Über die Zentral- und Hochschulbibliothek
Die Zentral- und Hochschulbibliothek Luzern (ZHB) ist eine Kantons-, Universitäts- und Hochschulbibliothek mit aktuell vier Standorten: die Bibliothek der Universität und der Pädagogischen Hochschule Luzern, zwei Standorte für die Hochschule Luzern und ein Standort für das allgemein-öffentliche und Kantons-Publikum. Seit 1951 ist die Zentral- und Hochschulbibliothek in Luzern als allgemeine und wissenschaftliche Bibliothek ein zentraler Ort für Literatur und Informationen für Forschung und Lehre, Studium und Beruf, Freizeit und Unterhaltung. Neben Büchern und Zeitschriften bietet sie auch ein breites Angebot an elektronischen Medien und Informationsmitteln sowie regelmäßige Veranstaltungen, wie Lesungen, Vorträge und Workshops sowie Führungen an. Die ZHB ist damit ein wichtiger Bildungs- und Kulturträger in der Region und trägt dazu bei, die Bildungsmöglichkeiten und das kulturelle Leben in Luzern zu fördern.
Die Ausgangslage
Vor Stackfield war die agile Zusammenarbeit der einzelnen Organisationen und Bereiche der ZHB von einem bunten Gemisch an Tools geprägt: Von Trello über Meistertask bis hin zu SharePoint oder sogar dem Netzlaufwerk war alles vertreten, aber ein einheitliches Tool suchte man vergebens. Der Zugriff auf wichtige, in den einzelnen Tools abgelegte Dokumente war so nur den Institutionsangehörigen vorbehalten und laut ZHB-Direktor Benjamin Flämig gestaltete das die Zusammenarbeit zunehmend schwierig – von Transparenz war keine Spur. Nachdem dann aufgrund von Corona der Großteil der Belegschaft von jetzt auf gleich ins Home Office überging, war schnell klar, dass eine Lösung gefunden werden musste.
„Das war uns irgendwann zu bunt. Spätestens in der Pandemie, wo alle im Home Office arbeiten mussten, brauchten wir ein Tool, das unter unserer Hoheit stand und bei dem wir im Lead sind, die Leute einzuladen und jedem einen Account geben können – völlig egal, welche institutionelle E-Mail-Adresse man hat. Und da kam für uns Stackfield als institutionsübergreifende, niederschwellige Plattform ins Spiel.“
Benjamin Flämig – Direktor der Zentral- und Hochschulbibliothek
Mehr denn je war es wichtig, dass alle auf dieselben Dokumente zugreifen können und sich einen Überblick darüber verschaffen können, was gerade in einem Projekt passiert. Und auch die Notwendigkeit eines Kommunikationstools kristallisierte sich bald heraus. „Es war schnell klar, dass Stackfield da eine gute Lösung bietet, weil es ja auch ohne Infrastruktur über den Webzugang oder mit der App auf Privatgeräten sehr schnell läuft und einfach den Zugriff auf alle Dokumente und die Arbeit an gemeinsamen Projekten erleichtert“, erzählt Flämig.
Warum Stackfield?
Viele Tools, wenig Datenschutz – so sah die Situation vor Stackfield aus. Der ZHB war es daher ein großes Anliegen, die Zusammenarbeit auf ein Tool zu zentralisieren und dabei besonders den Datenschutzaspekt nicht zu vernachlässigen, denn gemäß kantonaler Vorgaben war ein datenschutzkonformes Tool besonders wichtig. Zuvor eingesetzte Tools konnten diese beiden Aspekte bisher nie vereinen – entweder haperte es an der mangelnden DSGVO-Konformität oder an einer eingeschränkten Funktionalität: „Einerseits war der Datenschutz wichtig und andererseits, alles in einem Tool abbilden zu können – da gibt es wenige Alternativen“, so der Direktor.
„Wir haben eine Gesamtkollaborationslösung gesucht, die datenschutzkonform ist.“
Eine simple Internetrecherche führte das Team dann zu Stackfield. Der Bereichsleiter für E-Services und Digitale Dienste Beat Mattmann erinnert sich: „Wenn man nach Kollaborationstools mit hohem Datenschutzstandard sucht, die zertifiziert sind, dann landet man schnell bei Stackfield.“
Die ersten Schritte mit Stackfield
Da bereits viele Tools genutzt wurden, befürchteten einige, dass es mit der Einführung eines weiteren zu einer Informationsüberflutung kommen könnte. Deshalb war es wichtig, den Mitarbeitern die Sorge zu nehmen und mit einem genauen Konzept aufzuzeigen, welche Tools durch Stackfield tatsächlich abgelöst werden sollen und wann mit dem Tool gearbeitet werden soll. „Die grundlegende Auslegeordnung war: Wann immer du in laufenden Projekten mit anderen zusammenarbeitest und wo eine niederschwellige und kurzfristige Zusammenarbeit nötig ist, wird Stackfield genutzt. Wann immer du nur eine Information an alle verteilen willst, greifst du weiterhin auf Rundmails oder News im Intranet zurück“, erklärt Flämig.
Als Erstes wurde Stackfield dann bei den Teams eingeführt, die sich unbedingt eine Kollaborationssoftware gewünscht hatten und intensiv damit arbeiten müssen. Dazu zählten beispielsweise die IT-Abteilung und die Bereiche, die sehr zentrale Dienstleistungen anbieten und mit vielen verschiedenen Institutionen zusammenarbeiten müssen, wie die Teams, die für E-Medien und Forschungs- und Publikationsunterstützung zuständig sind. „Danach ist das Ganze organisch gewachsen“, so der Direktor.
Um aufzuzeigen, wie man Stackfield am besten einsetzen kann, stellte Beat Mattmann eine Reihe an einfachen, kurzen Anleitungen zur Nutzung in den verschiedenen Aufgabenfeldern ins Intranet. Außerdem zeigte der Bereichsleiter bei internen Informationsveranstaltungen in lockerer Atmosphäre, wie er Stackfield für Team- und Projektarbeiten, aber auch persönlich nutzt. Bis heute ist es ihm ein Anliegen, Leute immer wieder dazu einzuladen, sich bei Fragen zu melden oder auch mal persönlich bei ihnen vorbeizugehen, nachzufragen und zu beraten. Mattmann ist sich sicher: „Damit konnten gewisse Hürden nochmal abgebaut werden und man konnte einzelne Person bedürfnisgerecht abholen“.
Mehr Transparenz auf allen Ebenen für eine bessere Zusammenarbeit
Bei der ZHB gibt es auf Stackfield Räume und Bereiche für ganze Standorte, einzelne Abteilungen und Teams, für Projekte und Gremien, persönliche sowie kurzfristige Räume für Tagungen oder Ähnliches. Die Möglichkeiten des Tools werden laut Mattmann sehr heterogen genutzt: „Manche nutzen es primär als Kommunikationsinstrument, andere haben sehr ausgebaute Kanban-Boards, wiederum andere nutzen es vor allem als Dateiablage und zur Dokumentation. Der größte Nutzen steckt auch wirklich in diesen Möglichkeiten, also dass man sich so einrichten kann, wie man es in diesem Fall braucht.“
Die IT-Abteilung nutzt Stackfield besonders vielfältig und mit einem großen Fokus auf Transparenz. In einem öffentlichen Raum werden die gesamte Dateiablage sowie gemeinsame Tasks, Großprojekte und Ziele im Kanban-Board abgebildet und alles mit Labels versehen – so ist für alle Standorte und Abteilungen immer ersichtlich, woran die IT gerade arbeitet. Es gibt aber auch einen internen Raum, in dem wichtige Unterlagen abgelegt sind und in dem man sich im Gruppenchat austauschen kann. In der Abteilung wird vor allem auch das Kalendermodul bei der Urlaubsplanung eingesetzt. Hier tragen alle ihre bevorstehenden Abwesenheiten ein und man hat sofort alles auf einen Blick und muss nicht mehrere Kalender in Outlook abonnieren.
Beat Mattmann – Bereichsleitung E-Services und Digitale Dienste
Auf Organisationsebene bietet die Flexibilität von Stackfield auch für Benjamin Flämig enorme Vorteile und er setzt das Tool auf verschiedene Weisen ein. Als Beispiel führt er die Jahresplanung an, die durch Stackfield ein komplett transparenter und partizipativer Prozess geworden ist. Hier werden die Mitarbeiter gegen Ende des Jahres dazu aufgerufen, eventuelle Jahresziele, Ideen und Wünsche in einzelnen Aufgaben im Kanban-Board zu hinterlegen. Diese werden dann moderiert, gefiltert und geclustert, es werden im Kommentarbereich Rückfragen gestellt und Ergänzungen hinzugefügt. „So können wir transparent machen: Welche Ziele wurden zurückgestellt und welche wurden zusammengelegt? Ein großer Vorteil ist auch, dass derjenige, der etwas eingereicht hat, immer automatisch informiert wird und sieht, was getan wird, was diskutiert und hinzugefügt wird und wer am Ende zuständig ist“, erzählt der Direktor.
Neben der Jahresplanung wird mittlerweile auch die interne Jobbörse in einem separaten Raum auf Stackfield abgebildet und das funktioniert laut Flämig ebenfalls sehr gut. Im Kanban-Board wird pro Stelle ein Ticket angelegt, in dem alle relevanten Informationen wie Stellenbeschreibungen und Kontaktpersonen hinterlegt sind. Darüber können Abteilungs-, Team- und Standortleitende sehen, welche Stellen gerade frei sind oder welche neu geschaffen werden und die ihnen bekannten Bedürfnisse in den Teams mit den Angeboten anderer Teams abgleichen.
Die Leitidee der Transparenz zieht sich durch die gesamte Zusammenarbeit und kann mit Stackfield nun optimal umgesetzt werden. Benjamin Flämig schätzt das besonders: „Häufig hat man ja Kolleginnen und Kollegen, die sich nicht gut informiert fühlen. Diesen lässt sich nun klar aufzeigen, dass alle wichtigen Informationen zu laufenden Themen auf Stackfield transparent gemacht werden. Das ist für mich ein wichtiger Erfolg.“
Lesesaal der ZHB Luzern (© Daniela Burkart)
Mattmann und Flämig stellen zudem fest, dass das Tool sehr gut angenommen wurde. Bei aktiver Nachfrage nach Feedback fällt Beat Mattmann auf, dass es wenige Probleme, aber viele Ideen gibt. „Das sagt viel darüber aus, dass sich die Menschen daran gewöhnt haben und das Tool fest im Arbeitsalltag integriert ist.“ Stackfield hat bei der Förderung des agilen Arbeitens zum gewünschten Erfolg geführt und die standortübergreifende Zusammenarbeit an der Zentral- und Hochschulbibliothek erheblich verbessert.
„Tools sind immer ein Nebenprodukt des agilen Arbeitens. Es geht aber auch um Werte, die dahinterstecken, denen man sich auch verpflichtet fühlen muss. Das Tool ermöglicht natürlich Vieles. Wenn man an verschiedenen Standorten sitzt und sich nicht so oft persönlich sieht, was bei uns häufig der Fall ist, ist es extrem einfach geworden, auch in institutions- und standortübergreifenden Teams agil zusammenzuarbeiten.“
Pläne für die Zukunft
Mit Stackfield konnte das agile Arbeiten bei der Zentral- und Hochschulbibliothek nachhaltig gefördert und optimiert werden. In Zukunft soll es aber noch mehr Bewegung rund um Stackfield geben. Die kontinuierliche Weiterentwicklung ist der ZHB besonders wichtig, deshalb sollen mehr Ideen zur Nutzung von Mitarbeitern eingeholt und weitere Anwendungsfälle geschaffen werden.
Besonders spannend: In diesem Jahr wird sich eine Studierende in ihrer Masterarbeit mit agiler Transformation befassen und im Zuge dessen eine Untersuchung an der ZHB durchführen. Dabei gilt es herauszufinden, wie die Mitarbeiter generell zum agilen Arbeiten stehen und ob dabei technische Hürden oder vielleicht auch persönliche Werte eine Rolle spielen. Bei einer vertraulichen Befragung wird diesen Themen auf den Grund gegangen, um letztendlich auch ein Stimmungsbild erfassen zu können und um herauszufinden, woran man arbeiten könnte. „Brauchen wir noch mehr Schulungen oder persönliche Beratungen? Oder gibt es allenfalls Baustellen auf der so wichtigen werteorientierten Ebene, die mehr Transparenz und Partizipation sowie einer Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation im Wege stehen?“ Fragen, für die sich Flämig und Mattmann aufschlussreiche Antworten erwarten, um das agile Arbeiten mit Stackfield noch weiterzuentwickeln.