Und plötzlich steckt so viel mehr in einem Arbeitstag! Mit den richtigen Organisationstools für einen effizienten Workflow hängt Dein Team nicht mehr stundenlang im Mail-Postfach fest. Stattdessen jongliert es entspannt mit verschiedenen Kunden und Projekten und kommuniziert effektiv und unabhängig von Ort und Zeit. Sorry an alle Excel-Listen und Post-its – aber es gibt bessere Lösungen für Unternehmen und Behörden, die Arbeit zu strukturieren.
Wir stellen Dir hier die wichtigsten Arbeitsorganisations-Tools für mehr Produktivität kurz vor.
Welche Tools zur digitalen Arbeitsorganisation gibt es?
Die Arbeitsorganisation in Deinem Team lässt sich in mehreren Bereichen optimieren. Dafür sind momentan unter anderem diese Einzellösungen am Markt.
Asana & Trello für Aufgaben- und Projektmanagement
Sie ersetzen die klassischen To-do-Listen. Mit diesen Organisationstools lassen sich Projekte erstellen, Mitglieder einladen und Aufgaben zuweisen sowie terminieren. Auf digitalen Portfolio-Boards und Kanban-Boards können beliebig viele Aufgabenkarten platziert werden. Dort können wiederum Anhänge, Deadlines und Checklisten hinterlegt werden und die Team-Mitglieder können die Aufgaben direkt kommentieren oder bewerten.
MS Teams & Slack für die Kommunikation
Als Teil des Microsoft Office-Pakets ist MS Teams weit verbreitet. Das chatbasierte Tool ermöglicht Telefon- und Videokonferenzen, zeigt den Konversationsverlauf an und erlaubt es Deinem Team, kollaborativ an Dokumenten zu arbeiten. Es gibt diverse Anpassungsmöglichkeiten und dank Registerkarten sind häufig verwendete Anwendungen immer griffbereit.
Eine Alternative ist die einfache Kommunikationsplattform Slack. Hier sind zum Beispiel die sogenannten "Channels" bestimmten Themen zugeordnet. Beliebig viele eingeladene Teammitglieder können chatten und sich dank @-Zeichen auch direkt ansprechen. Die Teamkommunikation umfasst außerdem den Austausch von Dokumenten und Links.
Zoom für Videokonferenzen
Geht es um effiziente Arbeitsorganisation, dürfen Videokonferenzen nicht fehlen. Anders als bei Telefonaten können sich die Teammitglieder hier sehen. So lassen sich gerade bei räumlicher Distanz leichter persönliche Beziehungen aufbauen und der Kontakt zwischen den Teammitgliedern wird enger. Video-Calls können also auch das Teambuilding unterstützen.
Notion für Wissensmanagement
Mit Notion können sowohl Soloselbstständige als auch ganze Teams ihre Arbeitsorganisation verbessern. Auf der Plattform lassen sich Projekte und Aufgaben verwalten und man kann Wissen in Datenbanken und Wikis sammeln und zur Verfügung stellen. Zudem gibt es die Möglichkeit, Dokumente und Notizen mit anderen zu teilen.
Miro als Whiteboard
Das Online-Whiteboard Miro lässt Teams Ideen und Meinungen sammeln, Aufgaben organisieren und Strategien austüfteln. Ob im selben Gebäude oder remote: Die Zusammenarbeit kann in Echtzeit stattfinden oder die einzelnen Teammitglieder arbeiten zeitversetzt an dem Whiteboard.
Doodle für Umfragen
Ohne großen (zeitlichen) Aufwand den Termin fürs nächste Meeting abstimmen oder sich im Nu einen groben Überblick über die Meinungslage zu einem Thema verschaffen? Mit dem Umfragetool Doodle kein Problem. Einfach die aktuelle Frage formulieren, Terminvorschläge oder Aussagen zur Wahl stellen und die entsprechenden Teilnehmer per Mail zur Umfrage einladen.
Dropbox für die Dokumentenverwaltung
Was früher das begehbare Archiv war, ist in der modernen Arbeitsorganisation die elektronische Dokumentenverwaltung. Die cloudbasierte Software-Lösung Dropbox ermöglicht es Dir und Deinem Team, jederzeit von jedem Endgerät auf die dort abgelegten Dateien zuzugreifen. Ein individuell erstellbares Verzeichnis erlaubt es, Online-Dokumente nach z. B. Kunde oder Projekt zu sortieren und schnell wiederzufinden.
Super, was es an digitalen Tools zur Arbeitsorganisation gibt, oder?
Die verschiedenen Einzellösungen haben wirklich etwas drauf, wenn es um effiziente Arbeitsorganisation geht. Jedes Tool konzentriert sich dabei jedoch nur auf einen bestimmten Bereich. Wie bei einem Top-Fußballverein kommt es nicht nur darauf an, dass möglichst viele Stars auflaufen. Für den Gewinn der Meisterschaft müssen sie auch perfekt zusammenspielen. Genau hier liegt das Problem mehrerer Einzellösungen: Manchmal kostet das Tool-Hopping sehr viel Zeit (und Geld) und oft fehlen passgenaue Schnittstellen. So bleibt letztlich viel Luft nach oben.
Was also tun, wenn Du nicht X Einzellösungen kaufen möchtest?
Dann stellt eine All-in-one-Lösung wie Stackfield eine sinnvolle Alternative dar. Du erhältst ein Tool aus einem Guss, in das alle wichtigen Funktionen integriert sind. Das rechnet sich nicht nur in puncto Effizienz, sondern auch hinsichtlich des Budgets: Du bezahlst nicht an zehn Anbieter, sondern kaufst nur ein Produkt.
Die Vorteile einer All-in-One-Lösung auf einen Blick:
- Smoother Workflow: Auch wenn die Einzeltools zum Teil Integrationen unterstützen, muss doch immer wieder zwischen den verschiedenen Tools gewechselt werden. Darunter leidet der Arbeitsfluss. Mit einem All-in-One-Tool bleibt er durchgehend fokussiert. Einzellösungen sind auf Dauer zudem nur begrenzt leistungsfähig.
- EINE Benutzeroberfläche: Mit einer All-in-One-Lösung bewegen sich die Nutzer durchgehend auf einer Benutzeroberfläche und müssen daher auch nur einmal dafür geschult werden.
- Schneller Zugriff auf wichtige Informationen: Alle relevanten Informationen verteilen sich nicht auf diverse Plattformen und Kommunikationstools, sondern können dank globaler Suche im Tool jederzeit zusammengeführt werden.
- Unkomplizierte Nutzer- und Rechteverwaltung: Bei neuer Teamzusammensetzung oder neuer Aufgabenzuweisung an einzelne Mitarbeiter müssen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte nur in einem Tool angepasst werden.
- Einfache Abrechnung: Müssen lediglich Zugänge und Lizenzen für ein Produkt erworben werden, vereinfacht das die Abrechnung und reduziert in der Regel die Kosten.
- EIN Genehmigungsprozess: Gerade in Branchen, in denen Genehmigungsprozesse langwierig und aufwendig sind, ist es von großem Vorteil, das Prozedere für nur ein Tool durchlaufen zu müssen – um dann dennoch alle gewünschten Anwendungen nutzen zu können.
Wie sieht es eigentlich in puncto Datenschutz aus?!
Gerade in datensensiblen Branchen wie Behörden, Banken und Versicherungen kommen die meisten der genannten Einzellösungen nicht in Frage bzw. dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen auch gar nicht genutzt werden. Stackfield erfüllt als All-in-One-Tool dagegen die höchsten Anforderungen der DSGVO und ist nach ISO 27001, 27017 und 27018 zertifiziert. Als deutsches Tool mit deutschem Serverstandort eignet sich Stackfield daher gut für datensensible Branchen.
Welches Arbeitsorganisations-Tool ist am besten für Dich und Dein Team?
Alle der hier vorgestellten Organisationstools haben ihre Highlights und können mehr Effektivität, Produktivität und damit auch mehr Spaß in den Arbeitsalltag von Teams bringen. Damit ein Tool sein volles Potential ausspielen kann, muss es unbedingt zu Dir oder Deinem Team passen. Und zu den individuellen Anforderungen Deines Unternehmens oder Deiner Branche. Dann kann die (digitale) Revolution im Büro beginnen!
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