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Bye-bye E-Mail: Weshalb E-Mails zu Produktivitätskillern wurden

Lena WimmerLena Wimmer Gepostet am 16 Juli, 2019

Sie hat uns so lange begleitet. Schleichend, ganz still und leise verabschiedet sie sich aus unserem Leben. Im Hinblick auf unternehmensinterne Kommunikation ist sie fast schon verschwunden – die E-Mail. Doch sind wir wirklich traurig darüber?

Erinnerst Du Dich noch an Deine erste versendete E-Mail – an das Gefühl von Aufregung, als Du zum ersten Mal den „senden“-Button gedrückt hast und an die Faszination über die erste Antwort? Das dürfte bereits einige Jahre her sein. Heute, wenn Du früh morgens im Büro das Mail-Postfach öffnest, schwingen andere Gefühle mit. Kein Wunder, denn nicht wenige empfangen und beantworten tagtäglich mehr als 100 E-Mails, von denen manche mehr und manche weniger relevant sind. Das frisst vor allem Zeit und Nerven.

Mittlerweile setzen zahlreiche Unternehmen auf alternative Tools und verbannen die E-Mail somit Schritt für Schritt aus ihrem Büroalltag. Warum sich die E-Mail zu einem Produktivitätskiller entwickelte und somit langsam aber sicher aus unseren Büros zurückzieht? Dafür gibt es einige Gründe. In einigen Publikationen ist daher bereits vom „Tod der E-Mail“ die Rede. Doch ist ein gänzlicher Verzicht überhaupt möglich?

„Nur noch kurz die E-Mails checken“

Morgens im Büro angekommen, ist der Klick zum Öffnen des E-Mail-Postfaches für viele der erste Punkt auf der Tagesordnung. Aufgrund der einfachen Handhabung und der Bequemlichkeit, die mit dieser unverbindlichen Kommunikationsmethode einhergeht, hat sich die E-Mail vor Jahrzehnten zu DEM Medium entwickelt. Fast jeder nutzt es, ob privat oder geschäftlich, und das obwohl es doch häufig viel einfacher und effektiver wäre, sich direkt auszutauschen, persönlich oder am Telefon.

136 ungelesene E-Mails - wenn Minuten zu Stunden werden und die E-Mail zum Stressfaktor

Die E-Mail hat die Arbeitswelt revolutioniert und besitzt mittlerweile eine derart hohe Signifikanz, dass sie zum Austausch für sämtliche Belange verwendet wird. Da gesellt sich der Kollege mit der Frage nach den Plänen für das Mittagessen zu Kundenanfragen, zu Spam E-Mails, zum Unternehmensnewsletter, zu Nachrichten von Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Abwesenheitsagenten. Dazwischen findet sich die ein oder andere falsch adressierte Nachricht. Ach, und die hier: „Ich bitte um dringende Rückmeldung. Frau Müller hat Ihnen hierzu bereits eine E-Mail gesendet.“ Wo ist Frau Müllers E-Mail?

Es ist ein Tsunami – dieses Wort beschreibt es sehr gut – was da beim Klick auf das Postfach jeden Morgen über uns hinwegrollt. Aus dem „nur noch kurz die E-Mails checken“ wird nicht selten ein stundenlanges Intermezzo mit Nachrichten die wir lesen, filtern, durchsuchen, weiterleiten und mit weiteren Rückfragen beantworten. Die eigentlich zu erledigenden Aufgaben werden irgendwie dazwischengeschoben.

Szenarien aus der E-Mail-Hölle des Büroalltages

1. Das unübersichtliche Postfach wird zum schwarzen Loch für Informationen

Bereits E-Mail-Verläufe über mehr als fünf Nachrichten können unüberschaubar werden. Fünfzehn Nachrichten zu einem Thema, in denen irgendwo die Gestaltungsvorgaben für die anstehende Präsentation zu finden sind (oder sein sollten), entwickeln sich dagegen zu wahren Zeitfressern. Mit viel Glück lässt sich die nötige Info durch die Suchfunktion noch recht schnell aufspüren, ansonsten bleibt jedoch nichts anderes übrig, als sich durch den E-Mail Dschungel zu kämpfen. Das Postfach entwickelt sich zu einem schwarzen Loch, das alle Informationen ohne System und Ordnung irgendwie aufsaugt.

2. Die E-Mail führt zu Abhängigkeiten und mindert den Informationsfluss

Ein großes Problem, das aus der Arbeit mit E-Mails resultiert, ist auch die Abhängigkeit in die wir uns dabei begeben. Wo ist denn nun Frau Müllers E-Mail und wie erreiche ich sie, um mich danach zu erkundigen? Die Aufgabe lässt sich ohne Frau Müllers Input wohl nicht erledigen, also muss sie zunächst aufgeschoben werden. Sind ganze Gruppen involviert entwickelt sich ein regelrechter Teufelskreis, denn die fehlende Rückmeldung einer einzigen Person kann den Arbeitsfortschritt aller anderen lahmlegen. Hinzu kommt die Ungewissheit darüber, ob die eigene E-Mail schon gelesen wurde oder überhaupt angekommen ist.

3. Das E-Mail-Chaos beim Zu- und Abgang von Mitarbeitern

Etliche Unternehmen versuchen noch heute, Projekte – oftmals mit mehreren Teilnehmern – via E-Mail zu managen. Welche Schwierigkeiten sich daraus ergeben, wird bei Mitarbeiterwechseln deutlich.

An welchem Punkt befindet sich das Projekt? Wer arbeitet woran? Welche Besonderheiten sind zu beachten? Neuen Mitarbeitern alle Infos zukommen zu lassen, kann anstrengend werden, wenn sich alle wichtigen Informationen verteilt in den diversen Postfächern der Kollegen befinden. Nachrichten, in denen wichtige Informationen enthalten sind, müssen dann schlichtweg weitergeleitet werden. Prozessverläufe sind daraus nicht direkt ersichtlich. Ebenso passiert es durch die Streuung von Wissen sehr leicht, dass wichtige Inhalte generell vergessen werden.

Ähnlich umständlich verhält es sich bei Mitarbeiterausfällen durch Krankheit oder in Folge eines Unternehmensaustrittes. Informationen aus E-Mails sind dann nicht mehr einsehbar, müssen also vorab weitergeleitet und erläutert werden.

Fehlende Transparenz als Auslöser für Stress und Mehrarbeit

Wir sehen, dass Produktivitätsdämpfer – die Abhängigkeiten, die Unübersichtlichkeit, das Informationsdefizit – ineinandergreifen und sich gegenseitig begünstigen. All diese Problematiken resultieren jedoch aus einem einzigen Umstand, der die E-Mail in Zeiten der schnelllebigen digitalen Welt nicht mehr zeitgemäß erscheinen lässt: fehlende Transparenz.

Optimale Arbeitsprozesse entstehen, wenn involvierte Personen jederzeit einfachen Zugang zu allen relevanten Daten haben. Und diese Eigenschaft ist beim Schriftverkehr via E-Mail de facto nicht vorhanden. Die Posteingänge der Beteiligten sind isoliert voneinander und so sind es auch die darin enthaltenen Informationen.

Das Fehlen wichtiger Informationen begünstigt nicht nur eine geminderte Produktivität, sondern zudem auch Stress und nicht selten mündet das ständige Warten und erzwungene Aufschieben in einem Übermaß unnötiger Überstunden. Das dürfte weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber erfreuen.

Von der E-Mail zur Social Collaboration – Unternehmen im Wandel

Immer mehr Unternehmen sind sich inzwischen sicher: Es ist an der Zeit, sich im Geschäftsalltag langsam von der E-Mail zu verabschieden. Und das macht auch Sinn, vor allem was interne Prozesse anbelangt. Instant-Massaging-Dienste und cloudbasierte Collaboration Plattformen sind hier längst keine Seltenheit mehr, denn sie schaffen erneut Transparenz – dort wo sie die E-Mail den Unternehmen einst entzog.

WhatsApp für das Business - Ist das wirklich sinnvoll?

Der Instant-Massaging-Dienst WhatsApp ist als Kommunikationsmedium im Businessumfeld weit verbreitet, bringt jedoch einige schwerwiegende Probleme mit sich. Der Schriftaustausch wird bei WhatsApp entweder 1:1 oder in Gruppenchats geführt. Letzteres unterstützt vor allem den Informationsaustausch in einzelnen Teams. Der parallele Austausch zu mehreren Themen gestaltet sich jedoch denkbar schwer, da es sich bei dem Chat lediglich um einen chronologischen Verlauf von Nachrichten handelt. Zusammenhänge werden somit nicht aufrechterhalten und relevante Inhalte gehen leicht unter.

WhatsApp kann aufgrund seiner Beschränkung auf einfache Chats also nur als Zusatztool zum schnellen Austausch genutzt werden, ist für die generelle Zusammenarbeit im Business allerdings nicht geeignet. Es lassen sich zwar Bild-, Ton- und Dokumentdateien verschicken, diese sind jedoch inhaltlich nicht mit Nachrichten verknüpft. Ferner macht der wenig vertrauensvolle Umgang mit den versendeten Daten – gerade in Bezug auf die DSGVO – die Nutzung problematisch. Dass ehemalige Mitarbeiter weiterhin Zugriff auf den Nachrichtenverlauf haben, der bis zum tatsächlichen Austritt stattfand, muss vor der Einführung des Tools beachtet werden.

Wie löst Stackfield Probleme in der Kommunikation von Unternehmen?

Räume

Anders als im Schriftverkehr via E-Mail hält die Collaboration Software relevante Informationen für alle Teilnehmer griffbereit, da sie zentral bereitgestellt werden. Stackfield‘s Ziel ist es, die genannten Probleme, welche aus dem unüberschaubaren E-Mail-Verkehr resultieren, zu lösen und die Produktivität der Unternehmen bestmöglich zu steigern. Dabei steht auch der Faktor Sicherheit immer an oberster Stelle.

Die Basis der Plattform bilden verschiedene Datenräume, welche je nach Bedarf für die Kommunikation innerhalb einzelner Teams oder Abteilungen genutzt werden können oder einfach in verschiedene Themenräume gegliedert werden. Diese Datenräume stellen den zentralen Kollaborationsort für alle Mitglieder dar, womit jeder den Zugriff auf alle relevanten Daten behält.

Threadbasierte Kommunikation – so schafft Stackfield Klarheit und Übersichtlichkeit

Threads

Unübersichtliche Nachrichtenverläufe, wie sie bei WhatsApp oder im E-Mail-Postfach existieren, verhindert das Kommunikations- und Diskussionsmodul in Stackfield. Der Team-Chat bietet Raum für die gesamte Kommunikation innerhalb eines Teams, wobei direkte Kommentare und Dateianhänge alle Zusammenhänge aufrechterhalten. Nachrichten werden nicht mehr multipel verschickt und umfangreiche Diskussionen werden im gleichnamigen Modul ausgegliedert, weshalb auch der Team-Chat nicht an Übersichtlichkeit verliert. Präsent gehalten werden relevante Informationen durch die sinnvolle Verknüpfung mit dem Aufgaben- und Terminmanager.

Unabhängig und transparent – so arbeiten die Nutzer von Stackfield

Kommunikation

Die zentrale Bereitstellung sämtlicher Nachrichten, Dateien und Dokumente mindert die Abhängigkeiten von anderen Mitarbeitern enorm, denn diverse Fragen erübrigen sich bereits mit einem gezielten Blick in Stackfield. So können wichtige Hintergrundinformationen beispielsweise in den Dokumenten oder direkt in den Aufgaben hinterlegt werden. Das Modul Dokumente ermöglicht es außerdem, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Verschiedene Labels zeigen hierbei den Bearbeitungsstand. So ist die aktuelle Version immer direkt abrufbar und das Warten auf die Zusendung wichtiger Dokumente oder Dateien hat ein Ende.

Teamstrukturen einfach verändern und anpassen – so löst Stackfield die Mitarbeiterverantwortung

Team

Verändern sich die Strukturen innerhalb des Teams – durch kurz- oder langfristige Ausfälle, Neuzugänge oder Bereichswechsel – müssen Informationen sicher entzogen und bereitgestellt werden. Wird Stackfield als Collaboration Software verwendet, lassen sich Nutzer ganz einfach hinzufügen, entfernen oder kurzfristig deaktivieren. So verlassen firmeninterne Informationen niemals das Unternehmen und neue Teammitglieder haben alle relevanten Inhalte griffbereit. Die Vergabe von individuellen Zugriffsrechten eröffnet dabei mehr Möglichkeiten in der Bereitstellung von Informationen, denn besonders sensible Informationen können nur für bestimmte Nutzer zugänglich gemacht werden.

Sicher mit Stackfield – datenschutzkonform im Sinne der DSGVO

Alle geteilten Informationen werden bei Stackfield durch die Kombination von AES- und RSA-Algorithmen geschützt und sind somit sicher vor dem Zugriff durch Dritte. Die End-to-End Verschlüsselung sorgt dafür, dass alle relevanten Inhalte bereits beim Up- und Download verschlüsselt werden und auch verschlüsselt auf den Servern liegen. Diese befinden sich ausschließlich in deutschen ISO 27001 zertifizierten Datenzentren. Diese und weitere Vorkehrungen machen Stackfield zu einer Plattform mit Sicherheitsstandards, die sogar noch über die Anforderungen der DSGVO hinaus gehen.

Viele Unternehmen ersetzen ihre internen Kommunikationswege durch Stackfield. Gerade das Projektmanagement fordert ein Tool, das Funktionen sinnvoll verknüpft und Zusammenarbeit klar strukturiert. Collaboration Plattformen steigern die Produktivität in der Zusammenarbeit also immens. Anders als beim Schriftverkehr via Mail, arbeiten Kollegen auch wirklich aktiv zusammen – und im Falle von Stackfield mit einem weitaus höheren Datenschutz denn je.

Die E-Mail abschaffen – funktioniert das überhaupt?

Die Behauptung, dass die E-Mail gänzlich aussterben wird, lässt sich zum aktuellen Zeitpunkt wohl noch nicht bestätigen. Inwieweit sie von den Unternehmen noch genutzt wird, hängt von diversen Faktoren ab. Im Austausch mit Kunden und externen Geschäftspartnern lässt es sich häufig nicht vermeiden, auf die klassische E-Mail zurückzugreifen. Dies ist insbesondere der Tatsache geschuldet, dass es sich um ein universal verwendetes Medium handelt. Über mehrere Jahrzehnte haben sich @, CC und BCC bei der Kommunikation im Geschäfts- als auch im privaten Umfeld etabliert. Einzelne Kommunikationspartner müssen in kein spezielles „E-Mail System“ hinzugefügt werden, denn sie alle nutzen die E-Mail bereits selbst. Ein Medium, das weltweit flächendeckend von nahezu jeder Person verwendet wird, zu ersetzen, wird kurzfristig nicht realisierbar sein.

In einigen Bereichen macht die externe Kommunikation mit cloudbasierten Tools aber dennoch Sinn und zwar insbesondere dann, wenn von umfangreichen Projekten die Rede ist und Datensicherheit eine große Rolle spielt. So werden etwa große Geschäftspartner und Kunden zu Collaboration Plattformen hinzugefügt, um die Prozesse gemeinsamer Projekte transparent zu gestalten. Auch in Bezug auf sensible Daten ist der Austausch via E-Mail problematisch. Ob und wann die E-Mail tatsächlich ihre Daseinsberechtigung verliert, steht noch in den Sternen.

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Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
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