsere Aufnahmefähigkeit wieder nach oben. Wichtig hierbei: einfach mal nicht auf den Bildschirm starren. Für viele ist das heute schwerer als es sich anhört, aber eigentlich ist es uns bewusst: erst wenn wir den Bildschirm abschalten, schalten wir auch selbst ab.

Glücklicherweise scheint die Gesellschaft das Problem langsam auch ernst zu nehmen. Arianna Huffington, Gründerin der Huffington Post, beispielsweise, setzt mit ihrem neuen Startup Thrive Global einen Fokus auf die Förderung eines gesunden Lebensstils. Zahlreiche Beiträge zur Auswirkung der Bildschirmzeit auf das Leben und Wohlbefinden der Menschen zeugen von der Prägnanz der Thematik. Unter den vielen Tipps, die sich im Netz sammeln: das Schlafzimmer weitestgehend von Handy-, Laptop- und TV-Bildschirmen befreien und soweit möglich auch während der Arbeit kleine Pausen einführen, in denen man ein wenig Abstand gewinnt.

Auf solche Dinge zu achten (bildschirmfreie Zeiten, regelmäßige Pausen, etc.) muss auch Teil der Mitarbeiterführung durch das Management werden. Dieses erkennt häufig zwar die Effizienzsteigerung im Team als Führungsaufgabe an - schließlich möchte man alle Ziele erreichen -, nicht jedoch was dafür nötig ist.

Wer das Gefühl hat, seinen Kopf gar nicht mehr frei zu bekommen, sollte vielleicht folgendes versuchen: Gehe jeden Tag an die frische Luft und versuche für ca. 5 Minuten einfach nur Dein Umfeld bewusst wahrzunehmen. Viele werden überrascht sein, wie wenig reale Eindrücke sie aufgrund von Smartphone und Co. noch aufnehmen.

Ride the wave and finally, you’re getting things done.

Die Informationsüberflutung ist eine echte Bedrohung, die sowohl die berufliche Leistung als auch das persönliche Wohlbefinden beeinträchtigen kann. Beidem zugunsten lohnt es sich, auf den richtigen Umgang mit zu vielen Informationen zu achten. So ist man letztlich weniger gestresst und effizienter in der Erledigung seiner Aufgaben. Finally, you’re getting things done.

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Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
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