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Diesen Preis zahlen Nutzer kostenloser Projektmanagement-Software

Lena WimmerLena Wimmer Gepostet am 13 August, 2019

Projektmanager haben so einiges auf der Agenda. Sie weisen Aufgaben zu, verwalten Termine, behalten die Kosten, eventuelle Risiken und den Projektfortschritt im Auge und koordinieren dabei ein ganzes Team. Ohne die geeigneten Tools sind die Aufgaben im modernen Projektmanagement fast nicht mehr zu bewältigen.

Aus diesem Grund wurden in den vergangenen Jahren diverse Projektmanagement Tools entwickelt und auf den Markt gebracht, nicht nur in der Bezahlversion sondern auch gratis. Letztere Variante scheint für einige Unternehmen sehr verlockend. Leider müssen wir die Euphorie hier ein wenig trüben. Um dem gesamten Team die Zusammenarbeit zu erleichtern und die internen Prozesse auch tatsächlich zu optimieren, sollte immer ein Tool gewählt werden, das den Anforderungen am besten entspricht – selbst wenn es zunächst ganz so scheint, als wäre der Preis höher.

Kostenlose Projektmanagement Lösungen sind verlockend – doch nichts im Leben ist jemals völlig umsonst...

Wovon ist der Preis der Projektmanagement-Tools abhängig?

Zunächst sei gesagt: Viele Projektmanagement-Lösungen werden kostenlos angeboten. Auf den ersten Blick scheinen sie die perfekte Wahl zu sein, insbesondere für Privatpersonen, Startups und kleine Unternehmen. Einige Optionen zu testen und Kostenvergleiche anzustellen, bevor man sich für eine Lösung entscheidet, kann natürlich nicht schaden. Im Hinterkopf behalten sollte man jedoch, dass gerade bei Gratistools früher oder später mit versteckten Kosten zu rechnen ist.

Bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools ist es wichtig, das Tool mit dem richtigen Angebot an Funktionen auszuwählen. Dieses kann die Produktivität des Teams positiv beeinflussen und langfristig dabei unterstützen, die Geschäftsziele zu erreichen. Einfach ausgedrückt: Die Softwarefunktionen müssen an die Geschäftsprozesse angepasst sein und nicht umgekehrt.

Es gibt allerdings noch andere Dinge, die zu beachten sind. Laut Statista werden 40% der Kaufentscheidungen für eine Projektmanagement-Software zugunsten der Funktionalität getroffen, 24% aufgrund der Benutzerfreundlichkeit und 9% wegen des Preises. Faktoren wie Support, Reputation, Popularität der Software und Unterstützung bei der Implementierung spielen ebenfalls eine Rolle - allerdings eine nicht ganz so große. Gleichzeitig sind 95% der Projektmanager bereit, mehr Geld für eine Projektmanagement-Software auszugeben, insbesondere dann, wenn sie die „fehlenden Funktionen“ bietet, nach denen sie gesucht haben.

Dies ist angesichts der Vielzahl der verfügbaren Optionen nicht verwunderlich. In Bezug auf die Preisgestaltung enthält die Liste der Punkte, die normalerweise den Preis für Projektmanagement-Tools bestimmen, folgendes:

  • Anzahl der Nutzer (-Lizenzen)
  • Workspaces
  • Funktionsumfang
  • Integrationen
  • Reporting-Möglichkeiten
  • Speicherplatz
  • Support

Abgesehen von den unterschiedlichen Preisen verfolgt jedes Projektmanagement-Tool seinen eigenen Ansatz, um Projekte zu steuern und Teams zu verwalten. Welcher dieser Ansätze besser ist, liegt oftmals im subjektiven Ermessen der Nutzer.

Viele Projektmanager suchen auch einfach nach einer „One-tool-fits-all“-Lösung. Diese eine Lösung, die kostengünstig und perfekt für jedes Projekt ist, gibt es jedoch nicht. Wenn man genauer darüber nachdenkt, macht das auch Sinn. Ein Hansdampf in allen Gassen; ein Tausendsassa, der jedoch nichts wirklich gut kann – würde man ein solches Tool wirklich wählen?

Warum lohnt es sich, überhaupt in Projektmanagement-Tools zu investieren?

Tatsächlich wird eine schlechte Kommunikation bei fast einem Drittel der scheiternden Projekte als Hauptursache genannt. Aus diesem Grund sollten Teams stets um eine offene Kommunikation bemüht sein.

Ein Tool, in dem der Arbeitsfortschritt und alle Informationen festgehalten werden, bietet dahingehend bestmögliche Unterstützung. Das liegt einerseits natürlich daran, dass ein Großteil der Missverständnisse von vorn herein vermieden werden kann. Informationen fließen nicht mehr über diverse Kanäle – sie befinden sich unverfälscht und für jedermann zugänglich an einem zentralen Ort. Die Abhängigkeiten im Team sinken – im Vergleich zur E-Mail-Kommunikation sogar sehr deutlich. Problemfelder, die das Projekt im Zeitplan zurückwerfen, werden schneller erkannt. Die Liste lässt sich fortsetzen. Die richtige Software kann in Bezug auf die Zusammenarbeit im Team also einen deutlichen Vorteil bringen.

Grundsätzlich sollte eine gute Projektmanagement-Software es einem Team ermöglichen, Aufgabenprozesse strukturiert zu managen, Zeitpläne zu verfolgen, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und zusammen mit anderen Dateien für alle Beteiligten zugänglich zu verwahren und offen miteinander zu kommunizieren. Je größer das Team, desto komplexer sind meist die Arbeitsstrukturen und desto höher sind auch die Anforderungen an das Tool.

Kostenlose Projektmanagement-Software: Das ist ihr Preis!

Weniger Funktionen. Viele der kostenlosen Projektmanagement-Tools dienen als einfache To-do-Listen, mit denen sich möglicherweise Aufgaben verwalten lasen, nicht jedoch ganze Projekte (insbesondere, wenn diese komplex sind). Ohne Verknüpfungen, anpassbare Status und Terminierungen ist es wesentlich schwieriger korrelierende Aufgaben zu planen. Abgesehen von „abgespeckten Versionen“ wesentlicher Funktionen ist es häufig der Fall, dass die Anzahl der Benutzer, Workspaces und Integrationen ebenso wie die Größe des Speicherplatzes stark eingeschränkt ist.

Fehlende Anpassungsfähigkeit. In der Regel können kostenlose Projektmanagement-Tools in keiner Weise angepasst werden, was bedeutet, dass sich die Arbeitsprozesse der Nutzer stattdessen an die des Tools anpassen müssen. Problematisch wird dieser Umstand insbesondere, wenn Unternehmen unterschiedliche Projektmanagement Methoden verwenden und/oder wachsen, denn in diesem Fall verändern sich auch die Workflows im Projektmanagement. Eine schlichte „One-fits-all“-Lösung kann kaum mit einem Unternehmen mitwachsen und unterstützt in der Regel nur eine Projektmanagementmethode. Nochmals: Im Idealfall sollten die eigenen Prozesse vor der Auswahl eines Tools bestmöglich definiert und Tools ausgewählt werden, die den eigenen Workflows entsprechen und zudem Flexibilität bieten. Der Wechsel eines Tools ist mit Aufwand verbunden und kann insbesondere während eines Projekts große Schwierigkeiten bereiten.

Eingeschränkter Support. Die Mehrheit der kostenpflichtigen Lösungen beinhaltet auch Support und Schulungen. Bei kostenlosen Optionen sind diese Vorzüge, ebenso wie Wartungen und Updates, weitaus seltener. Dies bedeutet, dass alle Kosten, die mit der Schulung der Mitarbeiter und der Konfiguration der Software verbunden sind, aus der eigenen Tasche kommen.

Höhere Sicherheitsrisiken. Jedes Projektmanagement-Tool dient als zentraler Ablageort für wichtige und vertrauliche Firmeninterna, zu denen neben der sensiblen Projektdaten auch personenbezogene Daten über Kunden oder Mitarbeiter gehören können. Es ist wichtig zu wissen, wem diese Informationen anvertraut werden und wie sicher sie tatsächlich vor dem Zugriff durch Dritte sind. Gerade bei kostenlos angebotener Projektmanagement Software werden die Einstellungen zur Erhöhung der Sicherheitsstandards (Passwort-Richtlinien, Zwei-Faktor Authentifizierung etc.) oftmals nur eingeschränkt geboten.

Auf der Suche nach dem passenden Projektmanagement-Tool? Vergleiche und Teste!

Es ist offensichtlich, dass auch kostenlos angebotene Projektmanagement-Tools ihren Preis haben und nicht immer ist dieser auf den ersten Blick ersichtlich. Mehr Eigenaufwand durch fehlenden Support, ineffiziente Workflows durch Funktionsdefizite und fehlende Flexibilität, Risiken durch Sicherheitslücken: All diese Faktoren bestimmen den Preis der Software.

Bevor die Entscheidung fällt, sollte genau evaluiert werden, welche Erwartungen an das Tool bestehen. Wichtig ist, sicherzustellen, dass das Tool ausgewählt wird, das den Ansprüchen des/der Teams am meisten entspricht und einen Mehrwert für die Arbeitsprozesse bietet. Keinesfalls sollte es die Produktivität eines Teams durch fehlende Anpassbarkeit und zu geringen Funktionsumfang auch noch zusätzlich hemmen.

Der Faktor Datenschutz und Informationssicherheit sollte bei der Auswahl ebenfalls eine Rolle spielen, denn der Preis für mangelnde Sicherheitsstandards kann sehr hoch ausfallen. Aus diesem Grund bietet Stackfield, neben einem breiten Funktionsspektrum und Anpassungsfähigkeit, auch Sicherheitsmaßnahmen über die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung hinaus. Überzeuge Dich in einer kostenlosen Testphase davon, dass Stackfield eine lohnende Investition ist.

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Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
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