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So erstellst Du eine interne Knowledge Base mit Stackfield

6 Min. Lesedauer

Knowledge Management ist das Schlüsselwort. Stackfield liefert uns ein Feature, mit dem wir uns eine perfekte interne Knowledge Base kreiert haben und dieses Feature kann sicherlich auch das Wissensmanagement in Deinem Unternehmen optimieren.

Das Homeoffice hat seine Vorteile, keine Frage. In meinem Fall ist es insbesondere der Fahrtweg, den ich mir spare (1,5 Stunden jeden Tag!!) und die Tatsache, dass meine gemütliche fliederfarbene Jogginghose jetzt „arbeitstauglich“ ist. Außerdem (freut sich darüber eigentlich noch jemand so sehr, wie ich!?) kann ich jetzt Spaghetti aglio e olio und Co. essen, so viel ich möchte, ohne ein schlechtes Gewissen meinem lieben Kollegen gegenüber zu haben. Ja, ich sehe da viel Positives. ABER, ganz ehrlich? Einiges nervt auch.

Der persönliche Austausch mit den Kollegen: er fehlt. Die Unterstützung, die man in einem gut funktionierenden Team im Büro einfach hat: sie fehlt. Eine kurze spezielle Frage an den Kollegen aus dem Fachbereich: nicht möglich. Es sind Kleinigkeiten, doch häufiger auf Rückmeldung zu den kleinen Fragen, die sich zwischendurch ergeben, warten zu müssen, frisst Zeit.

Wir achten seit unserem Wechsel ins Homeoffice daher darauf, dass alle wichtigen Eckdaten so hinterlegt werden, dass wir sie schnell griffbereit haben. Das ist zwar nicht der Ersatz für jede Rückfrage, doch es macht einen Großteil davon überflüssig. Die Wiki-Seiten liefern eine perfekte Grundlage, um eine interne Knowledge Base zu erstellen – sie sind die erste Anlaufstelle bei Fragen und Unklarheiten aller Art und eine hilfreiche Stütze für neue Mitarbeiter während des Onboardings. Es ist nicht erforderlich, sofort alles zu wissen und sich jedes Detail zu merken. Wichtig ist nur, zu wissen, wo sich die nötigen Informationen finden lassen.

Wiki-Seiten Knowledge Base: alle Hintergrundinformationen dort, wo sie benötigt werden

Stackfields Wiki-Seiten bieten den idealen Ort, um eine Knowledge Base für das gesamte Unternehmen zu erschaffen, auf der alle wichtigen Informationen festgehalten werden – systematisch, übersichtlich und leicht auffindbar.

Klar und einfach strukturiertes Knowledge Management

Mitarbeiter arbeiten an Projekten, sie entwickeln Marketing-Kampagnen, sie kümmern sich um Personalangelegenheiten, sie bearbeiten Kundenanfragen … die Liste lässt sich fortsetzen. Es wird eine ganze Menge an Hintergrundinformationen, Richtlinien zur Zusammenarbeit und Eckdaten benötigt, die geordnet verwaltet werden muss.

Die einfachste Möglichkeit: verschiedene Knowledge-Base-Kanäle für verschiedene Themen. Der große Vorteil: diese Kanäle bestehen bereits!

Wiki-Seiten Knowledge Base Struktur

In Stackfield wird die Arbeit in verschiedenen Teams, Projekten und Abteilungen in einzelne Räume untergliedert. Wird Wissenswertes direkt in den entsprechenden Räumen hinterlegt, befinden sich die Informationen automatisch dort, wo sie benötigt werden. So entsteht ein durchdachtes System ohne viel Aufwand. Eine gute Ordner-Struktur, in der die Seiten innerhalb eines Raumes sortiert werden können, erledigt den Rest.

Für grundlegende Informationen, die sich keiner Abteilung und keinem Projekt zuordnen lassen, wird ein eigener Raum erstellt, z. B. um Wissenswertes zu internen Abläufen für Mitarbeiter des Unternehmens zu hinterlegen.

Schnell zur richtigen Seite mithilfe der Suche

Mithilfe der Modul-Suche lassen sich einzelne Seiten in Sekundenschnelle finden, ganz egal, wie viel Wissen sich im Laufe der Zeit angesammelt hat. Die Eingabe eines Stichwortes genügt.

Wiki-Seiten Knowledge Base Suche

Tipp: Berücksichtige verschiedene Bezeichnungen. Wird im Team beispielsweise nicht nur deutsch gesprochen, macht es Sinn, wichtige Stichworte im Titel auch auf Englisch zu hinterlegen.

Diese Features machen die Wiki-Seiten zu einem tollen Knowledge Base Tool

Wiki-Seiten Knowledge Base

Die Wiki-Seiten sind für uns ein wirklich tolles Feature, um all das, worauf wir täglich zugreifen müssen, zentral zu hinterlegen. Diese Funktionen machen sie zu einem tollen Knowledge Base Tool:

  • Versionierung: Alte Bearbeitungsstände und die neuesten Aktualisierungen bleiben immer aufrufbar.
  • Formatierung: Tabellen, Links, Textformatierungsoptionen und Bilder helfen dabei, alle Informationen ansprechend und übersichtlich aufzubereiten.
  • Dateianhänge: Dateien können einfach angehängt, verlinkt oder eingebettet werden. So befinden sich später wirklich alle Informationen an einem Ort.
  • Marker-Kommentar: Einzelne Bildinhalte können direkt angesprochen und nach Klärung einfach abgehakt werden. Das erleichtert die Zusammenarbeit an Seiten.
  • Ordner und Labels: Mithilfe von Ordnern und Labels können wir Ordnung schaffen und Inhalte leicht und schnell einem Thema zuordnen.
  • Links: Zu jeder Seite lässt sich ein Link generieren, der sich an anderer Stelle einbetten lässt. Inhalte müssen somit nicht mehrfach hinterlegt werden und Mitglieder haben Zusatzinformationen nach Bedarf schnell zur Hand, ohne sich durch eine ganze Abhandlung quälen zu müssen.
  • Suche: Die Modul-Suche sorgt dafür, dass Mitglieder, die sich zu einem bestimmten Thema informieren möchten, schnell die richtige Seite finden.

Use Cases: Eine Seite und viele Möglichkeiten für Deine Knowledge Base

Auf den Wiki-Seiten kann natürlich jede Art von Information festgehalten werden, um sie zentral für das gesamte Team bereitzustellen. Wie die Seiten verwendet werden, unterscheidet sich also je nach Team und Art der Zusammenarbeit zum Teil sehr stark. Nur um ein paar Ideen dafür zu liefern... so könnte das Feature das Wissensmanagement in Deinem Unternehmen vereinfachen:

Projekte planen

Wiki-Seiten Projekt Plan

Um unsere Projekte zu managen, erstellen wir auf Stackfield Räume mit dem Raum-Typ „Projektraum“, wo wir all unsere Ziele mithilfe der Projektübersicht und des Gantt Charts einfach tracken können. Um Ziele ordentlich tracken zu können, müssen sie aber erst einmal richtig festgelegt werden und genau hier kommen die Seiten ins Spiel.

Aufgrund der Versionierungsmöglichkeit, ist der aktuellste Stand jederzeit für alle offensichtlich. Diverse Formatierungsoptionen ermöglichen es dem Projektleiter, alle Anforderungen übersichtlich aufzuführen und mithilfe der Marker-Funktion lassen sich einzelne Seitenbereiche direkt ansprechen, um Änderungen am Plan nachvollziehbar zu halten und Nutzer direkt darüber informieren zu können.

FAQs und Onboarding

Wiki-Seiten Knowledge Base FAQs

Eine Auflistung der am häufigsten gestellten Fragen (FAQs) unterstützt nicht nur den Kunden dabei, sich schnell einen guten Eindruck von Deinem Produkt bzw. Deiner Dienstleistung zu verschaffen. Eben dieses System hilft auch Deinen Mitarbeitern bei der Erledigung ihrer Aufgaben und dabei, die internen Abläufe perfekt zu verinnerlichen.

Was soll man sagen… Unsere FAQs-Seiten werden von jedem Mitarbeiter täglich aufgerufen, um schnelle Antworten zu wichtigen Fragen zu erhalten und sie erleichtern die Arbeit um ein Vielfaches. Das Schöne daran: Sie sind ein wahres Wunderwerkzeug beim Onboarding und sorgen dafür, dass unsere Mitarbeiter sich schnell zurechtfinden, mit internen Abläufen vertraut machen können und unser Tool verstehen. Wir haben FAQs für folgende Themen erstellt:

Tool Guide: In unserem Ordner „Tool Guide“ finden sich Informationen zur Funktionsweise aller Features auf Stackfield inkl. aller Fragen, die bei Kunden auftreten können bzw. häufig auftreten, um schnell Hilfestellung geben zu können.

Quick Start: Neue Kollegen erhalten Zugriff zu unserem Onboarding Raum, der sie über alle internen Abteilungen und deren Zuständigkeitsbereiche, über sicheres Arbeiten im Homeoffice und über Richtlinien für die Zusammenarbeit (z. B.: „Wie erstelle ich einen Bug-Report?“) informiert.

Community: Wie gehe ich im Krankheitsfall vor? Wer ist mein Ansprechpartner bei Personalangelegenheiten? Was muss ich bei der Urlaubsbeantragung beachten? Alles, was nichts mit der Arbeit an sich zu tun hat, Mitarbeiter aber wissen müssen, hinterlegen wir detailliert auf Seiten in einem speziell hierfür erstellten Raum.

Meetings meistern

Wiki-Seiten Knowledge Base Meetings

Meetings können anstrengend und umfangreich sein, doch mit dem richtigen Tool lassen sie sich mühelos meistern.

Halte die Agenda bereits im Vorfeld auf einer Seite fest und verlinke die Seite mit dem Meeting-Termin in Stackfield. So hat während des Meetings jeder Zugriff auf einen Leitfaden, der sich Schritt für Schritt abarbeiten lässt. Dies verringert nicht nur die Gefahr, dass ständig vom Thema abgewichen wird. Die Agenda garantiert auch, dass alle wichtigen Punkte Klärung erfahren.

Tipp: Erstelle eine Checkliste und hake alles ab, was bereits besprochen wurde!

Während des Meetings können Notizen dann direkt auf der Seite protokolliert werden, sodass alle Entscheidungen auch im Nachhinein für alle Teilnehmer nachvollziehbar bleiben.

Standardtexte bereitstellen

Wiki-Seiten Knowledge Base Standardtexte

Aufgrund der genannten Features hinterlegen wir außerdem all unseren Content in den Seiten – seien es Texte für die Website, Textbausteine für das Tool oder Erläuterungstexte zu Informationszwecken für unsere Kunden. In den Seiten lassen sie sich leicht in Ordnern und mit Labels organisieren, filtern und durchsuchen, weshalb sie schnell griffbereit sind, sobald sie benötigt werden. Die Versionierungsfunktion hilft auch an dieser Stelle dabei, Aktuelles präsent und Bearbeitungsstände abrufbar zu halten.

Drei goldene Knowledge Base Regeln

Der Zusammenarbeit in jeder Abteilung, in jedem Team und zu jedem Thema liegen ganz eigene Vorgehensweisen und Besonderheiten zugrunde. Unabhängig davon ist es wichtig, Regeln festzulegen, welche diese Vorgehensweisen unterstützen – auch für die Knowledge Base:

1. Ordnung ist, wenn man weiß, wo man gar nicht erst anfangen sollte zu suchen!

Alle wichtigen Eckdaten und Basisinformationen zu einem bestimmten Projekt oder zur Arbeit in einer bestimmten Abteilung bzw. in einem bestimmten Team werden zentral im zugehörigen Raum hinterlegt. So wissen alle Mitglieder, wo sie suchen müssen, aber auch, wo sie eben nicht suchen müssen.

2. Gestern war noch alles anders!

Status und Labels werden immer aktuell gehalten. So entstehen keine Missverständnisse hinsichtlich der Zugehörigkeit und Aktualität der Informationen.

3. Wer denkt, das ist Chaos, versteht das System nicht!

Werden Informationen nach einem bestimmten Schema hinterlegt, hält sich auch jeder daran. D. h.: Labels müssen verwendet werden. Seiten-Titel folgen einem vorgegebenen Aufbau mit den relevantesten Stichworten. So lassen sich Filter wie auch die globale und raumspezifische Suche optimal nutzen.

Einige Dinge sind wichtiger als Wissen, denn wie Einstein es so schön ausdrückte: „Wissen ist begrenzt“. Allerdings: Bis wir diese Grenzen erreichen, können wir viele Fragen stellen, viele Seiten füllen und so wissen wir alle jeden Tag ein klein wenig mehr. Das Team ersetzt eine ausführliche Knowledge Base im Homeoffice natürlich nicht, aber sie erleichtert uns die Arbeit!

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Lena Wimmer
Über den Autor:
Lena Wimmer ist Product Marketing Manager bei Stackfield. Sie begeistert sich für die amerikanische Literaturgeschichte, aussagekräftigen Content und Kinematographie.
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