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LEITFADEN Vor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen 2021
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Faktor Mensch im Homeoffice

Lena WimmerLena Wimmer 8 Min. Lesedauer

Die Gespräche mit unseren Kunden haben mich in letzter Zeit sehr beeindruckt. Wir haben es aktuell alle nicht einfach. Die Pandemie zwingt uns dazu, Kontakte einzuschränken, wo immer es möglich ist. In den Unternehmen bedeutet das vor allem eines: bis zu 100% Homeoffice. Bis zu einem gewissen Grad bringt uns das Konzept auch Vorteile, keine Frage, doch die Isolation und der fehlende Austausch mit den Kollegen kann auch belastend sein. Umso schöner finde ich es, zu sehen, mit wie viel Herzblut manche Teamleiter versuchen, ihren Mitarbeitern unter die Arme zu greifen, ihnen ein Gefühl von Zugehörigkeit und Teamgeist zu vermitteln und den Arbeitsalltag ein wenig zu versüßen. Viele wissen (leider), dass das absolut nicht selbstverständlich ist. Deshalb an alle, die mit so viel Kreativität an die Sache herangehen, um ihr Team in dieser Zeit – die für uns alle ohnehin sehr belastend ist – aufzubauen, zu pushen und nachhaltig zu motivieren: Ihr macht das klasse! Muss mal gesagt werden, finde ich.

Was wir noch tun sollten? Uns fragen: Wie geht es eigentlich den Mitarbeitern im eigenen Team mit der aktuellen Situation und was kann man tun, um sich gegenseitig zu unterstützen? Diese Frage kann sich jeder stellen, nicht oft genug und nicht nur während eines Lockdowns.

Weil Homeoffice auch "nach Corona" weiterhin eine große Rolle spielen wird, sollten wir uns auch mit den Schattenseiten der Arbeitsweise befassen. Wir sollten uns fragen, was Teamleiter tun müssen, um eine gesunde Basis für die Zusammenarbeit in Remote Teams zu schaffen und uns inspirieren lassen: von den vielen tollen und kreativen Ideen, mit denen Unternehmen im Augenblick das Teambuilding und das Wohlbefinden der Belegschaft stärken. Das ist vor dem Hintergrund der Lockdowns zwar besonders wichtig, bedeutet jedoch nicht, dass es nicht auch in Büro-Teams und sobald wieder ein wenig mehr Normalität eingekehrt ist, wichtig ist.

Was ist das Problem am Homeoffice?

Deutschland war lange Zeit ein absoluter Nachzügler was moderne Arbeitsformen anging. Der Wunsch nach flexiblen Arbeitszeiten und flexiblen Arbeitsorten war indes in fast jedem Unternehmen vorhanden, was sich auch sehr leicht nachvollziehen lässt, denn das Konzept bringt einige Vorteile mit sich. Mitarbeiter sparen sich lange Fahrtwege ins Büro, können das Berufsleben etwas flexibler mit dem Privatleben abstimmen, haben mehr Zeit für die Familie (alleine schon durch das gemeinsame Mittagessen zuhause) und Termine, bei denen man zuhause vor Ort sein muss, lassen sich leichter wahrnehmen. Der technische Fortschritt – mit dem zunehmenden Wechsel zu digitalen Arbeitssystemen, mobilen Arbeitsgräten und fortschrittlichen Cloud-Lösungen zur Zusammenarbeit, wie sie auch Stackfield bietet – macht all das möglich. Dennoch waren Unternehmen mit konkreten Homeoffice-Regelungen lange Zeit eher die Ausnahme. Vorwiegend ist es eine Sache von Vertrauen und das war schlichtweg nicht immer da.

Mit Covid-19 hat sich dieses Bild um 180° gewandelt. Unternehmen waren gezwungen, Homeoffice zu ermöglichen, um ihrer Verantwortung in Zusammenhang mit der Pandemie nachzukommen. In vielen Fällen wurde das Homeoffice-Angebot stark ausgeweitet und in einigen Fällen hat wohl ein recht rapider Wechsel von 100%-Office zu nahezu 100%-Homeoffice stattgefunden. Wenngleich sich für Mitarbeiter damit einige Vorteile ergeben, so wird auch deutlich: die permanente Isolation vom Team kann manchmal ziemlich belastend sein.

Letztlich sitzen Mitarbeiter nun zuhause in den eigenen vier Wänden (nicht selten alleine) und der Austausch mit den Kollegen beschränkt sich auf das Minimum, das notwendig ist, um die Arbeit erfolgreich erledigen zu können. Kurze Gespräche, die spontan am Kaffeeautomaten entstehen, sind plötzlich nicht mehr möglich. Darüber, wie der Einzelne mit seinen Aufgaben zurechtkommt, mit welchen Problemen er oder sie konfrontiert wird und welche Erfolge erzielt wurden, bleibt das Team oft im Dunkeln. Was ebenfalls nicht unterschätzt werden darf, so banal es auch klingt: Der Austausch findet zu einem großen Teil schriftlich statt und so können Aussagen manchmal völlig anders beim Gesprächspartner ankommen, als beabsichtigt. Dann kommt es nicht nur zu fachlichen Missverständnissen, sondern auch zu persönlichen. Für den ein oder anderen werden diese Situationen zur Belastung, gerade jetzt, da soziale Kontakte ohnehin auf ein Minimum heruntergeschraubt werden müssen.

Hinzu kommt, dass mit dem Homeoffice Berufliches und Privates zwangsläufig miteinander verschmilzt, was auch dazu führen kann, dass Grenzen, die im Büro ganz klar abgesteckt waren, plötzlich aufbrechen. Längere Arbeitszeiten, ständige Erreichbarkeit und das Gefühl, mehr leisten zu müssen, um auch aus der Ferne als wertvoller Mitarbeiter „wahrgenommen“ zu werden – das sind die häufigsten Probleme, mit denen Mitarbeiter im Lockdown kämpfen.

Letztlich sind wir alle Menschen und die liebe Psyche spielt für Menschen nun mal eine große Rolle – und ja, auch was die Leistung betrifft.

An dieser Stelle geht es also nicht um Produktivitätssteigerung und Erfolgsoptimierung, sondern schlicht um das Miteinander, den zwischenmenschlichen Umgang und die „seelische Unterstützung“ im Team - ganz explizit vor dem Hintergrund des pandemiebedingten Arbeitswandels. Dieser, so lässt es sich aus einer kürzlich veröffentlichten Studie des BSI entnehmen, wird sich nämlich nicht so schnell wieder verabschieden. Homeoffice ist gekommen um zu bleiben.

Die Basics: Darauf sollten Teamleiter von Remote Teams achten

Teamleiter sollten sich darüber im klaren sein, dass Menschen emotionsgetrieben sind. Ob die Zusammenarbeit funktioniert oder nicht hängt stark davon ab, ob sich der Einzelne wohl fühlt oder nicht. Sicherheit spielt hier eine wichtige Rolle, aber auch Wertschätzung und Verständnis. In Remote Teams gibt es einige Dinge, auf die Teamleiter zusätzlich oder verstärkt achten müssen, um ein solches Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten.

#1 Mach Deine Mitarbeiter bereit für das Homeoffice

Vergewissere Dich, dass Mitarbeiter über die nötige Ausstattung verfügen, um zuhause problemlos arbeiten zu können. Sie sollten nicht darauf angewiesen sein, ihre privaten Geräte verwenden zu müssen – allein schon aus Sicherheitsgründen. Wenn Du Dir nicht sicher bist, frag einfach nach, was jeder einzelne benötigt.

#2 Mach eindeutig klar, dass es ok ist, um Hilfe zu bitten

Für viele ist die Arbeit in den eigenen vier Wänden absolut neues Terrain und mit großer Wahrscheinlichkeit werden früher oder später auch Probleme auftreten. Mach den Mitarbeitern klar, dass Du nicht erwartest, dass alles problemlos abläuft, dass es in Ordnung ist, um Hilfe zu bitten und Probleme oder Unsicherheiten zu äußern.

#3 Achte auf eine funktionierende Kommunikation

Kommunikation ist die Basis, ohne die Remote Work nicht möglich ist. Wenn sie nicht funktioniert, ist das nicht nur ein Arbeitshindernis, sondern auch ein Frustfaktor für Mitarbeiter. Versuche, im Hinterkopf zu behalten, dass Menschen unterschiedlich sind und unterschiedliche Bedürfnisse haben, was den Austausch mit Menschen angeht. So benötigen extrovertierte Menschen den regelmäßigen Face-to-Face-Kontakt beispielsweise oft mehr, als introvertierte Menschen. Feste Termine für Video-Calls können hier definitiv helfen.

#4 Sei da und zeige Empathie

Ein guter Teamleiter ist verfügbar für seine Mitarbeiter, versucht, sich in sie hineinzufühlen und hat ein offenes Ohr für Probleme. Während eines Lockdowns ist das so wichtig, wie nie zuvor. Antworte auf Fragen und erkundige Dich zwischendurch auch, wie es den einzelnen Mitarbeitern geht. Anders als im Büro, siehst Du nicht direkt, wenn ein Mitarbeiter überfordert bzw. überlastet ist oder vielleicht mit privaten Problemen zu kämpfen hat. Bei Remote Teams ist ein wenig mehr Empathie gefordert und man muss auf die kleinen Dinge achten, z.B. Veränderungen in der Stimmlage, ein zurückgezogenes Verhalten, vermehrte Fehler, etc. Regelmäßige Check-Ins bei den einzelnen Mitarbeitern, zu denen auch immer die Frage „Brauchst Du Unterstützung?“ gehört, können enorm helfen.

#5 Sprich an, was Mitarbeitern häufig Probleme bereitet

Mitarbeiter im Homeoffice neigen vermehrt dazu, trotz Krankheit zu arbeiten, länger zu arbeiten und permanent erreichbar zu sein . Wer nicht mehr in der Lage ist, Berufs- und Privatleben zu trennen, permanent bis spät abends arbeitet und keine Pausen wahrnimmt, weil er das Gefühl hat immer erreichbar zu sein, kann nicht mehr richtig abschalten und wird folglich ausgebrannt und weniger leistungsfähig. Die ständige Erreichbarkeit und regelmäßig lange Überstunden können außerdem im privaten Umfeld zu Problemen führen.

Vermutlich hältst Du diese Dinge nicht für erwähnenswert, aber sie müssen ausgesprochen werden. Mach Deinen Mitarbeitern klar, dass sie sich im Krankheitsfall ausruhen sollen und dass regelmäßige Pausen wichtig sind. Unterstützen kannst Du das zudem mit festen Offline-Zeiten und Gesundheitsangeboten.

Zur Inspiration: Unterstütze das Teambuilding und schaffe Verbundenheit

Es gibt viele Möglichkeiten, wie sich das Wohlbefinden der Mitarbeiter und das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team steigern lässt. Dabei macht es definitiv Sinn, sich mit Führungskräften und Mitarbeitern aus anderen Unternehmen zu unterhalten. Was wurde unternommen? Was kam besonders gut an? Welche Erfolge konnten erzielt werden? Es schadet nie, sich ein wenig Inspiration zu holen, also haben wir das getan:

#1 Coffee Breaks

Um ehrlich zu sein: Wir waren mit der Situation und dem Wechsel ins Homeoffice auch etwas… nennen wir es „überrumpelt“. Wir hatten die nötige Ausstattung und sind mit Laptop und Handy unter dem Arm heim marschiert… und da saßen wir dann. Jeder hat sein Ding gemacht und arbeitstechnisch gab es keine großen Probleme, aber irgendwas hat einfach gefehlt. Meine schlaue Kollegin kam dann zum Glück ziemlich schnell darauf, was das war und meinte kurzerhand: „Wir machen jetzt mindestens alle zwei Wochen eine virtuelle Kaffee Pause!“ Und da hatten wir, was uns gefehlt hat. Die kleinen Witzeleien im Team, die kurze Rückfrage zum allgemeinen Befinden und das Gefühl, eben NICHT allein zu sein. Danke, Daria!

Dass Teams diese kleinen Video Chats einführen, um die Büro-Küche zu ersetzen, hört man ja mittlerweile sehr häufig und die Mitarbeiter sind durch die Bank weg froh darüber. Natürlich ist virtuell und geplant nicht ganz dasselbe, wie spontan und direkt, aber es ist eine Alternative und gibt einem das Zugehörigkeitsgefühl, das einem in der eigenen Wohnung, weit weg von allen anderen, abhandenkommen kann.

Tipp: Wenn auf das obligatorische „Was gibt es Neues?“-Frage oft betretenes Schweigen folgt, hilft es, vor dem Anruf ein paar Fragen aufzulisten, zu denen sich alle Antworten überlegen sollen, z. B. "Was ist der Ort, den Du als Nächstes besuchen möchtest, und warum?" Mach ein Diskussionsspiel daraus!

#2 „Danke, dass Du da bist“

… stand auf dem Survival-Paket, das mein Freund und seine Kollegen von der Teamleitung per Post erhalten haben – darin eine tolle Tupper-Box mit Firmenlogo, eine kleine Auswahl an Pesto, Mango-Chutney und sonstigen Leckereien, die den Gaumen erfreuen, sowie Klopapier, FFP2-Masken und Schnelltests.

Eine nette Geste, die den Mitarbeitern aufgezeigt hat: unsere Arbeit wird wertgeschätzt und wir sind ein wichtiger Teil des Teams. Tolle Idee!

#3 Digi-Dinner

Von einer noch kreativere Variante des Suvival-Pakets habe ich von einem Kunden erfahren, der sich sehr engagiert mit dem Thema Team-Spirit im Homeoffice beschäftigt. Alle Team-Mitglieder haben eine kleine Zutaten-Box für einen gemeinsamen Kochabend über Video-Konferenz erhalten, mit der sie sich ein einfaches und leckeres 3-Gänge-Menü zaubern konnten. So lässt sich auch ein Ersatz für den gemeinsamen Restaurantbesuch finden, bei dem das Team mit ziemlicher Sicherheit eine Menge Spaß haben wird.

Weil wir immer gerne gemeinsam ins Restaurant gegangen sind, haben wir das direkt ausprobiert. Ich habe mich mit meinen nicht vorhandenen Kochkünsten zwar etwas blamiert, aber wenigstens hatten die lieben Kollegen etwas zu lachen. Das war auch der Plan *hust*.

#4 Beer Tasting

Interessant fand ich außerdem die Idee eines Beer Tastings (deutlich weniger Blamage-Potential). Teilnehmer bekommen verschiedene Craft-Beer-Sorten und Snacks zugesandt, um gemeinsam mit fachkundigen Moderatoren einen kleinen Beer-Nerd-Talk zu starten. Das ist sozusagen die digitale Kneipe Deines Vertrauens für zuhause.

#5 Remote-Spiele

Kniffel, Black Stories, Exit Games, Crime Fälle, Tabu, Activity… die Liste an remote-geeigneten Spielen ist endlos. Teams, die einfach einen schönen und lustigen Abend miteinander verbringen wollen, können das also definitiv auch digital tun. Für aufwendig organisierte und durchdachte Events – wie auch für das eben erwähnte Beer Tasting – gibt es einige Anbieter im Netz, aber zur Not tut es auch einfach (ganz oldschool) ein Zettel und ein Stift.

#6 Picture of the Day

Sehr viele unserer Kunden haben uns außerdem davon berichtet, auf Stackfield spezielle Räume für Alltagsfotos aus dem Homeoffice erstellt zu haben. Mitarbeiter können hier regelmäßig ein „Picture of the Day“ hochladen, um die Kollegen an lustigen, nervigen oder einfach an erfreulichen Situationen teilhaben zu lassen.

Katzen, die es sich auf dem Bürostuhl bequem gemacht haben, Kinder, die ein Bild von Papa beim Telefonieren malen, der Laptop, der gerade Update 2 von 3698 installiert, Kochkunstwerke… wer sagt, im Homeoffice passiert nichts Spannendes? Von wegen! Werden die Erfahrungen und kleine Alltagsmomente im Team geteilt, fühlt man sich doch gleich viel weniger allein.

Soziale Isolation ist im Augenblick das Problem schlechthin. Gerade für Teamleiter ist es wichtig, im Hinterkopf zu behalten, dass vermutlich einige Mitarbeiter mehr zu kämpfen haben als sonst. Zum Teil liegt das an der Isolation im privaten Umfeld, zum anderen an der veränderten Arbeitssituation. Die räumliche Entfernung vom Team ist Teil davon. Wie sich immer mehr herauskristallisiert, wird sich das Konzept „Homeoffice“ auch in Zukunft halten, wenn auch in etwas schwächerer Form. Damit es funktioniert, müssen alle Mitarbeiter das Gefühl vermittelt bekommen, beachtet zu werden und ein wichtiger Teil des Teams zu sein. Für den Erfolg im Team geht es manchmal eben nicht nur um effiziente Arbeitsabläufe, sondern auch einfach mal nur um den Mitarbeiter als Person mit Gefühlen und Emotionen.

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Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
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