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CAIDAO: Einfache Projektsteuerung in der Betriebsratsberatung

4 Min. Lesedauer

Highlights

  • Die gesamte Projektsteuerung fällt CAIDAO leichter – vom Projekt-Setup über die Zeiterfassung bis zur Abrechnung
  • Stackfield ermöglicht mehr Transparenz in der Zusammenarbeit, da mehr Kontaktpunkte existieren und Neuigkeiten zu Projekten gezielter geteilt werden können
  • Alle Inhalte werden zentral abgelegt und können dank der globalen Suche schneller und einfacher wiedergefunden werden
  • Ausgefeiltes Rechtemanagement von Stackfield sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit absolut sicher und vertraulich stattfindet

Über CAIDAO – Institut für Betriebsratsberatung

CAIDAO ist die Strategieberatung für alle Gremien der betrieblichen Mitbestimmung und unterstützt in allen Fragestellungen rund um Strategie, Betriebswirtschaft, Restrukturierung, IT-Mitbestimmung, Datenschutz, Digitalisierung, Gesundheit und Kommunikation. Das Unternehmen hilft Betriebs- und Personalräten dabei, ihre Ziele zu kennen – und zu erreichen. CAIDAO ist an den Standorten Berlin, Nürnberg, Wiesbaden und Bremen vertreten, um regional bestmöglich aktiv sein zu können.

Caidao Unternehmensfoto

Die Ausgangslage

Im Jahr 2007 gründeten Marek Wiesner und Thomas Steins die Strategieberatung CAIDAO. Zunächst gab es keinen Bedarf für ein Kollaborationstool, die Zusammenarbeit und die Kommunikation fand direkt zwischen den beiden Geschäftsführern statt. Sie saßen in einem Büro, sind gemeinsam auf Projekte gefahren und konnten sich einfach miteinander austauschen. Hinzu kam, dass es auf dem Markt nur eine sehr begrenzte Auswahl an fortschrittlichen Tools gab und sie noch wenig verbreitet waren. Die Situation änderte sich, als sie das Team erweiterten und das Unternehmen wuchs.

„Eine Notwendigkeit für ein Tool wie Stackfield gab es für uns ab dem Zeitpunkt, als wir mehrere Personen im Team waren, unterschiedliche Standorte hatten und alle die ganze Zeit unterwegs auf Projekten waren.“


Marek Wiesner – Gesellschafter und Geschäftsführer bei CAIDAO

Sie entschieden sich also dazu, etwas ganz Neues auszuprobieren, um die Zusammenarbeit zu verbessern – und landeten bei Trello. Der Wechsel funktionierte vorerst gut, brachte aber gleichzeitig eine neue Schwachstelle mit sich. „Es ging um die Zuordnung. Nicht alle Aufgaben zu sehen, sondern fokussierter nach Aufgaben und Inhalten zu suchen. Anders gesagt: Die Dinge zu finden, die man wirklich braucht.“

Eine weitere Anforderung konnte damals ebenfalls nicht über Trello abgebildet werden: die Zeiterfassung und der damit verbundene Abrechnungsprozess. „Wenn man ein Agenturgeschäft betreibt, ist die Zeiterfassung unverzichtbar – und das gab es damals nicht. Uns war klar, dass wir uns etwas anderes suchen müssen.“ Die nächste Evolutionsstufe war für CAIDAO das US-Tool ActiveCollab, das die dringend benötigten Funktionen umfasste. Doch auch hier stieß das Team an die Grenzen des Tools, insbesondere im Rechtemanagement. „Die Anforderungen in der Organisation sind damals gestiegen. Wir hatten Kunden und Freelancer im Tool – sie sollten nicht uneingeschränkt alles sehen können.“ Mitte des Jahres 2017 stellte sich also die Frage: Welches Tool konnte die Aspekte Aufgabenverwaltung, Dateisuche, Zeiterfassung und Rechteverwaltung vereinen? Und welches Tool konnte noch dazu die notwendigen Sicherheitsstandards erfüllen?

Warum Stackfield?

Bei der Recherche nach einer sicheren Alternative stieß Marcel Mudrich, Senior Berater und verantwortlich für das Kompetenzteam IT, Digitalisierung und Datenschutz bei CAIDAO, nach einiger Zeit auf Stackfield. „Was mich vom ersten Moment überzeugt hat, ist die Tatsache, dass auch ein Admin nicht alle Räume einsehen kann“, berichtet Marek Wiesner. In erster Linie ging es um die Vertraulichkeit: Das Tool sollte nicht nur DSGVO-konform sein, sondern auch so organisiert werden können, dass die Zusammenarbeit absolut vertraulich bleibt. Die Sicherheitsstandards von Stackfield – darunter das ausgefeilte Rechtemanagement, die Ende-zu-Ende Verschlüsselung und die Datenverarbeitung innerhalb der EU – ermöglichten CAIDAO genau das.

Die Entscheidung für ein neues Tool war darüber hinaus auch relevant für das Projektgeschäft. „Wir haben uns damals schon gedacht, dass ein Tool für den ein oder anderen Betriebsrat spannend und sinnvoll sein könnte.“ Je nach Unternehmensstruktur gibt es beispielsweise regionale Betriebsräte und einen überregionalen Gesamt- bzw. Konzernbetriebsrat. „Diese überregionalen Gremien können auch mit solchen Tools arbeiten. Wir wollten also eine Lösung, die wir weiterempfehlen können. Ich glaube, dass die Verbreitung in diesem Bereich damals wie heute noch sehr eingeschränkt ist, wenngleich der Nutzen riesig ist.“

Die Voraussetzungen bei Stackfield waren für die Strategieberatung und ihr Kundensegment letztendlich ideal. „Wir haben uns dann relativ schnell dazu entschieden, alles auf Stackfield zu setzen.“

Vom Projektstart bis zur Abrechnung: Alles findet in Stackfield statt

CAIDAO bildet heute die gesamte Projektsteuerung und -administration in Stackfield ab. Die Berater legen im ersten Schritt für jedes Projekt einen eigenen Raum an und stellen sich die Module und Funktionen nach ihren Vorgaben individuell zusammen. Nicht mehr wegzudenken ist dabei das Aufgabenmodul: „Die Aufgaben und die Zeiterfassung in Stackfield nutzen wir in allen unseren Projekten. Das gehört zum Kerngeschäft und ist am Ende auch der Teil, der abgerechnet wird.“ Was bedeutet das konkret? Die Verantwortlichen erstellen in ihren Projekten einzelne Aufgabenkarten, in denen sie alle Inhalte, Leistungen und Zeiten erfassen. Diese Zeitdaten werden nach Projektabschluss exportiert und für die Abrechnung verwendet.

Seitdem alle Projekte, Aufgaben und Dateien in Stackfield gepflegt werden, hat das Team einen spürbar besseren Überblick.

„Die Steuerung und Verwaltung der Projekte fällt uns im Team extrem leicht und wir wenden einen Bruchteil der Zeit auf, die wir in den alten Systemen gebraucht haben, um einen Überblick zu bekommen.“

Informationen werden schneller gefunden

Beim Stichwort „Überblick“ ergänzt Marek Wiesner eine weitere Qualität von Stackfield: Seit das Tool Ende 2017 eingeführt wurde, hat es sich zu einer wertvollen Wissensdatenbank für CAIDAO entwickelt. Unzählige Dateien, Informationen und Nachrichten wurden hier über die Jahre gesammelt. Diese Datenbank kann das Team dank der „Globalen Suche“ von Stackfield ganz einfach durchsuchen und so Inhalte schnell wiederfinden – eine enorme Erleichterung im Arbeitsalltag.

Mehr Datenpunkte sorgen für mehr Transparenz

Auch im Bereich Kommunikation zeigen die Vorteile von Stackfield. „Es gibt inzwischen unzählige Kommunikationstools – da muss man aufpassen, dass nicht jeder in seinem Lieblingskanal kommuniziert. Die projektbezogene Kommunikation findet bei uns in Stackfield statt“, betont Wiesner. Der Austausch ist dadurch nicht nur insgesamt gezielter, sondern vor allen Dingen auch transparenter.

„Ich bin überzeugt, dass die Kontakt- und Informationspunkte, die jemand in den Projekten bekommt, um ein Vielfaches gestiegen sind.“

Marek Wiesner nennt ein Beispiel: Früher haben zwei Personen auf einem Projekt gearbeitet, haben direkt miteinander kommuniziert und die anderen Kolleginnen und Kollegen nach einigen Wochen oder Monaten informiert, wo das Projekt steht. Durch die Raumstruktur in Stackfield ist das heute anders: Das zuständige Projektteam stellt beispielsweise nach einer Sitzung ganz einfach Statements in den entsprechenden Raum ein oder gibt ein schriftliches Update zum Projekt. Für Wiesner bedeuten mehr Datenpunkte mehr Transparenz – und die ist in der Projektarbeit enorm wichtig: „Jeder hat die Möglichkeit zu sehen, was in anderen Projekten läuft. Das ist für mich auf jeden Fall ein riesiger Erfolg.“

Auch bei Themen, die keinen direkten Projektbezug haben, macht sich CAIDAO diesen Vorteil zunutze. So gibt es u.a. einen offenen Raum für den allgemeinen Austausch im Team und offene Räume für die Kompetenzteams. Jeder wird bei Neuigkeiten benachrichtigt und kann relevante Informationen einsehen. Diese Transparenz will Marek Wiesner mit dem Team in Zukunft weiter fördern, indem noch mehr dieser übergreifenden Datenpunkte geschaffen werden.

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Cristian Mudure
Über den Autor:
Cristian Mudure ist der Gründer und CEO von Stackfield. Er liebt digitale Geschäftsmodelle und verbringt seine Freizeit gerne auf dem Tennisplatz.
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