Einer Studie von The Alternative Board (TAB) zufolge verbringen Unternehmer 68,1% ihrer Zeit damit, typische Alltagsaufgaben abzuarbeiten. Für die Unternehmensentwicklung bleibt dementsprechend nicht viel übrig, weshalb wichtige Angelegenheiten, wie die Ausarbeitung von Langzeit-Zielen oder Strategien, häufig zu kurz kommen. Ein Problem, welches auch dazu führt, dass Unternehmer überdurchschnittlich viel arbeiten, also weit mehr als der durchschnittliche Arbeitnehmer. Bei der Mehrheit handelt es sich um über 50 Stunden/Woche. Erschöpfung bis hin zum Burnout kann die Folge sein.
Die Frage, weshalb das Delegieren von Aufgaben ein substantieller Teil des Projektmanagements und des Führungsvermögens einer Person ist, sei damit beantwortet. Den Fragen, was delegiert werden sollte und wie man delegiert, wenden wir uns noch genauer zu:
Delegiere die richtige Aufgabe an die richtige Person!
Eigentlich scheint die Sache recht unkompliziert zu sein: Eine Aufgabe überfordert zeitlich oder inhaltlich gesehen, also wird sie jemand anderem zugeschoben. Einen Berg der eigenen Arbeit loszuwerden, indem man ihn irgendjemand anderem, der gerade verfügbar ist, auflädt, sollte allerdings nicht die Hauptabsicht des Delegierenden sein. Das primäre Ziel des Delegierens besteht darin, Aufgaben sinnvoll zu verteilen, sprich: die richtige Aufgabe an die richtige Person zu geben.
Weshalb viele nicht delegieren können
Was einfach klingt, ist in der Realität wesentlich schwerer zu bewerkstelligen, denn viele „können nicht delegieren“. Warum aber ist das so?
Einige Manager tendieren dazu, das Delegieren als Gefahr für das Projekt bzw. die Qualität der Arbeitsergebnisse zu sehen. Es handelt sich um ein weit verbreitetes psychologisches Problem: die Angewohnheit, anzunehmen, dass eine Aufgabe nur dann gut erledigt wird, wenn sie sich selbst darum kümmern oder zumindest maßgeblich daran beteiligt sind.
Auch die Überzeugung, dass das Delegieren mehr Zeit in Anspruch nimmt, als die Aufgabe selbst zu übernehmen, wird häufig vertreten. Ein Teufelskreis, handelt es sich doch oft nicht um einmalige, sondern um wiederkehrende Aufgaben.
Es gibt jedoch noch einen anderen Grund dafür, weshalb Personen Aufgaben nicht delegieren: sie halten es für ein Zeichen von Schwäche. Das Gegenteil ist jedoch der Fall. Ist eine Führungskraft in der Lage dazu, Aufgaben effizient zu delegieren, zeugt dies von Verantwortungsbewusstsein, Organisationstalent und einem guten Einschätzungsvermögen (in Bezug auf sich selbst und andere). Bei einer solchen Führungskraft handelt es sich um eine Person, die ihr Team kennt und den Mitarbeitern vertraut.
Wieso ist es wichtig, zu delegieren?
Allen voran soll die gezielte Aufgabenübertragung eine zu hohe Arbeitsbelastung an der einen Stelle verringern und mit anderen Stellen, die eine (zu) geringe Auslastung (Unterforderung, Leerläufe etc.) aufweisen, ausgleichen. Für das Management ist dies essenziell:
- Vermeidung von Burnout und Verringerung zu hoher Arbeitsbelastung
- Verbesserung der Ergebnisse durch sinnvolle Aufgabenverteilung nach Kompetenzen
- Kompetenzentwicklung und Steigerung des Selbstvertrauens der Mitarbeiter
- Vertrauensbasis durch mehr Autonomie auf Mitarbeiterebene
10 Aufgaben, die delegiert werden sollten
1. Kleine, einfache Aufgaben
Das Problem mit kleinen Aufgaben – wie z.B. das Versenden kurzer E-Mails, die Terminierung von Meetings und Geschäftsreisen oder das Buchen von Flügen und Hotels –, die eigentlich recht leicht von der Hand gehen? Sie sind viel zeitaufwendiger, als es zunächst den Anschein hat. Insbesondere, wenn sich derartige Aufgaben summieren, kann sich die Uhr schnell zum Feind entwickeln. Schlussendlich hat man zwar das Gefühl, viel erledigt zu haben (hat man schließlich auch), doch mit den wirklich wichtigen Dingen wurde sich nicht befasst. Genau hierfür wäre die Managementebene allerdings zuständig.
2. Mühsame Aufgaben, die wenig Fachwissen erfordern
Nach stundenlangen Meetings klingt so manche Copy-paste-Aufgabe fast nach einem Wellnessurlaub. Vielleicht ein Grund, weshalb manche Manager solche Aufgaben noch immer gerne selbst übernehmen. Bestenfalls sollten Prozesse, wie das Übertragen von Kundendaten in das CRM-System, automatisiert vonstattengehen. Ist dies nicht möglich, muss die Aufgabe delegiert werden.
3. Aufgaben mit Lernpotential
Nur weil sich zum aktuellen Zeitpunkt eine einzelne Person um die Pflege und den Aufbau der Homepage kümmert, weil sie die einzige ist, die mit HTML vertraut ist, bedeutet das nicht, dass es auch so bleiben muss. Die Grundlagen von HTML – wie auch die von diversen anderen Tätigkeiten – sind nicht schwer zu erlernen. Es macht also durchaus Sinn, hier zu delegieren. Auch der Mitarbeiter profitiert davon, die Möglichkeit zu bekommen, sich neue Fertigkeiten anzueignen.
4. Aufgaben, die andere vielleicht sogar besser erledigen / in denen Du nicht gut bist
Im besten Fall wird eine Aufgabe immer von der Person erledigt, die am besten dafür geeignet ist. Wenn etwas nicht in den eigenen Kompetenzbereich fällt, dann vielleicht in den eines anderen? Diese Frage sollte man sich hier und da durchaus stellen.
5. Zeitintensive Aufgaben
Besonders gefährlich für die Produktivität ist es natürlich immer, sobald gewisse Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen. Sobald diese beginnen, zur Ablenkung von den wirklich wichtigen Aufgaben zu werden, sollte darüber nachgedacht werden, sie zu delegieren. Gib zeitintensive Aufgaben also immer ab, es sei denn, es gibt rechtliche Einschränkungen oder sie erfordern Dein persönliches Engagement oder Deine Erfahrung und Expertise.
Tipp: Versuche Aufgaben immer im Ganzen zu delegieren. Häufig sind für die Bearbeitung mehr Hintergrundinformationen von Nöten, als vorab angenommen. Einzelne Teile, Arbeitsschritte oder Ergebnisse zusammensuchen und nachvollziehen zu müssen, führt letztlich dazu, dass der Beauftragte den Überblick verliert.
6. Interessante Aufgaben
Um die Motivation im Team zu steigern sollten auch regelmäßig spannende Aufgaben, deren Erledigung Spaß macht, delegiert werden. Niemand arbeitet schließlich besser, als Mitarbeiter, die Freude am ihrem Job haben. Aus diesem Grund ist es auch ausgesprochen wichtig, die Wünsche der Mitarbeiter zur Kenntnis zu nehmen. Stellt sich jemand für gewisse Aufgaben zur Verfügung, weil er sich für sie interessiert und sich deren Erledigung zutraut, sollte man dieser Person womöglich eine Chance geben.
7. Aufgaben, die für dich nicht mehr interessant sind
Auf der anderen Seite: Lässt sich feststellen, dass man selbst die Leidenschaft an der Erledigung gewisser Aufgaben verloren hat, obwohl man sie früher womöglich gerne erledigt hat, kann es ebenfalls sinnvoll sein, zu delegieren. Gerade bei Aufgaben, die wir über lange Zeit hinweg immer wieder erlegen müssen, verlieren wir gerne mal die Lust und Hingabe. Wir verschwenden dann mehr Zeit als nötig und laufen Gefahr, Fehler zu machen. Wer weiß: andere freuen sich vielleicht über ein wenig frischen Wind und erfüllen die Arbeit mit mehr Hingabe.
8. Routineaufgaben
Bei dieser Art von Aufgabe ist das Delegieren besonders sinnvoll. Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, die immer nach demselben Schema ablaufen, lassen sich leicht aneignen. Da sie also auch andere Mitarbeiter sehr gut erledigen können sobald sie routiniert sind, ergibt es wenig Sinn, Routinetasks durch das Management ausführen zu lassen.
9. Aufgaben mit ständig wechselnden Vorschriften
Zugegeben, ein recht starker Kontrast zu Punkt 8. Denkt man genauer darüber nach, macht das Delegieren von Aufgaben, bei denen ständig wechselnde Vorschriften eine Rolle spielen, allerdings durchaus Sinn. Die Geschäftsführung hat für Gewöhnlich viele Baustellen. Immerzu über alle Normen, Gesetze und Richtlinien zu spezifischen Aufgabenbereichen im Bilde zu bleiben, kann ein zeitintensives und schwer zu bewerkstelligendes Unterfangen sein. Besser ist es, jemanden zu beauftragen, der seinen Fokus auf genau diese Aufgabe legen kann.
10. Aufgaben, die nicht in der eigenen Verantwortung liegen
Sicher haben wir alle uns schon einmal dabei ertappt, an Aufgaben zu arbeiten, die eigentlich gar nicht in unseren Zuständigkeitsbereich fallen. Wieso aber sollte man das tun? Ganz einfach, weil es mehr Spaß macht, als das was auf der eigenen Agenda steht. Ertappt. Es hätte funktionieren können, wären da nicht die Aufgaben, die wirklich dringend erledigt werden müssen, die aber kein anderer übernehmen kann. Alles andere sollte – so schwer es auch fällt – an die zuständige Stelle delegiert werden.
So delegiert man richtig
Ohne Plan und frei nach Lust und Laune zu delegieren macht natürlich wenig Sinn. Deshalb ist es wichtig, einige Dinge zu beachten:
Sei bereit, die Erwartungshaltung und Anweisungen zu kommunizieren.
Um gleich mit der Tür ins Haus zu fallen: Nicht alle Arbeitsabläufe sind selbsterklärend und nur weil man selbst bereits routiniert ist und alles „vollkommen logisch“ findet, ist es das nicht zwingend auch für einen anderen Mitarbeiter. Das gilt auch – und insbesondere – beim Delegieren alltäglicher und einfach anmutender Aufgaben. Ein simples „Übernimm doch bitte ab heute das Application Testing für mich.“ reicht nicht aus. Hat der Mitarbeiter bereits Erfahrung im Testing? Weiß er, wie man an die Aufgabe herangeht oder benötigt er eine Einweisung? Gibt es spezielle Regelungen und Ansprechpartner, die er kennen sollte? So mancher neigt dazu, wesentliche Fragen zu übersehen, weil sie nicht nennenswert zu sein scheinen. Und so manches Ergebnis lässt aus Gründen wie diesen wesentlich länger auf sich warten, als es müsste. Kommuniziere klar:
- der Sinn und Zweck (warum?): Gerade das "Warum" hinter der Aufgabe wird häufig als unwichtig angesehen und nicht kommuniziert. Aufgaben sind allerdings wesentlich einfacher zu erledigen, wenn klar hervorgeht, was man sich vom Ergebnis verspricht. Viele Fragen erübrigen sich dann von selbst. Darüber hinaus bestätigen diverse Studien, dass Mitarbeiter motivierter sind, wenn sie den Sinn hinter ihren Aufgaben erkennen.
- die Erwartungshaltung (was?): Was genau ist erforderlich um das Ziel zu erreichen? Was stellt sich der Vorgesetzte unter der erfolgreich ausgeführten Aufgabe vor? Worauf gilt es zu achten?
- die Herangehensweise (wie?): Wer Aufgaben delegiert, die er sonst eigentlich selbst erledigt, hat in aller Regel eine Vorstellung davon, wie diese erledigt werden können. Dem Mitarbeiter kann ein kleiner Einblick in die Herangehensweise des Vorgesetzten eine große Stütze sein. „Für gewöhnlich beginne ich mit […], da mir dieser Punkt später Aufschluss gibt über […]“
- der zeitliche Rahmen (wann?): Zuletzt ist es natürlich wichtig, alle nötigen Deadlines zu nennen.
Wähle die richtige Person
Wir haben es bereits erwähnt: die richtige Aufgabe für die richtige Person. Ja, dieser Punkt scheint offensichtlich zu sein. Und dennoch berücksichtigen bei der Aufgabenverteilung längst nicht alle Manager die Fertigkeiten, Talente und Interessen ihrer Mitarbeiter. Das ist ein Fehler. Wer interessiert ist, arbeitet motivierter. Der Vorteil fachspezifischer Fähigkeiten, muss wohl nicht weiter erläutert werden. Übrigens: bei der Auswahl der richtigen Person, sollte auch die Arbeitsbelastung eine Rolle spielen. Überlastete Mitarbeiter sind irgendwann nicht mehr dazu in der Lage, ihr Bestes zu geben.
Bleibe offen für Fragen und kommuniziere
Kommunikation ist der Schlüssel, beim Delegieren und auch nachdem der Mitarbeiter mit der neuen Aufgabe begonnen hat. Wird eine Aufgabe zum ersten Mal an einen Mitarbeiter abgegeben, sollte man für jede Frage offen sein und für Hilfestellungen zu Verfügung stehen. Eine Projektmanagement-Software bietet Unterstützung.
Gestehe Mitarbeitern Autonomie zu
Um den größten Nutzen aus dem Delegieren von Aufgaben zu ziehen, ist es manchmal unvermeidlich, auch Kontrolle abzugeben. So sollte einem Mitarbeiter neben den neuen Aufgaben auch ein gewisser Grad an Verantwortung und Entscheidungsfreiheit übertragen werden, z.B. hinsichtlich des Budgets oder der gestalterischen Freiheit. Wer das nicht tut, wird wahrscheinlich sehr häufig unterbrochen, was wiederrum nicht der Sinn und Zweck des Delegierens ist.
Auf einen Blick: So delegierst Du Aufgaben in Stackfield
In Stackfield lassen sich Aufgaben einfach einer oder mehreren Personen zuweisen.
Alle relevanten Informationen können in der Aufgabenbeschreibung, den Kommentaren oder durch das Anhängen von Links (auch Dokumente) und Dateien bereitgestellt werden. So wird langes Suchen verhindert, es geht nichts verloren und alle Details bleiben an einer zentralen Stelle – der Aufgabe selbst – griffbereit.
Handelt es sich um regelmäßig anfallende Routineaufgaben, lässt sich die Aufgabe einfach als wiederkehrendes Ereignis deklarieren. Wird die Vorgängeraufgabe als „Erledigt“ markiert, erstellt Stackfield automatisch eine Nachfolgeraufgabe, deren Fälligkeitsdatum dem vom Ersteller festgelegten regelmäßigen Turnus unterliegt. Es wird also beispielsweise eine wiederkehrende Aufgabe zu jedem Ersten eines Monats erstellt.
Sofern lediglich ein Teil einer Aufgabe delegiert werden soll, lassen sich dieser auch Unteraufgaben hinzufügen, die wiederum einzelnen Nutzern zugewiesen werden können.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, individuelle Abnahmeworkflows zu erstellen, um festzulegen, dass es einer Prüfung durch eine bestimmte Person (Management) bedarf, bevor eine Aufgabe als „Erledigt“ markiert werden kann.
Richtig delegieren ist nicht schwer. Manchmal muss man sich einen kleinen Ruck geben. Wer das schafft, wird feststellen, dass die Welt nicht untergeht, wenn die Verantwortung für "Routineaufgabe 152" auf jemand anderen übertragen wird.