Die 5 beliebtesten Collaboration Tools im Vergleich

Ob unternehmensintern oder in Zusammenarbeit mit Externen, im Büro oder remote – mit Collaboration Tools bleiben Teams immer in Verbindung. Unabhängig von Arbeitsort und -zeit können Teammitglieder gemeinsam an Dokumenten arbeiten, effizient kommunizieren und Projekte koordinieren. Für einen einfachen Arbeitsablauf und maximale Produktivität. Doch welche online Collaboration Tools bringen Teams wirklich auf ein neues Level? Wir haben die beliebtesten Collaboration Tools in allen wesentlichen Punkten verglichen!

Inhalt des Artikels
• Welche Vorteile haben Teams von Collaboration Tools generell?
• Die 5 beliebtesten Collaboration Tools im direkten Vergleich?
• Stackfield
• Asana
• Trello
• Slack
• Microsoft Teams
• Also: Welches der beliebtesten online Collaboration Tools ist das Beste?

Welche Vorteile haben Teams von Collaboration Tools generell?

Unternehmens- oder Projekterfolge hängen maßgeblich von einer exzellenten Zusammenarbeit im Team ab. Die wird insbesondere dann zur Herausforderung, wenn Teams sehr groß sind oder viele Mitglieder remote oder im Homeoffice arbeiten. Dann können Collaboration Tools die Zusammenarbeit auf vielen Ebenen unterstützen oder sogar deutlich verbessern – unter anderem so:

• Effiziente Gestaltung von Arbeitsabläufen: Collaboration Tools können Kommunikationswege verkürzen und erlauben das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit.
• Zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit: Alle wichtigen Informationen stehen allen Teammitgliedern jederzeit leicht auffindbar zur Verfügung und können von verschiedenen Endgeräten abgerufen werden.
• Übersichtliches Aufgabenmanagement: Mit transparenten Projektplänen lassen sich Aufgaben einfach zuweisen, verschieben und fristgerecht erledigen.
• EIN zentraler Ort für alle Informationen: Insbesondere mit einem All-in-one Tool lassen sich alle relevanten Informationen an einem Ort bündeln – von Nachrichten über Text-, Video- und Audiodateien bis hin zu To-do-Listen und Kalender.

Die 5 beliebtesten Collaboration Tools im direkten Vergleich

An unterschiedlichen Orten arbeiten und trotzdem miteinander vernetzt sein – das versprechen online Collaboration Tools. Doch wie (gut) lösen die verschiedenen digitalen Werkzeuge dieses Versprechen ein? Und welche Vor- und Nachteile haben die diversen Tools?

Stackfield

Stackfield ist ein All-in-One Collaboration Tool aus Deutschland, mit dem Du die gesamte digitale Zusammenarbeit abdecken kannst. Das Tool integriert unter anderem die Aufgaben- und Projektverwaltung, Teamchats, Videokonferenzen, Dokumentenverwaltung, Whiteboards und Wissensmanagement. Damit die Anwendung möglichst schlank bleibt, belegst Du die Benutzeroberfläche nur mit den Modulen, die Dein Team auch tatsächlich benötigt.

Vorteile	Nachteile
Echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung	Spracheinstellungen nur auf Deutsch/Englisch
Umfangreicher Funktionsumfang	Keine kostenlose Variante
Deutscher Support	Begrenzte Integrationsmöglichkeiten

Für wen geeignet? Stackfield eignet sich besonders für datensensible Branchen, die auf höchsten Datenschutz achten müssen. Innerhalb des Tools hast Du außerdem viele Funktionen, die für die digitale Zusammenarbeit wichtig sind vereint. Du sparst Dir somit wertvolle Zeit und auch Kosten andere Tools miteinander zu kombinieren oder zu integrieren. Integrationen sind dabei auf Anbieter begrenzt, die dem Sicherheitsanspruch von Stackfield gerecht werden.
Kosten: Nach einer 14-tägigen Testphase wählst Du Deinen Tarif. Zur Wahl stehen das Business-, Premium- und Enterprise-Paket.

Asana

Das Projektmanagement Tool aus den USA wurde ursprünglich für eine Steigerung der Produktivität bei Facebook entwickelt. In Arbeitsbereichen werden Projekte organisiert, Aufgaben erstellt und gemeinsam bearbeitet sowie Dokumente bereitgestellt. Projektfortschritte werden mit einzelnen Karten visualisiert. Auch Nachrichten lassen sich in Asana versenden.

Vorteile	Nachteile
Einfache Aufgaben- und Projektverwaltung	Begrenzte Kommunikationsmöglichkeiten
Kostenlose Basisversion	Unternehmenssitz in den USA
Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten	Englischsprachiger Support

Für wen geeignet? Mit Asana lassen sich insbesondere größere Projekte verwalten. Das Projektmanagement Tool erlaubt die Einbindung vorhandener Tools und unterstützt den kontextbezogenen Austausch zu den jeweiligen Aufgaben.
Kosten: Die Basisversion bietet Asana kostenlos an. Für mehr Funktionen wählst Du zwischen den Tarifen Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+.

Trello

Gemäß den Grundsätzen der Kanban-Methode gibt das Projektplanungstool Trello die drei Listen "To do", „Im Gange“ und „Fertig“ vor. Es erlaubt Teams, Arbeitsabläufe übersichtlich darzustellen, Pläne zu entwickeln und Fortschritte zu visualisieren.

Vorteile	Nachteile
Übersichtlicher Aufbau	Unternehmenssitz in den USA
Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten	Nicht geeignet für komplexe (Groß)Projekte
Kostenlose Basisversion	Kommunikation nur durch Integrationen

Für wen geeignet? Trello ist eine gute Wahl für das einfache Aufgabenmanagement und stellt dank intuitiver Bedienoberfläche auch für wenig IT-affine Nutzer einen leichten Einstieg in die Welt der Team Collaboration Tools dar. Da Struktur und Position der Aufgabenkarten fix sind und das Archiv vergleichsweise unübersichtlich ist, ist das Tool nicht für komplexe Projekte zu empfehlen.
Kosten: Neben dem Free-Tarif gibt es die kostenpflichtigen Optionen Standard, Premium und Enterprise für mehr Funktionen.

Slack

Mit dem Instant-Messenger-Dienst von Slack kann die Kommunikation innerhalb von Teams, aber auch mit externen Partnern einfacher und schneller gestaltet werden als mit der herkömmlichen Kommunikation über E-Mail. In sogenannten "Channels" lassen sich Nachrichten und Dateien zu einem bestimmten Thema austauschen.

Vorteile	Nachteile
Einfache Team-Kommunikation	Unternehmenssitz in den USA
Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten	Eingeschränkte Aufgaben- und Projektmanagement-Funktionen
Intuitive Benutzeroberfläche	Nur schriftlicher Support

Für wen geeignet? Slack empfiehlt sich insbesondere für die Kommunikation zwischen Teammitgliedern innerhalb eines Unternehmens – insbesondere dann, wenn einige Mitarbeiter remote oder im Homeoffice arbeiten. Die Freigabe von Dokumenten ist einfach gehalten. Allerdings erscheint die Oberfläche ab einer gewissen Anzahl an Channels etwas unübersichtlich.
Kosten: Die Basisversion nutzt Du kostenlos. Zudem werden die umfangreicheren Modelle Pro, Business+ und Enterprise Grid angeboten.

Teams

Das Kommunikationstool von Microsoft bringt Teams mit Audio- und Videoanrufen sowie in Einzel- und Gruppenchats in Verbindung. Teams können auch gemeinsam Dokumente bearbeiten und Feedback in Echtzeit geben. Online-Meetings mit mehreren Teilnehmern sind mit MS Teams ebenso möglich.

Vorteile	Nachteile
Diverse Kommunikationsmöglichkeiten	Unternehmenssitz in den USA
Integration anderer Microsoft-Produkte möglich	Komplexe Bedienung, da sehr großer Funktionsumfang
Teil des Microsoft 365-Pakets	Keine kostenlose Version für Unternehmen

Für wen geeignet? Das chatbasierte Collaboration Tool eignet sich grundsätzlich für Unternehmen aller Größen. Es ermöglicht standortunabhängige Zusammenarbeit. Der große Funktionsumfang ist dabei nicht immer von Vorteil. Bemängelt wird oftmals die komplexe, teils unübersichtliche, Bedienung.
Kosten: Unternehmen nutzen die kostenpflichtigen Pakete Microsoft Teams Essentials, Microsoft 365 Business Basic oder Microsoft 365 Business Standard.

Also: Welches der beliebtesten online Collaboration Tools ist das Beste?

Wie so oft hängt die Wahl der „richtigen“ Lösung von mehreren Faktoren ab: Zum einen von der Komplexität der Projekte, zum anderen von der Unternehmens- bzw. Teamgröße. Auch wie vertraut Dein Team mit kollaborativem Arbeiten ist, spielt eine Rolle. In jedem Fall sollte die Entscheidung für ein Collaboration Tool mit Bedacht getroffen werden: Genehmigungsprozesse und Einarbeitungszeiten sind unter Umständen sehr zeitaufwendig. All-in-One Lösungen bieten gerade in diesen Fällen den Vorteil, viele Funktionen in nur einem Tool abzudecken.

In datensensiblen Branchen wie Behörden, Banken, Kanzleien, Versicherungen oder Forschungsunternehmen stehen zusätzlich die Themen DSGVO-Konformität und Datenschutz an oberster Stelle. Hier sind sämtliche in den USA gehosteten Lösungen bedenklich. Auf der (daten)sicheren Seite bist Du in diesen Fällen mit einem Anbieter, der den Datentransfer auf die EU beschränkt.