Our website is also available in English - would you like to switch to this version?Switch to English
MADE & HOSTED
IN GERMANY
LEITFADEN Vor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen 2021
Jetzt PDF herunterladen
all-in-one-collaboration-tools

Warum All-in-One Tools die Zukunft der Collaboration sind

Lena WimmerLena Wimmer 9 Min. Lesedauer

In unserem letzten Video-Meeting ist uns eines aufgefallen: Wir sprechen so oft von der Digitalisierung, aber das, was sich in der Arbeitswelt so in den letzten Jahren verändert hat, führen wir uns nur selten vor Augen - nun ja, mit Ausnahme der doch recht drastischen Veränderungen des letzten Jahres. Man schwimmt eben mit. Man passt sich dem Umfeld an. Man ist irgendwie Teil des Prozesses.

„Ich denke in letzter Zeit wirklich oft darüber nach, wie anders das alles noch vor gerade einmal zehn Jahren war“, meinte ein Kollege.

Stimmt. Vor zehn Jahren hab ich meinen Tag mit der Abläge von Aufträgen begonnen, alle gedruckt versteht sich, ich stand bestimmt ein Fünftel des Tages vor dem Fax- und Kopiergerät und der Rest des Tages bestand hauptsächlich aus dem Bearbeiten von E-Mails… vielen E-Mails. Letztere gibt es noch, sind aber deutlich weniger geworden.

„Ich weiß noch, dass mir mein damaliger Kollege immer dabei geholfen hat, die Arbeitsanweisungen meiner Vorgesetzten zu entziffern. Die landeten grundsätzlich auf kleinen Post-its irgendwo auf meinem Schreibtisch – grausame Handschrift. Und da sitzt man dann und weißt nicht, ob man noch irgendetwas für das anstehende Meeting vorbereiten oder Maultaschen einkaufen soll.“

Mein Team fand das witzig. Ich damals nicht. Heute landet einfach alles in einem digitalen Tool, wo man es leicht sieht und die Handschrift des Vorgesetzten spielt – zum Glück – keine Rolle mehr.

Dafür gibt es heute andere Probleme. Ich höre häufig, dass in den Unternehmen viele verschiedene Collaboration Tools für unterschiedliche Zwecke der Zusammenarbeit eingesetzt werden: Chat-Tools, Tools zur Aufgabenverwaltung, Dateispeicher-Lösungen… alle genau zugeschnitten für ihren jeweiligen Einsatzbereich. Die Teams haben aber noch immer Probleme bei der Zusammenarbeit und Kommunikation.

Letztlich haben wir auch darüber gesprochen, wie wir uns die Zukunft der Zusammenarbeit vorstellen. Klare Antwort:

„All-in-One Collaboration Tools!“

Wieso wir das denken, und was wir mit „All-in-One“ konkret meinen, erfährst Du hier…

Die Zukunft der Collaboration: All-in-One-Lösungen

Notizzettel und Schreibblöcke mit To-do-Listen findet man heute nur noch selten. Auch der E-Mail-Austausch wird langsam weniger, weil sich in den Unternehmen zusehends fortschrittlichere Lösungen zur Kommunikation etablieren. Vor allem die interne Zusammenarbeit fußt heute bereits zu einem großen Teil auf digitalen Collaboration Tools.

Die Geschäftswelt versucht sich schrittweise zu digitalisieren und Cloud Collaboration Tools leisten hierbei einen besonders großen Beitrag. Durch ihren Einsatz können Unternehmen die Qualität ihrer Zusammenarbeit erhöhen, ihre Effizienz steigern, Informationen zeit- und ortsabhängig abrufen und den Mitarbeitern somit auch Homeoffice bzw. Remote Work ermöglichen.

Auf dem Markt gibt es diverse Tools, die sich auf unterschiedliche Einsatzzwecke spezialisieren. Funktionsweise und -umfang unterschieden sich zum Teil massiv. Teams verwenden Chat-Tools, Besprechungstools, mit denen Audio- und Video-Konferenzen durchgeführt werden, Aufgabenverwaltungstools bis hin zu methodisch zugeschnittenen Software-Lösungen für das Projektmanagement.

Bis dato sind in den Unternehmen noch sehr viele Insellösungen im Einsatz, d. h. für die spezifischen Bereiche der Zusammenarbeit werden innerhalb einer Organisation mehrere Collaboration Tools (oftmals unterschiedlicher Anbieter) verwendet.

Weniger ist nicht gleich mehr: die 5 häufigsten Probleme durch Insellösungen

Es gibt Unternehmen, die nutzen Slack als Team-Chat, verwalten Aufgaben mit Asana, telefonieren über Zoom und bearbeiten Dokumente über Google-Docs. Diese Tools erfüllen ihren jeweiligen Zweck, keine Frage. Ein Sammelsurium aus diversen Tools für verschiedene Zwecke führt jedoch zu einer Fragmentierung der einzelnen Aufgabenbereiche und damit auch zu nicht unerheblichen Produktivitätsproblemen. Weniger ist nicht immer mehr. Das ergibt die logische Schlussfolgerung und das bestätigen zahlreiche Gespräche, die wir mit unseren Kunden geführt haben.

  • Die Zusammenarbeit über unterschiedliche Plattformen zwingt Nutzer, ständig zwischen einzelnen Lösungen wechseln zu müssen. Dies erschwert konzentriertes und vor allem fokussiertes Arbeiten.
  • Nutzer müssen sich in verschiedene Benutzeroberflächen einarbeiten. Das nimmt Zeit in Anspruch, frustriert die Belegschaft und führt auch später dazu, dass Arbeitsabläufe nicht so flüssig ablaufen, wie sie es könnten und auch sollten.
  • Informationen sind auf verschiedenen Plattformen verteilt und können nur schwer in Bezug gesetzt werden. Die Aufgabe befindet sich im Kanban-Tool, wichtige Informationen werden aber über ein separates Chat-Tool mitgeteilt, Dokumente landen im Cloud-Storage-Dienst usw. Wie wahrscheinlich ist es dann, dass wichtige Informationen übersehen werden?
  • Die Nutzer- und Rechteverwaltung wird kompliziert. Änderungen in der Teamzusammensetzung oder im Zuständigkeitsbereich einzelner Mitarbeiter führen dazu, dass Zugriffs- und Bearbeitungsrechte in mehreren Tools vergeben, angepasst und entfernt werden müssen.
  • Für jedes Tool werden Zugänge und Lizenzen benötigt. Das bedeutet im Regelfall mehr Aufwand bei der Abrechnung und höhere Kosten.

Der einfache aber entscheidende Vorteil von All-in-One Collaboration Tools

In Organisationen, die All-in-One Collaboration Tools nutzen, ist vieles einfacher. Hier gibt es die Probleme, die durch die Fragmentierung der einzelnen Aufgabenbereiche entstehen, schlichtweg nicht. Alle Aktivitäten, die im Team bzw. innerhalb der Organisation stattfinden, werden einheitlich auf einer Plattform abgebildet und miteinander in Bezug gesetzt. So werden Zusammenhänge aufrechterhalten, während den Nutzern ein langes Suchen erspart bleibt.

Eine gute All-in-One-Lösung ist nicht die eierlegende Wollmilchsau

Wenn wir von einem All-in-One Collaboration Tool sprechen, meinen wir natürlich nicht, dass ein Tool jegliche Software-Lösung, die in den Firmen benötigt wird, ersetzen soll. Ein solches Tool würde zu komplex werden und die einzelnen Funktionsbereiche nur unzureichend abbilden können. Also Finger weg von der eierlegenden Wollmilchsau, die Dir Buchhaltung und Projektmanagement verspricht. Das Tool sollte aber alle Funktionen abdecken, die Mitarbeiter täglich bei der Zusammenarbeit benötigen und dabei die Kommunikation nicht außer Acht lassen.

Kein Ersatz für All-in-One Collaboration Tools: Integrationslösungen

Einige Anbieter von Collaborations Tools reagieren auf das Problem mit Integrationslösungen. Dabei werden in einem Tool Schnittstellen zu anderen Tools geschaffen. Nutzer können so von einem Collaboration Tool auf die Tools anderer Anbieter zugreifen, ohne die Plattform wechseln zu müssen. Sind Integrationen also eine Lösung? Leider nicht, denn die Integrationen werden lediglich in der Plattform bereitgestellt, um eine Zugriffsmöglichkeit zu schaffen. Sie bieten allerdings keine direkte Verknüpfung zu den Funktionen der anderen Tools. Im Alltagsfall bedeutet dies:

Dateien werden in der entsprechenden Lösung abgespeichert, sind dabei aber nicht an die zugehörigen Aufgaben angehängt. Das Kommentieren von Dateien oder anderen Elementen funktioniert unter Umständen nicht, oder es wird nicht im Nachrichten-Stream des Chat-Dienstes angezeigt.

Die Schwachstellen der Integrationslösung in Kürze

  • Integrationen arbeiten getrennt vom Funktionsbereich der anderen Tools. So müssen Nutzer Informationen manuell in Bezug setzen, d. h. Informationen aus einem Collaboration Tool kopieren oder mit denen der anderen verlinken. Das ist umständlich und zeitaufwendig.
  • Integrationen, die in anderen Tools bereitgestellt werden, bilden meist nur einen Teil des Funktionsspektrums der eigentlichen Anwendung ab. Um die volle Funktionalität zu nutzen, muss das Collaboration Tool weiterhin separat genutzt werden.
  • Das Rechtemanagement muss noch immer für alle Tools separat vorgenommen werden.

Welche Funktionen sollte das Collaboration Tool abdecken?

Um den Arbeitsalltag der einzelnen Teams optimal abbilden zu können und die Probleme, die durch eine Fragmentierung der Arbeitsbereiche entstehen, zu verhindern, sollte das Tool über einen gewissen Funktionsumfang verfügen und alle Tools sinnvoll miteinander verknüpfen. Über diese Features sollte das Collaboration Tool verfügen.

Aufgabenplanung

Ein geeignetes Modul zur Aufgabenplanung mit detaillierten Aufgabenkarten ist der Grundbaustein eines guten Collaboration Tools. Dieses sollte es den Mitarbeitern ermöglichen, einzelne Arbeitsaufträge übersichtlich zu erfassen und einem sowie auch mehreren Verantwortlichen zuzuweisen.

Achte hierbei auf folgende Funktionen:

Aufgliederung in Unteraufgaben: Nicht alle Aufgaben werden von einer einzelnen Person erledigt. Oftmals sind mehrere Teammitglieder an der Erledigung beteiligt, weshalb die Option zur Erstellung von Unteraufgaben, die sich separat mit Informationen versehen und einzeln zuweisen lassen, unabdingbar ist.

Flexible Statusoptionen: Die Statusoptionen einer Aufgabe sollten individuell anpassbar sein, um den Arbeitsablauf optimal an die internen Prozesse des Teams bzw. des Unternehmens anpassen zu können.

Dateianhänge und Kommentare: Um zugehörige Dokumente nicht erst suchen zu müssen und alle Informationen zentral verfügbar zu halten, sollte es möglich sein, Dateianhänge und Kommentare an die Aufgabe – und im besten Fall auch gesondert an die Unteraufgaben – anzuhängen.

Einfache Datierung: Aufgaben sollten die Möglichkeit bieten, ein Fälligkeitsdatum, einen Fälligkeitszeitraum und eine Option zur automatischen Neuerstellung wiederkehrender Aufgaben bieten.

Ordnung mit Labels: Labels dienen dazu, Aufgaben in gewisse Kategorien aufzugeilen. So können sie später einfacher sortiert, priorisiert und differenziert werden.

Aufgabenvisualisierung/Projektansichten

Je komplexer die Workflows in einem Team sind und je umfangreicher die Projekte sind, desto mehr sollte darauf geachtet werden, dass sich diese übersichtlich visualisieren lassen. Die gängigsten Varianten, welche in den meisten Teams benötigt werden:

Kanban Board: Das visuelle Aufgabenboard kommt in den Unternehmen wohl am häufigsten zum Einsatz, weil sich damit alle Workflows einfach und übersichtlich abbilden lassen.

Todo-Listen: Listen sind die wohl einfachste Variante, alle Aufgaben festzuhalten. Mit zunehmender Aufgabenanzahl werden sie jedoch recht unübersichtlich, weshalb sie sich lediglich für die persönlichen Todos und Projekte von sehr geringem Umfang eignen.

Gantt Charts: Von den Anbietern der Collaboration Tools auch häufig als Timelines (dt. Zeitleisten) bezeichnet, helfen Gantt Diagramme dabei, einen Projektplan in seinem zeitlichen Kontext abzubilden. Das Diagramm informiert über Aufgabenabhängigkeiten, mögliche Engpässe in der Planung und hilft Teams dabei, alle Aufgaben fristgerecht fertigzustellen.

Datei- und Wissensmanagement

Der Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dateien und Dokumenten ist Teil des Arbeitsalltags in jedem Unternehmen. Auch grundlegende Informationen zur Zusammenarbeit oder zum Projekt und Richtlinien sollte sich zentral festhalten lassen. Dateiverwaltung und Wissensmanagement sind zwei Komponenten, die daher in einem Collaboration Tool nicht fehlen dürfen.

Dateimanagement: Dateien sollten sich grundsätzlich an andere Elemente (wie Aufgaben, Termine und andere Dateien) anhängen und einzeln kommentieren lassen. So halten Nutzer Informationen grundsätzlich griffbereit und können später leicht nachvollziehen, welche Inhalte zusammen gehören.

Wiki-Seiten: Auf Wiki-Seiten lassen sich Projektpläne und –ziele, grundlegende Informationen, die die Zusammenarbeit im Team betreffen, Richtlinien oder häufig benötigte Eckdaten und Standard-Texte für alle Mitglieder zentral festhalten. Da sie die Teamarbeit deutlich erleichtern, sollten sie Standard in einem Collaboration Tool sein.

Kommunikation

Die meisten Collaboration Tools lassen sie außen vor. Dabei ist gerade die Kommunikation ein Bereich, der nicht in ein separates Tool ausgegliedert sein sollte. Warum? Wichtige Informationen und Entscheidungen zu bestimmten Aufgaben und Prozessen müssen jederzeit direkt ersichtlich sein. Werden diese auf unterschiedliche Plattformen verteilt, erhöht sich die Gefahr, Essenzielles zu übersehen. Hierauf sollte das Collaboration Tool ausgelegt sein:

Gezielter Austausch durch Kommentieren: Alle Elemente, seien es Aufgaben, Dateien, Dokumente oder Termine, sollten sich einzeln kommentieren lassen. Nur so wird sichergestellt, dass in der Kommunikation keine Missverständnisse auftreten, wichtige Informationen nicht untergehen und alle Eckdaten zu einem gewissen Thema mit einem Klick abrufbar bleiben.

Projekt- oder themenbezogene Kommunikation via Team Chat: Einzelne Abteilungen und Projektgruppen sollten einen eigenen Bereich haben, in dem sie sich themenbezogen austauschen können. Ein Team Chat, der an die jeweiligen Arbeitsbereiche angegliedert ist, erfüllt diesen Zweck bestmöglich. Hier sollten Mitglieder über alle neuen Aktivitäten und Nachrichten von Teammitgliedern informiert werden.

Themenunabhängiger Austausch über Direktnachrichten: Neben dem themenbezogenen Team Chat sollten den Nutzern auch Privatchats und Gruppenchats für Gespräche, die sich keinem speziellen Bereich zuordnen lassen, zur Verfügung stehen. So landen im Team Chat nur die wirklich relevanten Informationen und der Nachrichtenstream bleibt übersichtlich.

Audio- und Videoanrufe und Bildschirmübertragung: Sobald zu gewissen Dingen größerer Gesprächsbedarf besteht, ist es sinnvoll, das direkte Gespräch zu suchen. Befinden sich Beteiligte allerdings an unterschiedlichen Orten, z. B. aufgrund von Homeoffice-Regelungen, ist das jedoch nicht immer möglich. Telefonkonferenzen sind dann ein guter Ersatz. Müssen spezielle Unterlagen genauer besprochen werden, ermöglicht dies eine Screensharing-Funktion.

Terminplanung

Zuletzt sollte auch eine Kalenderfunktion ein fester Bestandteil eines Collaboration Tools sein, um es den Nutzern zu ermöglichen, Termine anzusetzen und jederzeit einsehen zu können.

Nice to have: Projekttracking

Wer häufig Projekte durchführt, sollte auch in der Lage sein, deren Fortschritt zu tracken. Einige Collaboration Tools, die sich ganz speziell auch dem Projektmanagement zugeschrieben haben, bieten deshalb nützliche Trackingfeatures. Hierzu zählen beispielsweise projektbezogene Diagramme und Übersichten, die Aufschluss über alle Eckdaten und Statusupdates geben.

Wie unterstützt Dich Stackfield als All-in-One Collaboration Tool?

Stackfield vereint Tools aus diversen Arbeitsbereichen und setzt diese durch funktionelle Verknüpfungen in Bezug zueinander. So ermöglicht die Plattform eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Kollegen einzelner Teams, aber auch unter Mitarbeiten unterschiedlicher Abteilungen.

Stackfield ist eine Projektmanagement-Software

Kanban Board

… mit speziell zur Projektarbeit zugeschnittenen Projekträumen, verschiedenen Projektansichten und detaillierten Diagrammen, die über den Projektfortschritt informieren.

Stackfield integriert Datei- und Dokumentenverwaltung

Datei mit Markern

… und schafft es so, die Zusammenarbeit so einfach wie möglich zu gestalten. Dateien werden einfach an das entsprechende Element (Aufgaben, Termine, Seiten, Dateien) angehängt, mit Kommentaren und zusätzlichen Informationen versehen und somit zentral und leicht auffindbar hinterlegt. Zusätzlich sammelt das Modul Dateien alle Dateien, die innerhalb eines Raumes hinterlegt werden. Dort lassen sie sich in Ordnern organisieren, sortieren und durchsuchen.

Stackfield ist eine Kommunikationslösung

Kommentieren

… und bietet alle Kanäle, damit sich Teams optimal austauschen können. Der raumspezifische Team Chat informiert Mitglieder über alle neuen Aktivitäten. Über Privat- und Gruppenchats können die Nutzer raumunabhängig kommunizieren. Audio- und Videoanrufe (inkl. Konferenzschaltung und Bildschirmübertragung) ermöglichen eine ortsunabhängige Kommunikation. Somit ist Stackfield optimal für die Zusammenarbeit im Homeoffice ausgelegt.

Stackfield bleibt flexibel und schlank

…, da sich Funktionsmodule, die nicht benötigt werden, ganz einfach ausschalten lassen. So passt sich die Plattform optimal an die Bedürfnisse unterschiedlicher Abteilungen und Teams innerhalb derselben Organisation an.

On top: Stackfield ist DSGVO-konform und schützt alle Daten nach deutschem Standard

Das macht Stackfield so sicher:

  • deutscher Unternehmenssitz,
  • deutscher Serverstandort,
  • ausschließlich Subunternehmer aus dem europäischen Raum
  • Stackfield ist nicht vom Cloud Act betroffen. Die Nutzung ist DSGVO-konform.

  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung,
  • 2FA,
  • ISO27001-zertifizierte Datenzentren und redundante Speicherung,
  • globale Exportmöglichkeiten,
  • Login-Reports und Zugriffsprotokolle,
  • und viele weitere Sicherheitsvorkehrungen
  • Stackfield trifft alle Maßnahmen, um die Daten der Nutzer bestmöglich zu schützen.

    Die Zukunft der Collaboration sind All-in-One Tools, die alle essenziellen Funktionen vereinen und sinnvoll in Bezug setzen. Sie sorgen dafür, dass alle Informationen zentral abrufbar sind und nicht mehr übersehen werden können. Diese Art von Collaboration Tool gestaltet die Arbeit mit digitalen Lösungen einfacher und nicht komplizierter.

    LEITFADENVor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen 2021
    Jetzt PDF herunterladen
    Fast fertig...Bitte klicke auf den Link in der E-Mail, um Deine E-Mail Adresse und die Anmeldung zum Newsletter zu bestätigen.
    Verpasse keinen Beitrag mehr.
    Anmelden
    Lena Wimmer
    Über den Autor:
    Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
    Kommentarbereich anzeigen (powered by Disqus)
    Cookies & Datenschutzeinstellungen
    Wir nutzen ausschließlich eigene Cookies und Technologien, um Dir das bestmögliche Erlebnis auf unserer Website zu bieten. Über die Datenschutz-Einstellungen kannst Du weitere Informationen finden und Deine Zustimmung jederzeit anpassen, widerrufen oder Verarbeitungen widersprechen.
    Einstellungen anpassen
    Alle akzeptieren
    Ablehnen